REGULAMENTO E CRITÉRIO DE PONTUAÇÃO PARA AUDITORIAS DO PROGRAMA 8S s

Transcrição

1 REGULAMENTO E CRITÉRIO DE PONTUAÇÃO PARA AUDITORIAS DO PROGRAMA 8S s 1- INTRODUÇÃO: O Programa 8 S é uma adaptação do 5 S à realidade brasileira que busca a organização e limpeza do ambiente, bem como a eliminação de perdas através de ações educativas e treinamento, resultando em melhor qualidade de vida no trabalho e como consequência, maior produtividade. Este regulamento tem como finalidade estabelecer regras e critérios para realização das auditorias do Programa. Para estas auditorias os departamentos são divididos levando em consideração a atividade fim que cada um desempenha e não pelo espaço físico ou quantidade de colaboradores. As recomendações para divisão dos departamentos são feitas pela qualidade, que coordena as auditorias na empresa. 2- TIPOS DE AUDITORIAS: Existem 2 tipos de auditorias: Quadrimestral e Ordem Mantida. Ambas auditorias seguem as mesmas regras, divergindo-se apenas com relação a periodicidade e abrangência, conforme abaixo: As auditorias quadrimestrais acontecem na matriz e unidades maiores da empresa e semestralmente nas unidades de médio e pequeno porte e envolvem todos os colaboradores, bem como todos os lugares, arquivos, mesas, gavetas, pastas, etc As auditorias de ordem mantida são realizadas quinzenalmente na matriz, Betim, Diadema e Camaçari. São auditorias surpresa, sem divulgação da data para nenhuma das áreas. Em uma auditoria de ordem mantida o mesmo local pode ser auditado mais de uma vez dentro de um mesmo quadrimestre. 2.3 Para o registro destas auditorias, o auditor deverá utilizar os formulários Ordem Mantida ou Quadrimestral

2 3 REGRAS GERAIS PARA AUDITORIAS: 3.1 SENSO DE DETERMINAÇÃO E UNIÃO: O Programa 8 S começa por este senso pois demonstra a determinação da alta administração da empresa para com o Programa e a importância da união de todos para que o mesmo tenha êxito. Escala de limpeza não está disponível ou o departamento não possui escala Escala de limpeza das áreas comuns não está sendo cumprida 0,75 0,50 O departamento deverá registrar a responsabilidade pela limpeza e conservação de cada área do próprio departamento através do formulário Escala de Limpeza. A escala deverá ficar exposta em um ponto estratégico do departamento, pode ser até mesmo na rede. Local do café, arquivos/armarinhos de uso comum, bebedouro, mesas não ocupadas sujos (as) ou com excesso de poeira. Desrespeito ao auditor 5,00 Desrespeito ao auditor durante a auditoria Evidência de ajuda a um setor abaixo da meta 1,00 Quando um departamento ficar abaixo de 97 pontos no fechamento da auditoria quadrimestral ele poderá receber ajuda de um outro departamento. O departamento que prestará a ajuda deve ter atingido a pontuação acima de 97 pontos. O colaborador que for prestar esta ajuda tem que ter passado pelo treinamento de auditor interno. A ajuda deve ocorrer já na próxima quinzena após a quadrimestral e a Qualidade irá verificar a eficácia na semana subsequente. A pontuação só ocorrerá após a verificação da eficácia pela Qualidade. Se a ajuda for considerada eficaz a pontuação ocorrerá no quadrimestre corrente a data da ajuda. Cada departamento poderá auxiliar no máximo 3 departamentos por quadrimestre. A evidência da ajuda prestada, bem como a verificação da eficácia deverá ser registrada no formulário Check List de Melhoria de Performance.

3 Eficácia na ajuda recebida de outro departamento 0,30 O departamento que ficou abaixo de 90 pontos e recebeu a ajuda demonstrouse eficaz nas ações tomadas. Colapso - Impossível realizar auditoria ou diversas não conformidades 30,00 Reincidência de não conformidade - Diversas NC em mais de um senso, no mesmo local ou impossibilidade de realizar auditoria (armários/gavetas fechados, portas fechadas, desorganização) Para todas as não conformidades anotadas nas auditorias quadrimestrais e de ordem mantida, é necessário que o gerente ou encarregado da área providencie a imediata correção. Pois será aplicada a regra de pontuação por repetição da anotação. Caso ocorra a repetição da não conformidade a pontuação de reincidência será o dobro da pontuação da NC encontrada. A reincidência será considerada levando-se em conta o resultado de todas as auditorias de ordem mantida do ciclo correspondente. 3.2 SENSO DE TREINAMENTO: Assim como o senso de Determinação e União, o senso de Treinamento é fundamental pois ele prepara e orienta todos os colaboradores, de todos os níveis, para atuarem de forma objetiva e eficaz. Conhecimento sobre o 8'S 0,20 Conhecimento sobre os indicadores de performance do departamento 0,20 Durante a auditoria o auditor poderá questionar algum colaborador sobre algum senso Durante a auditoria o auditor poderá questionar algum colaborador sobre a interpretação dos indicadores de performance do seu departamento / filial Falta de EPI ou uso incorreto 0,30 O colaborador não cumpriu a norma da empresa e o treinamento realizado

