Gestão Estratégica e Projeto. Prof. Edson Sadao Iizuka

Transcrição

1 Gestão Estratégica e Projeto Prof. Edson Sadao Iizuka Abril/2008

2 Uma visão geral

3 Uma visão inicial Situação Atual Idéia Situação Desejada Projeto Parte-se de um diagnóstico Analisam-se as condições existentes Busca-se alinhar as expectativas Organizam-se as idéias

4 O que é um projeto? Conjunto de atividades interrelacionadas que podem ser realizadas, num espaço de tempo determinável, por um ou mais departamentos de uma organização ou de várias organizações, com o propósito de alcançar objetivos específicos

5 O que é um projeto? Um empreendimento único e nãorepetitivo, de duração determinada, formalmente organizado e que congrega e aplica recursos visando o cumprimento de objetivos preestabelecidos. Darci Prado

6 O que é um projeto? É o processo de reunir e liderar uma equipe de pessoas e outros recursos, para estimar, planejar, acompanhar e controlar um número de tarefas relacionadas entre si, que resulta num produto final específico, que deve ser criado num prazo, dentro de um orçamento e de acordo com as especificações. American Management Association

7 Por que utilizar um projeto? Buscar otimizar os recursos existentes Fazer de forma planejada Esclarecer expectativas Construir uma visão e uma alternativa de solução Ter um senso de direção Angariar apoio Melhorar uma situação-problema

8 Riscos e Incertezas Incertezas no cronograma; Incertezas em estimativas de custos; Incerteza tecnológica; Incertezas organizacionais; Incertezas políticas.

9 Uma visão inicial INTUIÇÃO Experiência, habilidade pessoal ES TIMATIVAS HISTÓRICO Projetos similares PADRÕES Confiabilidade

10 Os 5 Ws e 2 Hs Fim Por que (Why)? Razão do projeto. Objetivo superior para o qual contribui. Propósito Por que (Why)? O impacto (efeito imediato) do Projeto. Resultado Esperado O que (What)? Resultados (produtos) específicos produzidos pelo projeto. Local - Onde (Where)? O local em que o projeto será realizado. Realização Quem (Who)? As pessoas, setores e departamentos envolvidos no projeto.

11 Os 5 Ws e 2 Hs Momento Quando (When)? O momento da proposição, planejamento, implementação e avaliação do projeto. Atividades Como (How)? Ações e recursos que o projeto deve executar para produzir o resultado. Custo Quanto (How Much)? O volume de recursos necessários para planejar, implementar e avaliar o projeto.

12 Gestão de Projetos É o ramo da administração que trata do planejamento e controle de projetos. É o processo de planejamento, análise e controle de tarefas, prazos e recursos de um projeto. Envolve também a comunicação dos progressos e resultados alcançados para os clientes, staff ou administração superior.

13 Gestão de Projetos Itens Básicos Pessoas Qualidade Escopo Parcerias Integração Comunicação Custo Tempo Riscos

14 Gestão de Projetos Modelo Marco Lógico e Zoop O Marco Lógico (também conhecido como Logical Framework, LogFrame, MPP - Matriz de Planejamento de Projetos) é um método desenvolvido pela USAID para elaboração, descrição, acompanhamento e avaliação de programas e projetos. É utilizado por diversas agências internacionais de financiamento, como o Banco Mundial, o BID e a GTZ alemã -- que o incorporou ao seu método ZOPP (iniciais, em alemão, de Planejamento de Projetos Orientado a Objetivos).

15 Gestão de Projetos Modelo Marco Lógico e Zoop O Marco Lógico é uma matriz, cujas colunas são: Resumo Narrativo de Objetivos Indicadores para acompanhamento Fonte de Dados para Indicadores Pressupostos Relevantes

16 Gestão de Projetos Modelo Marco Lógico e Zoop RESUMO DESCRITIVO DE OBJETIVOS INDICADORES VERIFICÁVEIS OBJETIVAMENTE MEIOS DE VERIFICAÇÃO SUPOSIÇÕES OBJETIVO SUPERIOR OBJETIVO DO PROJETO COMPONENTES ATIVIDADES

17 Gestão de Projetos Modelo PMBOK O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é o resultado do esforço do PMI (Project Management Institute) em registrar e documentar uma base de conhecimentos para a atividade de gestão de projetos. A compilação dos conhecimentos e práticas geralmente aceitas na Gestão de Projetos gerou o PMBOK. A primeira versão do PMBOK foi lançada em 1984 e desde então ele passou por revisões e melhorias: 1987 (2ª versão), 1996 (3ª versão) e, finalmente, 2000 (4ª versão).

