Folha de Cálculo 101. José Carvalho (

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1 Folha de Cálculo 101 José Carvalho ( Mestrado Integrado em Engenharia Industrial e Gestão, Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, Porto, 2011

2 O que é uma folha de cálculo? É uma aplicação informática, que permite: Guardar e processar informação em formato tabular (linhas e colunas) Automatizar a realização de cálculos, em função dos dados 2

3 Ferramentas disponíveis Microsoft Excel OpenOffice Calc Google Docs Spreadsheets Apple Numbers Nota: Lista não exaustiva 3

4 Um pouco de história ~ A.C. ~ 200 A.C. ~1900 D.C. ~1960 D.C D.C. Hoje Fonte: Wikipedia, The Development of Writing ( Secrets of Software Success Tempo 4

5 s de cenários de utilização Marketing e Vendas Recursos Humanos Finanças Produção Agregar as vendas por distrito ou por segmento de produto Prever a receptividade de um produto no mercado, com base em dados de um questionário realizado Calcular o bónus anual dos vendedores com base em regras inicialmente definidas e das vendas realizadas por cada vendedor Estimar a poupança em salários e outros benefícios de uma iniciativa de redução de pessoal Preparar o orçamento de sistemas de informação para o ano 2011 Realizar o balanço da empresa Controlar o fluxo de caixa da firma (recebimentos, pagamentos, etc.) Estimar as quantidades a produzir com base no histórico, expectativas do mercado e encomendas Controlar as quantidades de matérias primas e produtos fabricados 5

6 Aplicação de folha de cálculo mais utilizada (algumas estimativas apontam para os 80%-90% do mercado) Disponível para MS Windows (Office 2010) e Mac OS X (Office 2011) Disponível nos computadores da FEUP e no servidor aplicacional APPS Fonte: Computer Literacy 6

7 Interface de utilizador Barra de ferramentas Célula activa Fórmula Folha activa Navegação entre folhas 7

8 Utilização de fórmulas Calcular automaticamente o valor de uma célula com base no valor de outras células, recorrendo ao nome de células (p.ex. A1), ranges (p.ex. B1:B20), operadores (p.ex. +, -, *, /) e funções (p.ex. SQRT() ) Cálculo das raízes de uma equação quadrática utilizando a fórmula resolvente 8

9 Formatação de células Facilitar a leitura e organização da folha de cálculo, configurando formato da célula, alinhamento e fonte do texto, cor de fundo, etc. Mostrar duas casas decimais das raízes quadráticas 9

10 Referências relativas e absolutas (1/2) Definir se uma referência é relativa ou absoluta, permitindo a cópia de fórmulas de acordo com o desejado Tipos de referências (utilizar tecla F4 para alternar entre tipos): Absoluta: $A$1 Nem a linha, nem a coluna é incrementada com se realiza uma cópia Como funciona? Absoluta nas colunas: $A1 Apenas a linha é incrementada na cópia ($A2, $A3, etc.) Absoluta nas linhas: A$1 Apenas a coluna é incrementada na cópia (B$1, C$1, etc.) Relativa: A1 Tanto a linha como a coluna são incrementados na cópia (B2, C3, etc.) 10

11 Referências relativas e absolutas (2/2) Definir se uma referência é relativa ou absoluta, permitindo a cópia de fórmulas de acordo com o desejado Cálculo do preço com IVA de um produto, utilizando uma referência absoluta na fórmula, que assim pode ser copiada para as células abaixo 11

12 Definição de nomes de células Facilitar a leitura de fórmulas, ajudar a relembrar células mais referenciadas e organizar a folha de cálculo Definir o nome da célula B1 como IVA 12

13 Função SUM Calcular a soma de um conjunto de dados Sintaxe: = SUM( valor1; [valor2]; ) Calcular o total de produtos vendidos num folha de facturação 13

14 Funções AVERAGE, COUNT, MIN e MAX AVERAGE COUNT MIN MAX Calcular a média Calcular o número de elementos Calcular o valor mínimo Calcular o valor máximo Sintaxe = AVERAGE( valor1; [valor2]; ) = COUNT( valor1; [valor2]; ) = MIN( valor1; [valor2]; ) = MAX( valor1; [valor2]; ) Calcular o valor médio das vendas efectuadas Contar o número de vendas efectuadas Calcular a venda de valor mais baixo Calcular a venda de valor mais alto 14

