UNESP Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho
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1 UNESP Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho CURSO DISCIPLINA ATIVIDADE TÍTULO DO EVENTO LOCAL DATA COORDENADOR(ES) DO EVENTO Turismo Planejamento e Organização de Eventos Evento
2 IDENTIFICAÇAO Caracterização do 1.2 Proponente 1.3 Dimensão 1.4 Período de realização 1.5 Horário 1.6 Quantidade de vagas Área (s): Caráter: Tema: Unidade: Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho SubUnidade: Curso de Turismo XI Turma Outros órgãos: Abrangência: Públicoalvo: Número previsto de participantes: Local de realização: de de 2014 Dia da semana: Turno: Horas: Para venda de alimentos e bebidas: Para venda de artesanato: Para inscrições: Critérios de seleção Cronograma das atividades Outras informações relevantes do a) Participação (Estabelecer requisitos de quem poderá participar com atividades): b) Inscrições (Determinar: formato de formulário/data limite Comissão MKT): c) Premiação e/ou sorteio: Responsável (quem fará atividade?) / Atividade (qual será atividade apresentada?) / Horário previsto na programação Obs: De acordo com a previsão de horário, é importante que cada participante compareça pelo menos com 45 min. de antecedência do horário de sua apresentação.
3 2. O EVENTO 2.1 Justificativa Objetivo Geral 2.2 Objetivos Específicos 2.3 Descrição do Metodologia Explicar: Como será organizado? Como a turma foi dividida? Como cada comissão esta organizada? Como será feita a divulgação? Como serão as atividades da secretaria? Como serão as atividades de apoio e patrocínio? Como serão as atividades no dia do? Quais serão as atividades pós? Coordenador(es) Geral(is): Nome / CPF / Telefone / Comissão de Marketing: Nome / CPF / Telefone / Comissão de Patrocínio: Nome / CPF / Telefone / 2.4 Recursos Humanos: Envolvidos na realização Comissão de Secretaria: Nome / CPF / Telefone / Comissão de : Nome / CPF / Telefone / Comissão de Finanças: Nome / CPF / Telefone /
4 RECURSOS NECESSÁRIOS Espaço físico necessário para realização Nome: Endereço: 3.2 Recursos Audiovisuais, equipamentos e/ou material permanente a ser utilizado Contratações: e materiais: 3.3 Materiais de divulgação 3.4 Diversos 3.5 Serviços (transporte, alimentação, sonorização, decoração e outros)
5 4. CHECK LIST / CRONOGRAMA Evento Local Data 4.1 Coordenação ITEM CONTATO QUEM Quando Definição do local, data e hora Aquisição do pedido de autorização para uso da Feira Livre Receber o checklist pronto das comissões do Receber as fichas de inscrições Montar ordem de programação do Divulgar a programação aos participantes Cobrar cerimonial Delegar as funções para o Analisar o regulamento Verificar quem fara a limpeza Levar a programação para a turma na aula Falar com a imprensa Montar texto Realease Acompanhar o balanço financeiro do Convocar para reunião geral sempre que se fizer necessário Decidir o que será feito com o material que sobrar do Definir que será o cerimonialista do Todos Subprefeitura de Primavera Todos Secretaria coord. Secretaria coord. Secretaria coord. Marketing Finanças Todos Todos Definir como vai ser o sorteio Todos Definir quem vai sortear os brindes Definir quem vai entregar os brindes Definir onde será colocada a caixa para doação de alimentos (se houver essa atividade) Todos Todos
6 Enviar convite formal aos patrocinadores Montar os nomes para os inscritos no em tarjetas para o sorteio Secretaria coord. Secretaria coord.
