Ações para Melhorar o Espaço Físico do Almoxarifado da Secretaria de Finanças da Prefeitura de Belo Horizonte. 1 RESUMO

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1 Ações para Melhorar o Espaço Físico do Almoxarifado da Secretaria de Finanças da Prefeitura de Belo Horizonte. 1 Nanci. Vaz dos Santos 2 Ana Maria Passos Collares. 3 RESUMO Segundo S lack, C hambers e Johnston (2009, p. 181), o a r ranjo f ísico de uma operação produtiva diz respeito ao posicionamento físico dos seus recursos transformadores. O layout abrange, então, instalações existentes ou em planejamento, procurando harmonizar e integrar equipamento, máquina, mão-de-obra, material, áreas de movimentação, estocagem, administração e mão-de-obra indireta. Alterações às vezes muito simples na disposição de um armário ou dos produtos em uma estante podem afetar o fluxo de materiais e pessoas que, por sua vez, pode afetar os custos e a eficácia dos serviços. Assim sendo este trabalho pretende propor ações de melhoria para o Almoxarifado da Secretaria de Finanças da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, a partir de uma análise do arranjo físico, do fluxo de materiais e dos processos de trabalho. Palavras-chave: Espaço Físico. Almoxarifado. 1 INTRODUÇÃO As empresas, cada vez mais, preocupam-se em encontrar técnicas para resolver os problemas de espaço existentes em suas unidades, devido às alterações econômicas, sociais e tecnológicas. Uma destas técnicas é a escolha do tipo de arranjo físico mais ajustado para cada tipo de organização, considerando o tipo de processo existente, para maximizar seu fluxo de materiais e pessoas, reduzir estoques e aumentar a produtividade. 1 Trabalho apresentado como requisito de avaliação para a conclusão do curso de Administração de Empresas do Centro Universitário UNA. 2 Aluna graduanda do curso. 3 Professora orientadora. Mestre em Economia Aplicada pela Universidade Federal de Viçosa (2002).

2 Alterações às vezes muito simples na disposição de um armário ou dos produtos numa estante podem afetar o fluxo de materiais e pessoas que, por sua vez, pode afetar os custos e a eficácia dos serviços. Segundo S lack, C hambers e Johnston (2009, p. 181), o a r ranjo f ísico de uma operação produtiva diz respeito ao posicionamento físico dos seus recursos transformadores. O layout abrange, então, instalações existentes ou em planejamento, procurando harmonizar e integrar equipamento, máquina, mão-de-obra, material, áreas de movimentação, estocagem, administração e mão-de-obra indireta. Este trabalho pretende propor ações de melhoria para o Almoxarifado da Secretaria de Finanças da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, a partir de uma análise do arranjo físico, do fluxo de materiais e dos processos de trabalho. Para se atingir este objetivo geral foram colocados alguns objetivos específicos tais como: (a) analisar a atual situação do almoxarifado; (b) analisar o atual quadro das instalações da empresa, e o perfil do espaço existente, os sistemas de armazenamento e sua disposição, suas funções e o porquê de estarem dispostos no formato atual; (c) analisar o fluxo de trabalho do setor e (d) identificar problemas relacionados à atual situação do estoque. A escolha do tema surgiu também da necessidade de dar mais rapidez e eficiência na movimentação dos materiais e na utilização do espaço físico do departamento, portanto a pergunta que se pretende responder é: Quais as mudanças que podem tornar o layout do Almoxarifado da Secretaria de Finanças da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte mais adequado, considerando o fluxo do processo de requisição de materiais existente? A presente proposta de pesquisa possui características de análise descritiva e exploratória uma vez que irá levantar os principais problemas existentes e sugerir melhorias para Almoxarifado da Secretaria de Finanças da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte a partir dos problemas encontrados.

