O que você vai encontrar neste artigo: Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro: a relação com um fluxo de caixa no azul

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1 Você já sabe que a saúde financeira de uma empresa é afetada por diversos fatores alheios aos seus desejos. Além de fatores internos como competência gerencial e nível tecnológico, por exemplo há os fatores externos, cuja lista engloba decisões governamentais, conjuntura econômica, concorrência, entre outros. Um grande número de empresas possui dificuldade em avaliar suas situações econômicas e financeiras. E isso, como você deve concordar, dificulta no processo de tomada de decisão. Uma decisão incorreta, ou fora do timing, é uma das principais causas para o insucesso de um negócio. Mas como evitar isso? Bom, sabemos que gestores financeiros almejam tornarem-se cada vez mais competentes em suas funções administrativas (e nós, da Treasy, estamos aqui para ajudá-los nesta tarefa!). Uma das maneiras de se mostrar competência gerencial é através da administração adequada do Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro, itens relacionados à liquidez e rentabilidade de um negócio. Justamente pensando na importância do tema que preparamos um artigo sobre Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro. Então, it s time: acomode-se e veja como é esta batalha de dois vencedores! O que você vai encontrar neste artigo: Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro: por que saber disso? O que é Ciclo Operacional de uma empresa? Exemplo de Ciclo Operacional Ciclo Operacional e a importância da Gestão de Estoque O que é Ciclo Financeiro? 1

2 Exemplo de Ciclo Financeiro Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro: a importância da adequação Como manter o Ciclo Financeiro sob controle? Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro em pequenas empresas Por onde começar? Concluindo Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro: por que saber disso? Antes de mostrar separadamente o que é e como calcular o Ciclo Operacional e Financeiro, vamos destacar a importância do assunto. Começamos por dizer que as necessidades de recursos financeiros estão 100% ligadas ao Ciclo Operacional e ao Ciclo Financeiro. Os Ciclos Financeiro e Operacional também abrangem a visão do gestor financeiro com relação às entradas e saídas de recursos. Com essa informação, você já matou a charada! O Ciclo Operacional e o Ciclo Financeiro auxiliam tanto na análise da projeção do fluxo de caixa quanto da necessidade do capital de giro. Tudo isso levando em consideração o prazo médio de estocagem, algo muitas vezes esquecido por vários empresários. Além disso, conforme comentamos no início do artigo, a liquidez e a rentabilidade são dois fatores que se beneficiam com a gestão do Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro. Sendo que: Liquidez = facilidade com que o ativo pode ser convertido em dinheiro. Para mais informações, indicamos a leitura do artigo Indicadores de Liquidez Corrente, Seca, Imediata e Geral. Rentabilidade = análise dos resultados da empresa considerando os investimentos, ou custos, como para a compra de estoques, por exemplo. No artigo Lucratividade e Rentabilidade Você sabe a diferença e porque isto é importante? tem mais informações sobre o assunto. Pois bem, entendemos que o gestor financeiro tem papel fundamental para manter a empresa saudável num mercado altamente competitivo. Vamos agora entender a importância, o que é, e como calcular o Ciclo Operacional e Financeiro separados e como o gestor trabalha com eles para controlar e elaborar projeções concretas. 2

