FBV CURSOS CURSO DE ALMOXARIFADO ALUNA: WILLIANA RATSUNNE SHIRASU. A importância do Almoxarifado para as instituições públicas

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1 FBV CURSOS CURSO DE ALMOXARIFADO ALUNA: WILLIANA RATSUNNE SHIRASU A importância do Almoxarifado para as instituições públicas No decorrer da história humana, foram comuns as práticas de guardar alimentos em estoque para facilitar a vida do homem. Tal atitude proporcionava segurança e praticidade aos agrupamentos humanos, dado o fato de que o homem já não precisava deslocar-se aos mais insólitos lugares em busca de alimento com a mesma freqüência de outrora. Com o desenvolvimento das comunidades e surgimento das sociedades, a prática de estocar comida continuou sendo comum e, pela sua eficiência, logo passou a influenciar outros tipos de armazenamento, como é o caso do depósito de materiais. Surgem então os almoxarifados, importantes centros de depósito de materiais. Em tempos primitivos, era comumente era destinado a alguma sala inadequada das empresas e instituições, sem mão-de-obra qualificada e sem o devido trato ao acúmulo dos materiais, aleatoriamente depositados. Com o passar dos anos, contudo, grandes mudanças foram implementadas no almoxarifado no sentido de melhor atender às necessidades de uso dos materiais pelo homem. Cabe ao almoxarifado assegurar armazenamento devido dos materiais, de modo a impedir divergências de inventário, perdas de 1

2 quantidade, comprometimento da qualidade, manter instalações adequadas e instrumentos de movimentação e distribuição voltados ao atendimento célere e eficaz, bem como deve proporcionar a quantidade devida de materiais, estando estes em local certo. De uma forma geral, compreendem-se como atribuições básicas do almoxarifado receber os materiais adquiridos para guarda e proteção, entregar, por meio de requisições autorizadas, materiais solicitados aos usuários da empresa ou instituição e atualizar constantemente os registros. Para ser condizente com o princípio da eficiência, deverá ser estruturado de modo que as distâncias internas percorridas pelas cargas sejam reduzidas, que as unidades armazenadas aumentem e que a sua capacidade volumétrica seja bem aproveitada. No âmbito das instituições públicas, vemos o almoxarifado como centro de vital importância para seu funcionamento. Não somente pela sua função em si, pois o almoxarifado traz consigo outros significados à gestão pública, pois retrata como as verbas públicas têm sido gastas com materiais e torna transparente o processo final de aquisição e manutenção de materiais, através das atividades de controle de estoque e do próprio recebimento. Deve haver controle desde o recebimento até a distribuição. Dessa forma vedam-se condutas ilegais de extravio, que não raro ocorrem nas empresas e instituições. Por meio do controle, contabilizam-se as devoluções, entregas e recebimentos. 2

3 O recebimento abrange desde a etapa de entrega até a entrada nos estoques. Integra-se tal atividade com a contabilidade, compras e transporte, e possui quatro fases: entrada de materiais, conferência quantitativa, conferência qualitativa e regularização. Durante a primeira fase, os veículos transportadores são recepcionados, cabendo ao almoxarifado recepcioná-los, fazer a triagem da documentação referente ao recebimento, confirmar se a compra coincide com a nota fiscal e se foi aprovada pela empresa, verificar o prazo da entrega, cadastrar no sistema as informações das compras autorizadas, encaminhamento dos veículos para descarregamento. Caso essas compras não coincidam com a nota fiscal deve-se recusar o recebimento, justificando as razões no verso da nota fiscal. Em seguida, encaminha-se o material aprovado para o almoxarifado. Quando lá chega é feita a conferência de volumes, em confronto com a nota fiscal. Tal tarefa envolve o uso de vários sistemas, entre os quais se destacam o Sistema de Administração de Materiais e Gestão de Estoques; Sistema de Contas a Pagar; Sistema de Compras. Dando continuidade, inicia-se uma nova fase, a da conferência quantitativa. Nessa fase, passa-se a contagem do material fornecido de modo a apurar se corresponde com a quantia declarada na nota fiscal. Para tanto, são utilizados alguns métodos: 1. Manual : quando são pequenas quantidades; 3

4 2. Via cálculos : quando houver grandes quantidades do produto em embalagens padronizadas; 3. Através de balanças contadoras pesadoras: quando houver grande quantia de peças pequenas; 4. Pesagem : quando houver materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser realizada por meio de balanças rodoviárias ou ferroviárias; 5. Medição: quando for adequado o uso de trenas. Outra Outra fase de grande importância é a conferência qualitativa. Nessa fase, analisa-se o material e sua adequação ao fim desejado. São então analisadas as características dimensionais, específicas e as restrições de especificação. Deve ser feita por inspeção técnica, que vislumbrará a autorização de fornecimento e a nota fiscal. O fator humano tem grande importância quando tratamos de almoxarifado, principalmente no âmbito de instituições públicas. Deverá o encarregado ser imbuído de honestidade, lealdade, responsabilidade, disciplina e confiabilidade. Ausente essas características, temos a circunstância apropriada para possíveis crimes contra a Administração Pública, como ocorre no peculato. Este é configurado quando o funcionário público, agindo nessa qualidade, apropria-se de dinheiro, valor ou qualquer outro bem móvel, público ou particular, de que tem a posse em razão do cargo, ou desviá-lo, em proveito próprio ou alheio. O controle então se mostra um instrumento de inibição das condutas lesivas ao patrimônio de 4

5 um almoxarifado, além de contribuir consideravelmente para a organização dos estoques. Quanto à distribuição dos materiais em um almoxarifado, deve haver uma programação prévia dos interessados. Os documentos utilizados na rotina de trabalho do almoxarifado consistem basicamente nas fichas de controle de estoque, que geralmente são utilizadas nas empresas não-informatizadas, como também é o caso das fichas de localização, comunicação de irregularidades, relatório técnico de inspeção, requisição de material e devolução de material. Além disso, são de grande utilidade a classificação e codificação dos materiais para o serviço público, visto que viabiliza a armazenagem adequada, controle eficiente dos estoques e adequado uso do almoxarifado. Classificar itens é tarefa composta das etapas de catalogação, simplificação, especificação, normalização e padronização conforme codificação do estoque da instituição. A despeito do fluxo de materiais dentro da instituição, temos que a movimentação de materiais aumenta a capacidade produtiva da empresa, melhora as condições de trabalho, reduz custos de produção e melhora a distribuição do produto. Um almoxarifado moderno, portanto, com mão-de-obra qualificada e bom controle de estoque, é imprescindível ao serviço público, que deve atender à sociedade da melhor forma possível, de forma transparente e eficaz. 5