EVENTOS. Boa sorte! Versão 1.0 -

Transcrição

1 EVENTOS Neste capítulo, abordaremos os itens que devem ser considerados na produção de um evento Flytour. A definição dos vários tipos de eventos existentes, apresentação de um check-list básico e até sugestões para alguns tipos de eventos feitos pelo grupo. É importante seguir sempre estas recomendações para evitar gafes e até fracassos que podem ocorrer quando alguns cuidados não são tomados pela falta de experiência. E, principalmente, para que os eventos do grupo sejam padronizados, mantendo as mesmas características e qualidades em todo o Brasil. É bom lembrar que, este capítulo traz algumas recomendações básicas, mas cada evento tem sua peculiaridade, com diferentes públicos-alvo e objetivos. Portanto, os eventos precisam ser trabalhados com muito cuidado e preocupação de detalhes, e sempre que possível, com auxílio do depto de eventos e de marketing do Grupo Flytour. Boa sorte! Versão 1.0 -

2 O Que é um Evento? Evento é um conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcançar seu público-alvo, seja ele interno ou externo, através do lançamento de produtos ou serviços, da apresentação de uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua imagem. Classificação de um Evento Os eventos podem ser classificados conforme o número estimado de participantes: Pequeno - até 100 participantes Médio- entre 100 e 300 participantes Grande - acima de 300 participantes Megaeventos - acima de 5 mil participantes Versão m i

3 Tipos / Formatos de Eventos Congresso Evento de caráter técnico ou científico, com programação focada em uma determinada área do conhecimento. Normalmente ligado a entidade de classe, tem comissão organizadora, regulamento e regimento das sessões anteriormente aprovadas por esta comissão. Neles são apresentados trabalhos e propostas, que ao serem discutidas geram conclusões que podem ser adotadas no todo ou em parte. Estes trabalhos e conclusões irão compor um documento final do evento, a ser distribuído a todos os congressistas e muitas vezes, encaminhados a autoridades governamentais ou não. O congresso pode ter abrangência regional, nacional ou internacional, utilizando em seu desenvolvimento diversas técnicas de apresentação como mesas redondas, sessões plenárias, painéis, reunião de comissão... Versão 001

4 Convenção Reuniões fechadas, promovidas por entidades políticas ou empresariais para troca de experiências e informações, reciclagem, treinamento, entrosamento, sempre com temas de interesse comum ao grupo. As convenções buscam a integração do grupo, submetendo-o a determinados estímulos coletivos, para que passe a agir em defesa dos interesses da empresa ou partido político. Mesa Redonda Reunião do tipo clássico, preparada e conduzida por um coordenador / moderador, que orienta a discussão para que se mantenha sempre dentro do tema principal. Os especialistas possuem um tempo limitado para a exposição e debatem posteriormente entre si. A plateia pode ou não participar, através de perguntas. Simpósio É um tipo derivado da mesa-redonda, possuindo como característica o fato de ser de alto nível, com a participação de especialistas de renome. Difere também pelo fato dos expositores não debaterem entre si os temas apresentados. Os debates, são efetuados diretamente ao participante da plateia, o qual deve participar ativamente dos trabalhos. É utilizado para estudar problemas complexos. Versão 1.0 -

5 Painel É outro tipo de reunião derivado da mesa-redonda. Especialistas em determinado assunto apresentam seus conhecimentos. Normalmente há um orador e 4 painelistas que debatem entre si sob a coordenação de um moderador. A diferença entre o painel e a mesa redonda é que no painel, o público assistente não possui o direito de formular perguntas à mesa. Fórum Reunião com público numeroso, que deve ser motivado a debater livremente sobre um tema único. Há um coordenador que reúne as opiniões e formula uma conclusão que representará a ideia da maioria. Esta modalidade de evento é usada para discussão de problemas sociais ou de interesse para a população como um todo. Seminário Exposição oral de diversas pessoas do mesmo nível com conhecimento prévio do assunto. Liderado por um técnico, passa por três fases: exposição, discussão e conclusão. Versão Mar/2001/

6 Palestra Apresentação oral sobre determinado assunto. A exposição de caráter informativo é feita por um único apresentador e as perguntas são feitas de forma direta normalmente após o término da palestra. Conferência E um tipo de reunião muito praticada, que consiste na apresentação de um expositor de renome chamado conferencista, para um auditório desconhecido, que após a apresentação participará fazendo perguntas identificadas, por escrito ou pelo microfone. Workshop Grupo ou oficina de trabalho, é uma reunião de especialistas para apresentação de novas técnicas, desenvolvimento de novos temas. Atividades bastante usadas no meio artístico. Exposifão Exibição ao público, que pode ser de caráter artístico, cultural, técnico ou científico. Pode haver ou não objetivo produtos expostos.