15 Função SUBTOTAL Function_num mais utilizados: Média: 1 Contar: 2 Soma: 9 Calcular valores parcelares de um conjunto de dados, utilizando um função específica (p.ex. SUM, COUNT, etc.) Sintaxe: = SUBTOTAL( function_num; ref1; [ref2]; ) Calcular os subtotais e o total de um orçamento para construção de uma fábrica 15

16 Múltiplas worksheets e múltiplos ficheiros Organizar a folha de cálculo, relacionar e obter dados de múltiplas fontes de dados Na área da fórmula inserir = e depois seleccionar uma célula ou range de outra worksheet/ficheiro com o rato Alternativamente pode inserir-se directamente a fórmula: Como funciona? Para utilizar célula ou range de worksheet no mesmo ficheiro, p.ex.: = Clientes!B2 Para utilizar célula ou range de worksheet noutro ficheiro, p.ex.: = [Book.xlsx]Clientes!B2 16

17 Funções IF, SUMIF e COUNTIF IF SUMIF COUNTIF Avaliar se uma condição é verdadeira ou falsa Somar todos os valores que cumprem um dado critério Contar o número de valores que cumprem um dado critério Sintaxe = IF( teste_logico ; [valor_se_verdadeiro] ; [valor_se_falso] ) = SUMIF( range ; critério; [sum_range] ) = COUNTIF( range ; critério ) Avaliar se o cliente é jovem (< 26 anos) Somar a facturação de todos os clientes jovens Contar o número de clientes jovens 17

18 Funções AND e OR Avaliar mais que uma condição em testes lógicos, sendo habitualmente utilizados em conjunto com a função IF = AND( logical1 ; [logical2] ; ) Sintaxe = OR (logical1; [logical2] ; ) = IF ( AND( A2 > 25 ; B2 = Casado ) ; Sim ; Não ) Avaliar se o cliente é homem com mais de 25 anos ou mulher com de 30 anos (Segmento A) 18

19 Função SUMPRODUCT Calcular a soma de produtos dos conjuntos passados em argumento Sintaxe: = SUMPRODUCT( array1; [array2]; ) Cálculo do total de vendas a partir do número de unidades vendidas e dos preços unitário, e do total de recebimentos 19

20 Função VLOOKUP Pesquisar um valor numa tabela de dados, procurando por um dado valor na coluna mais à esquerda da tabela, devolvendo o valor da célula na linha do valor encontrado e na coluna dada em argumento Sintaxe = VLOOKUP ( valor_a_procurar ; table_array ; numero_coluna ; match_type ) Nota: Se match_type = FALSE, encontra o valor exacto ou então devolve erro. Se match_type = TRUE, os valores da coluna mais à esquerda têm de estar ordenados por ordem ascendente, e caso não encontre a correspondência exacta, encontra uma aproximada, isto é, o maior valor menor que o valor_a_procurar Obter a nacionalidade do autor de um livro a partir da lista de autores 20

21 Função HLOOKUP Pesquisar um valor numa tabela de dados, procurando por um dado valor na linha do topo, devolvendo o valor da célula que se encontra na coluna do valor encontrado e na linha indicada em argumento Sintaxe = HLOOKUP ( valor_a_procurar ; table_array ; numero_linha ; match_type ) Nota: Se match_type = FALSE, encontra o valor exacto ou então devolve erro. Se match_type = TRUE, os valores da coluna mais à esquerda têm de estar ordenados por ordem ascendente, e caso não encontre a correspondência exacta, encontra uma aproximada, isto é, o maior valor menor que o valor_a_procurar Obter as vendas mensais de um produto numa tabela 21

22 Funções INDEX e MATCH (1/3) As funções INDEX / MATCH permitem fazer tudo o que é possível fazer com o VLOOKUP e HLOOKUP Como funciona? Pesquisar um determinado valor numa tabela de dados Função INDEX: permite obter um valor de uma determinada posição numa lista, com a sintaxe: = INDEX( array ; numero_linha ; numero_coluna ) Função MATCH: permite obter a posição de um elemento numa lista, com a sintaxe (normalmente match_type = 0, para encontrar valores exactamente iguais): = MATCH ( valor_a_procurar ; array ; match_type ) Funções habitualmente utilizadas em conjunto para cruzar informação entre listas relacionadas, por exemplo: = INDEX ( array1 ; MATCH( valor_a_procurar ; array2; 0 ); 3) = INDEX ( array1 ; 5; MATCH( valor_a_procurar ; array2; 0 )) = INDEX ( array1 ; MATCH( valor_a_procurar ; array2; 0 ) ; MATCH( valor_a_procurar ; array3; 0 ) ) 22

