N rtear. 1. O Problema e a Iniciativa. 2. A Abordagem e Trabalho Efectuado. 3. O Produto Final. 4. Estatísticas. 4 Estatísticas.

Transcrição

1 Gestão de Fluxos e Documentos Digitais de Urbanismo

2 Sumário O Produto Final Estatísticas. O Serviço On-line 6 Conclusões 6.

3 - O Problema Dificuldades na gestão da documentação inerente ao licenciamento de edificações 1. O Problema e a Iniciativae urbanizações; O enorme volume de documentação: 2. A Abordagem e Trabalho Efectuado requerimentos/ano; 2.00 novos p processos/ano;; 0 páginas iniciais cada (40 A A0) + cópias; Anexação Anexação de processos antigos; Cresce com a tramitação do processo; Dificuldade em localizar e aceder aos processos processos.

4 - O Problema Análise complexa e distribuída por várias competências: 1. O Problema e a Iniciativa internas (saneamento, fiscalização, técnicos de edificação, técnicos urbanísticos, topógrafos, vereador, vistorias...); A Abordagem Trabalho Efectuado e2.externas (Juntase de Freguesia, Estradas de Portugal, SNBPC, CCDR, Governo Civil,...); P d tnofinal Fitratamento l Morosidade dos processos. Dimensão e importância do arquivo: Processos de obras desde 194;.qConclusões Arquivo não é morto; Segurança insatisfatória.

5 - A Iniciativa Digitalização dos processos com os objectivos: 1. O Problema e a Iniciativa Melhoria do processo de atendimento aos munícipes; Melhoria das condições de trabalho dos colaboradores internos; Melhoria da disponibilidade, p, transparência p eq qualidade de 3 O Produto P d t Final Fi l informação de gestão dos processos; Melhoria da organização e segurança dos arquivos; Aumento da produtividade e controlo nos processos administrativos; Redução da circulação de papel; Interligação com o novo Gabinete de Atendimento Urbano.

7 g e ImplementaçãoImplementação p ç -Abordagem A equipa: Comissão de C Coordenação d ã Gabinete Gestão do 2. A Abordagem e Trabalho Efectuado de Informática Projecto e Organização Final P d 4 Utilizador Utilizador chave dep. Jurídico e administrativo Direcção Implementação de Soluções Directores de Projecto j Estatísticas chave dep. urbanismo Equipas de Implementação Utilizador chave dep. planeamento

8 g e ImplementaçãoImplementação p ç -Abordagem Caracterização da situação existente:

9 g e ImplementaçãoImplementação p ç -Abordagem Definição modelo de funcionamento futuro:

10 g e ImplementaçãoImplementação p ç -Abordagem Arquitectura aplicacional futura: Interface Interface web.

11 g e ImplementaçãoImplementação p ç -Abordagem Implementação da infraestrutura técnica: Arquivo para páginas (total 4 4,8 8 TB = 3 anos);

12 g e ImplementaçãoImplementação p ç -Abordagem Implementação da infraestrutura técnica: 1 Gbps ao pos posto o de trabalho; aba o; 201. kmodeproblema cabo Cat.6;e a Iniciativa 600 tomadas.

13 g e ImplementaçãoImplementação p ç -Abordagem Implementação p ç da infraestrutura técnica: Estações de Digitalização. 1. O Problema e a Iniciativa

14 g e ImplementaçãoImplementação p ç -Abordagem Especificação dos requisitos do software: Prototipagem o o page de éc écrans; a s; Caderno de Requisitos. 1. O Problema ea Iniciativa

15 g e ImplementaçãoImplementação p ç -Abordagem Adaptação/parametrização p ç p ç do software; Teste funcional pelos utilizadores-chave; Formação: Formato formação/acção; Aposta no acompanhamento nas situações reais mesmo após arranque. Arranque: Estratégia g de digitalização g ç g gradual dos p processos.

