Base para uma gestão eficaz

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1 e de Portfolio Base para uma gestão eficaz

2 Roteiro: Gerenciamento de Projetos: Gerenciamento de Projetos: Metodologia Gerenciamento de Projetos e a Estratégia Organizacional Gerenciamento de Projetos e o PMO Gerenciamento de Portfolio: Gerenciamento de Portfolio: Processos de Monitoramento e Controle Matriz de Priorização Fatores de Sucesso Proposta de ação

3 O que é projeto? Um esforço temporário, levado a efeito para criar um produto / serviço único (Definição do PMI) É um empreendimento único, com início e fim determinados, que utiliza recursos e é conduzido por pessoas, visando atingir objetivos predefinidos (Como se tornar um Profissional e Gerenciamento de Projetos) Características comuns aos projetos: Temporário Exclusivo Progressivo

4 Projetos x Trabalhos Operacionais Operações x Projetos Contínuas e repetitivas, com a finalidade de manter o negócio Temporários e exclusivos, com finalidade de atingir seu objetivo AMBOS SÃO: Realizados por pessoas Restringido por recursos limitados Planejado, executado e controlado

5 O ciclo de vida de um projeto Os projetos possuem um ciclo de vida ou um conjunto de etapas pelas quais o projeto progride e ao final de cada etapa um produto (deliverable) é entregue. Tipos de projetos Construção, P&D, Informática, Desenvolvimento de novos produtos, Melhorias, etc.

6 De onde surgem os projetos? No planejamento estratégico Aumentar produtividade em 5% Aumentar faturamento em 7% Diminuir os custos em 10% Ampliar a produção de ar condicionado em 3% Ampliar a produção de geladeiras em 7% Construção de uma fábrica de Geladeiras no RJ com capacidade para geladeiras / ano META DO PRESIDENTE ESTRATÉGIAS PROJETO

7 Exercício 1 Liste as características do estudo de caso: Gerenciamento de Risco que atestam que é um projeto. Qual é o objeto? Qual é o objetivo? Qual é a justificativa do Projeto?

8 Gerenciamento de Projetos Planejamento da sua execução antes de iniciá-lo e o acompanhamento da sua execução. Consiste na execução de processos gerenciais que cobrem diversas áreas de conhecimento. (Definição do PMBOK)

9 Ciclo de Vida do Gerenciamento de Projetos Descreve o conjunto de processos que devem ser seguidos para que o projeto seja bem gerenciado. Processo de Monitoramento e Controle Planejam. Iniciação Encerramento Execução Fonte: Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos Paul Campbell Dinsmore

10 Documentação de Gestão do Projeto Entregas Associadas ao Produto Gerenciamento de Projetos Ciclo de Vida do Gerenciamento de Projetos Entrega I Entrega II Entrega III Entrega IV Entrega V Entrega VI Entrega VII Entrega VIII Fase I Fase II Fase III Fase IV Carta de abertura do projeto Kick-off Plano do Projeto Status do Projeto e atualização do Plano A P Status do Projeto e atualização do Plano Status do Projeto e atualização do Plano Avaliação do Projeto INICIALIZAÇÃO C D ENCERRAMENTO

11 Nível de Atividade Gerenciamento de Projetos Processos sobrepostos de gerenciamento de projetos Descreve o conjunto de processos que devem ser seguidos para que o projeto seja bem gerenciado. Processos de Planejamento Processos de Execução Processos de Iniciação Processos de Controle Processos de Encerramento Tempo Fonte: Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos Paul Campbell Dinsmore

12 Ciclo Universal de Gerenciamento A P C D

13 CONTROLE Gerenciamento de Projetos P D Consolidar as Metas do Projeto. Definir as Tarefas Necessárias para o atingimento das metas. Identificar responsáveis, recursos e custos Acompanhar a Execução das tarefas PLANO DO PROJETO Inicialização C Monitorar os Resultados Obtidos, comparando-os com as metas estabelecidas e identificando eventuais desvios. A C P D A Analisar os Desvios encontrados, identificar suas causas e estabelecer as ações corretivas necessárias. Encerramento

14 Escopo Q

15 O Gerenciamento de Projetos e as 9 Áreas do PMBOK* Integração Escopo Tempo Custo Qualidade Recursos Humanos Comunicação Riscos Contrato *PMBOK: Project Management Body of Knowledge

16 Integração O gerenciamento de integração abrange os processos de gereciamento requeridos para que possa ser assegurada toda a coordenação entre os distintos elementos do projeto Escopo Abrange os processos de gerenciamento requeridos para que tenhamos a certeza de que a equipe do projeto realizará todo e somente o trabalho necessário para que o projeto seja bem sucedido. Tempo Assume uma importância vital na implantação do empreendimento.

