7.1 Estimativa de custos

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1 .1 Estimativa de custos A estimativa de custos da atividade do cronograma envolve o desenvolvimento de uma aproximação dos custos dos recursos necessários para terminar cada atividade do cronograma. Na aproximação dos custos, o avaliador considera as possíveis causas de variação das estimativas de custos, inclusive os riscos. A estimativa de custos inclui a identificação e a consideração de diversas alternativas de custos. Por exemplo, na maior parte das áreas de aplicação, aceita-se amplamente o fato de que o trabalho adicional durante uma fase de projeto tem o potencial de reduzir o custo da fase de execução e das operações de produtos. O processo Estimativa de custos considera se a economia esperada pode compensar o custo do trabalho de design adicional. Em geral, as estimativas de custos são expressas em unidades de moeda (dólares, euro, iene, etc.) para facilitar as comparações dentro de projetos e entre eles. Em alguns casos, o avaliador pode utilizar unidades de medida para estimar os custos, como equipe-horas ou equipe-dias, juntamente com suas estimativas de custos, para facilitar o controle gerencial adequado. As estimativas de custos podem se beneficiar do refinamento durante o andamento do projeto para refletir os detalhes adicionais disponíveis. A exatidão de uma estimativa de projeto irá aumentar conforme o projeto se desenvolve através do ciclo de vida do projeto. Por exemplo, um projeto na fase de iniciação poderia ter uma estimativa grosseira na faixa de -50 a +100%. Numa etapa posterior do projeto, conforme mais informações são conhecidas, as estimativas poderiam se reduzir a uma faixa de -10 a +15%. Em algumas áreas de aplicação, existem diretrizes para definir quando esses refinamentos são realizados e qual o grau de exatidão esperado. Fontes de informação de entrada aparecem na forma de saídas dos processos do projeto nos Capítulos 4 a 6 e 9 a 12. Uma vez recebida, toda essa informação permanecerá disponível na forma de entradas para os três processos de gerenciamento de custos. Os custos das atividades do cronograma são estimados para todos os recursos cujos custos serão lançados no projeto. Isso inclui mas não se limita a mão-de-obra, materiais, equipamentos, serviços e instalações, além de categorias especiais como uma provisão para inflação ou um custo de contingência. A estimativa de custos de uma atividade do cronograma é uma avaliação quantitativa dos custos prováveis dos recursos necessários para terminar a atividade do cronograma. Se a organização executora não possuir avaliadores de custos de projetos formalmente treinados, a equipe do projeto precisará fornecer os recursos e a especialização para realizar as atividades de estimativa de custos do projeto Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA EUA 161

2 Capítulo Gerenciamento de custos do projeto Figura -3. Estimativa de custos: Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas.1.1 Estimativa de custos: Entradas.1 Fatores ambientais da empresa O processo Estimativa de custos considera: Condições do mercado. Quais produtos, serviços e resultados estão disponíveis no mercado, de quem, e sob que termos e condições (Seção ). Bancos de dados comerciais. Informações sobre valores de custo de recursos freqüentemente estão disponíveis a partir de bancos de dados comerciais que acompanham custos de recursos humanos e habilidades e fornecem custos padrão para materiais e equipamentos. Outra fonte são as listas de preços de fornecedores publicadas..2 Ativos de processos organizacionais As políticas, os procedimentos e as diretrizes relacionados às estimativas de custos formais e informais existentes (Seção 4.1.1) são considerados no desenvolvimento do plano de gerenciamento de custos, na seleção das ferramentas de estimativa de custos e nos métodos de monitoramento e distribuição de informações a serem usados. Políticas de estimativa de custos. Algumas organizações predefiniram abordagens para a estimativa de custos. Quando elas existirem, o projeto irá operar dentro dos limites definidos por essas políticas. Modelos de estimativa de custos. Algumas organizações desenvolveram modelos (um padrão genérico) para serem usados pela equipe do projeto. A organização pode aprimorar o modelo continuamente com base em sua aplicação e utilidade em projetos anteriores. Informações históricas. Informações que pertencem ao produto ou serviço do projeto e são obtidas de várias fontes dentro da organização podem influenciar o custo do projeto. Arquivos do projeto. Uma ou mais organizações envolvidas no projeto irão manter registros de desempenho de projetos anteriores suficientemente detalhados para auxiliar no desenvolvimento das estimativas de custos. Em algumas áreas de aplicação, membros individuais da equipe podem manter esses registros Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA EUA