4 Atender ao telefone incorretamente 0,50 O colaborador não indicou o seu nome, bem como o nome do departamento ao atender uma ligação interna ou não indicou o nome da empresa e o seu nome ao atender uma ligação externa O departamento está abaixo da média estabelecida para as avaliações de eficácia Falta de cada peça de uniforme 0,50 Falta do manual do colaborador e/ou cartilha do Programa 8 S Falta de crachá ou seu uso inadequado 0,60 A média do departamento nos mandatórios do quadrimestre foi menor que 7 0,55 0,50 O colaborador não está utilizando o uniforme (considerar camiseta, calça e blazer, se houver). Camisetas comemorativas não são permitidas (SISSQ, festa do caminhoneiro, etc) O colaborador não está com o manual do colaborador e/ou cartilha do Programa 8 S. O colaborador não está utilizando o crachá. Obs.: Será considerado também o crachá de estagiário e provisório, visto que o crachá não serve apenas como identificação da pessoa mas também como identificação de que a mesma é colaboradora do Expresso. O uso incorreto (dentro do bolso, em cima da mesa, por dentro da blusa, etc) do crachá também será demeritado. 3.3 SENSO DE DESCARTE: Selecionar materiais, documentos, peças e equipamentos de acordo com a frequência de utilização. Separar tudo aquilo que realmente é útil e descartar o que não é mais necessário. Deixar próximo o que se utiliza com mais frequência e mais distante aquilo que se usa com menos frequência. Calendário está desatualizado 0,02 Calendário fora do mês/ano vigente Objetos/Documentos obsoletos 0,50 Objetos/documentos sem utilidade sendo mantidos. (Inclui lista telefônica interna - impressa ou no computador)

5 Acúmulo de objetos e materiais sobre armários e mesas Ramal e na lista telefônica interna obsoletos 0,40 0,15 Armários e mesas sem utilização, servindo como 'depósito' de objetos/materiais Qualquer inclusão, exclusão e/ou alteração de ramal e/ou deve ser avisado ao departamento de Comunicação. Durante a auditoria este item poderá ser verificado e o seu não cumprimento acarretará em demérito SENSO DE ORDENAÇÃO: Organizar documentos, equipamentos e materiais de maneira prática, possibilitando acesso rápido e fácil a eles. Identificar gavetas, armários, estantes e pastas a fim de facilitar a procura por objetos e documentos. Melhorar etiqueta 0,05 A identificação da gaveta / arquivo necessita ser melhorada Falta de identificação (etiqueta) 0,50 Etiqueta fora do padrão 0,02 Materiais deixados na portaria excedeu o prazo permitido 0,40 A gaveta / arquivo / telefone não possui etiqueta de identificação. Objetos aguardando descarte ou retirada por outros departamentos também devem estar identificados Possui etiqueta de identificação porém a mesma está fora do padrão estabelecido / incidência Quando precisar deixar material na portaria o mesmo deverá ser acompanhado da minuta de despacho. Antes de enviar o material o remetente deverá informar por o destinatário, copiando a portaria. Quando o material chegar na portaria o porteiro deverá comunicar o destinatário informando que ele terá o prazo de 48 horas (considerando apenas os dias úteis) para retiralo. Se dentro deste prazo o material não for retirado, ocorrerá o demérito para o destinatário.