17 Custo Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto será concluído dentro do orçamento aprovado. Qualidade O gerenciamento da qualidade do projeto deve ser direcionado tanto para o gerenciamento do projeto quanto para o produto resultante do mesmo. Recursos Humanos Tem como objetivo principal possibilitar a utilização mais efetiva das pessoas envolvidas no projeto.

18 Comunicação Inclui um conjunto de processos exigidos para assegurar a geração, coleta, distribuição, armazenamento apropriado e o controle básico das informações do projeto. Riscos Processo sistemático de definição. Análise e resposta aos riscos do projeto cujo objetivo é maximizar os eventos positivos e minimizar a conseqüência dos eventos negativos. Contratos Inclui os processos para adquirir bens e serviços externos à empresa executora sendo discutido sob o ponto de vista do comprador na relação comprador-fornecedor.

19 Habilidades Interpessoais Conhecimento e habilidades de gerenciamento geral Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos Conhecimento, normas e regulamentos da área de aplicação Entendimento do ambiente do Projeto

20 Metodologia GE RE INICIALIZAÇÃO TERMO DE ABERTURA (Project Charter) PLANO DE AÇÃO A P PLANO DO PROJETO RELATÓRIO DESEMPENHO C D RELATÓRIO DA SITUAÇÃO RELATÓRIO FOTOGRÁFICO CUSTO ATUALIZADO CRONOGRAMA ATUALIZADO AGENDA SOLICITAÇÃO DE MUDANÇAS AVALIAÇÃO DOS INDICADORES AVALIAÇÃO DA GESTÃO DO PROJETO AVALIAÇÃO TÉCNICA E DE PERFORMANCE ENCERRAMENTO LIÇÕES APRENDIDAS TERMO DE ACEITE

21 Metodologia O Plano do Projeto É o principal documento do projeto relativo ao aspecto gerenciamento, pois mantém a integração de todas as informações sobre como o trabalho será realizado de forma a se atingir a meta. o Seção A: Resumo do Projeto o Seção B: Detalhamento do Projeto o Seção C: Regulamentos o Seção D: Aspectos Estratégicos

22 Metodologia PLANO DO PROJETO CÓD: PROJETO: Urbanização META PRINCIPAIS ENVOLVIDOS (STAKEHOLDERS ) ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIRTUAL PREMISSAS DE IMPLEMENTAÇÃO DETALHAMENTO DO ESCOPO ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO - EAP (WBS ) PRINCIPAIS PRODUTOS (DELIVERABLES ) E CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO CRONOGRAMA MACRO (GRÁFICO DE GANTT ) MATRIZ DE RESPONSABILIDADES FLUXO DE CAIXA PLANO DE AQUISIÇÕES PLANO DE COMUNICAÇÃO RISCOS REGULAMENTOS / LEGENDAS + + +

23 Exercício 2 Com base no estudo de caso xxxxxxx defina: Objeto Justificativa Objetivo Escopo A proposta está completa? O elaborador da proposta demonstrou conhecimento dos conceitos em questão?

24 Metodologia META Na meta descrevemos - Objeto - Objetivo - Valor do Investimento - Data de início e término do Projeto - Indicadores de benefícios PRINCIPAIS ENVOLVIDOS São todas as pessoas envolvidas direta ou indiretamente no projeto, executando ou se beneficiando com o mesmo.

25 Metodologia ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIRTUAL Visualização gráfica da equipe do projeto. PREMISSAS DE IMPLANTAÇÃO São verdades adotadas pelo Gerente do Projeto para garantir que a meta do projeto seja cumprida. Para cada restrição há uma premissa. DETALHAMENTO DO ESCOPO Visão detalhado da que será entregue ao final do projeto; Mostra o que será entregue e o que não será entregue.

