COMBINAR CORRESPONDENCIA, CREACIÓN DE INDICES Y TABLAS DE CONTENIDO EN MICROSOFT WORD.

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1 COMBINAR CORRESPONDENCIA, CREACIÓN DE INDICES Y TABLAS DE CONTENIDO EN MICROSOFT WORD. I.E.S. ANDRÉS DE VANDELVIRA J. G a r r i g ó s

2 ÍNDICE 1 COMBINAR CORRESPONDENCIA CREACIÓN DE ÍNDICES EN MICROSOFT WORD INTRODUCCIÓN OPERACIONES PREVIAS ENTRADAS DE ÍNDICE CREACIÓN DE UNA ENTRADA DE ÍNDICE COMPILACIÓN DEL ÍNDICE TABLAS DE CONTENIDO

3 1 COMBINAR CORRESPONDENCIA M i c r o s o f t W or d i n c l u ye u n a u t i l i d a d d e n o m i n a d a C o m b i n a r C o r r e s p o n d e n c i a, m e d i a n t e l a c u a l, e s p o s i b l e c o m b i n a r m o d e l o s d e d o c um e n t o s c o n d a t o s o b t e n i d o s d e t a b l a s. S i, p o r e j em p l o, d e b em o s c o n c e r t a r u n a c o n v o c a t o r i a p o r e s c r i t o a l o s a f i l i a d o s a u n a d e t e r m i n a d a o r g a n i z a c i ó n, n o s e r á n e c e s a r i o h a c e r u n a c a r t a p e r s o n a l i za d a p a r a c a d a u n o d e e l l o s, y m e d i a n t e l a u t i l i d a d d e c om b i n a r c o r r e s p o n d e n c i a p o d r e m o s g e n e r a r l a s c ar t a s i n d i v i d u a l i z a d a s a e n v i a r a c a d a i n t e r e s a d o e l a b o r a n d o u n ú n i c o d o c u m e n t o b a s e. P r o c e d i m i e n t o d e operación. S e e x p l i c a r á e l p r o c e d i m i e n t o m e d i a n t e u n e j em p l o, e n e l c ua l, s e s u p o n e q u e d e b e m o s e n v i a r u n e s c r i t o p a r a l a c o n v o c a t o r i a a u n a r e u n i ó n a u n o s d e t e r m i n a d o s s e ñ o r e s / a s. 1. A n t e s d e n a d a y c o m o p a s o p r e v i o s e de b e e l a b o r a r u n a t a b l a c o n l o s d a t o s d e c a d a u n o d e l o s e l e m e n t o s n e c e s a r i o s. E n n u e s t r o c a s o h e m o s e l a b o r a d o l a s i g u i e n t e t a b l a, q u e h em o s g u a r d a d o e n e l d i s c o d u r o c o n e l n o m b r e de tabla de datos.xls N o m b r e Ap e l l i d o s C o m p a ñ í a C i u d a d N º F AX N º t e l P e p e G a r r i g ó s D I G I C O M. A l b a c e t e M a r t í n e z S. A. M a r i a S a n t o s I B E R Y E T C á d i z G a r v í M I S C L u i s S i m ó n S A N T E R M O M u r c i a S á e z S. L. L u c í a S a l m e r ó n A T O M AT I C L a C o r u ñ a C a r r a s c o S. A. J a im e C o r o n a Z O RT E N Z a r a g o za S á n c h e z S. A. A n t o n i o V á zq u e z G i l C A B I G E L S. A. S a n t a n d e r A b r i m os u n d o c um e n t o n u e v o e n W o r d. 3. V i s u a l i z a m o s l a b a r r a d e h e r r am i e n t as d e n om i n a d a C o m b i n a r C o r r e s p o n d e n c i a, c u yo a s p e c t o e s e l q u e s e i n d i c a. I n i c i a l m e n t e t o d o s l o s i c o n o s e s t á n i n a c t i v o s. 4. C om e n z a r e m os p o r i n d i c a r a W or d c u a l e s e l f ic h e r o q u e u t i l i z a r e m o s c om o b a s e d e n u e s t r o s d a t o s p a r a l a p e r s o n a l i za c i ó n d e l a c a r t a s ; p a r a e l l o h a c em o s c l i c e n e l 2