6 Etiqueta de Não Conformidade 1,00 Falta de ordenação 0,25 Materiais em gavetas trocadas Coleta seletiva realizada de maneira incorreta 0,20 O responsável pelo Programa deve fazer uma ronda semanal para verificar qualquer irregularidade na empresa. Se alguma anomalia for encontrada, ele deve identifica-la através do adesivo apropriado colocando a data, o nome do responsável pela mesma e o nome do auditor. Então, o coordenador do programa irá tirar uma foto da etiqueta, outra foto do material com a etiqueta e notificar o responsável pela anomalia, via . O mesmo terá o prazo de uma semana para retirar ou identificar o material. Caso na próxima ronda o responsável pelo programa encontre o mesmo material nas mesmas condições da semana anterior, o setor responsável será demeritado. Lixeira de lixo comum com material reciclável ou lixeira de material reciclável com lixo comum Itens que ficam sobre a mesa e não é necessário identificar: calendário de mesa, cartões de visita, computador ou equipamento de uso diário, lista telefônica interna, telefone (identificar número), celular: pessoal ou da empresa, formulário de recado, grampeador e furador, enfeites sobre a mesa e/ou armários, porta retrato de mesa, enfeites, porta objetos / porta trecos Itens que são considerados pessoais: bolsas, blusa de frio (a blusa pode ficar pendurada na cadeira), celular pessoal ou da empresa, itens que esporadicamente trazemos de casa como em caso de viagem por exemplo, itens relacionados com higiene pessoal e para alimentação na empresa, manual do colaborador, cartilha do Programa 8 S 3.5 SENSO DE LIMPEZA: Este senso vai além do ato de limpar. Devemos nos policiar e procurar colocar em prática o hábito de não sujar, inspecionando e descobrindo as fontes das sujeiras a fim de ataca-las. Poeira pontual 0,05 Pouco de poeira em cima de mesas, armários, computador, etc

7 Chão sujo 0,50 Embora existam pessoas designadas para limpar o chão a responsabilidade de manter o mesmo limpo e supervisionar para que a limpeza seja bem feita é do departamento Excesso de poeira 0,25 Excesso de poeira em cima de mesas, armários, computador, teia de aranha etc Para verificação do requisito poeira pontual e excesso de poeira será disponibilizado uma régua de 15 centímetros que corresponderá a área a ser verificada. 3.6 SENSO DE SAÚDE: Praticar atividades físicas, ter uma alimentação adequada e realizar tarefas dais quais gostamos, melhora o nosso humor, nossa auto estima e, consequentemente, nos sentimos mais motivados e mais produtivos. Neste senso, podemos destacar também a Política de Alcool e Drogas mantida pelo Expresso Nepomuceno. Risco de acidente 1,00 Falta de limpeza do filtro do ar condicionado Quando o departamento notar algum potencial risco de acidente o mesmo deverá comunicar a situação ao departamento de apoio para as devidas ações (ex.: Segurança, Compras, terceiros, etc.). Porém, enquanto as ações não são tomadas, o departamento deverá tomar medidas de contenção a fim de evitar o acidente. Quando o problema em potencial puder ser sanado pelo próprio departamento, o mesmo deverá tomar as ações cabíveis. Durante a auditoria se o auditor notar o potencial risco de acidente e o departamento não apresentar evidências, como ou proposta lançada no MIP de que o problema está sendo tratado, ocorrerá o demérito. Se a proposta lançada no MIP ultrapassar o prazo limite de implantação o departamento será demeritado. 0,50 Sujeira no filtro do ar condicionado

8 Mofo ou lodo 0,50 Móveis em mal estado de conservação 0,15 O departamento apresenta mofo ou lodo em suas dependências e não tomou medidas para sanar o problema O departamento apresenta móveis em mal estado de conservação e não solicitou reparo Uma não conformidade só será de responsabilidade da empresa, quando o colaborador, comprovar no decorrer da auditoria, que já solicitou o conserto ou o reparo da mesma. Caso a anomalia seja detectada somente na hora da auditoria, o departamento é que perderá os pontos correspondentes. Até a anomalia ser sanada pela empresa, o departamento deverá fazer o acompanhamento, levando o problema encontrado à Diretoria mensalmente. 3.7 SENSO DE ECONOMIA E COMBATE AO DESPERDÍCIO: Analisar e propor modificações e melhorias, quase sempre de baixo ou nenhum investimento, mas que combatem os desperdícios reduzindo os custos e aumentando a produtividade. Uso irracional de energia 0,50 Computador, luz, ar condicionado, bebedouros ou outros eletroeletrônicos ligados sem necessidade. Será verificado também se o computador está programado para entrar em stand by após 30 minutos sem uso Excesso de material de escritório 0,15 Material de escritório em excesso Uso de copo descartável 0,50 O colaborador está utilizando copo descartável Com relação aos materiais de escritório, será permitido 1 caneta de cor azul ou preta, 1 caneta de cor vermelha e para os demais objetos será permitido somente uma unidade É considerado material de escritório: canetas, lápis ou lapiseira, borracha, régua, rascunhos, cd s, cartão de visita, flanela, capa de computador, calculadora, clip s, gominha, tesoura, cola comum ou bastão, durex, fita adesiva, grampo e visor para etiquetas de pasta suspensa, percevejos, carimbos, molha dedo, grampeador, furador e caneta marca texto, chaves (da empresa) e papel contact,