3 Conhecimento da equipe do projeto. É possível que membros da equipe do projeto se lembrem de custos reais ou estimativas de custos anteriores. Embora essas recordações possam ser úteis, em geral elas são muito menos confiáveis que o desempenho documentado. Lições aprendidas. Lições aprendidas poderiam incluir estimativas de custos obtidas de projetos anteriores que são semelhantes em escopo e tamanho..3 Declaração do escopo do projeto A declaração do escopo do projeto (Seção ) descreve a necessidade de negócios, a justificativa, os requisitos e os limites atuais do projeto. Ela fornece importantes informações sobre os requisitos do projeto considerados durante a estimativa de custos. A declaração do escopo do projeto inclui restrições, premissas e requisitos. Restrições são fatores específicos que podem limitar as opções de estimativa de custos. Uma das restrições mais comuns para muitos projetos é um orçamento de projeto limitado. Outras restrições podem envolver datas de entrega exigidas, recursos especializados disponíveis e políticas organizacionais. Premissas são fatores que serão considerados verdadeiros, reais ou certos. Requisitos com implicações contratuais e legais podem incluir saúde, segurança, proteção, desempenho, ambiente, seguro, direitos de propriedade intelectual, igualdade de oportunidades de emprego, licenças e autorizações todos eles considerados durante o desenvolvimento das estimativas de custos. A declaração do escopo do projeto também fornece a lista de entregas e os critérios de aceitação para o projeto e seus produtos, serviços e resultados. Todos os fatores são considerados durante o desenvolvimento da estimativa de custos do projeto. A descrição do escopo do produto, dentro da declaração do escopo do projeto, fornece descrições de produtos e serviços e importantes informações sobre questões ou problemas técnicos considerados durante a estimativa de custos..4 Estrutura analítica do projeto A estrutura analítica do projeto (EAP) (Seção ) fornece a relação entre todos os componentes do projeto e as entregas do projeto (Seção )..5 Dicionário da EAP O dicionário da EAP (Seção ) e as declarações do trabalho detalhadas relacionadas fornecem uma identificação das entregas e uma descrição do trabalho em cada componente da EAP necessário para produzir cada entrega..6 Plano de gerenciamento do projeto O plano de gerenciamento do projeto (Seção 4.3) fornece o plano geral para execução, monitoramento e controle do projeto e inclui planos auxiliares que fornecem diretrizes e orientação para planejamento e controle do gerenciamento de custos. À medida que outras saídas de planejamento se tornam disponíveis, elas são consideradas durante a estimativa de custos Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA EUA 163

4 Capítulo Gerenciamento de custos do projeto Plano de gerenciamento do cronograma. O tipo e a quantidade de recursos e a quantidade de tempo em que esses recursos são aplicados para terminar o trabalho do projeto é uma parte importante da determinação do custo do projeto. Os recursos das atividades do cronograma e suas respectivas durações são usados como entradas importantes para esse processo. A estimativa de recursos da atividade (Seção 6.3) envolve a determinação da disponibilidade e das quantidades exigidas de pessoal, equipamentos e materiais necessários para realizar as atividades do cronograma. Seu uso é coordenado com o da estimativa de custos. A estimativa de duração da atividade (Seção 6.4) afetará as estimativas de custos em qualquer projeto cujo orçamento inclui uma provisão para o custo de financiamento, inclusive taxas de juros, e no qual os recursos são aplicados por unidade de tempo durante a atividade do cronograma. As estimativas de duração das atividades do cronograma também podem afetar as estimativas de custos nas quais estão incluídos custos sensíveis ao tempo, como mão-de-obra sindicalizada com acordos de negociação coletiva que têm validades pré-definidas, materiais com variações sazonais de custos ou estimativas de custos com custos relacionados ao tempo, como custos de overhead no campo relacionados ao tempo durante a construção de um projeto. Plano de gerenciamento de pessoal. Os atributos de pessoal e os valores de pessoal do projeto (Seção ) são componentes necessários para o desenvolvimento das estimativas de custos do cronograma. Registro de riscos. O avaliador de custos considera informações sobre respostas a riscos (Seção ) quando gera estimativas de custos. Os riscos, que podem ser ameaças ou oportunidades, normalmente afetam tanto a atividade do cronograma quanto os custos do projeto. Como regra geral, quando o projeto sofre um evento de risco negativo, seu custo quase sempre irá aumentar e haverá um atraso no seu cronograma..1.2 Estimativa de custos: Ferramentas e técnicas.1 Estimativa análoga Fazer uma estimativa de custos análoga significa usar o custo real dos projetos anteriores semelhantes como base para estimar os custos do projeto atual. A estimativa de custos análoga é freqüentemente usada para estimar custos quando existe uma quantidade limitada de informações detalhadas sobre o projeto (por exemplo, nas fases iniciais). A estimativa de custos análoga usa uma opinião especializada. A estimativa de custos análoga geralmente custa menos que outras técnicas, mas também em geral é menos precisa. Ela é mais confiável quando os projetos anteriores são verdadeiramente, e não apenas aparentemente, semelhantes e as pessoas ou grupos que preparam as estimativas possuem a especialização necessária Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA EUA

