Ferramentas de Gestão para Coleções Biológicas. Paulo Holanda

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1 para Coleções Biológicas Paulo Holanda 2º Encontro de Coleções Biológicas da Fiocruz Rio de Janeiro, 2015

2 Contexto observação dos desafios vivenciados por coleções biológicas na última década; a importância da curadoria na gestão de uma coleção; visão sistêmica da gestão; distanciamento da missão; gerenciamento de uma coleção vs. gerenciamento de dados; uso de ferramentas de gestão podem direcionar soluções de problemas potencialmente complexos.

3 Contexto Um novo cenário revelação de novos desafios para as Coleções; necessidade de rearranjo de desequilíbrios das demandas; acompanhar a evolução tecnológica; Sistemas abertos, dinâmicos, nos quais suas unidades, conscientes de sua interdependência, investem significativamente no desenvolvimento de relações mutuamente vantajosas. inserção de Coleções em um novo ambiente GLOBAL e COMPETITIVO.

4 Contexto Um novo cenário revolução organizacional nas Coleções: reconhecimento institucional; Mudanças significativas no modo de gerir Coleções! se organizam pela complementaridade de suas atividades; "motivadas" crescentemente por novos patamares regulatórios e de padronizações, pela evolução das tecnologias e pela necessidade de inovar.

5 Contexto Um novo cenário coleções começam a buscar a melhoria de sua infraestrutura, processos e resultados. expectativa comum das Coleções: - implantar um modelo de gestão; - crescer ao longo do tempo; - promover rentabilidade através do acervo. Estruturar sua gestão por meio de modelos que assegurem sua sustentabilidade.

6 Contexto Um novo cenário atualmente, no mundo todo as Coleções contam com alguns modelos e diversas ferramentas, atrás da meta de tornarem-se cada vez mais homogêneas e conectadas. a quantidade e a diversidade de modelos de sistemas e ferramentas de gestão existentes dificultam o processo de escolha e a implementação por parte da Coleção.

7 Contexto Ameaças grande quantidade de iniciativas sem alinhamento e não integradas. frequentemente, falta de uma abordagem sistêmica na implantação de ferramentas quando aplicadas localmente.

8 Complexidade das coleções biológicas Partes interessadas clientes externos clientes internos mantenedores fornecedores sociedade As necessidades, os interesses e as expectativas dos interessados são, na maioria das vezes, potencialmente conflitantes quando vistos isoladamente.

9 Complexidade das coleções biológicas Diferentes atividades em uma coleção ensino pesquisa básica / aplicada extensão recursos humanos finanças computação administração geral secretariado atendimento ao público

10 Complexidade das coleções biológicas Fatores com impacto nos resultados Fatores Tecnológicos: equipamentos, infraestrutura, etc. Fatores Organizacionais: mecanismos decisórios, modelos gestão, etc. Fatores Humanos: treinamentos, conscientização, liderança, motivação, etc.

11 Complexidade das coleções biológicas Esquizofrenia Organizacional AV. TECNOLÓGICO FORÇAS COMPETITIVAS FORÇAS POLÍTICAS DISP. RECURSOS PARTES INTERESSADAS clientes externos clientes internos mantenedores fornecedores sociedade ATIVIDADES ensino pesquisa básica / aplicada extensão recursos humanos finanças computação administração geral secretariado atendimento ao público FATORES DE IMPACTO Tecnológicos Organizacionais Humanos SOCIEDADE MINISTÉRIOS ORG. REGULADORES OUTROS

12 Complexidade das coleções biológicas Estratégia Organizacional AV. TECNOLÓGICO FORÇAS COMPETITIVAS FORÇAS POLÍTICAS partes interessadas atividades fatores de impacto DISP. RECURSOS SOCIEDADE MINISTÉRIOS ORG. REGULADORES OUTROS

13 Implementando a Estratégia da Coleção FERRAMENTAS DE GESTÃO ESTRATÉGIA IMPLEMENTAÇÃO

14

15 O que são? Ferramentas de gestão são instrumentos metodológicos que têm como objetivo atingir a eficiência e/ou eficácia na realização de uma determinada tarefa ou processo. Para que servem? Elas permitem ao gestor realizar análises apropriadas de fatos visando tomadas de decisões baseadas em dados, identificando o caminho correto para a resolução efetiva dos problemas, fazendo isso mais rapidamente e sustentando estratégias por mais tempo.

16 Ferramentas de Gestão O que está disponível: benchmarking forecast open to buy just-in-time downsizing bsc handover core management feedback coaching outsourcing budget staff markup turnover break even point brainstorming pmo capacity building

17 Ferramentas de Gestão O que está disponível ciclo pdca diagrama de causa e efeito 5 porquês diagrama de pareto cartas controle fluxogramas histogramas diagrama de dispersão plano de ação diagrama de afinidades diagrama de relações árvore da decisão 5W2H 3F matriz gut pdcp

18 O que realmente precisamos: Curadoria e liderança Conhecimento sobre nossos processos Tomada de decisões baseada em FATOS Estímulo à participação dos colaboradores Valorização do trabalho em equipe Reconhecimento da capacidade intelectual Busca e eliminação da causa raiz dos problemas Planejamento

19 Fases da aplicação das ferramentas FASES 1. identificação do problema 2. determinação das ações e recursos 3. estabelecimento de planos contingenciais e cronograma FERRAMENTAS Sintetizar, classificar, estruturar ideias pouco definidas. Descobrir e analisar inter-relações de causa e efeito. Detalhar, desdobrar situações e ações desde o geral até o particular. Correlacionar de forma lógica para avaliar, estreitar e focalizar tomadas de decisões. Planejar as alternativas de atuação. Gerenciar prazos, prioridades e administrar os recursos.