17 - O Produto Final - Digitalização e catalogação:

18 - O Produto Final - Consulta imediata e em simultâneo:

19 - O Produto Final - Consulta do conteúdo dos documentos:

20 - O Produto Final - Tramitação automática de acordo com tipo requerimento/pretensão: q p

21 - O Produto Final - Tarefas organizadas por função/utilizador e com prazo atribuído: p

22 - O Produto Final - Utilizador imediatamente contextualizado com o processo a tratar: p

23 - O Produto Final - Inserção de documentos de apreciação:

24 - O Produto Final - Utilizador apenas tem que completar tarefa para processo seguir p g p para p próximo p passo:

25 - O Produto Final - Informação sobre o processo sempre disponível:

27 - Estatísticas - Processos digitalizados: Scanned building permission applications Total: O Problema e a Iniciativa / / / Estatísticas Jul 1-Jul 30-Jun 1-Jun 1-Mai 30-Abr 1-Abr 31-Mar 1-Mar 28-Fev 1-Fev 31-Jan 1-Jan 31-Dez 1-Dez 30-Nov 31-Mai 1-Nov 31-Out 1-Out 30-Set 1-Set 31-Ago 1-Ago 0

28 - Estatísticas - Documentos digitalizados: páginas A Km plantas A3 -> > A0 Scanned Documents Total: / / / Jul 3 1-Jul Jun 1 -Jun 31 1-Mai 1 -Mai 30 0-Abr 1 -Abr 31 1-Mar 1 -Mar 28 8-Fev 1 -Fev 31-Jan 1 -Jan 31 1-Dez 1 -Dez 30 0-Nov 1 -Nov 31 1-Out 1 -Out 30 0-Set 1 -Set 31 1-Ago 1 -Ago 0

29 - Estatísticas - Documentos internos produzidos: Internal Documents Produced Total: / / / Jul 30-Jun 1-Jun 31-Mai 1-Mai 30-Abr 1-Abr 31-Mar 1-Mar 28-Fev 1-Fev 31-Jan 1-Jan 31-Dez 1-Dez 1-Jul 30-Nov 1-Nov 31-Out 1-Out 30-Set 1-Set 31-Ago 1-Ago 0

30 - Estatísticas - Tarefas completadas: Nortear Completed Tasks Total: A Abordagem e Trabalho Efectuado O Produto 200/ / / Estatísticas Jul 1-Jul 30-Jun 31-Mai 1-Mai 30-Abr 1-Abr 31-Mar 1-Mar 28-Fev 1-Fev 31-Jan 1-Jan 31-Dez 1-Dez 30-Nov 1-Jun 1-Nov 31-Out 1-Out 30-Set 1-Set 31-Ago 1-Ago 0

31 To m ar C on h za ra rq u iv ss o in Vi ar vo N ec ot Im im if i pr en ca im ca to ir o A N lt e ot ra if i ca ca ca o Es Sa o ta ne do am R en eq En to ue vi rim ar N en ot to ifi D el ca e ca ga o rt M R ar un eq ef Es i ui c a ip pe si e c ra /T ao ec En Pr ni tr oc co eg es a so de Fi Pr si oc co es so Fi si co In Fi fo sc rm D al ar ev iz R ol ac es ve ao po r Pr ns o av ce Ve el ss rif F o ic is ar ca C l iz A on na ac A lis su ao na ar l ta lis P E ar ro nt De ce id ss ad sc o is es a o Ex Sa T ne te ec rn am ni as c en o E to C di la In fic ss fo ac i f ic rm ao ar ar pr Ju oc nt es a de so Ve F re ri D fi c gu es ar es pa Pr ia ch oc o es Ve so re s ad R or el ac io na do s A Si nc ro ni - Estatísticas - Tarefas completadas por tipo: A909Abordagem e Trabalho Efectuado

33 Projecto FACE - Objectivos - Construção de um novo portal internet com os objectivos: 1. O Problema e a Iniciativa Diminuir a necessidade de deslocações dos cidadãos aos serviços presenciais da Câmara, ou de chamadas telefónicas para informação; 2. Aobter Abordagem e Trabalho Efectuado Aumentar a produtividade libertando os colaboradores de serviços de li d nos casos e tarefas t f 3 io Produto Pd d atendimento tt Final Fidi l t e ffocalizando-os mais técnicos ; Aumentar Aumentar o nível de serviço ao cidadão permitindo a possibilidade de efectuarem requerimentos pela internet; Aumentar a transparência p dos p procedimentos internos p para os cidadãos, permitindo acesso integral aos processos ;

