Planeamento e Seguimento de Projectos

Transcrição

1 Planeamento e Seguimento de Projectos Introdução Uma empresa sem objectivos a atingir é uma empresa desorientada, mas ter objectivos a atingir sem qualquer plano não deixa de ser apenas uma esperança. Muitos criticam, e todos sabemos que é verdade, que a grande maioria dos planos após concluídos ficam na gaveta e não são mais usados. Um plano nunca pode ser estático, pois é impossível prever-se o futuro e, assim, torna-se de imediato obsoleto mal esteja concluído. Por outro lado, também não devemos gastar nunca mais de 20% do tempo de um projecto a planear, sendo, lógico, este valor dependente da criticidade do projecto envolvido. Mas há uma coisa que todos ganhamos de certeza com planeamento: o processo. O obrigar-nos a pensar de forma estruturada e disciplinada é de certeza uma mais-valia que nos permite trabalhar O negócio em vez de NO negócio. Sabia que cerca de 95% das pessoas só ocupam 3% do seu tempo em tarefas que lhe fazem avançar para os objectivos, gastando todo o restante do seu tempo a vaguear por distracções tarefas não importantes e não urgentes ou ilusões tarefas não importantes, mas urgentes. Só com planeamento podemos dedicar-nos às tarefas importantes, que contribuem para os objectivos, sem que estas se tornem urgentes. Ou seja, conseguimos controlar o nosso destino em vez de sermos controlados por este. Assim, o que precisamos é de um método simples, flexível, prático e eficaz. É este o objectivo deste documento. Muitos métodos analíticos foram estudados ao pormenor, como Pert e Gant o fizeram, onde as tarefas são colocadas com ligações de precedências e limitações de recursos procurando evidenciar caminhos críticos. São altamente rigorosos e devem ser utilizados em situações muito críticas, mas, por experiência própria e confrontando com muitas outras pessoas, acabam sempre tornando-se em métodos de difícil manutenção e utilização.

2 O nosso método Em primeiro lugar foque-se em cada projecto elementar, um projecto realizável em nunca mais de um trimestre. Se tiver um projecto grande parta-o em projectos elementares e registe os seus pontos de interligação ou dependência. Numa matriz, abra várias colunas que representam semanas, Numa das semanas, mais perto do limite direito da matriz, mas sem ser a última coluna, marque a coluna com dia D, como sendo a semana em que terá o dia em que seu objectivo do projecto é atingido. É importante nesta fase não atribuir qualquer data específica. Depois, para as colunas seguintes numere com +1, +2, e assim sucessivamente, e para as colunas da esquerda numere com -1, -2, -3 e assim sucessivamente. Agora centre-se no dia do objectivo e imagine o que tem de estar pronto para que tudo corra bem e coloque essa informação nas linhas dessa coluna. Por exemplo, vamos imaginar que o nosso projecto seria dar um seminário. Neste dia D teríamos de ter uma sala, o material de projecção, dossiers para os participantes. Agora, em cada linha, ande para trás nas semanas e escreva uma tarefa importante que tem de estar concluída para que esta do dia D seja possível. Por exemplo, para ter uma sala necessitava de na semana anterior o acordo estar garantido e, porque em média das negociações até fechar acordo demora cerca de 4 semanas, então na semana -5 teria de concluir os pedidos de propostas. Siga este raciocínio para todas as questões levantadas e não desperdice muito tempo em detalhes, preocupando-se mais em dizer o que tem de conseguir terminar do que o que tem de fazer. Assim, está a partir o objectivo final em objectivos parciais semanais. Note a importância de não fixar o dia em específico dentro da semana, para haver a flexibilidade necessária a tantas questões que poderão surgir no futuro. É importante fixar-se apenas em tudo o que é verdadeiramente importante. Quando muito se dentro de uma mesma semana existirem tarefas dependentes, desenhe uma seta com a origem na tarefa precedente. Faça uma folha para cada projecto que tem em mãos e coloque num dossier de planeamento. Na primeira páginas deste dossier deve colocar a matriz que representa o planeamento dos vários projectos na prática. Esta folha pode ser uma matriz com 52 colunas que representam o ano, onde aí já cada semana está associada a uma data em concreto. Em cada linha desenhe um rectângulo com a identificação de um único projecto em concreto. É nesta altura que está à procura do melhor dia D para cada