26 Metodologia EAP ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (WBS) Agrupamento orientado a produtos de elementos do projeto que organiza e define o escopo total do trabalho. Pacotes de trabalho PRINCIPAIS PRODUTOS Descriminação dos principais produtos a serem entregues pelo projeto, com os critérios de aceitação. CRONOGRAMA Caracterização dos prazos (duração e início-fim das atividades), predecessoras e caminho crítico do projeto.

27 Metodologia MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Relação dos responsáveis por cada pacote de trabalho do projeto. FLUXO DE CAIXA Relação de entrada e saída de recursos do projeto. PLANO DE AQUISIÇÕES Relação dos contratos referentes ao projeto. Inclui os processos para adquirir bens e serviços externos à empresa executora sendo discutido sob o ponto de vista do comprador na relação comprador-fornecedor.

28 Metodologia PLANO DE COMUNICAÇÕES Conjunto de processos exigidos para assegurar a geração, coleta, distribuição, armazenamento apropriado e o controle básico das informações do projeto. RISCO Qualquer evento ou condição em potencial que, em se concretizando, pode afetar negativamente ou positivamente um objetivo do projeto. REGULAMENTOS E LEGENDAS Normas adotadas (farol de desvio de prazo e custo); Solicitação de mudanças.

29 Exercício 3 Elabore a EAP do seguinte projeto: Solenidade de início das obras do PAC Favelas Pontos de atenção (exemplos) O Presidente estará presente (integração com o cerimonial do Presidente); Segurança; Local do evento + visita à comunidade; Almoço para os secretários e consórcio vencedor da licitação; etc...

30 Exercício 3 (continuação) Com base na EAP, monte o cronograma do evento: Solenidade de início das obras do PAC Favelas Pontos de atenção (exemplos) Duração das atividades; Predecessoras; Qual o caminho crítico? Qual atitude será tomada para antecipar o projeto em 5 dias? Explique.

31 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL METODOLOGIA INFORMATIZAÇÃO Sucesso Gerenciamento de Projetos Estratégia Organizacional GP 60% COMPETÊNCIAS Maturidade

32 Estratégia Organizacional Estrutura Organizacional Funcional Matricial Fraca Matricial Forte Projetizada

33 PMO Project Managment Office Gerenciamento de Projetos Objetivos Orientar e dar suporte aos Gerentes de Projetos, permitindo à empresa desenvolver seus projetos da forma mais eficiente e eficaz possível. O papel do PMO deve estar claramente definido A alta administração deve estar comprometida com o PMO O PMO deverá utilizar processos e técnicas de gerenciamento de projetos próprios para o projeto

34 PMO Project Managment Office Gerenciamento de Projetos Algumas funções do PMO Suporte Administrativo Métodos e Padrões Consultoria e Aconselhamento (Mentoração) Treinamento Acompanhamento dos Profissionais em Gerenciamento de Projetos

35 Exercício 4 Com base na Ação do Pronasci, indicar: Objeto Justificativa Objetivo Escopo Elabore uma EAP para o projeto; Com base na EAP propostas, elabora o cronograma do projeto; indicando premissas para justificar suas decisões; Defina indicadores de resultado; Mapeie riscos em potencial.

36 Gerenciamento de Portfolios Portfolio Um conjunto de projetos e/ou programas e outros trabalhos agrupados para facilitar o gerenciamento efetivo destes trabalhos e alcançar os objetivos estratégicos do negócio. Não precisam ser interdependentes ou diretamente relacionadas; Refletem os investimentos feitos ou planejados; Componentes selecionadas alinhadas com objetivos e metas; As componentes são quantificáveis.

37 Gerenciamento de Portfolios Gerenciamento de Portfolio Envolve a identificação, priorização, autorização, gerenciamento e controle de projetos, programas e outros trabalhos para alcançar os objetivos estratégicos específicos do negócio. Resultados Benefícios Estratégia

38 Gerenciamento de Portfolios Gerenciamento de Portfolio Foco Organizacional Visa assegurar que a seleção de investimentos atinge e complementa os objetivos estratégicos definidos. Foco do Gerenciamento de Projetos Possibilita o alcance de contribuições individuais aos objetivos estratégicos. Objetivos do Gerenciamento de Portfolio Maximização do Valor Balanceamento Direção Estratégica