3 Será realizada uma breve revisão bibliográfica sobre conceitos do estudo de layout baseada na bibliografia existente, para desenvolver uma pesquisa partindo de conceitos pré-definidos. Todas as quatro secretarias adjuntas serão estudadas. Esta opção deve-se ao fato delas serem as usuárias do almoxarifado. Farão parte da pesquisa aqueles colaboradores que têm a função de requisitar materiais ao almoxarifado da SMF para suas respectivas gerências (cada secretaria adjunta está dividida em gerências). 2 REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 Logística Segundo Ballou (1993), a logística empresarial estuda como a administração pode prover melhor nível de rentabilidade nos serviços para clientes e consumidores, planejando, organizando e controlando processos de movimentação e armazenagem, visando facilidade no fluxo de produtos. As alterações na economia e na legislação, os avanços tecnológicos e a disponibilidade de recursos são fatores que influenciam o ambiente empresarial. Para Ballou (1993), a concepção logística de agrupar as atividades relacionadas ao fluxo de produtos e serviços para administrá-las coletivamente é uma evolução natural do pensamento administrativo. A logística empresarial, de acordo com Ballou (1993), tem como meta providenciar bens e serviços corretos, no lugar certo, no tempo exato, na condição desejada. O custo deve ser o menor possível.

4 2.2 Administração de Almoxarifado O Almoxarifado é o responsável pela guarda física dos materiais em estoque, com exceção dos produtos em processo. (DIAS, 1995, p. 15). O controle de estoque em um almoxarifado influencia na rentabilidade da empresa; se for realizado de forma inadequada pode absorver capital que poderia ser investido em outros setores da organização. Segundo Dias (1995), deve-se otimizar o investimento em estoques, com o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital o autor investido em estoques. De acordo com Dias (1995, p. 204), existem algumas razões que contribuem para a manutenção de estoques em um almoxarifado: A armazenagem de mercadorias prevendo seu uso futuro exige investimento por parte da organização. O ideal seria a perfeita sincronização entre oferta e demanda, de maneira a tornar a manutenção de estoques desnecessária. Entretanto, como é impossível conhecer exatamente a demanda futura e como nem sempre os suprimentos estão disponíveis a qualquer momento, deves-se acumular estoque para assegurar a disponibilidade de mercadorias e minimizar os custos totais de produção e distribuição. 2.3 Estoque Em administração, estoque, refere-se às mercadorias, produtos (finais ou inacabados) ou outros elementos na posse de um agente económico. O termo estoque é definido por S lack (2002) como sendo a acumulação armazenada de recursos materiais em um sistema de transformação. Mas normalmente é usado para se referir a recursos de entrada transformados. Todas as operações mantêm algum tipo de estoque físico de material.

5 Controlar o estoque é uma tarefa complexa. Lidar com muitos milhares de itens estocados, fornecidos por muitas centenas de fornecedores, com possivelmente dezenas de milhares de consumidores individuais, torna a tarefa de operações complexa e dinâmica, segundo S lack (2002). Controlar isso tudo e ainda saber quando, quanto, o que pedir de material gera uma responsabilidade grande para o administrador do estoque. Estoque gera custos, e se feito errado, pode gerar grandes prejuízos. 2.4 Layout (Arranjo Físico) Segundo Cury (2006), o layout é o arranjo dos diversos postos de trabalho nos espaços dentro da organização, envolvendo a adaptação das pessoas ao ambiente de trabalho, a arrumação dos móveis, máquinas, equipamentos e matérias-primas. De acordo com Cury (2006, p. 396), devem ser objetivos de um projeto de layout: (a) Otimizar as condições de trabalho do pessoal nas diversas unidades organizacionais; (b) Racionalizar os fluxos de fabricação ou de tramitação de processos; (c) Racionalizar a disposição física dos postos de trabalho, aproveitando todo espaço útil disponível; (d) Minimizar a movimentação de pessoas, produtos, materiais e documentos dentro da ambiência organizacional. Martins (2006) relata que o arranjo físico define o relacionamento físico entre as diversas atividades do sistema. Além disso, o arranjo também determina a forma como os recursos pertencentes ao sistema fluem por meio das operações. Fazer o arranjo físico de uma área qualquer é planejar e integrar os caminhos dos componentes de um produto ou serviço, a fim de obter o relacionamento mais eficiente e econômico entre o pessoal, equipamentos e materiais que se movimentam. Segundo Slack, Chambers e Johnston (2009) dito de uma forma