7 Feira É um evento complexo de grande porte e evidente interesse comercial. É composta de várias empresas, organizadas em stands (padrões ou projetados) que se estruturam para divulgar e promover produtos, técnicas e serviços. As feiras podem ser setoriais (segmentadas) ou diversificadas (geral). Coquetel É uma reunião de pessoas para comemorar uma data, um acontecimento. São servidas de forma equilibrada, bebidas e canapés. É um evento de curta duração. Brunch De origem Americana, o brunch é uma atividade que resume um misto de café da manhã e almoço. Acontece no meio do período matutino, em espaços abertos, como beira de piscina e jardins de hotéis ou residências. O brunch se presta a reuniões de cunho meramente social, como também para a apresentação de campanhas publicitárias, projetos, relatórios, lançamentos fechados, enfim, atividades que envolvem um número restrito de pessoas e possam ser revestidas de um cunho informal. Versa

8 Organização e Planejamento de Evento O sucesso ao planejar um evento consiste em analisar as características do evento e as necessidades dos participantes e palestrantes, estabelecendo a partir desta análise, quais as etapas a serem desenvolvidas a fim de obtermos uma organização impecável. Para tanto, estaremos apresentando algumas etapas que julgamos imprescindíveis para a organização e planejamento de um evento para o Grupo Flytour. Preparação Escolha da Data É muito importante antes de definir a data do evento, checar a disponibilidade dos hotéis, dos voos, e das salas onde será realizado o evento. A orientação é que se evite datas próximas a feriados, tanto para o início ou término do evento, desta forma não haverá problemas nem de disponibilidade, nem de trânsito para a chegada ao local do evento. Uma vez definida a data, informar todos os envolvidos o mais rápido possível para que possam se programar. Versão 1.0

9 Produção dos Materiais Em função do tema, é importante definir a duração do evento e os materiais a serem criados, tais como: banners, faixas, crachás, camisetas, bonés, certificados de participação, fichas de avaliação e fundo para as apresentações em Power Point. Obs: os materiais criados poderão ser aproveitados em eventos futuros desde que estejam em perfeitas condições de utilização e de acordo com o tema do evento. Programação Consiste na elaboração do calendário e distribuição das atividades do evento com datas e horários. Neste calendário deverão constar além das atividades oficiais dos palestrantes, as atividades sociais, turísticas, de entretenimento e culturais. A programação deve ser enviada a cada participante juntamente com o mapa do local do evento, com antecedência mínima de 3 dias. Esta programação deverá estar exposta de forma visível em vários locais do evento e também ser distribuída com o material dos participantes. Qualquer alteração na programação deverá ser informada a todos. Lembre-se também de alertar sobre os trajes a serem utilizados durante o evento. Versão.(-

10 Criação de Planilhas de Controle Itens a serem considerados na formatação de planilhas de controle: Participantes (nome, unidade, número de participantes) Custos do evento (importante obter no mínimo 3 orçamentos de fornecedores para comparação de preços) Rooming list Transportes - relacionar todos os dados pertinentes ao transporte utilizado pelos palestrantes, tais como: número e horários de chegada e saída dos voos e localizadores de reserva quando o meio de transporte for aéreo. No caso de transporte rodoviário, lista de passageiros devidamente identificados (nome e RG) por ônibus, com horários de partida e chegada. Contato com fornecedores de material em geral (inclusive dos fornecedores substitutos no local) Escolha do Local A correta escolha do local é fator primordial para o sucesso do evento. O local não envolve apenas o espaço físico onde o evento acontecerá, mas também a própria localização geográfica. Os espaços mais comuns são os hotéis, centro de convenções, clubes e auditórios de classe. É imprescindível uma visita de inspeção ao local do evento. Versão Mar/2001

11 Após a escolha do local, alguns itens devem ser observados: Fácil acesso de chegada aos participantes Acesso a deficientes Estacionamento Enfermaria Hospitais e farmácias nas proximidades Restaurante Buffet (pelo menos 2 opções, evitando comidas exóticas) Coffee Break Business Center Serviço de manutenção Serviço de limpeza Sala adequada ao número de participantes conforme o formato escolhido (auditório, espinha de peixe, formato "U", escolar e mesas redondas entre outros) Sala sem pilar entre o palestrante e os ouvintes, com ampla visualização entre ambos Iluminação e ar condicionado compatível com o ambiente Evitar salas que estejam próximas a áreas que possam produzir ruídos (piscina, salão de jogos, karaokê e discotecas entre outros) Versão!. O - Mor/200 T

12 Infraestrutura de Recursos Áudio-Visuais Data show e telas com reprodução e resolução proporcional ao tamanho da sala Retro-projetor Flip-chart Microfones (com e sem fio) TV Videocassete Sistema de som adequado ao tamanho da sala Operador para instalação e manuseio dos recursos acima citados durante o evento Obs: checar a voltagem antes de ligar qualquer equipamento. Convidando um Palestrante Quando se tratar de um evento em que seja convidado um palestrante, vale lembrá-lo detalhes como: Horário, local e data do evento Tema a ser abordado de interesse dos participantes Recursos áudio-visuais disponíveis Necessidade de materiais de apoio Versão Mar/2001

