Liderança. Administração do Tempo

Transcrição

1 Liderança Administração do Tempo As coisas mais importantes jamais devem estar à mercê das coisas menos importantes. Johann Goethe Baseado nos livros Administração do Tempo, Renato Bernhoeft Ed. Nobel Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, Stephen Covey, Ed. Best Seller

2 Considerações Você não administra o Tempo Você administra sua vida Organize sua vida Atinja suas metas

3 Tempo de vida 85 anos meses dias O que você vai fazer com o tempo da sua vida? horas

4 Considerações O tempo é distribuído igual para todos Ele é inelástico (não temos como ampliálo) Ele é irreversível (não podemos estocá-lo e nem tê-lo de volta)

5 O que você vê? Depende do ponto de vista do observador

6 O que você vê? A forma como você vê, interfere nos seus resultados

7 O que você vê? Depende do ponto de vista do observador

8 O que você vê? Consigo ver o bem?

9 Mudança de Paradigma Ineficaz: Eu priorizo o que é urgente Eficaz: eu priorizo o que é importante. A eficácia requer a integridade de agir de acordo com suas prioridades. FranklinCovey

10 Necessidades Crises Problemas urgentes Projetos, reuniões e relatórios com prazos finais Decepção Interrupções desnecessárias Relatórios desnecessários Reuniões, telefonemas, s e correspondências sem importância Problemas de terceiros sem grande relevância Matriz de Gerenciamento de Tempo Eficazes e proativos Preparação Prevenção Planejamento Construção de relacionamentos Recriação Esclarecimento de valores Desperdícios e excessos Coisas triviais Telefonemas, correspondências e s Atividades que desperdiçam tempo Atividades de fuga Utilização excessiva de TV, Internet e muitas pausas no trabalho Onde você gasta seu tempo?

11 NÃO IMPORTANTE IMPORTANTE URGENTE Necessidades Crises Problemas urgentes Projetos, reuniões e relatórios com prazos finais Decepção Interrupções desnecessárias Relatórios desnecessários Reuniões, telefonemas, s e correspondências sem importância Problemas de terceiros sem grande relevância Matriz de Gerenciamento NÃO URGENTE de Tempo Eficazes e proativos Preparação Prevenção Planejamento Construção de relacionamentos Recriação Esclarecimento de valores Desperdícios e excessos Coisas triviais Telefonemas, correspondências e s Atividades que desperdiçam tempo Atividades de fuga Utilização excessiva de TV, Internet e muitas pausas no trabalho

12 Mudança de Paradigma Resultado Mais organização e produtividade Menos crises Reconhecimento como realizador Uma vida mais equilibrada e paz de espírito Comportamento Foque nas maiores prioridades Elimine o que não é importante Planeje semanalmente Planeje diariamente

13 Foco nas Prioridades Relógio Você gerencia o tempo Eficácia Cronogramas Coisas urgentes Bússula Missão, direção e valores Eficácia Relacionamentos Coisas importantes

14 Planejamento Pessoal Diário Semanal Mensal Anual Anos futuros Sentido da Vida Logoterapia focado no sentido da existência, sentido da vida, futuro. Viktor Frankl

15 Quais são seus papéis? Exemplo: Pai-Esposa Conjugue Gerente Membro da família Amigo Voluntário Outros Escreva o que deseja atingir em cada papel

16 Monte a sua linha do tempo O que você quer atingir a longo prazo? 85 anos 65 anos 55 anos 45 anos 35 anos 18 anos 25 anos Defina as metas por fases da sua vida

17 Planejamento Semanal Dicas Quando? Antes do início da semana. Onde? Em algum lugar silencioso Quanto tempo? 20 a 30 minutos Segunda Terça Quarta Quinta Sexta Manhã Tarde

18 Planejamento Semanal Qual a coisa mais importantes que posso fazer nesta semana neste papel? (Defina para cada tipo de papel) Origem das pedras grandes Consciência, missão, metas e projetos-chaves Podem ser: tarefas, compromissos, áreas nas quais você deve focar

19 Planejamento Diário Verifique os compromissos do dia Faça uma lista realista Priorize as atividades Tenha ele o tempo todo com você Adapte-o às suas necessidades Integrado (liste as tarefas, compromissos, anotações e contatos) Ao longo do dia, reveja as atividades que conseguiu realizar

20 Dicas Não temos como gastar o tempo que não temos. Seja realista, considere os tempos de pausa e deslocamento

21 Dicas Mantenha apenas um local para anotar todos os seus compromissos Mantenha sua agenda sempre com você, tenha as informações na sua mão Evite anotar em papéis soltos isso é desperdício de tempo Veja se cumpriu todas as atividades do dia anterior, caso contrário revalide-as Veja o que pode ser delegado

22 Desperdiçadores do Tempo 1. Interrupções por telefone 2. Desrespeito aos horários 3. Falta de hábito para fixação de prioridades 4. Incapacidade para dizer não 5. Uso inadequado das secretárias 6. Solicitações da hierarquia 7. Solicitações dos subordinados 8. Qualidade x quantidade reuniões 9. Envolvimento operacional Quais são os seus maiores desperdiçadores do tempo? 10. Falta de consciência sobre a importância do tempo como recurso

23 Economizadores de Tempo Evite compor o processo decisório com muitas pessoas Responda nos próprios ofícios ou s Estabeleça prioridades Faça a secretária responder s e ofícios Reuniões objetivas Elabore s curtos Treine os subordinados Evite acumular papéis Controle as informações: saiba o que você precisa pedir O que você aproveitar?

24 Economizadores de Tempo Planeje o uso do seu tempo Aprenda a dizer não Delegue a leitura Realize conferências por telefone Certifique-se que foi entendido Use e abuse da agenda Defina um horário para terminar o trabalho Delegue para baixo e para cima Filtre os atendimentos Fixe horários Fixe tempo para ficar sozinho O que você aproveitar?

25 Discipline o uso do telefone Evite atendimentos cruzados Economizadores de Tempo Mantenha organizada a mesa de trabalho Cuidado com o perfeccionismo Analise o problema com maior especificidade Simplifique O que você aproveitar?

26 Economizadores de Tempo Encurte a interrupção Receba o visitante em pé Receba-o na ante sala Sente na ponta da mesa Tenha um relógio visível Use o despertador do celular para definir o uso do tempo Não ofereça cafezinho Defina claramente o objetivo do contato O que você aproveitar?

27 Contato