6 simples, definir o arranjo físico é decidir onde colocar todas as instalações, máquinas, equipamentos e pessoal da produção. O planejamento de um arranjo físico é recomendável a qualquer empresa. Com um bom arranjo físico obtêm-se resultados surpreendentes na redução de custos de operação e no aumento da produtividade e eficiência (Martins, 2006). 3 DESENVOLVIMENTO 3.1 A Empresa A Prefeitura de Belo Horizonte é um órgão municipal criado em 12/12/1897, que executa políticas públicas por meio de suas secretarias temáticas, empresas públicas, fundações e autarquias. Sua sede funciona na Av. Afonso Pena, 1212 e o atual prefeito é Márcio Araújo de Lacerda. Está registrada com o CNPJ / A estrutura organizacional da PBH está distribuída em: 20 secretarias municipais e correlatos, 36 secretarias municipais adjuntas e correlatos 03 fundações públicas, 03 autarquias, 09 secretarias de administração regionais e 03 sociedades de economia mista. A SMF investe na manutenção da máquina pública e outras demandas financeiras, de forma a garantir a oferta dos serviços essenciais ao cidadão e procurando aperfeiçoar sempre a prestação desses serviços. O órgão é responsável pela gestão das receitas e das despesas de Belo Horizonte. A secretaria está estruturada em quatro pastas adjuntas: (1) A Contadoria do Município cuida da área contábil. A área é estratégica para a manutenção da cidade e para o desenvolvimento dos programas de atuação do governo municipal.

7 (2) A Secretaria Adjunta de Arrecadações tem a função de gerenciar a cobrança dos impostos, taxas e contribuições. (3) A Secretaria Adjunta do Tesouro cuida do equilíbrio financeiro da administração, ou seja, da gestão do caixa municipal e dos recursos arrecadados às despesas necessárias ao bom andamento da máquina pública. (4) A Secretaria Adjunta de Gestão Administrativa cuida das áreas de compras, licitação, apoio logístico, patrimônio, processamento das despesas, suprimentos e contratos. Quanto aos fornecedores, eles são cadastrados através do Sistema Único de Cadastro de Fornecedores (SUCAF), que possibilita o registro de pessoas jurídicas interessadas em fornecer serviços e produtos para a Administração Direta e entidades da Administração Indireta do município de Belo Horizonte. O cadastramento é condição obrigatória para os interessados. O SUCAF cria na PBH, um banco de dados com informações que tornam as contratações mais vantajosas e transparentes. O banco de dados é único para toda a administração municipal. 3.2 Desenvolvimento Atual Situação Física do Almoxarifado O Almoxarifado da Secretaria de Finanças da Prefeitura de Belo Horizonte está localizado no 7º andar (no total são 18 andares) e atende todo o prédio. Atende também gerências que pertencem à secretaria que estão localizados em outros endereços: Gráfica da PBH, Gerência de Serviços de Transportes, Gerência de Apoio Logístico, Gerência de Arrecadação da Regional Barreiro e Gerência de Arrecadação da Regional Venda Nova. A localização do almoxarifado traz dificuldades para os usuários externos, que têm que transportar o material requisitado do almoxarifado até a garagem (que fica no subsolo do prédio). Existem também dificuldades para os usuários

8 internos (só tem um elevador de cargas). Como os elevadores são velhos, estão sempre em manutenção. Ás vezes a pessoa tem que ficar muito tempo esperando a liberação de um elevador para transportar a carga. Os fornecedores também têm dificuldade de acesso para fazer as entregas. Geralmente as compras são trimestrais e a quantidade de alguns materiais é grande (ex: papel A4 são mais de 200 caixas por compra, papel higiênico são mais de rolos, etc.). Eles fazem muitas viagens para descarregar tudo. Alguns materiais têm que ser transportados pelas escadas, porque são grandes e não cabem no elevador. Se o almoxarifado fosse no térreo (1º andar) ou no subsolo, não haveria este problema. O almoxarifado fica em um antigo auditório, que foi dividido em dois (uma parte é utilizada como arquivo de outra gerência e a outra parte como o almoxarifado). O piso é irregular (onde ficavam as cadeiras do auditório, portanto tem uma caída). A área do almoxarifado não tem divisões. Todo tipo de material é estocado junto (material de higiene, açúcar, café, material de escritório, elétrico, etc.). Colocamos em prateleiras separadas, mas o espaço não permite uma boa organização por tipo de material. O almoxarifado estoca muitos materiais pesados. Como fica no 7º andar, colocamos os itens mais pesados (café e açúcar somam mais de duas toneladas, formulários, papel A4, etc.) rentes às paredes, onde estão algumas vigas e pilastras, para não sobrecarregar a estrutura do prédio. Como o piso é caído, as prateleiras foram fixadas entre as pilastras e calçadas com madeira O Fluxo de Trabalho Os materiais pertencentes ao registro de preço (são de uso comum a toda prefeitura, como caneta azul, papel A4, lápis, papel higiênico, etc.) são