34 Projecto FACE - Âmbito - Portal de serviços ao cidadão da Câmara lançado em Maio 2008; Serviços ç on-line de urbanismo: Capitalização nos sistemas SIG e Nortear; Mapas Mapas interactivos; Emissão de plantas de localização; Simuladores de taxas; Consulta integral de processos; Requerimentos R i t on-line. li Submissão de pareceres.

35 Projecto FACE - Resultados - 40 visitas por dia em média.

37 - Conclusões - Impacto no serviço público: Aumento da disponibilidade e segurança de informação referente aos 1. O Problema e a Iniciativa processos de licenciamento de obras; Aumento A t da d ttransparência ê i d dos processos iinternos t e credibilidade dibilid d d da 2. A Abordagem e Trabalho Efectuado instituição; Aumento da p produtividade e controlo interno ((ex: controlo de p prazos 3 Oe Produto P d t Final legais operacionais); 2% de diminuição no tempo de tratamento dos requerimentos; Abertura da exploração de novos canais de serviço (ex: a Internet): Cada munícipe passa a ser um fiscal em potência; Aumento Aumento da qualificação dos funcionários e quadros técnicos nas tecnologias de informação;

38 - Conclusões - Adaptabilidade outras instituições públicas: 1. O Problema e aainiciativa Processo de licenciamento de obras tem legislação própria a seguir por todas as câmaras municipais; Concelhos com dimensão igual ou superior ao de Santa Maria da Feira têm p problemas idênticos ao endereçado; ç ; As soluções que prevêm a desmaterialização de documentos e a sua circulação automática pelos vários estágios de análise dentro de uma instituição podem trazer valor a muitas instituições, instituições logo que a sua implementação tenha em conta as especificidades de cada uma. Carácter pioneiro do projecto Nortear Nortear.

39 e a nova lei 60/2007 Nova lei 60/2007: Portaria nº216-a/2008: Art. 4º 1 - Os municípios devem disponibilizar sistema informático ou plataforma com as funcionalidades necessárias à tramitação desmaterializada dos procedimentos previstos no RJUE,.... Assegurado pelo sistema Nortear desde Agosto 200; Art. 2º 1 - Os municípios devem disponibilizar sistema informático ou plataforma que permita (...) a entrega e recepção ã d de elementos l t por via i electrónica l t ó i online, li b bem como informação para os serviços de finanças, de registo e notariado (...) ; Assegurado pela componente de serviços de urbanismo do portal da Câmara desde Maio 2008;

40 - Conclusões - Notoriedade do Projecto: Visitas várias Câmaras do país: Porto, Gaia, Paredes, Covilhã, 1. O de Problema e a Iniciativa Viseu, Albufeira ; Apresentação A t ã em conferências: f ê i Jornadas A Gestão da Informação na Era Digital Trofa 2007; S Li b CCB CCB, JJunho h ; 3 Seminário O Produto Pi ád i t INA Final Fi 2007 l Lisboa IBM ECM Forum Lisboa Parque das Nações, Novembro 2007; 4 Conferência EstatísticasIBM para a Europa Europa, Médio Oriente e África Haia, Haia Holanda, Maio 2008;. Apresentação Conclusões da componente on-line: Europarque, Junho 2008; Seminário Redução de Custos de Contexto do Serviço Público na Área Metropolitana do Porto : TecMaia, Julho 2008; Seminário S i á i INA 2008 Lisboa Li b CCB CCB, JJulho lh ;

41 Obrigado Contactos: Ver. José Manuel Oliveira Planeamento e Urbanismo C.M. Sta. Maria da Feira Tel: info@urbanfeira.net Tiago Costa Mendes Procinfa, Lda. tiago.mendes@procinfa.pt p