23 Funções INDEX e MATCH (2 / 3) Pesquisar um determinado valor numa tabela de dados Calcular a facturação por segmento, a partir da lista de clientes e da facturação por cliente 23

24 Funções INDEX e MATCH (3 / 3) Pesquisar um determinado valor numa tabela de dados Calcular a facturação por segmento, a partir da lista de clientes e da facturação por cliente 24

25 Operador & e Funções LEFT, MID e FIND & LEFT MID FIND Unir dois campos de texto Devolver os 1ºs N caracteres de um campo de texto Devolver parte de um campo de texto Devolver a posição em que se inicia um texto Sintaxe = Text & Text = LEFT( Text ; n_caract ) = MID( Text ; n_inicio ; n_caract ) = FIND( Text_a_procurar; Text_onde_procurar ) Unir nome e apelido Obter os primeiros 4 caracteres do código postal Eliminar o código ID do nome completo 25

26 Funções ROUND, COS e FACT ROUND COS FACT Arredondar um número Calcular o cosseno de um número Contar o factorial de um número Sintaxe = ROUND ( número ; num_digitos ) = COS( número ), em que número está em radianos = FACT( número ) Arredondar um número: Para duas casas decimais: = ROUND(A1 ; 2 ) Às centenas: Calcular o cosseno de 2 : = COS ( 2 * PI() ) Calcular o cosseno de = COS ( PI() / 2 ) De quantas formas pode rearranjar-se as letras na palavra AVEIRO? = FACT(6) = ROUND(A1 ; -2 ) 26

27 Pesquisa de funções e auditoria de fórmulas Pesquisa de funções Encontrar funções disponíveis nos diversos domínios (financeiro, matemática e trigonometria, texto, etc.), explorando a: Auditoria de fórmulas Compreender um modelo ou detectar problemas pela análise de células precedentes e dependentes: Barra de fórmulas: Barra de ferramentas: 27

28 Ordenação e Filtros Ordenação Ordenar os valores de uma tabela de dados por ordem descendente ou ascendente Filtros Filtrar os dados para mostrar apenas determinadas categorias Ordenar clientes por volume de facturação em Janeiro 2011 Mostrar apenas clientes jovens 28

29 Filtros avançados ( 1 / 2 ) Filtrar a informação com múltiplos critérios numa nova tabela de dados Criar uma nova tabela que apenas mostre os clientes num dado intervalo de idades 29

30 Filtros avançados ( 2 / 2 ) Filtrar a informação com múltiplos critérios numa nova tabela de dados Criar uma nova tabela que apenas mostre os clientes num dado intervalo de idades 30

31 Validação de dados ( 1 / 3 ) Restringir os valores que se podem inserir numa célula ou conjunto de células Limitar os balcões a que pode pertencer um dado cliente 31

34 Agrupar e desagrupar colunas/linhas (Group/Ungroup) Organizar a folha de cálculo, permitindo agrupar e ocultar cálculos auxiliares, de forma a facilitar a leitura e compreensão da folha de cálculo Agrupar os itens do orçamento de construção de uma fábrica por sub-total: 34

35 Ocultar linhas / colunas Ocultar informação não relevante na folha de cálculo, por exemplo, cálculos intermédios Uma linha ou uma coluna pode ser ocultada seleccionando a barra lateral esquerda ou superior: Quando os números das linhas ou letras das colunas não são sequenciais, significa que há linhas ocultas: Como funciona? 35

36 Freeze Panes ( 1 / 2 ) Mostrar sempre os cabeçalhos de uma tabela, tanto de colunas como de linhas. É habitualmente utilizado para visualizar grandes quantidades de dados. Numa lista com todas as PME Líder, mostrar sempre o nome da coluna e o nome da empresa 36

