Dicas de Administração do Tempo. Dicas. Administração do Tempo Reisner Consultores Associados

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1 Dicas Administração do Tempo 1 rev 23/08/06

2 O tempo é um bem limitado e não recuperável: pode-se fazer qualquer coisa, no entanto, cada dia continuará a ter somente 24 horas o dia de ontem não voltará amanhã Portanto, para aproveitar temos que usá- lo com inteligência Você é quem manda no seu tempo evite ao máximo interrupções e interferências externas Administrar o tempo é uma necessidade pessoal e profissional que sempre pode ser aperfeiçoada com o objetivo de: ganhar produtividade no trabalho, conseguir tempo para se instruir mais, ter mais tempo para o lazer, etc... Tempo é um recurso crítico e se você não o planejar e administrar, nada mais será administrável. 2 rev 23/08/06

3 Faça já Organize Crie rotinas Acompanhe O que fazer para nos tornarmos mais produtivos. A resposta está em gerenciarmos o nosso tempo. O método apresentado a seguir é extremamente simples e eficiente porém, para funcionar você precisa segui-lo intensamente. Somente assim você irá conseguir os benefícios. Seja pró-ativo, você é o único responsável pelo seu próprio tempo! 3 rev 23/08/06

4 Faça já! não adie - crie um novo habito faça da primeira vez faça o que mais te aborrece primeiro decida! bloqueie, sempre que possível, as interrupções Não adie Temos tendência de deixar para depois as tarefas que não nos são muito prazerosas. O resultado disto, na maior parte das vezes, é que coisas que não eram nem urgentes, nem importantes ganham esta condição nos causando estresse. Seja pró-ativo, não deixe que isto aconteça. Faça da primeira vez De nada adianta você dar atenção a um assunto e não resolvê-lo (tirá-lo da sua frente). Isto é pura perda de tempo. Por exemplo, de que adianta você verificar seus s e não respondê-los de imediato? Faça o que mais te aborrece primeiro As outras coisa parecerão mais fáceis! Decida O ato de decidir é muitas vezes mais importante que a qualidade da decisão. Existe uma frase que gosto muito: Melhor um fim horroroso do que um horror sem fim Bloqueie as interrupções As interrupções causam perda de tempo, porque você é obrigado a parar de fazer algo para atender alguma pessoa ou demanda. Sempre que isso ocorre e você retorna à atividade inicial, você é obrigado a recompor a sua rotina, o que é perda de tempo. 4 rev 23/08/06

5 Organize O The Wall Street Journal fez uma pesquisa onde descobriu que se gasta 6 semanas por ano procurando por coisas em um escritório. 5 rev 23/08/06

6 Organize primeiro culpado: papel outro culpado: coisas que um dia vou precisar longe dos olhos, longe da mente comece com a sua mesa e área de trabalho separe em coisas para o dia, semana, mês, etc. jogue fora o que não vai usar, mas sabe onde obtê-la de novo caso necessário Coloque as coisas com as quais você vai lidar naquele dia próximo à você. Afaste as coisas com as quais vai lidar em outro momento. Quanto mais tarde for o momento que você dará atenção a um determinado assunto, mais distante fisicamente ele deve ficar. Organize seu espaço! Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiência é, sem dúvida, a organização, ou melhor, a desorganização de sua posição de trabalho. O sintoma mais evidente é o excesso de papéis esperando pela sua atenção e ação. As pessoas perdem tempo na busca de uma anotação, manuseando dezenas de vezes os mesmos papéis. Além da perda de tempo causada pela distração visual, pela presença de papéis não necessários, muitas vezes, isso acarreta uma sensação de peso, de desespero e de trabalho infindável. 6 rev 23/08/06

7 Crie rotinas a rotina transforma as coisas em hábitos o hábito evita a necessidade de toda vez termos que decidir = tempo ganho Lei de Parkinson: O trabalho tende a preencher todo o tempo disponível Por isto temos que determinar antecipadamente o tempo que queremos dedicar à cada atividade capacidade de concentração 90 minutos Se você repetir constantemente qualquer atividade, você irá realizá-la cada vez melhor e mais eficientemente. Portanto, sempre que possível crie rotinas. Por exemplo, que tal preencher os pedidos todos de uma vez no final do dia, ao invés de fazê-los a cada venda? 7 rev 23/08/06

8 Crie rotinas crie blocos de trabalho repetitivo. Sua eficiência vai aumentar uma forma de criar blocos de trabalho: anote tudo o que faz durante o dia verifique que atividades se repetem ao longo do dia junte em blocos de trabalho 8 rev 23/08/06

9 Acompanhe a persistência é o ingrediente mais importante para o sucesso o acompanhamento permite ter certeza de que está se executando o que se planejou as coisas acontecem porque você fez elas acontecerem crie um bom sistema de controle (agenda?) Qualquer assunto que você passar para outra pessoa ou área, tem a tendência de voltar para você não solucionado (acredite, isto acontece com freqüência). O resultado disto é que estes assuntos voltam urgentes e acabam atrapalhando o seu dia-a-dia. Como solucionar? Acompanhando constantemente o andamento feito por estas pessoas ou áreas. Só isto! 9 rev 23/08/06

10 Faça já Organize Crie rotinas Acompanhe O que fazer para nos tornarmos mais produtivos. A resposta está em gerenciarmos o nosso tempo. O método apresentado a seguir é extremamente simples e eficiente porém, para funcionar você precisa segui-lo intensamente. Somente assim você irá conseguir os benefícios dele. Seja pró-ativo, você é o único responsável pelo seu próprio tempo! 10 rev 23/08/06

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