3 O que é Ciclo Operacional de uma empresa? Quando falamos em gestão financeira, o conceito de Ciclo Operacional é a soma de todos os acontecimentos referentes a uma operação empresarial (inicia com a compra de matériaprima, passa pela produção, avançando pela venda do produto e vai até o recebimento relacionado às vendas realizadas). Portanto, compreende o período (em média) entre os desembolsos para as operações e as entradas de caixa. Sendo assim, uma parte do capital de giro (ou sua totalidade) é financiada pelos fornecedores e seus prazos médios de pagamento. Por esse motivo conforme veremos mais adiante -, o ideal é a empresa maximizar estes prazos. Para tirar sua dúvida de como calcular o Ciclo Operacional, comece pela fórmula: CICLO OPERACIONAL = Prazo Médio de Estocagem (PME) + Prazo Médio de Recebimento (PMR) Trocando em miúdos, consideramos o PME (Prazo Médio de Estoque) como o período médio em que tanto a matéria-prima quanto os produtos acabados ficam armazenados na empresa. Já o PMR (Prazo Médio de Recebimento) vai desde o período da venda até a empresa receber os recursos. E para complementar, na fórmula do Ciclo Operacional, temos o prazo médio de estocagem, certo? Para chegar a esse valor, primeiro temos que encontrar o giro de estoques, obtido por meio de duas variáveis. Uma delas é através do custo dos produtos vendidos (basta verificar o Demonstrativo de Resultados do Exercício DRE da empresa). A outra variável é pelo saldo da conta de estoques (do Balanço Patrimonial), no ativo circulante. Dica Treasy: Para ajudá-lo no cálculo do Ciclo Operacional de uma empresa, disponibilizamos gratuitamente para download uma planilha com Modelo de DRE! Clique no botão abaixo para fazer o download. Exemplo de Ciclo Operacional Para melhor entendimento do conceito de Ciclo Operacional, veremos um exemplo prático. Vamos supor que os produtos da empresa XYZ tiveram um Prazo Médio de Estocagem (PME) de 40 dias. O Prazo Médio de Recebimento (PMR) foi de 35 dias. Com a fórmula acima, temos: CICLO OPERACIONAL = 40 dias (Prazo Médio de Estocagem PME ) + 35 dias (Prazo médio de Recebimento PMR) 3

4 CICLO OPERACIONAL = 75 DIAS Com esse resultado, entendemos que a empresa leva 75 dias para comprar matéria-prima, produzir, vender e receber o valor correspondente. Ciclo Operacional e a importância da Gestão de Estoque Agora que entendemos como calcular o Ciclo Operacional, vimos que ele trabalha com Prazo Médio de Estocagem. Com isso a Gestão de Estoques torna-se importantíssima para contribuir para um ciclo mais curto. A relação é direta: se o Ciclo Operacional aumenta, significa que o estoque está transbordando e o dinheiro não está circulando. Conforme veremos, a empresa saudável busca ciclos reduzidos, que girem várias vezes ao ano. Além de não ter circulação de dinheiro, um estoque abarrotado é sinônimo de prejuízo com aluguel de locais para a estocagem, contas de luz, mão de obra para manter o material organizado, tempo de funcionários, etc. O ideal é fazer uma análise do negócio, verificar como é o ciclo de produção e pensar em como agilizar as vendas para fazer o dinheiro entrar no caixa mais rapidamente. Portanto, estar de olho na Gestão de Estoque ajuda na observação de como estão os processos de produção e de vendas. Se necessário, ações de melhorias devem ser tomadas para aprimorar o giro dos ativos e, com isso, a entrada de dinheiro no caixa da empresa. Mais a frente escreveremos sobre os métodos de Gestão de Estoques Just in Time x Just in Case. Se você ainda não está cadastrado em nossa newsletter, cadastre-se agora mesmo para ficar por dentro deste e novos conteúdos! 4

5 O que é Ciclo Financeiro? Também conhecido como Ciclo de Caixa, o Ciclo Financeiro compreende o tempo de pagamento aos fornecedores até o recebimento do valor correspondente às vendas do produto final. Para resumir o que é Ciclo Financeiro, dizemos que simplesmente é o caminho do dinheiro. Assim, quanto maior for o prazo dos fornecedores, mais dinheiro a empresa terá em caixa e menor será o Ciclo Financeiro. Com isso, a empresa terá uma menor dependência de pagamento de juros bancários, para citar um exemplo. Para tirar sua dúvida sobre como calcular o Ciclo Financeiro, comece pela fórmula: CICLO FINANCEIRO = Ciclo Operacional Prazo Médio de Pagamento a Fornecedores (PMPF) Antes de partirmos para o exemplo de como calcular o Ciclo Financeiro e análise, sempre mantenha em mente que: quanto menor for o Ciclo Financeiro, melhor será para a saúde do seu negócio. Isso significa que tudo dependerá do poder de negociação que sua empresa tem com os fornecedores. A regra de ouro da Gestão de Fluxo de Caixa é: antecipar recebimentos e postergar pagamentos. Portanto, um bom gestor de tesouraria deve buscar sempre negociar bons prazos com seus fornecedores. Além disso, deve avaliar formas de antecipar os recebimentos de seus clientes (oferecendo descontos, por exemplo, para pagamentos à vista). Aqui na Treasy, por exemplo, oferecemos 15% de desconto aos clientes que contratam nosso software de Planejamento e Controladoria no plano anual (com pagamento de 12 parcelas antecipadamente). 5

6 Exemplo de Ciclo Financeiro Utilizando os valores do exemplo de cálculo do Ciclo Operacional de uma empresa, temos que o tempo entre estocagem e recebimento de pagamento é de 75 dias. Para calcular o Ciclo Financeiro, vamos supor que o prazo médio de pagamento a fornecedor seja de 25 dias. Colocando os números na fórmula acima, temos: CICLO FINANCEIRO = 75 dias (CO) 25 dias (PMPF) CICLO FINANCEIRO = 50 dias Os empresários e gestores financeiros devem ter como meta sempre reduzir os Ciclos Financeiros, pois isso resulta em maior retorno sobre o investimento. No exemplo, temos que a empresa XYZ tem um Ciclo Financeiro de 50 dias. Ou seja, em um ano (360 dias) ela gira 7,2 vezes. Além disso, após o pagamento aos fornecedores, ela tem que financiar suas atividades com seu próprio capital de giro. Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro: a importância da adequação Já falamos aqui no blog sobre a necessidade de Capital de Giro. Pois bem, vamos continuar utilizando o exemplo de como calcular o Ciclo Operacional e Financeiro da empresa XYZ. De acordo com o valor obtido no cálculo do Ciclo Financeiro, durante 50 dias a empresa deverá ter Capital de Giro suficiente para manter em andamento as condições operacionais. Imaginemos que a empresa do nosso exemplo não consiga manter capital de giro para operacionalizar o Ciclo Financeiro. Qual seria sua opção? Os gestores financeiros terão que ir atrás de outras fontes, como bancos e financiadores, por exemplo. Isso elevará os custos operacionais do negócio. Na briga entre Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro, o foco é diminuir a dependência de recursos de terceiros. Para isso, procure sempre as melhores alternativas financeiras, afinal, o seu objetivo é obter um bom retorno sobre o investimento, certo? Nunca é demais frisar que Ciclos Financeiros reduzidos proporcionam retornos maiores. Pensando em Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro, será o ajuste de ambos que permitirá um capital de giro mais bem gerenciado. E já que os ciclos devem caminhar lado a lado, manter um bom Ciclo Financeiro permitirá, por consequência, um bom giro do fluxo de caixa. Entende a relação? 6

7 Como manter o Ciclo Financeiro sob controle? Continuando a supor que nossa empresa XYZ não tem capital de giro para manter o Ciclo Financeiro. Como vimos, ela terá que buscar recursos de terceiros para dar conta de todos os pagamentos. Para evitar isso, existem algumas dicas que podem ser seguidas: Reduzir os prazos de pagamentos dos produtos vendidos; Reduzir prazo de financiamento dos clientes; Aumentar o prazo de pagamento aos fornecedores; Reduzir o prazo de estoque. Claro que antes de tomar qualquer decisão para manter o Ciclo Financeiro é necessário estudar o mercado e analisar como está a gestão financeira da empresa. Para modificar os prazos de pagamento e recebimento, por exemplo, a organização precisa estar preparada para lidar com possíveis dificuldades de negociação. Além disso, controle do fluxo de caixa é fundamental. Outra dica aqui para melhorar o controle é classificar as despesas em fixas e variáveis, além de definir regras para os sócios retirarem o pró-labore. Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro em pequenas empresas Nas grandes empresas, a análise Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro é feita automaticamente. Já as pequenas empresas geralmente utilizam de planilhas prontas ou de programas de gestão para ajudar nos cálculos. O recomendado é que façam análises periódicas dos ciclos, pensando sempre em mudanças de curto prazo. Caso sua empresa não tenha os Ciclos Financeiro e Operacional ainda definidos, a sugestão é começar aos poucos. Olhe para seu negócio e faça um rascunho, especialmente do Ciclo Financeiro. Você pode ser perguntar: por que começar pelo Ciclo Financeiro? Bom, a maioria das empresas e aí entram as grandes ainda possuem dificuldade em trabalhar com a 7

8 necessidade de capital. Com uma pequena empresa isso não é diferente. Diversos negócios acabam não amadurecendo justamente pela falta do conhecimento do Ciclo de Caixa (Ciclo Financeiro). Sem este conhecimento corre-se o risco de haver defasagem entre entradas e saídas. Pode-se, também, prejudicar na tomada de decisão, o que trará sérias consequências à organização. Após ter desenhado o Ciclo Financeiro, analise o Ciclo Operacional. Quando muito extenso, a demanda será por solicitar prazos maiores para fornecedores ou reduzir o prazo dado aos clientes. E aí entra outra análise, a do impacto que isso terá no Prazo Médio de Recebimento de Vendas (PMRV). Caso nenhuma dessas medidas seja possível, a alternativa é reduzir o preço do produto para o estoque girar mais rápido e/ou ser comercializado mais rapidamente. Claro que para isso será necessário analisar a margem a ser trabalhada para que ainda haja rentabilidade. Por onde começar? Tudo começa com o planejamento e se estamos falando de finanças, nada mais adequado que começar com a criação de um Planejamento Orçamentário para sua empresa. O Planejamento Orçamentário desenvolve um plano para as receitas, os custos, as despesas e os investimentos. Além de preparar a empresa para o que está por vir, atua como ferramenta de ligação entre questões operacionais e financeiras, servindo até mesmo para melhorar a utilização dos recursos. Como o Planejamento Orçamentário faz uma previsão, é extremamente útil na hora das tomadas de decisões. 8

9 Falamos sobre o quão importante é tomarmos decisões gerenciais no timing certo. Sobre isso, o Controle Orçamentário realiza uma função primordial, sendo o pilar de tudo que falamos até aqui. Com o Planejamento Orçamentário os administradores do negócio conseguem avaliar com autoridade como está a realidade financeira da empresa. E se os ciclos abrangem a visão do gestor financeiro com relação às entradas e saídas, o Planejamento Orçamentário, que traz para o presente os gastos do futuro, amplia essa visão. No artigo Tudo que você precisa saber sobre Gestão Orçamentária em um só lugar!, como o próprio título sugere, você encontra um tutorial completo, com todos os conceitos, metodologias e ferramentas que você precisa para implantar um Processo Orçamentário no estado da arte, independente do tamanho ou setor de atuação de sua empresa. Outra opção é cadastrar nas nossas Trilhas de Conhecimento que falam sobre Gestão Orçamentária do iniciante ao avançado. Concluindo Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro: dois indicadores extremamente importantes para avaliar e controlar a eficiência da gestão do capital de giro. O Ciclo Operacional começa com a compra de matéria-prima, passa pela venda do produto e vai até o recebimento relacionado às vendas realizadas. O Ciclo Financeiro corresponde a saída do dinheiro para pagar fornecedores e vai até o momento em que o dinheiro retorna ao caixa da empresa, com lucro. Conseguiu entender como os ciclos abrangem a visão do gestor financeiro com relação às entradas e saídas de recursos? Graças ao entendimento sobre como funcionam os ciclos, 9

10 gestores financeiros estão aptos para fazerem projeções concretas e condizentes à situação da empresa. Na relação Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro, não existe um tempo certo de duração. Tudo depende do setor e do tipo de negócio. No entanto, a regra de ouro é que organizações com fortes poderes de negociação tendem a possuir ciclos baixos. Caso sua empresa ainda não tenha ciclos bem definidos, a nossa sugestão é que inicie aos poucos, fazendo um rascunho do Ciclo Financeiro inicialmente. As fórmulas correspondentes a cada ciclo dão o direcionamento necessário para que uma análise mais completa seja feita sobre o caminho percorrido pelo dinheiro na sua empresa. Ficou claro para você? Esperamos que esse artigo tenha esclarecido melhor sobre a importância do tema e que você maximize os lucros de sua empresa fazendo bom uso do Ciclo Operacional e do Ciclo Financeiro. Já que falamos em lucratividade, aproveite e veja outros artigos que preparamos para auxiliar na gestão orçamentária e financeira da sua empresa! Também publicado em Medium. 10