7 4.2 Secretaria ITEM CONTATO QUEM Quando Redigir formulário de inscrição Redigir ofício a Prefeitura para uso do espaço Praça de Eventos Inicio do preenchimento do Projeto de Encaminhar tabela de dados pessoais, dos responsáveis pelo, via , para preenchimento do projeto de Preenchimento do projeto de Identificação Preenchimento do projeto de O Preenchimento do projeto de Recursos necessários Preenchimento do projeto de Checklist/cronograma Preenchimento do projeto de Proposta Elaborar ofício para o empréstimo dos equipamentos de som Anotar o nome da instituição para a qual serão doados os alimentos arrecadados Iniciar a elaboração do Regulamento das apresentações Encaminhar via o Regulamento das apresentações, para ver se todos estão de acordo Entregar para o financeiro a previsão de despesas Elaborar modelo de crachá Cobrar o número especifico das barraquinhas de alimentos e bebidas Preenchimento do projeto de Orçamento Elaborar o ofício que será encaminhado para a Policia, requisitando uma viatura no dia do do Todos os responsáveis pelo Todos Marketing Marketing Finanças
8 Elaborar o ofício que será encaminhado para a presença do Corpo de bombeiros no dia do Elaborar o ofício para XXX, requisitando o aluguel de equipamentos Elaborar o requerimento do empréstimo de matérias, caso necessário, do Lab. de A & B ou Eventos da Unesp Elaborar o cronograma das apresentações Entregar o ofício da lista dos equipamentos da feirinha Verificar se eh necessário a elaboração de certificados dos participantes Solicitar a Unesp o papel para impressão dos certificados Confeccionar os certificados Elaboração do roteiro de cerimonial Aplicação dos questionários no dia do Entrega do certificado de participação no dia do Redigir carta de colaboração/agradecimento dos patrocinadores Redigir carta de colaboração/ agradecimento dos feirantes presentes no Marketing Secretaria
9 4.3 Apoio e Patrocínio ITEM CONTATO QUEM Quando Elaborar a Checklist das empresas/entidades possíveis de apoio e patrocínio na cidade Elaborar cotas para patrocínio Contatar, por meio de visita, as empresas/entidades Levar carta de solicitação e demais informações quando da realização de visitas Passar os valores e benefícios adquiridos para Finanças Pedir nas empresas, de acordo com a cota escolhida, o logo da empresa para divulgação Passar o logo para elaboração de materiais de divulgação Divulgação com distribuição de material informativo nas empresas/entidades apoiadoras e patrocinadoras Secretaria Finanças Marketing Marketing
10 4.4 MARKETING ITEM CONTATO QUEM Quando Elaborar planos, formas de divulgação Levantamento dos locais a ser realizar a divulgação do Realização de divulgação na Feirinha Entrega de arte de divulgação (Flyer/folder) para o jornal da cidade Providenciar o maling list para o envio de convites e divulgação do Realizar a divulgação via internet (redes sociais, ) Realizar divulgação em Colégios Panfletagem das inscrições na Unesp Entrega dos panfletos de inscrição nos pontos de apoio e patrocínio Formulação da arte na forma escolhida Divulgação na Unesp, no pátio e nas salas de aula, entre os alunos Realizar as Inscrições Divulgação na internet com os patrocinadores Entregar a carta de agradecimento aos apoiadores e patrocinadores, após o Levantamento do número de celulares dos alunos para envio de SMS, divulgando o Envio de agradecimento por SMS para celulares, após o, àqueles que participaram Lista telefônica Diretores(as) e secretarias Secretaria Secretaria Com discentes e alguns moradores do município que os discentes possuem celulares, Apoio e Patrocinio (listar nomes) Datas diversas
11 4.5 EQUIPAMENTOS ITEM CONTATO QUEM Quando Elaborar a Checklist dos equipamentos necessários Contratação de equipamento de som Iluminação Alimentos e bebidas Palco Limpeza e manutenção dos banheiros ACI Primavera Listar materiais de decoração Orçamento de decoração Montagem decoração Artesanato de Primavera Artesanato de Rosana Oficio para PM e Corpo de Bombeiros Solicitação de instalação elétrico hidráulica Contratação de vigia Confirmar presença do artesanato Informar os devidos lugares aos vendedores Fazer um mapa da logística do Lista de orçamento geral para o financeiro Recolher ajuda de custo na Feirinha Passar ajusta de custo para o financeiro Comerciantes Reunião da equipe Receber a programação do Impressão dos crachás do Distribuição dos crachás Passar texto e a música para reprodução de vinheta Listagem do equipamento de som Retirada de materiais solicitados por RMS Responsável setor (unesp)
12 Entrega do ofício para o vigia noturno
13 4.6 FINANCEIRO ITEM CONTATO QUEM Quando Organização do movimento de caixa Montagem da Ficha de Orçamento Recebimento de Patrocínio (a partir da lista de empresas, listar uma por uma) Cobrança dos orçamentos da Comissão de MKT Cobrança dos orçamentos da Comissão de Cobrança dos orçamentos da Comissão de Secretaria Cobrança dos orçamentos da própria Comissão de Finanças Montagem da planilha de receitas e despesas Compras das comissões antes do Compras das comissões durante o Nome do responsável e telefone/contato MKT Secretaria Finanças Pagamento do serviço de som Pagamento do serviço de limpeza Pagamento do serviço de vigia e elétrico Compras para doação Finalização do Checklist Relatório final financeiro
14 5. ORÇAMENTO 5.1 Receitas Especificações R$ Patrocínio Listar empresas Total de Receitas 5.2 Despesas Especificações R$ Pessoal e encargos sociais Subtotal (1) Marketing Subtotal (2) Subtotal (3) Secretaria Subtotal (4) Requisição de materiais e serviços Subtotal (5) Total das despesas Reserva técnica (10% do total das despesas) TOTAL GERAL Este valor varia de acordo com o e fica a critério da equipe decidir seu percentual (Total das despesas + Reserva técnica)
15 6. PROPOSTA 6..1 Das obrigações dos realizadores do XXXX : (Listar...) 6.2 Das obrigações da Unesp Apoiar ações que colaborem no envolvimento de alunos, professores e trade turístico no ; Acompanhar o andamento do ; Representar o em visitas oficiais as autoridades locais, a imprensa e possíveis patrocinadores. Local: Data: Assinaturas dos coordenadores do
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