13 Modelo de Carta ao Palestrante São Paulo, de de Prezado Palestrante Agradecemos imensamente por ter aceito nosso convite para passar seus conhecimentos a nossos colaboradores. Gostaríamos de informá-lo que sua palestra está marcada para o dia / / no período de hrs às hrs. Solicitamos que chegue 30 minutos antes de sua apresentação para que possamos fazer os preparativos finais. Seria importante que no decorrer de sua apresentação fossem abordados os seguintes temas: Você poderá contar com nossa infraesírutura audiovisual, porém solicitamos que nos informe com antecedência quais equipamentos serão utilizados. A Flytour está (local da Palestra) localizada no seguinte endereço: Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com estaremos prontos a atende-lo., que Segue anexo a lista dos colaboradores que participarão da palestra. Atenciosamente, Versão 1.0 ^Mar/2001

14 Check-List Palestras ITENS Reserva da Sala Carta ao Palestrante Recursos Audio-Visuais Material de Apoio Sala x Número Participantes Ar Condicionado Iluminação Notebook / Computador Suporte do CPD Tela de Projeção Flip Chart S/N Matfírinl de Anoin Material Didático Lista de Presença Assessoria de Imprensa Banners Flytour / Fornecedor Certificados Crachás Coffee-Break Almoço Coquetel Configuração da Sala Checaqem dos Recursos Versão 1.0 -

15 Secretaria e Material de Suporte Existem Business Centers que oferecem alguns dos materiais citados abaixo, caso necessite utilizar algum destes materiais, peça o orçamento com antecedência. Impressora (verificar os cartuchos de tinta) Computador Telefone, fax Xerox Crachás em branco Cerfificados de participação em branco Fichas de avaliação do evento Caneta laser Papel sulfite Trasnparências Canetas Pincel atómico Régua, elástico, barbante Grampeador, furador Pastas Bloco de anotações Disquetes Fita dupla face, fita durex Pregos Ferramentas (martelo, chave defenda, tesoura...) Kit primeiros socorros Aconselhamos a permanência de uma pessoa do lado externo e outra do lado interno do evento para auxiliar as possíveis ocorrências. Versão l A - Vftar72í>01 /

16 Recepção É importante frisar que esta etapa será o primeiro contato do participante com o "clima do evento", portanto seja no aeroporto, no hotel ou nos locais onde acontecerão as atividades do evento, as sinalizações (de traslados, retirada de materiais, programação e brindes entre outros) deverão estar visíveis. Obs: em determinados eventos, é importante que cada participante tenha em mãos uma cópia de todas as apresentações. O coordenador do evento deverá estar no local com antecedência, para as providências finais como reconfirmação dos serviços locais contratados (filmagem, fotógrafos, shows...) e checagem dos equipamentos. Versão 1.0 -Mar

17 -Evento Ao término do evento, é necessário fazer um balanço, avaliando os resultados obtidos. Confira os principais itens a serem observados: Fichas de avaliação do evento Tabulação das avaliações Revelação das fotos ou filmes do evento Cópia de todas as notas fiscais Confecção de book do evento contendo toda sua documentação Fechamento dos custos Versão 1.0-Mar/20

18 Sugestões para Alguns dos Eventos Realizados pelo Grupo Neste tópico, elaboramos algumas sugestões para eventos que o Grupo Flytour realiza. Vale lembrar que, antes do fechamento do local para o evento, deve-se fazer uma visita de inspeção, para verificar se o mesmo atende às condições descritas nos tópicos anteriores deste capítulo e se está de acordo com suas necessidades. Convenção da Rede Flytour / Lançamentos de Produtos ou Serviços Com duração de mais de 1 dia e cerca de 150 participantes Sugestão: Sala de espinha de peixe ou escolar ou mesas redondas Pé direito alto Espaço para sonorização e tela de 150 a 200 polegadas Pranchões (mesas portáteis) deverão ser com espaço para no máximo 3 participantes O painel de controle da iluminação tem que ser no fundo da sala para o melhor manuseio Se houver workshop junto, é preferível que o hotel ou local tenha um foyer (espaço para servir o coffe-break) ou que a sala se divida em duas partes. Versão l &- Mar/200 í

19 TopTen / Secretárias e Eventos de Premiação ou Lançamentos Com duração de 1 dia e cerca de 50 participantes Sugestão: Estilo jantar, com mesas redondas para no máximo 6 a 8 pessoas e arrumação em meia lua. Dependendo da sala, deve-se colocar um palco (ó x 8 cm) e mais de uma tela. Treinamentos e Reunião Sugestão: Sala em "U" para no máximo 35 participantes Evento é uma Sequência de Detalhes... Instalações adequadas e pessoas bem preparadas fazem muita diferença na organização, pois estão relacionadas com os detalhes importantes que compõem um evento. Administrá-las é uma questão de primeira ordem. Versão 1.0