Mapeamento/Diagnóstico UFBA 2018

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1 Mapeamento/Diagnóstico UFBA 2018 *Obrigatório 1. IDENTIFICAÇÃO Nome e Sigla da Unidade/Órgão Responsável pela Unidade/Órgão Telefone(s) para contato da unidade/órgão Home Page/site da unidade/órgão Responsável pelo setor 1/20

2 Campus Ondina Federação Canela Piedade Pelourinho Breve histórico da unidade Responsável pelas informações Cargo/função Ramal Servidor ou terceirizado Servidor Terceirizado 2. ATIVIDADES DO ARQUIVO 2/20

3 Você já ouviu falar sobre gestão de documentos Em caso a rmativo, é aplicável na unidade/órgão De que forma REGIMENTOS E/OU LEGISLAÇÕES Possui regimentos próprio Manual de normas e procedimentos Conhecem as diretrizes do CONARQ 3/20

4 A unidade utiliza algum código de classi cação Caso a rmativo, qual Existe comissão setorial de avaliação de documentos Em caso a rmativo, qual portaria de criação/renovação Transferência/Eliminação Ocorre transferência de documentos Caso a rmativo, para onde Caso a rmativo, com que frequência 4/20

5 Caso a rmativo, qual nalidade Guarda Organização Liberação de espaço Já houve eliminação de documentos Caso a rmativo Conforme TTD Outros Sendo a opção "outros" quais Di culdades enfrentadas na execução das atividades de arquivo na unidade Falta de espaço físico Falta de pessoal Falta de conhecimento para lidar com documentos de arquivo são fornecidos materiais adequadas para esta atividade Outros (citar abaixo) Em caso de "outros", citar 5/20

6 3. ACERVO Gênero Documental Documentos Textuais Documentos Bibliográ cos Documentos Eletrônicos Documentos Sonoros Documentos Iconográ cos Documentos Cartográ cos Documentos Filmográ cos Datas Limite do Acervo Mensuração do acervo (Metros lineares) Produção média (diária ou mensal) de documentos no setor/unidade 6/20

7 Estágios de tratamento Identi cação Organizado parcialmente Sem identi cação Organizado totalmente Natureza da informação Sigilosa Ostensiva Há guarda terceirizada da documentação Os procedimentos técnicos praticados na organização e descrição do acervo acham-se normalizados Parcialmente Há instrumentos de pesquisa no arquivo 7/20

8 Em caso a rmativo, qual Guia Inventário Sumário Inventário Analítico Catálogo Repertório Índice Outro: Quem trabalha na organização dos documentos Situação dos documentos na unidade (Analise pelos colaboradores da CAD) 4. INFRAESTRUTURA E SERVIÇOS Instalações - Prédio Construído para arquivo Adaptado para arquivo Imóvel tombado Prédios anexos Depósitos fora do prédio sede Depósitos para arquivo intermediário 8/20

9 Condições de conservação da documentação Sofrível Regular Boa Ótima Quanto às condições ambientais da área de guarda do acervo, assinale Controle de temperatura e umidade Controle de luminosidade Programa de prevenção e combate contra insetos, roedores e microrganismos Filtragem de poluentes Nenhum Controle Documentos armazenados em mobiliário Em caso a rmativo, assinale Aço Deslizante Madeira Alvenaria 9/20

10 Documentos Acondicionados Parcialmente Em caso a rmativo, especi que Caixa de poliondas Caixa de papelão Pastas A-Z Envelopes Envolto por cordão ou elásticos Classi cadores Pastas suspensas Caixas variadas Amontoados Amarrados por lotes Outro: Existe prevenção contra incêndio 10/20

11 Em caso a rmativo, assinale Extintores automáticos Extintores manuais Mangueiras Brigada de incêndio Detectores de fumaça Laboratórios para atividades arquivísticas Conservação Micro lmagem Audiovisual (som, lmes e vídeos) Digitalização Fotogra a Restauração Encadernação Nenhum Micro lmagem\digitalização A unidade faz micro lmagem de documentos 11/20

12 A unidade digitaliza documentos Recursos de Informática Sistemas disponíveis em rede intranet Internet Extranet Possui sistemas informatizados de recuperação de informações para o usuário Em caso a rmativo, o desenvolvimento dos sistemas informatizados é feito Pela unidade Por terceiros Em caso a rmativo, qual o software utilizado 5. ATENDIMENTO AO USUÁRIO 12/20

13 PRESTA INFORMAÇÕES Presencial Telefone/fax Correspondência Condições gerais de acesso ao acervo documental Consulta aberta ao público Consulta restrita Sem consulta Em caso de consulta restrita, especi que Documentos classi cados como sigilosos Estado de conservação Por não estar organizado Em fase de organização Necessidade de autorização Necessidade de prévio aviso Permite reprodução de documentos Com restrições 13/20

14 Tipos de reprodução Xerox Micrográ ca Fotográ ca Digital Videográ ca/audiográ ca Mobiliário e equipamentos disponíveis ao usuário Mesas/cadeiras Aparelhos de vídeo/aparelhos de som leitores de microformas Terminais de computador 6. RECURSOS HUMANOS QUALIFICAÇÃO DO QUADRO 14/20

15 Número de funcionários/servidores lotados no arquivo Mais de 10 Número de servidores cedidos Mais de /20

16 Número de servidores na unidade Mais de 10 Número de funcionários terceirizados no arquivo Mais de /20

17 Escolaridade dos servidores do arquivo (Servidor e Terceirizado) Nível Superior Mais de /20

18 Especialização/Pós-Graduação Mais de 10 Nível Médio Mais de /20

19 Nível Fundamental Mais de 10 A unidade promove a participação de seu corpo técnico em cursos, treinamentos e seminários especí cos para o desenvolvimento das atividades de arquivo Utilizem este espaço para observações ou para complementação de resposta a qualquer uma das questões anteriores 7. Responsável pela coleta dos dados 19/20

20 Nome Completo * Data de preenchimento Data dd/mm/aaaa Observações gerais ENVIAR Nunca envie senhas pelo Formulários Google. Este conteúdo não foi criado nem aprovado pelo Google. Denunciar abuso - Termos de Serviço Formulários 20/20