9 comprados a cada trimestre. No registro de preço o fornecedor que ganha fornece o material para toda a prefeitura durante o período que durar o contrato. Exemplificando: a PBH faz o levantamento do quantitativo de lápis que vai utilizar durante o ano de Cada secretaria fornece para a Gerência de Registro de Preços qual será sua demanda. O fornecedor cadastrado no SUCAF que ganhar a licitação irá fornecer o lápis por um preço x para toda a Prefeitura. O almoxarifado tem que ter o controle da demanda, para não faltar material e nem sobrar muito (dinheiro parado é prejuízo). A cada três meses, a Gerência de Registro de Preços encaminha para os almoxarifados de cada secretaria uma planilha para ser preenchida com a quantidade de material que o almoxarifado está necessitando para sua demanda trimestral. O almoxarifado preenche e envia a planilha para a Gerência de Compras, que gera uma nota de empenho para efetuar a compra. Chegando o material é concretizada a entrada no estoque através do sistema Siest. Os materiais que não são de registro de preço podem ser comprados de acordo com a necessidade e a verba disponível: são os materiais como tesoura, perfurador, alguns materiais de informática, materiais permanentes (cadeira, computador, impressora), materiais elétricos, hidráulicos, ou seja, todos os materiais que não são cadastrados no registro de preço. Para saber a quantidade de cada material que é necessário, são impressos relatórios de movimentação dos materiais. A compra é feita antes de zerar o estoque, definindo-se um prazo entre a solicitação de compra e o de entrega pelo fornecedor, para que as gerências demandantes não fiquem sem o material. Já o material de registro de preço quem define a data de compra é a Gerência de Registro de Preços. O almoxarifado não tem controle sobre tal data. O prazo de entrega, sendo de registro de preços ou não, é definido entre a PBH e os fornecedores. Quando os fornecedores atrasam a entrega, são penalizados. O

10 almoxarifado acompanha este prazo e cobra dos fornecedores uma posição (o motivo da demora). Quando o material chega ao almoxarifado, conferimos a mercadoria, verificamos as datas de validade, marca, quantidade, existência de avarias, se a qualidade é realmente a que foi especificada na nota de empenho. A nota fiscal é atestada pelo funcionário que recebeu o material e posteriormente encaminhada à Gerência de Compras. Lá é feita uma conferência (relacionada ao prazo de entrega, se a NF confere com o empenho, etc.) para então enviá-la ao setor financeiro a NF, junto com a avaliação de desempenho do fornecedor, para que seja efetuado o pagamento. No almoxarifado, de posse de cópia da nota fiscal e da nota de empenho, é dada a entrada do material no estoque, através do Siest Pontos Críticos As gerências fazem requisições mensais ou quinzenais, dependendo da necessidade de cada uma e do espaço que elas possuem na sua gerência para guardar os materiais. Mas geralmente fazem pedidos extras, entre estes intervalos, de matérias que esqueceram de pedir na lista mensal, ou que precisaram eventualmente. O almoxarifado não determina uma data do mês para que as gerências façam a lista de materiais. Por isso eles pedem no dia que querem. Não há programação. Isto atrapalha porque às vezes coincide que o fornecedor está entregando material e as gerências necessitam do material no mesmo instante. O almoxarifado deveria formalizar datas dos pedidos e das entregas, para evitar este tipo de problema. O almoxarifado fornece material para eventuais palestras e cursos que, às vezes, são realizados por alguma gerência da secretaria. Neste caso a gerência demandante tem que mandar um ofício com antecedência falando da necessidade do material, o motivo da aquisição e a data que ele deverá ser