3 projecto e deve claramente olhar para as precedências entre projectos e alguma rentabilização de recursos. Após ter isto concluído, a sua vida fica bem mais fácil de trabalhar desde que siga a seguinte lógica: Em cada semana do seu plano global procure nos projectos tarefas que podem se ter atrasado da semana anterior e resolva-as. Sabe isso porque as tarefas que se atrasaram, no final da semana você desenha uma seta a passar para a semana seguinte. Estas são tarefas que se tornaram urgentes. Depois olhe para todas as tarefas que pertencem a esta semana em concreto e resolva-as para que não se atrasem e se tornem, assim, urgentes na semana seguinte. Finalmente, e só se houver tempo, tente antecipar alguma tarefa possível da semana seguinte. Muitas pessoas bloqueiam porque quando pensam nos projectos estão sempre a pensar no seu âmbito total. Neste método, as pessoas passam a orientar-se ao que têm de completar na semana em causa e não no âmbito total de todos os projectos que têm entre mãos. Cria-se disciplina e simplificase, mantendo total flexibilidade. As semanas para além do dia D, servem para desmontar e devolver coisas, mas mais importante do que isso, avaliar o que aconteceu. Mais, você deverá tentar criar um template para projectos futuros semelhantes. Imaginemos os seguintes casos práticos simplificados, e provavelmente irrealistas. Projecto Seminário D +1 Negociar Adjudicar Receber Projector Construir conteúdo Desenhar Imprimir Colar Cartazes Imprimir Fechar reservas Dossier Pessoas Relatório de Análise

4 Projecto Testar Software D +1 Libertar Servidor Instalar Software Base Reservar lugar voo e estadia Servidor Preparado Instalar Protótipo em servidor Garantir Voo e Estadia Utilizadores Avaliar Protótipo Instrutor Plano Seminário Testar Sfw Imaginemos que estamos na semana 6. Então temos os seguintes objectivos para atingir nessa semana que constitui o planeamento da semana 6: Semana -2 do projecto Seminário o Recuperar a tarefa construir conteúdo que está atrasada e tornou-se mais urgente o Colar cartazes Semana -4 do projecto Testar Software o Libertar Servidor Possíveis antecipações o Semana -1 do projecto Seminário Imprimir dossiers o Semana -3 do projecto Testar Software Instalar software base Reservar voo e estadia do instrutor Seguimento O responsável do projecto vai atribuindo as tarefas pelos executantes e deve olhar aos horários de defeito de cada um (ver documento sobre horários de defeito).

5 Uma ferramenta muito útil para depois estar em cima dos acontecimentos para que nada se atrase é folha de questões em aberto. Estas folhas são folhas que o executante preenche no final do dia e entrega ao responsável do projecto com toda a informação sobre bloqueios às tarefas que tinha em mão para executar. Por exemplo, imaginemos, que quem ficou com a tarefa de colar cartazes não conseguiu colar porque a cola existente em casa não estava em condições e ele não conseguiu adquirir nova cola porque era necessário a empresa, por exemplo, saldar a sua conta no fornecedor. Desta forma, a questão ficou em aberto e necessita de uma resolução que o ultrapassa. Em vez de ficar indefinidamente como uma desculpa para o executante, esta questão passa logo para as mãos do responsável do projecto que tem então a obrigação de desbloquear e corrigir planeamentos. Não tenha a mínima ilusão. Tarefas destas estão sempre a surgir e são quase impossíveis de prever quando se está a planear. Esta é a forma, por experiência própria, que encontrei para não travar os projectos ou desbloqueá-los o mais rápido possível. Ponta Delgada, 25 de Fevereiro de 2008 Ricardo Cabral (Business Coach)