37 Freeze Panes ( 2 / 2 ) Mostrar sempre os cabeçalhos de uma tabela, tanto de colunas como de linhas. É habitualmente utilizado para visualizar grandes quantidades de dados Numa lista com todas as PME Líder, mostrar sempre o nome da coluna e o nome da empresa 37

38 Formatação Condicional Formatar células de acordo com o seu valor. Normalmente serve para facilitar a detecção de padrões, situações positivas / negativas, etc. Mostrar a variação mensal de facturação de cada cliente com diferentes cores para se perceber melhor a tendência de cada um 38

39 Gráficos Apresentar de forma visual um conjunto de dados em formato tabular, por exemplo, gráfico de barras, circular, etc. Criar um gráfico circular com a percentagem das vendas de cada produto sobre o total das vendas: 39

40 Goal Seek ( 1 / 2 ) Alterar um valor de entrada, para alcançar um valor de saída pretendido Quando devem crescer as vendas (em percentagem) para se facturar mais

41 Goal Seek ( 2 / 2 ) Alterar um valor de entrada, para alcançar um valor de saída pretendido Quando devem crescer as vendas (em percentagem) para se facturar mais

42 Tabelas Pivot (1 / 10) Resumir e calcular valores agregados sobre grandes quantidades de dados Contar o número de empresas PME líder por distrito 42

45 Tabelas Pivot (4 / 10) Resumir e calcular valores agregados sobre grandes quantidades de dados Contar o número de empresas PME líder por concelho, filtrando por distrito 45

46 Tabelas Pivot (5 / 10) Resumir e calcular valores agregados sobre grandes quantidades de dados Contar o número de empresas PME líder por concelho, filtrando por distrito e mostrando o Banco associado (Plataforma FINCRESCE) 46

49 Tabelas Pivot (8 / 10) Resumir e calcular valores agregados sobre grandes quantidades de dados Calcular a idade média das pessoas casadas com filhos 49

52 Desenvolvimento à medida Adicionar novas capacidades não disponíveis no Excel Para se visualizar a barra de desenvolvimento, activar a opção Developer em File Options Customize Ribbon Customize the Ribbon Como funciona? As opções para desenvolver à medida no Excel são Criar uma função customizada, que depois pode ser utilizada em qualquer célula da folha de cálculo Executar uma macro, através de um elemento de interface (p.ex. um botão) ou através do menu de Macros (em Developer Macros Run ) 52

53 Criar uma função customizada (1 / 3) Adicionar uma função que o Excel não tem disponível Calcular o desconto a aplicar sobre uma encomenda 53

56 Record Macro (1 / 3) Criar uma macro com base num conjunto de operações executadas pelo utilizador. Também poder ajudar a explorar os comandos do Excel Criar uma macro para adicionar uma coluna com o preço com IVA 56

59 Importação de dados (1 / 3) Importar os dados para o formato excel, que muitas vezes se encontram noutros formatos / suportes, por exemplo, base de dados, ficheiros de texto, CSV, etc. Como funciona? O Excel tem um um conjunto de wizards que apoiam o utilizador a importar os dados dos seguintes formatos, por exemplo: Base de dados (Access, SQL Server, etc.) Páginas Web Ficheiros de Texto Ficheiros XML 59

60 Importação de dados (2 / 3) Importar os dados para o formato excel, que muitas vezes se encontram noutros formatos / suportes, por exemplo, base de dados, ficheiros de texto, CSV, etc. Importar o plano de estudos do MIEIG para o Excel:

61 Importação de dados (3 / 3) Importar os dados para o formato excel, que muitas vezes se encontram noutros formatos / suportes, por exemplo, base de dados, ficheiros de texto, CSV, etc. Importar o plano de estudos do MIEIG para o Excel:

62 Ajuda e referências adicionais Ajuda do Excel (Tecla F1) Referências adicionais Tech on the Net / Excel ( Ozgrid / Excel Training ( 62

63 Plugins Adicionar funcionalidades ao Excel ASAP Utilities ( adiciona um conjunto de funcionalidades ao MS Excel (p.ex. multiplicar um conjunto de células por um determinado valor) 1 63

64 Plugins Adicionar funcionalidades ao Excel Thinkcell cria gráficos diferentes e mais apelativos no MS Powerpoint a partir de dados existente numa folha de Excel ( 2 64