18 Gestão de Projetos Modelo PMBOK Área do Conhecimento Gestão da Integração Gestão do Escopo Gestão do Tempo Gestão do Custo Gestão da Qualidade Gestão dos Recursos Humanos Gestão das Comunicações Gestão dos Riscos Gestão das Aquisições Processos Desenvolvimento do projeto Execução e controle do projeto Planejamento do escopo Análise e controle do escopo Desenvolvimento do cronograma Controle do cronograma Orçamento e controle dos custos Garantia e controle da qualidade Montagem e desenvolvimento da equipe Planejamento das comunicações Distribuição e encerramento Identificação e análise dos riscos Controle e monitoramento Seleção de fornecedores Administração de contratos

19 Gerenciamento de um projeto 1 - Compreensão do ambiente do projeto Mudanças 5 - Controle do projeto 2 - Definição do projeto Ações corretivas 3 - Planejamento do projeto 4 - Execução do projeto (Processos num Projeto, segundo o PMBOK)

20 O ambiente do projeto O ambiente do projeto compreende todos os fatores (internos e externos) que podem afetar o projeto durante seu ciclo de vida, determinando o cenário e as circunstâncias nos quais ele será executado Compreender o ambiente é importante, pois: O ambiente influencia a forma como o projeto será executado O ambiente é o principal determinante das incertezas inerentes ao projeto

21 Fatores de atenção Transformações do Estado e nas políticas públicas Legislação vigente Configuração político-institucional Aspectos da cultura organizacional Demandas da sociedade Percepção dos usuários Inovações na área pública Novas tecnologias

22 Definição do projeto Definir seus objetivos propósitos resultados finais esperados critérios de sucesso Definir seu escopo as partes da organização que serão afetadas o período de tempo envolvido o processo na organização os recursos a serem usados as responsabilidades dos envolvidos Definir sua estratégia fases do projeto, dividindo-o em seções temporais marcos, ou eventos importantes na vida do projeto, nos quais revisões (de tempo, custo e qualidade) serão realizadas

23 Planejamento do projeto Identificar atividades Estimar tempos e recursos necessários para cada atividade Identificar relações de dependências entre atividades Identificar limitações de programação Fixar a programação

24 Execução e Controle do projeto monitorar o projeto checar o seu progresso avaliar o desempenho do projeto, comparando-o com a linha de base intervir no projeto para fazer as mudanças e adaptações necessárias

25 Ciclo de Vida de um Projeto 3 EXECUÇÃO / CONTROLE 4 FECHAMENTO NÍVEL DE ATIVIDADE 1 2 PLANEJAMENTO CONCEPÇÃO / INICIAÇÃO TEMPO

26 Os diferentes perfis - Tipologia Administrador Burocrático ideal weberiano Cumpridor de deveres Apego às regras formais Planejador/metódico Adepto da autoridade Formal Zelo pela hierarquia Inflexível à informalidade Gerente Caboclo Contemporizador Dividido entre o coração e a razão Tendência à centralização Contorna excessos formais com jeitinho Dificuldades quanto aos controles formalizados e planificação Novo Gerente Nova Gestão Pública Empreendedor Atento à competição e ao mercado Criativo/adaptado a mudanças Apto a liderar as pessoas Gosto por resultados e metas Autônomo/flexível Fonte: (Junquilho, 2004)

27 Especificidades Setor Público Objetivo Estratégico Geral Objetivos Financeiros Valores Setor Privado Competitividade Lucro, crescimento, conquista de mercado Inovação, criatividade, reconhecimento, boa imagem Setor Público Efetividade da Missão Institucional Redução de custos, eficiência Accountability, eqüidade, integridade Resultado desejado Satisfação do consumidor Satisfação do cidadão Stakeholders Acionistas, proprietários, mercado Contribuintes, demais Poderes, servidores públicos, lobistas Prioridades Orçamentárias definidas por: Justificativa para o sucesso Fatores-chave de sucesso Demanda dos consumidores Proteção de propriedade intelectual e de capital Taxa de crescimento, rendimentos, participação no mercado, singularidade, avanço tecnológico Lideranças, planejadores, parlamentares Bem-Estar social Segurança Nacional Práticas gerenciais melhores;economia de escala; Regularidade;Tecnologia padronizada Fonte: (Clemente, 2007)

28 Prefeitura de Curitiba Delineamento Estratégico - Necessidades atuais e futuras da população - Missão e Visão Estratégica Processo Estratégico - Planejamento - Gestão RH - Sistema de Informação - Flexibilização da estrutura - Processo de tomada de decisão Avaliação de processos e resultados Resultados Melhoria da qualidade de vida e satisfação da população

29 Prefeitura de Curitiba Área A Área B Área C Projeto 1 Projeto 2 Projeto 3

30 Prefeitura de Curitiba Lógica do Planejamento Lógica da política Construindo o Descritores Nós críticos Operações Produtos Resultados plano Como são os problemas? Por que existem os problemas? Como enfrentar os problemas? O que resulta das operações? A que visam os produtos? O que se espera dos resultados? Quais os problemas Programa de Governo Demandas da população Composição das forças políticas

31 Programa Gestão Pública e Cidadania FGV e Fundação Ford Objetivo: Encorajar estados, municípios e as organizações autônomas dos povos indígenas a partilhar com outros as abordagens que estão usando para resolver questões públicas e responder às necessidades da comunidade; avaliar e identificar os aspectos principais destas inovações e criar mecanismos para a disseminação ampla de abordagens práticas com potência para criar um governo eficaz.