20 Processos

21 Processos maioria das coleções não enxergam seus processos; processo como o resultado da articulação de pessoas, instalações, equipamentos, e outros recursos; sem planejamento do fluxo e volume de trabalho;

22 Processos processo processo processo

23 Documentos dificuldade contínua e explícita na compreensão, e preenchimento permanência de problemas após a sistematização dos registros incoerência ou inadequação na utilização

24 Documentos tipos de documentos identificação organização padronização tempo de retenção

25 Acervo inventários e catálogos critérios para inclusão/acesso softwares de gerenciamento microsicol Infomicro Sistemas(de(Informação(Gerencial(!(estrutura(organizacional;(!(processos(operacionais(e(administra9vos;(!(estrutura(de(comunicação.( Sistemas(de(Informação(do(Acervo(! (informação(associada(ao(material(biológico;(! (catálogos(e(serviços(disponíveis(ao(usuário;((! procedimentos(relacionados(ao(material((biológico.(

26 Projetos Orientar a tomada de decisão no que se refere à submissão de projetos, de modo a garantir o alinhamento destes com os objetivos estratégicos da Coleção e da Instituição; Definir sistemática para elaboração, acompanhamento e controle dos projetos; Definir diretrizes para que os conhecimentos gerados a partir dos projetos desenvolvidos sejam mantidos organizados, classificados e indexados, permitindo dessa maneira a sua disponibilização mais eficiente às partes interessadas;

27 Projetos Processo de acompanhamento e controle de projetos: - aplicar o plano de ação proposto; - fazer uso dos indicadores e analisar relatórios de acompanhamento; - intermediação e boa comunicação com as partes interessadas; - prestação de contas.

28 Pessoas demora ou incorreções na geração de dados, entrega de resultados, documentos; rendimento individual fraco; sobrecargas individuais; insatisfação dos membros da equipe na execução de suas atribuições.

29 Pessoas Melhora a comunicação. Melhora a produtividade e moral da equipe. Pode ser um processo completamente individual. técnicas excelentes para o desenvolvimento de capacidades. produz resultados que podem ser observados de forma direta e imediata. aprendem-se muitas coisas com nossos colaboradores.

30 Pessoas No cenário atual, onde as coleções enfrentam diversos desafios, o foco são as pessoas e suas competências. Trata-se da maneira de lidar com o cotidiano, de forma a possibilitar a formação do capital intelectual de uma coleção, maximizando os talentos e potenciais existentes.

31 Pessoas: O Curador

32 Ferramentas de Gestão Pessoas: o Líder e o Chefe Chefe Líder é temido por suas atitudes é seguido e respeitado focaliza na estrutura focaliza na missão e valores depende de controle inspira confiança visão de curto prazo visão de longo prazo como, quando e quem porque foco operacional foco estratégico faz com que as pessoas façam faz com que as pessoas queiram fazer

33 Aplicando alguns métodos 5W2H: - what - who - when - where - why - how - how much Plano de Ação 5W2H AÇÃO O QUE QUEM QUANDO ONDE PORQUE COMO QUANTO

34 Aplicando alguns métodos Ciclo de Deming (PDCA) - plan - do - check - act

35 Aplicando alguns métodos avançados Projeções: - análise de séries temporais (projeções com base em dados que se repetiram no passado); - projeções derivadas (comparação de variáveis); - relações causais (identifica regularidades).

36 Abordagens Pensamento sistêmico: Entendimento das relações de interdependência entre os diversos componentes da Coleção, bem como entre ela, a instituição e o ambiente externo. Aprendizado organizacional: Busca e alcance de um novo patamar de conhecimento para a Coleção por meio da percepção, reflexão, avaliação e compartilhamento de experiências.

37 Abordagens Orientação por processos e informações: Compreensão e segmentação do conjunto das atividades e processos da Coleção que agreguem valor, sendo que a tomada de decisões e execução de ações deve ter como base a medição e análise do desempenho, levando-se em consideração as informações disponíveis, além de incluir os riscos identificados. Visão de futuro: Compreensão dos fatores que afetam a Coleção em curto e no longo prazo.

38 Abordagens Geração de valor: Produção de resultados consistentes, tecnicamente válidos e rastreáveis. Cultura da qualidade, segurança, inovação e capitalização do acervo: Promoção de um ambiente que congrega expertises, seguro, favorável à prestação de serviços sem deixar de lado a criatividade, a pesquisa e implantação de ideias que possam gerar um diferencial para a Coleção.

39 Abordagens Conhecimento sobre os usuários: Conhecimento e entendimento do usuário, visando o estabelecimento da fidelização, consequentemente, gerando cada vez mais retenção e valores para eles. Desenvolvimento de Parcerias: Desenvolvimento de atividades em conjunto com outras Coleções a partir da plena utilização das competências essenciais de cada uma, objetivando benefícios para ambas as partes.

40 Abordagens Responsabilidade perante a sociedade Atuação que se define pela relação ética e transparente com todos os públicos com os quais a Coleção se relaciona. Refere-se também à inserção da mesma no desenvolvimento sustentável da sociedade, preservando recursos para gerações futuras, atuando com segurança, respeitando a biodiversidade e o meio ambiente, promovendo a redução das desigualdades sociais como parte integrante da estratégia da Coleção.

41 Abordagens MEG

42 Obrigado!

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