39 Gerenciamento de Portfolios Estratégia Organizacional e Gestão de Portfolio Visão Missão Estratégias e objetivos Corporativos Estratégico Plan. e Gerenc. de operações Plan e Gerenc de Portfolio de Projetos Tático Gerenciamento Gerenciamento de programas de operações e projetos autorizados Recursos Organizacionais

40 Gerenciamento de Portfolios

41 Gerenciamento de Portfolios SEPLAG EGP-Rio

42 Gerenciamento de Portfolios Identificação Criar uma lista atualizada com informações suficiente para assegurar que as componentes sejam a escolha correta para um portfolio abrangente.

43 Baixa Contribuição para visão e valor Média Alta Gerenciamento de Portfolios Identificação Legenda: Ganhos rápidos Alto valor: Mudar escopo para aumentar viabilidade Descartar Zona de conforto: Projetos fáceis de implementar, mas que contribuem pouco valor Baixa Média Alta V iabilidade

44 Gerenciamento de Portfolios Categorização Classificar as componentes do portfolio em grupos préestabelecidos e relevantes estrategicamente, permitindo o balanceamento de investimentos e riscos entre categorias estratégicas.

45 Projeto A Projeto B Projeto C Projeto D Projeto E Projeto F Projeto J Gerenciamento de Portfolios Priorização Ordenar as componentes selecionadas, dentro de cada categoria estratégica, de acordo com a expectativa de benefício e critérios estabelecidas. Projeto A Projeto B Projeto C Projeto D Projeto E Projeto F Maior Prioridade Menor Prioridade

46 Gerenciamento de Portfolios Priorização Critério de Priorização Múltiplo CRITÉRIOS Prioridade Critério 1 Critério 2 Critério 3 Critério 4 PROJETO Peso 30% Peso 25% Peso 15% Peso 30% Score Rank Medida Rank Medida Rank Medida Rank Medida Rank A , ,5 5 B 7,5 3 3, ,3 2 1,9 1 C , ,9 4 D 9,6 1 2, ,3 4 2,6 2 E 6,5 5 1,5 5 3,6 2 0,7 6 4,9 6 F 7,4 4 2,2 3 2,4 3 1,5 3 3,3 3

47 Processos de Monitoramento e Controle Gerenciamento de Portfolios Revisão de Portfolio e Relato de Desempenho Obter resultados de desempenho, promover o relato desses resultados e reavaliar a atualidade e valor do portfolio, numa freqüência apropriada, de modo a assegurar o alinhamento com as estratégias organizacionais, a mensurar o progresso do alcance dos objetivos estratégicos e avaliar a utilização efetiva dos recursos. - Rever o apadrinhamento, as responsabilidades pelas prestações de contas e demais aspectos; - Rever prioridades das componentes, dependências, escopo, retornos esperados, riscos e desempenho financeiro, contra critérios de controle estabelecidos; - Rever impactos esperados de previsões de negócios, utilização de recursos e limitadores de capacidade de portfolio; - Determinar a inclusão, exclusão, término e/ou continuidade de componentes, bem como rever a priorização; - Fazer recomendações e/ou oferecer direções para as componentes; - Propor mudanças no modelo de gestão de portfolio, se necessário.

48 Processos de Monitoramento e Controle Gerenciamento de Portfolios Mudança Estratégica Permitir que o processo de gerenciamento do portfolio responda à mudanças significativas na estratégia. Tais mudanças podem impactar a categorização de componentes e/ou a sua priorização e requer o rebalanceamento do portfolio.

49 Gerenciamento de Portfolios Matriz de Priorização

50 Gerenciamento de Portfolios Fatores Críticos de Sucesso Por que há falhas no alcance de metas? Objetivos e metas estratégicos irreais; A organização não dispõe do alinhamento interno necessário para conduzir a estratégia; A organização não dispõe das capacidades necessárias para implementar as estratégias num nível tático detalhado; Pré-disposição para implantar e acreditar na obtenção de seus resultados; Existir um nível de gerenciamento de projetos com medidas de desempenho e recuperação de informações de projetos Ter um processo de planejamento estratégico com granularidade de estratégias bem definidas.

51 Gerenciamento de Portfolios Proposta de Ação

52 Obrigado!