11 disponibilizado. O almoxarifado consulta o estoque e se a quantidade existente não for suficiente, faz uma solicitação de compra. O atendimento das requisições acontece da seguinte forma (dentro do prédio): (a) a gerência demandante faz o pedido de material via Siest; (b) o almoxarifado atende no mesmo sistema, imprime duas vias do documento Nota de Saída de Material, separa o material em engradados plásticos (antes era acondicionado em caixas de papelão, que de tanto manuseio ficavam muito sujos e empoeirados). (c) um funcionário do almoxarifado leva o material até a gerência requisitante (antes ligávamos para o requisitante falando que o material estava separado e ele mesmo buscava no almoxarifado). (d) o requisitante confere o material na presença do funcionário do almoxarifado; uma via do documento fica com o requisitante e a outra com o almoxarifado. (f) o almoxarifado arquiva o documento na pasta do requisitante (cada gerência tem uma pasta distinta, onde são arquivadas todas as requisições, de janeiro a dezembro do ano corrente). As pastas são trocadas anualmente. O almoxarifado arquiva os documentos por pelo menos cinco anos. No atendimento às gerências que estão localizadas fora do prédio, o funcionário da gerência requisitante busca o material no almoxarifado. O material é encaminhado para a garagem que fica no subsolo do prédio; só há um elevador de carga e descarga, que demora bastante, pois é também utilizado para transporte de pessoas (são cinco elevadores no total). Com relação às quantidades solicitadas, nem sempre o almoxarifado pode atender devido ao estoque escasso e/ou as quantidades não foram devidamente programadas pelo requisitante. O almoxarifado tem que distribuir o material de maneira que todos sejam atendidos, que não falte material para nenhuma gerência, portanto tem que saber dividir corretamente.

12 É muito comum na PBH uma secretaria ceder por transferência ou empréstimo materiais que outra está necessitando. Por exemplo: se no almoxarifado da secretaria de Saúde tem um bom estoque de papel higiênico e o da Secretaria de Finanças está necessitando para sua demanda, pode haver um entendimento entre as partes. O almoxarifado da SMF requisita através do Siest, por empréstimo ou transferência definitiva, dependendo do caso, o material que necessita. Existe uma gerência (Gerência de Movimentação de Materiais) que auxilia todos os almoxarifados da Prefeitura. Ela tem acesso ao estoque e movimentação de todos os almoxarifados. Quando falta material em algum almoxarifado, é só entrar em contato com ela para verificar em qual almoxarifado telefonar para ver a possibilidade de transferência deste material. Os fornecedores costumam reclamar da dificuldade de entrega dos materiais, visto que estando no 7º andar, gera demora na entrega, nem sempre o elevador está disponível, material pesado para transportar (da rua até o elevador). Se o almoxarifado estivesse no subsolo como antes seria mais fácil. O almoxarifado faz inventário anual, sempre no mês de dezembro. Com algumas semanas de antecedência, comunica formalmente às gerencias solicitante a data em que será realizado o inventário físico dos materiais, pois neste intervalo de tempo não há movimentação de material, para não haver divergências na contagem. Depois de pronto, um documento com o resultado do inventário é encaminhado para a Gerência de Contabilidade. 4 CONSIDERAÇÕES FINAIS Ao final deste estudo pode-se concluir que o processo de armazenagem em qualquer empresa deve seguir algumas normas internas referentes ao tipo de layout, padronização, sistema de informação, giro de estoque e fluxo de movimentação dos produtos dentro do almoxarifado.

13 A descrição foi feita de maneira a expor as etapas que compõe o processo, o fluxo das informações e as pessoas participantes. Primeiramente, é necessário que o local onde se situa o almoxarifado atualmente seja outro espaço com tamanho maior. Contudo no caso específico existe uma série de restrições como, por exemplo, a inviabilidade na mudança do local, que limitam as propostas de melhoria. Os locais de armazenagens devem ser mantidos limpos e periodicamente higienizados, e desinfetados, livres de todos os tipos de resíduos que possam atrair a presença de insetos e roedores. Devido a grande variedade de materiais outra questão importante para ser analisado, futuramente, é a padronização dos materiais em estoque. O objetivo dessa padronização seria evitar o excesso de variedade de materiais utilizados para o mesmo fim, diminuindo assim o número de itens em estoque, com conseqüências econômicas para a organização. A organização do setor é um desafio. As questões envolvendo trabalho em equipe e fluxo de informação são fatores que devem ser trabalhados mais detalhadamente. Porém, com certeza, tais mudanças com intuito de melhoria para o departamento serão muito proveitosas.

14 REFERÊNCIAS BALLOU, R.H. L o g í stica Empresarial: t ransportes, administração de materiais e d i stribuição f í sica. São Paulo: Atlas, C u r y, Antônio. Organização e Métodos: uma v i são h olística. São Paulo: Atlas, 8ª ed. São Paulo: Atlas, Dias, M.A.P. Administração de Materiais. 4 ed. São Paulo; Atlas, MARTINS, Petrônio G.; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. 2. ed. São Paulo: Saraiva, SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administração da Produção. 2 ed. São Paulo: Atlas p. (disponível em 20/08/2012).