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1 Título do Slide 13ª Seminário Internacional de Gerenciamento de Projetos Gestão do conhecimento aplicada à metodologia de gerenciamento de projetos de TI um caso prático Fabiana Bigão Silva 18/09/2013

2 Título Questão do Slide É possível integrar conceitos, técnicas e instrumentos de gestão do conhecimento organizacional na atividade de gerenciamento de projetos organizacionais? Objetivo Apresentar o caso prático de uma empresa da área de TI, que se organizou para definir uma metodologia padrão que dá suporte à gestão do conhecimento e ao gerenciamento dos projetos referentes ao seu negócio principal.

3 Título Motivação do Slide Economia de serviços conhecimento é o fator econômico mais importantes no ambiente competitivo. Valor das empresas: produtividade e inovação - aplicações do conhecimento ao trabalho. Por que Gestão do conhecimento: Memória organizacional. Maior agilidade na resolução de problemas. Necessidade de disseminar melhores práticas. Pressão para se inovar e se adaptar rapidamente às mudanças.

4 Título Motivação do Slide Organização precisa de indivíduos para criar conhecimento. Deve proporcionar contexto, apoio. O conhecimento organizacional não tem a intenção de substituir o conhecimento individual, mas complementá-lo e torná-lo mais coerente e passível de ampla aplicação.

5 Título Referencial do Slide teórico

6 Título Referencial do Slide teórico

7 Título Referencial do Slide teórico Gestão do conhecimento: capacidade que uma empresa tem de criar conhecimento, disseminá-lo na organização e incorporá-lo a produtos, serviços e sistemas. Obtenção Registro Valorização Aplicação estratégica Aplicação de recursos de TI Compartilhamento

8 Título Empresa do Slide Negócio: venda de concessões de direito de uso de módulos de sistemas de gestão empresarial (ERP) e parametrização de módulos baseado nos processos dos seus clientes. Escopo de atuação: MG Tamanho: 80 colaboradores Clientes: 300 ativos Gerência de serviços Serviços Externos (projetos e atendimentos avulsos) Escritório de projetos Coordenadores Consultores externos Desenvolvedores Atendimento de help desk Líder e atendentes de sistemas específicos Líder e atendentes de sistemas específicos Líder e atendentes de sistemas específicos Líder e atendentes de sistemas específicos

9 Título Principais do Slide problemas 1. O projeto era vendido baseado no esforço em horas, escopo informal. 2. O esforço e o custo para a execução do projeto não eram estimados com base em dados históricos ou referências técnicas. Venda de número de horas menor que necessário. A empresa arcava com os custos das horas extras realmente necessárias. 3. Ausência de um plano de cada projeto. 4. Não existia comunicação clara sobre os papeis e responsabilidades de cada área. 5. Ausência de mecanismo formal de acompanhamento de projetos. 6. Ausência de mecanismo de controle de mudanças de um projeto em andamento.

10 Título Principais do Slide problemas 7. Ausência de um mecanismo formalizado de registros de problemas e questões a serem resolvidas nos projetos. 8. Ausência de critérios objetivos de aceite do projeto. 9. Ausência de um registro de lições aprendidas nos projetos. 10. As informações presentes em documentos relevantes do projeto não eram planejadas quanto à forma de coleta, armazenamento e distribuição. 11. Ausência de ferramentas e documentos usados de forma padronizada por todos os envolvidos nos projetos. 12. Existia um problema generalizado relacionado à comunicação de informações relevantes do projeto.

11 Título O Processo do Slide

12 Título O Processo do Slide Obtenção, registro, compartilhamento Compartilhamento Registro Compartilhamento

13 Título O Processo do Slide Obtenção, registro Compartilhamento Registro Compartilhamento Compartilhamento, aplicação estratégica Compartilhamento

14 Título O Processo do Slide Registro, compartilhamento, Compartilhamento aplicação tática Registro Obtenção, registro Compartilhamento Registro, compartilhamento, aplicação estratégica Obtenção, registro