9 bloco para rascunhos, papel vergê, estilete, apontador, pilha, corretivo, envelopes, super-bonder, almofada de carimbo, fita de calculadora, pincel para quadro branco, grafite, bobina para fax. 3.8 SENSO DE ORDEM MANTIDA: Buscar o auto desenvolvimento e consolidar as melhorias alcançadas com a prática dos 7 sensos anteriores. O senso de ordem mantida resume-se, basicamente, em fazer o Programa acontecer Assim como nas auditorias quadrimestrais, durante as auditorias de Ordem Mantida os auditores poderão demeritar o departamento pelo não uso do uniforme e crachá, mesmo que o(s) colaborador(es) que estiver(em) sem crachá/uniforme não seja(m) o colaborador responsável pela mesa auditada. O uso do crachá e/ou do uniforme só será abonado se for comunicado à Qualidade com antecedência. Se a comunicação só ocorrer durante a auditoria haverá demérito. Também não será abonado o excesso de justificativas em um período curto Para que seja possível verificar o senso de Economia e combate ao desperdício, as auditorias de Ordem Mantida poderão ocorrer fora do horário administrativo. Se alguma não conformidade for encontrada, o auditor deverá registrá-la, através de foto, que posteriormente, será enviada para o responsável pela área auditada. Nestas auditorias, serão verificados: impressoras, monitores/computadores, estabilizadores, bebedouros, luzes, ar condicionado, cafeteiras e outros equipamentos, bem como as janelas esquecidas abertas. Os itens de uso comum, como por exemplo, impressoras que são utilizadas por mais de um departamento, serão auditados, mas não haverá o demérito. 3.9 CONSIDERAÇÕES: Se durante a auditoria for encontrada qualquer outra não conformidade que não se enquadrem nos requisitos abordados no check list de auditoria, o auditor deverá registrá-la no campo Itens genéricos sobre o senso e o critério de pontuação seguirá conforme relacionado abaixo:

10 Itens genéricos sobre o senso - O auditor deverá registrar nesse campo outras não conformidades encontradas que não constam no check list. A pontuação será entre 0,50 a 1,5 pontos dependendo da gravidade da situação. Quem definirá a pontuação a ser descontada é o próprio auditor que terá propriedade para avaliar a situação Salientamos que os auditores têm autoridade concedida pela Diretoria, para atuarem em TODAS as áreas, mesas, arquivos, gavetas, pastas, etc. do Expresso Nepomuceno S/A. Durante as auditorias, deve-se cooperar ao máximo com eles e respeitá-los como autoridades aprovadas para o serviço. O desrespeito ao auditor acarretará em demérito de acordo com os critérios de pontuação Os auditores ficarão atentos à área e registrarão qualquer irregularidade que estiver evidente, debitando os pontos correspondentes. 4 - REGRAS DE PONTUAÇÃO: 4.1 No início de quadrimestre, cada departamento receberá um crédito de 100 pontos. A meta do Programa é de 97 pontos. Caso haja alguma irregularidade a mesma será registrada no formulário adequado (Ordem Mantida ou Quadrimestral) no senso correspondente. A pontuação final se dará do somatório dos deméritos da auditoria programada mais os deméritos das auditorias de ordem mantida do ciclo correspondente. O departamento que obter a maior pontuação no final do ciclo, ficará com o troféu exposto em sua área até o próximo ciclo. OBS.: Qualquer revisão do relatório final deverá ser solicitada antes da reunião de encerramento (Café da Qualidade); Qualquer departamento que ficar abaixo de 97 pontos em uma auditoria quadrimestral, receberá uma PRÉ-AUDITORIA EDUCATIVA, antes da próxima quadrimestral, com intenção de treinamento e orientação, a fim de ajudá-los a voltar, no mínimo, para a meta do programa;

11 4.3 - No final do ano o departamento que obtiver a melhor pontuação, com base na média das auditorias passadas, será premiado como EQUIPE PADRÃO DO PROGRAMA 8S's e ficará definitivamente com o troféu. Quando houver empate entre as equipes, os critérios para desempate seguirão a ordem abaixo: 01 O departamento que tiver mais evidências de ajudas eficazes a outros departamentos no quadrimestre corrente; 02 - A equipe com melhor nota nas auditorias de Ordem Mantida (aplicável às unidades com Ordem Mantida); 03 - A equipe com a melhor nota na última auditoria programada; 04 - Se o empate permanecer, a equipe campeã será a que obteve melhor nota na média das duas últimas auditorias e assim sucessivamente.