32 Programa Gestão Pública e Cidadania FGV e Fundação Ford Desde 1996, foram enviados perto de 8 mil projetos e programas governamentais, em âmbito subnacional, que introduziram algum grau de inovação e, principalmente, trouxeram um impacto relevante à população. Percentual, segundo origem da inovação: Serviços Públicos 45% Cidadania e Direitos Humanos 24% Administração e Governo 10% Desenvolvimento Econômico e Social 10% Infraestrutura e Meio Ambiente 9% Judiciário 1% Legislativo 1%

33 Programa Gestão Pública e Cidadania FGV e Fundação Ford Para analisar as inovações em projetos e programas no Legislativo, o Programa Gestão Pública e Cidadania classifica as iniciativas em 5 categorias: Diálogo com a Sociedade e Participação de Minorias Mecanismos de Transparência e Prestação de Contas à Sociedade Educação Política para a Cidadania Democratização da Informação Modernização e Melhoria da Atividade Legislativa De 1996 até 2004 foram apresentados 48 Projetos e Programas.

34 Programa Gestão Pública e Cidadania FGV e Fundação Ford Alguns exemplos: Programa Interativo e Participativo - Santa Terezinha - MT Conjunto de ações que tem como objetivo tornar do conhecimento dos munícipes o que é a instituição pública Câmara Municipal, sua competência, organização, forma de funcionamento, e a sua relação com a sociedade; uma das ações relevantes é a transferência das sessões ordinárias de sua sede para realizações na zona rural.

35 Programa Gestão Pública e Cidadania FGV e Fundação Ford Alguns exemplos: Programa Pró-Cidadão - Núcleo de Educação Cidadã da Assembléia Legislativa do Espírito Santo Vitória - ES Busca promover a consciência cidadã das pessoas através de projetos e cursos desenvolvidos pelo poder legislativo e contribuir à inclusão social; convida alunos para conhecer a Assembléia, distribui a eles cartilha sobre seu funcionamento e os inscreve em curso sobre convivência, chama pessoas da terceira idade a participar de palestras e oficinas; oferece aulas do programa Dos Vox e curso pré-vestibular para deficientes visuais e ministra curso de formação para lideranças sociais nas comunidades.

36 Programa Gestão Pública e Cidadania FGV e Fundação Ford Alguns exemplos: Moderlegis Modernização do Legislativo - Câmara Municipal de Caruaru - PE Atua na modernização das atividades do poder legislativo municipal, facilitando o acesso da população aos serviços e contribuindo para a aproximação com o poder público; oferece um serviço de qualidade aos cidadãos e aos servidores, além de disponibilizar ferramentas adequadas para o melhor desempenho de suas funções, melhorando as condições de trabalho.

37 Problemas e Desafios Freqüentes Custos inadequados Cronograma não realistas Objetivos mal definidos Metas inadequadas Falta de indicadores de desempenho Pressupostos sem embasamento

38 Problemas e Desafios Freqüentes Definições insuficientes acerca de papéis e de responsabilidades Pouca participação dos níveis operacionais no desenho do projeto Projetos que são intermináveis e com muitas extensões

39 Problemas e Desafios Aspectos Conceituais Um método ou uma técnica, seja qual for, não está acima das pessoas. Diferentes racionalidades: econômica, administrativa e humana. Métodos e processos e a sua adequação aos interesses das pessoas. A velocidade das mudanças na Administração Pública Brasileira. A adoção de técnicas e métodos da área privada diferentes lógicas.

40 Livros

41 Artigos, teses e dissertações GIACOMINI, Carlos Homero. Gestão Estratégica de Projetos Multissetoriais Integrados na Prefeitura Municipal de Curitiba. Rio de Janeiro: Revista de Administração Pública, v. 35 (6), p , SANTANA, Angela. A Reforma do Estado no Brasil: estratégias e resultados. Lisboa: VII Congresso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, SEABRA, Sérgio Nogueira. A nova Administração Pública e Mudanças Organizacionais. Rio de Janeiro: Revista de Administração Pública, v. 35 (4), p , SOTO, Maria Josefa Del Carmen Martinez. Planejamento Institucional capacidade de conduzir ações. São Paulo: São Paulo em Perspectiva, p , SPINELLI, Marcos Paulo. Implementação de Projetos de Modernização Administrativa Municipal suportados pela Tecnologia de Informação: Estudo de Casos em Municípios do Estado de São Paulo. São Paulo: FEA-USP, (dissertação de mestrado) JUNQUILHO, Gelson Silva. Nem burocrata nem novo gerente : o caboclo e os desafios do Plano Diretor de Reforma do Estado no Brasil do real. Rio de Janeiro: Revista de Administração Pública, v. 38 (1), p , 2004.

42 Sites PMI PMBOK em São Paulo: Projetos e Programas Inovadores na Administração Pública em Contexto Local: Instituto Pólis Textos, artigos, casos e outras referências em Administração Pública Brasileira: Exemplo na utilização do Método ZOOP e de Marco Lógico em Projetos e Programas: