Como planejar a implantação de um sistema assistencial informatizado: relato de experiência Hospital Sírio Libanês

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1 Como planejar a implantação de um sistema assistencial informatizado: relato de experiência Hospital Sírio Libanês How to plan the implementation of a computerized health care system: report - Sírio Libanês Hospital Katia de Mello Amaral Rockenbach 1, Ana Marta Rodrigues Branco 2, Diana Gentileza Lopes de Sá 3, Elias da costa Dias 4, Jamile Maria Sallum de Lacerda 5 1, 2, 3,4,5 Hospital Sírio Libanês (HSL), São Paulo, Brasil. Resumo: A fase de implantação de um sistema de informação em saúde é sempre fator crítico de sucesso, pois a falta de metodologia e de planejamento pode levar a dificuldade do usuário em aceitar o novo módulo ou sistema, a um re-trabalho para a equipe de implantação e, consequentemente gerar problemas no uso da ferramenta e no processo de trabalho assistencial. Este artigo descreve sobre a metodologia aplicada para realizar as implantações de sistemas de informação assistenciais no Hospital Sírio Libanês. Palavras-chave: aprendizagem, capacitação, tecnologia da informação Abstract: The implementation phase of a health information system is always a critical success factor, because the lack of methodology and planning can lead to difficulty in accepting the new user module or system, a reworking for the deployment team and therefore cause problems in using the tool and work process in healthcare. This article describes the methodology applied to carry out the deployments of information systems in healthcare Sírio Libanês Hospital. Key-words: learning, training, information technology 1

2 Introdução Segundo Gardner, referenciado por Marin 1, 75% dos projetos em Tecnologia de Informação (TI) falham, sendo um dos principais motivos a falta de gestão do projeto. O autor ainda afirma que o sucesso da implantação de um sistema de informação dependerá muito mais das pessoas do que da tecnologia. Em âmbito hospitalar, esta é uma realidade, já que depende da mudança do comportamento do usuário, no que diz respeito à incorporação de novos recursos e à conquista do mesmo para inclusão digital. Os profissionais de saúde em sua formação estão direcionados para a prática assistencial e não tanto para o uso de sistemas, porém são esses os profissionais que produzem, coletam, fornecem e analisam as informações de saúde. 2 Diante disso, a fase de implantação de um sistema de informação em saúde é um fator crítico do projeto e deve ser planejada através de metodologias sólidas aliadas à sensibilização, apoio e compreensão do processo de trabalho destes usuários. O planejamento da implantação de um projeto é baseado em uma série de processos que englobam: a definição, a seqüência e a estimativa de tempo das atividades que serão realizadas 3, ou seja, deve-se começa-lo no início do projeto, e não apenas se restringir à fase de implantação propriamente dita. Desta forma, é possível conhecer os cuidados necessários para implantação, prevenir os erros e mitigar dificuldades advindas desta fase. Portanto, o objetivo deste artigo é apresentar um relato de experiência da metodologia aplicada para a implantação de um sistema assistencial informatizado. Métodos Considerando que a implantação de um sistema de informação em saúde é um desafio para a área de Tecnologia de Informação, já que se necessita entender a rotina de trabalho destes profissionais, a Superintendência da Tecnologia de Informação do Hospital Sírio- Libanês (HSL) apostou em formar uma equipe híbrida de implantação e monitoramento composta tanto por profissionais de tecnologia quanto de saúde. Atualmente, esta equipe é chamada Equipe Multidisciplinar de Implantação e Monitoramento, formada por uma analista de negócios, dois enfermeiros e uma nutricionista que são coordenados por uma enfermeira especialista em informática em saúde. Todos os membros da equipe atuam na Instituição há mais de seis anos. Foi construído um método para se implantar e acompanhar os sistemas assistenciais de informação, baseado na metodologia de gestão de projetos, já utilizada pela Tecnologia da Informação (TI) da instituição, o PMBOK 4. Através desta metodologia a equipe participa de todas as fases de gestão dos projetos de sistemas assistenciais, ou seja, participa das fases de: iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento e não se restringe apenas ao momento, propriamente dito, de implantação. Resultados e Discussão - Relato de experiência Apresentaremos a seguir o detalhamento das fases do planejamento da implantação de um sistema assistencial informatizado. Fase I: Iniciação Nesta fase, a equipe multiprofissional é informada do novo projeto a ser implantado. São informados os seguintes dados: nome do projeto, se este planejado ou não, porte do projeto, área solicitante, o usuário e o analista responsáveis e a versão do sistema em que será contemplado. Os detalhes serão informados nas fases posteriores. 2

3 Fase II: Planejamento Através da leitura da documentação do projeto incluindo os documentos de visão escopo e casos de uso, é nesta fase que a equipe multidisciplinar conhece e entende o propósito e as implicações do projeto em questão. Neste momento, serão identificados os setores envolvidos e os profissionais de saúde que terão qualquer tipo de interação direta ou indiretamente com o sistema. A cada projeto preenche-se juntamente com o analista responsável o que chamamos de Plano de Treinamento/Implantação/Monitoramento (exemplo: ANEXO); posteriormente, este plano é validado com o coordenador de sistema solicitante e o coordenador de implantação. Depois de realizada a validação do plano de treinamento, elabora-se o cronograma de implantação, utilizando-se o módulo de gestão de projetos do Sistema de Informação Hospitalar (SIH). Portanto, a partir deste momento a equipe multidisciplinar consegue as seguintes definições: - do público-alvo e dos setores envolvidos; - da meta de treinamento (tempo de treinamento, número de pessoas a serem treinadas x número de pessoas responsáveis pelo mesmo); - do conteúdo do treinamento; - dos procedimentos e recursos didáticos que serão utilizados; - como será feita a validação de aprendizado dos usuários; - do mapeamento dos cuidados a serem tomados para que a implantação ocorra da melhor maneira. Fase III: Execução Na execução concentra-se a construção do conteúdo dos recursos de ensino e instrumentos de avaliação de aprendizado e elaboração de evidência de treinamento (planilha de registro dos usuários a serem treinados). Para tanto, o analista de negócios responsável pelo projeto apresenta a nova funcionalidade para a equipe multiprofissional, capacitando-a e resolvendo as possíveis dúvidas que podem surgir. No que tange à construção do conteúdo dos recursos de ensino, a equipe define sua estratégia de orientação ao usuário. Normalmente, é utilizado um guia chamado passo-a passo que servirá de apoio ao usuário, como uma consulta rápida ao novo processo e que serve como um manual de bolso, até que o usuário consiga incorporá-lo em sua rotina. Além disso, manuais mais detalhados também são confeccionados, com posterior disponibilização na Intranet do Hospital. Estes manuais são atualizados, conforme as melhorias são aplicadas aos sistemas. A forma de avaliação do aprendizado também será definida nesta fase, como por exemplo, solicitar ao usuário que acabou de participar o treinamento para que reproduza o seu conteúdo. Esta etapa será descrita a seguir (Fase IV: Implantação). Na fase de execução, ainda cabe o treinamento da equipe do Help Desk. Esta deve ser a primeira equipe a ser treinada, pois ela também é o apoio aos usuários que buscam suporte. Fase IV: Implantação A atividade de execução da implantação propriamente dita acontece nesta fase. Segundo Evangelisti 5 a comunicação é um dos principais fatores para garantir o sucesso da implantação. O plano de comunicação deve ser diferenciado, conforme as características do sistema a ser implantado. Por exemplo, quando se trata de uma implantação que irá modificar notoriamente o processo de trabalho dos usuários, eles primeiramente devem ser sensibilizados e os objetivos principais devem ser reforçados por seus gestores. 3

4 Uma comunicação formal sempre deve ser feita, marcando o início de um treinamento. Nesta comunicação deve conter as seguintes informações: público, carga horária do treinamento, responsáveis pelo treinamento e escalas de acompanhamento. Em seguida é planejada uma implantação piloto, em que somente alguns usuários estarão envolvidos e treinados. Esta fase é muito importante, pois nela consegue-se observar quais os pontos críticos, as facilidades e se há necessidade de se elaborar novas estratégias para a implantação total. Além disso, partindo da premissa que o importante, neste momento, é capacitar o usuário no uso do novo sistema e envolvê-lo neste processo, utiliza-se como estratégia a exemplificação dos benefícios advindos desta informatização, como, por exemplo, a melhoria da produtividade, maior qualidade na prestação da assistência e maior competência e capacidade dos envolvidos. Não se adota padrões ao tipo de abordagem, mas sim o reconhecimento das diferenças, pois cada usuário possui um conhecimento e uma habilidade com a tecnologia. Assim, a equipe deve estar atenta e procurar ser sensível com os temores apresentados por alguns usuários e fazer sempre os esclarecimentos necessários. 1 Em geral, o treinamento ocorre in loco, ou seja, no ambiente de trabalho destes profissionais, pois em experiências anteriores em que o treinamento ocorria em uma sala de aula, o usuário não praticava/simulava as orientações do treinamento, levando-o ao esquecimento e no momento da implantação do novo módulo era necessário um novo treinamento. Com isso, criava-se um retrabalho para a equipe de implantação. Além disso, sendo grande o número de profissionais assistenciais, o acúmulo de horas extras para que estes participem das atividades de treinamento, poderiam gerar desperdícios ao hospital. Diante disso, optamos por realizar o treinamento num momento próximo ao início da nova funcionalidade. O treinamento é realizado individualmente ou em pequenos grupos. Dependendo do conteúdo e do recurso de ensino escolhido, orienta-se e demonstra-se a nova funcionalidade que está sendo implantada e então, o usuário realiza o mesmo procedimento para ver se não há dúvidas, como já citado anteriormente (forma de avaliação de aprendizado). Monta-se no próprio setor uma estação de treinamento através de um computador, visando assegurar a privacidade do paciente. Fase V: Monitoramento Após o início da implantação e até mesmo após a sua conclusão acompanhamos os profissionais no uso do novo módulo ou sistema diariamente, através de visitas realizadas nas áreas. Desta forma, consegue-se dar suporte ao usuário, auxiliar os que apresentam maior grau de dificuldade e interagir com estes usuários, mostrando-lhes que a equipe é sua referência de ajuda presencial no uso dos sistemas. Nesta fase, também é imprescindível estar atento às inconsistências do sistema, mesmo que estas não estejam ligadas ao treinamento em questão. Elas devem ser entendidas e registradas pela equipe multiprofissional e levadas prontamente para o analista de negócios responsável para avaliação e assim que obtiver uma resposta a equipe é responsável por retornar para o usuário e também reconhecer necessidades de mudanças. Fase VI: Melhores Práticas Ao final deste ciclo, elabora-se um relatório para saber se o cronograma foi cumprido (e se não, quais foram os motivos), o número de recursos utilizados, o número de horas despedidas na fase II e IV, as sugestões dos usuários e as impressões da equipe. Além disso, verificamos se a meta estabelecida na fase II foi alcançada. 4

5 Estas ações são importantes para melhorarmos cada vez mais nosso processo de planejamento das implantações. Conclusão Os esforços sobre a implantação são deslocados para iniciarem desde os primeiros momentos dos projetos, o que permite à equipe planejar e executar também as atividades de implantação com maior precisão e menor margem de risco. A elaboração de um planejamento estruturado foi incentivada pela própria necessidade da equipe de se organizar diante da grande demanda de implantações do hospital. Além disso, o fato de a equipe ser híbrida enriquece a discussão, o planejamento e a elaboração do treinamento. Como ação futura, existe perspectiva de possibilitar a manipulação do sistema em uma base de treinamento, em que o usuário possa simular atividades reais e ao final que seu aprendizado seja avaliado por uma ferramenta específica para isso e tornar possível a inclusão digital de todos colaboradores do HSL. Referências bibliográficas 1. Marin HF, Massad E, Azevedo Neto RS. Prontuário eletrônico do paciente: definições e conceitos. In: Marin HF, et AL (orgs). O prontuário eletrônico do paciente na assistência, informação e conhecimento médico. São Paulo: H. de F. Marin, Shulz S, Klar R. Educação em Informática em Saúde. Disponível em: 3. Maximiano ACA. Administração de Projetos: como transformar idéias em resultados. 2ª edição São Paulo: Atlas, PMBOK Guide 4th Edition Chapter 1 Introduction. 5. Evangelisti LR. Implantação de sistemas de informação em saúde: transformando métodos e técnicas em resultados. Disponível em: Contatos - Katia de Mello Amaral Rockenbach. Enfermeira. Coordenadora da equipe multiprofissional de implantação e monitoramento da TI. Especialista em Informática em Saúde. katia.amaral@hsl.org.br. - Ana Marta Rodrigues Branco. Enfermeira. Analista técnico de sistemas assistenciais sênior. Expertise em Terapia Nutricional. ana.branco@hsl.org.br. - Diana Gentileza Lopes de Sá. Pedagoga. Analista de negócios pleno. diana.sa@hsl.org.br. - Elias da costa Dias. Enfermeiro. Analista técnico de sistemas assistenciais sênior. Especialista em Enfermagem Geronto-Geriátrica. elias.cdias@hsl.org.br. - Jamile Maria Sallum de Lacerda. Nutricionista. Analista técnico de sistemas assistenciais sênior. Especialista em Gestão de Recursos Humanos em Saúde. jamile.lacerda@hsl.org.br. 5

6 Solicitante (Área e Responsável): XXXX Nome do Projeto: Expansão de implantação - XXXXX Anexo Tecnologia da Informação Plano de Treinamento/Implantação/Monitoramento Objetivo do Projeto: Garantir que xxxxx Usuários a serem treinados / monitorados: (Perfil) Coordenadora de enf. Enfermeiros (enf. Líder, preceptora, assistencial) Téc. Enf. (preceptor) Aux. Enf. Setores a serem treinados/monitorados: XXXX Conteúdos de treinamento e monitoramento: XXXX Responsáveis/ Escala de horários: 5:00-7:00 09:00 11:00 14:00 16:00 / Período: 21/06/2012 a 26/06/2012 Unidade - 4ºB 21/06/2012 e 22/ :00-7:00 Xxx 9:00-11:00 Xx 14:00-16:00 Xx Unidade - 5ºB 21/06/2012 e 22/06/2012 5:00-7:00 Aaa 9:00-11:00 Aa 14:00-16:00 Aa Comunicação: coordenadoras XXX, AAA, BBB Procedimentos e recursos de ensino: Manual Passo a Passo Avaliação: Acompanhamento dos processos no sistema pelo usuário. 6

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