15 Título O Processo do Slide Compartilhamento Registro, compartilhamento

16 Consultor Coordenador PMO Gerência Diretoria Título Plano do de dados Slide Permissões acesso PLANO DE DADOS Artefato Local de Armazenamento Padrão de Nomenclatura do Arquivo Check_List_Interno Projetos/XXXX-Projeto/Concepção XXXX-CLI-Check_List_Interno-DD-MM-AAAA N/D E L L L Check_List_Externo Projetos/XXXX-Projeto/Concepção XXXX-CLE-Check_List_Externo-DD-MM-AAAA N/D E L L L Doc-Reg-Reuniao Projetos/XXXX-Projeto/Fase/Atas XXXX-DRR-Doc-Reg-Reuniao-DD-MM-AAAA E E E L L Termo_Abertura_Projeto Projetos/XXXX-Projeto/Concepção XXXX-TAP-Termo_Abertura_Projeto-DD-MM-AAAA L E L L L Plano_Projeto Projetos/XXXX-Projeto/Planejamento XXXX-PLP-Plano_Projeto-DD-MM-AAAA L E L L L Relato rio_desempenho_projeto Projetos/XXXX-Projeto/Execução/Desempenho XXX-RDP-Relato rio_desempenho_projeto-dd-mm-aaaa L E L L L Relato rio_marcos_projeto Projetos/XXXX-Projeto/Execução/Marcos XXXX-RMP-Relato rio_marcos_projeto-dd-mm-aaaa L E L L L Relato rio_status_projeto Projetos/XXXX-Projeto/Execução/Status XXXX-RSP-Relato rio_status_projeto-dd-mm-aaaa L E L L L Solicitac a o_mudanc a_projeto Projetos/XXXX-Projeto/Execução/Mudanças XXXX-SMP-Solicitac a o_mudanc a_projeto-dd-mm-aaaa L E L L L Registro_de_Questo es Projetos/XXXX-Projeto/ XXXX-REQ-Registro_de_Questo es-dd-mm-aaaa L E L L L Relato rio_final_projeto Projetos/XXXX-Projeto/Encerramento XXXX-RFP-Relato rio_final_projeto-dd-mm-aaaa L E L L L Lic o es_aprendidas_projetos Projetos/ XXXX-LAP-Lic o es_aprendidas_projetos--dd-mm-aaaa E E E L L Termo_Encerramento_Projeto Projetos/XXXX-Projeto/Encerramento XXXX-TEP-Termo_Encerramento_Projeto-DD-MM-AAAA L E L L L Questionátio_Informações_Cliente Projetos/XXXX-Projeto/Concepção XXXX-QIC-Questionátio_Informações_Cliente-DD-MM-AAAA L L L L L Questionário_Informações_Cliente_TI Projetos/XXXX-Projeto/Concepção XXXX-QICTI-Questionário_Informações_Cliente_TI-DD-MM-AAAA L L L L L Documento_Estimativa_TI Projetos/XXXX-Projeto/Concepção XXXX-DETI-Documento_Estimativa_TI-DD-MM-AAAA L L L L L Proposta_Comercial Projetos/XXXX-Projeto/Concepção XXXX-PRC-Proposta_Comercial-DD-MM-AAAA N/D L E L L Descrição_Fluxo_Processo Projetos/XXXX-Projeto/Planejamento XXXX-DFP-Descrição_Fluxo_Processo-DD-MM-AAAA E L L L L Cronograma_Projeto Projetos/XXXX-Projeto/Planejamento XXXX-CRP-Cronograma_Projeto-DD-MM-AAAA L E L L L Documento_Oficialização_Uso Projetos/XXXX-Projeto/Execução/ XXXX-DOU-Documento_Oficialização_Uso-DD-MM-AAAA L E L L L Documento_Análise_Processo Projetos/XXXX-Projeto/Planejamento XXXX-DPC-Documento_Análise_Processo-DD-MM-AAAA E L L L L

17 Título Fatores do críticos Slide de sucesso Alto apoio da diretoria. Participação ativa de alta gestão no processo. Muito esforc o de treinamento / desenvolvimento do pessoal. Orientação forte para seguir o processo Project Management Institute, Inc. Pulse of the Profession, March 2013.

18 Título Conclusões do Slide Projetos futuros utilizavam-se, largamente, das experiências vividas nos projetos anteriores, tanto num plano tácito, através do aspecto culturalmente desenvolvido por parte dos coordenadores de projeto e dos demais envolvidos, quanto sob o ponto de vista do conhecimento explícito, presente nos documentos gerados ao longo dos projetos desenvolvidos. O acervo de documentos e relatórios que registrassem o desenvolvimento dos projetos passou a tornar-se um ativo importante. A EMPRESA passou a tomar conhecimento dos fatos que originavam as deciões tomadas, sendo possível repetir as situações vividas ao longo dos projetos em ocasiões futuras, o que permitiria administrar o conhecimento desenvolvido ao longo destas iniciativas.

19 Título do Slide Fabiana Bigão Silva, MsC, PMP