5 .2 Determinar os valores de custo de recursos A pessoa que determina os valores ou o grupo que prepara as estimativas deve conhecer os valores de custo unitário, como o custo de um funcionário por hora e o custo do material a granel por metro cúbico, para cada recurso a fim de estimar os custos das atividades do cronograma. Coleta de cotações (Seção 12.3) é um método de obtenção de valores. Para produtos, serviços ou resultados a serem obtidos sob contrato, é possível incluir os valores padrão com fatores de reajuste no contrato. A obtenção de dados a partir de bancos de dados comerciais e listas de preços de fornecedores publicadas é outra fonte de valores de custo. Se os valores reais não forem conhecidos, será necessário estimar os próprios valores..3 Estimativa bottom-up Esta técnica envolve a estimativa dos custos de pacotes de trabalho individuais ou de atividades do cronograma individuais com o nível mais baixo de detalhes. Esses custos detalhados são, então, sumarizados, ou seja, os detalhes são recolhidos, restando apenas os níveis mais altos para fins de distribuição de informações e acompanhamento. O custo e a exatidão da estimativa de custos "bottom-up" normalmente são motivados pelo tamanho e pela complexidade da atividade do cronograma ou do pacote de trabalho individual. Em geral, as atividades com menor esforço associado aumentam a exatidão das estimativas de custos da atividade do cronograma..4 Estimativa paramétrica A estimativa paramétrica é uma técnica que utiliza uma relação estatística entre dados históricos e outras variáveis (por exemplo, metros quadrados em construção, linhas de código em desenvolvimento de software, horas de mão-de-obra necessárias) para calcular uma estimativa de custos para um recurso de uma atividade do cronograma. Esta técnica pode produzir níveis mais altos de exatidão dependendo da sofisticação e também da quantidade de recursos e dos dados de custos subjacentes incorporados ao modelo. Um exemplo relacionado ao custo envolve multiplicar a quantidade planejada de trabalho a ser realizado pelo custo histórico por unidade para obter o custo estimado..5 Software de gerenciamento de projetos Softwares de gerenciamento de projetos, como aplicativos de software para estimativa de custos, planilhas computadorizadas e ferramentas estatísticas e de simulação, são amplamente usados para auxiliar na estimativa de custos. Essas ferramentas podem simplificar o uso de algumas técnicas de estimativa de custos e, portanto, facilitar uma análise rápida de diversas alternativas de estimativa de custos..6 Análise de proposta de fornecedor Outros métodos de estimativa de custos incluem a análise de proposta de fornecedor e uma análise de quanto o projeto deve custar. Em casos em que os projetos foram obtidos através de processos competitivos, a equipe do projeto talvez precise realizar um trabalho adicional de estimativa de custos para examinar o preço de entregas individuais e obter um custo que dê suporte ao custo final total do projeto Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA EUA 165

6 Capítulo Gerenciamento de custos do projeto. Análise das reservas Muitos avaliadores de custos incluem as reservas, também denominadas provisões para contingências, como custos em várias estimativas de custos da atividade do cronograma. Isso traz o problema inerente de exagerar potencialmente a estimativa de custos da atividade do cronograma. As reservas para contingências são custos estimados que devem ser usados a critério do gerente de projetos para lidar com eventos antecipados mas não garantidos. Esses eventos são desconhecidos conhecidos e fazem parte do escopo do projeto e das linhas de base dos custos. Uma opção para gerenciar as reservas para contingências dos custos é agregar a reserva para contingências dos custos de cada atividade do cronograma de um grupo de atividades relacionadas em uma única reserva para contingências que é atribuída a uma atividade do cronograma. Essa atividade do cronograma pode ser uma atividade com duração nula que é colocada no caminho de rede daquele grupo de atividades do cronograma e é usada para manter a reserva para contingências dos custos. Um exemplo dessa solução para gerenciar as reservas para contingências dos custos é atribuí-las no nível de pacote de trabalho a uma atividade com duração nula, que se estende do início ao fim da sub-rede do pacote de trabalho. Conforme as atividades do cronograma se desenvolvem, é possível ajustar a reserva para contingências, conforme medida pelo consumo de recursos das atividades do cronograma com duração nãonula. Como resultado, as variações de custos das atividades do grupo de atividades do cronograma relacionado são mais exatas, pois se baseiam nas estimativas de custos que não são pessimistas. Alternativamente, a atividade do cronograma pode ser uma atividade buffer no método da cadeia crítica e é intencionalmente colocada diretamente no final do caminho de rede desse grupo de atividades do cronograma. Conforme as atividades do cronograma se desenvolvem, é possível ajustar a reserva para contingências, conforme medida pelo consumo de recursos das atividades não-buffer do cronograma. Como resultado, as variações de custos das atividades do grupo de atividades do cronograma relacionado são mais exatas, pois se baseiam nas estimativas de custos que não são pessimistas..8 Custo da qualidade O custo da qualidade (Seção ) também pode ser usado para preparar a estimativa de custos da atividade do cronograma..1.3 Estimativa de custos: Saídas.1 Estimativas de custos da atividade Uma estimativa de custos da atividade é uma avaliação quantitativa dos custos prováveis dos recursos necessários para terminar as atividades do cronograma. Este tipo de estimativa pode ser apresentado na forma sumarizada ou detalhada. Os custos são estimados para todos os recursos aplicados à estimativa de custos da atividade. Isso inclui mas não se limita a mão-de-obra, materiais, equipamentos, serviços, instalações, tecnologia da informação e categorias especiais como uma provisão para inflação ou uma reserva para contingências dos custos Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA EUA

7 .2 Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade A quantidade e o tipo dos detalhes adicionais que dão suporte à estimativa de custos da atividade do cronograma variam de acordo com a área de aplicação. Independentemente do nível de detalhes, a documentação de apoio deve fornecer uma imagem clara, profissional e completa do que originou a estimativa de custos. Os detalhes que dão suporte às estimativas de custos da atividade devem incluir: Descrição do escopo do trabalho do projeto da atividade do cronograma Documentação da base para a estimativa (ou seja, como ela foi desenvolvida) Documentação de quaisquer premissas feitas Documentação de quaisquer restrições Indicação do intervalo de estimativas possíveis (por exemplo, $ (-10% / +15%) para indicar que o item deve custar entre $9.000 e $11.500)..3 Mudanças solicitadas O processo Estimativa de custos pode gerar mudanças solicitadas (Seção ) que podem afetar o plano de gerenciamento de custos (material introdutório do Capítulo ), recursos necessários para a atividade (Seção ) e outros componentes do plano de gerenciamento do projeto. As mudanças solicitadas são processadas para revisão e destinação pelo processo Controle integrado de mudanças (Seção 4.6)..4 Plano de gerenciamento de custos (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas (Seção ) resultarem do processo Estimativa de custos, o componente plano de gerenciamento de custos do plano de gerenciamento do projeto (material introdutório do Capítulo ) será atualizado se essas mudanças aprovadas afetarem o gerenciamento dos custos..2 Orçamentação A orçamentação envolve a agregação dos custos estimados de atividades do cronograma individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos totais para a medição do desempenho do projeto. A declaração do escopo do projeto fornece o orçamento sumarizado. No entanto, as estimativas de custos da atividade do cronograma ou do pacote de trabalho são preparadas antes das solicitações de orçamento detalhado e da autorização do trabalho. Figura -4. Orçamentação: Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas 2004 Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA EUA 16