4 i c o n o O r i g e n d e d a t o s d e l a b a r r a d e h e r r am i e n t a s C o m b i n a r C o r r e s p o n d e n c i a. 5. P u e s t o q u e n o s i e m p r e n o s i n t e r e s a r á g e n e r a r c a r t a s p a r a l a t o t a l i d a d d e r e g i s t r o s d e l a t a b l a d e d a t o s q u e t e n e m o s. W ord n o s p e r m i t e e l e g i r l o s r e g i s t r o s q u e n o s i n t e r e s a n d e t o d o s l o s e x i s t e n t e s, p a r a e l l o, h a r e m o s c l i c e n e l i c o n o D e s t i n a t a r i o s d e c o m b i n a r c o r r e s p o n d e n c i a d e l a b a r r a d e h e r r a m i e n t as C o m b i n a r c o r r e s p on d e n c i a. E n e l c u a d r o d e d i á l o g o q u e a p a r e c e p o d e m o s e l e g i r l o s d e s t i n a t a r i o s d e s e a d o s. E n n u e s t r o c a s o p a r t i c u l a r, s e h a n e l e g i d o l o s d o s p r im e r os y l o s d o s ú l t i m o s. 6. C om e n z a m os a e s c r i b i r l a c a r t a. E n n u e s t r o c as o p a r ticular d e s e am o s q u e a p a r e zc a : E s t i m a d o s e ñ o r., d o n d e l o s p u n t o s s u s p e n s i v o s d e b e n s e r s u s t i t u i d o s p o r l o s n om br e s y l o s a p e l l i d o s d e l o s i n t e r e s a d o s. L a f o r m a d e p r o c e d e r e s l a s i g u i e n t e : C o n e l c u r s o r s i t u a d o d e t r á s d e l a p a l a b r a s e ñ o r h a c em os c l i c e n e l i c o n o d e l a b a r r a d e h e r r am i e n t a s I n s e r t a r c a m p o s c o m b i n a d o s, c o n l o q u e n o s a p a r e c e r á u n c u a d r o d e d i á l o g o c o n l o s c a m p os d e n u e s t r a b a s e d e d a t o s c r e a d a e n e l p u n t o 1. S e l e c c i o n a m o s e l c am p o n o m b r e h a c em o s c l i c e n e l b o t ó n i n s e r t a r y h a c e m os l o p r o p i o c o n a p e l l i d o s. O b s e r v a c om o l os c am p o s n om b r e y a p e l l i d o s a p a r e c e n e s c r i t o s d e l a f orm a < < N o m b r e > > < < A p e l l i d o s > >. S e p a r a a m b o s c am p o s, d e l o c o n t r a r i o s e u n i r í a l a ú l t i m a l e t r a d e l n o m b r e a l a p r i m e r a d e l a p e l l i d o. S e g u i d a m e n t e i r em os e s c r i b i e n d o e l d o c um e n t o e i n s e r t a n d o l o s c am p o s q u e s e c or r e s p o n d a n e n c a d a m om e n t o. S i d e s e a m o s o b s e r v a r c om o q u e d a r í a n u e s t r a c a r t a p a r t i c u l a r i za d a p a r a e l p r im e r r e g i s tr o d e n u e s t r a b a s e d e d a t o s p o d e m o s h a c er clic en el icono Ver datos combinados T e r m i n a d a l a r e d a c c i ó n d e l d o c um e n t o p o d e m os g e n e r a r u n a r c h i v o c o n l a t o t a l i d a d d e l a s c a r t a s c or r e s p o nd i e n t e s a c a d a u n o d e l o s r e g i s t r o s d e l a b a s e d e d a t o s. P a r a 3

5 e l l o, h a r e m o s c l i c en e l i c o n o C o m b i n a r e n u n d o c u m e n t o n u e v o d e l a b a r r a d e h e r r a m i e n t a s C o m b i n a r c o r r e s p o n d e n c i a L a a c c i ó n a n t e r i o r p r o v o c a r á l a a p a r i c i ó n d e u n n u e v o c u a d r o d e d i á l o g o e n e l q u e s e n o s p r e g u n t a p o r l o s r e g i s t r o s ( d e l o s e l e g i d o s e n e l p a s o 5 ) a l o s q u e d e s e a m o s a p l i c ar e l m o d e l o d e c a r t a e l a b o r a d o. A l p u l s a r e l b o t ó n A c e p t a r, s e g e n e r a r á un n u e v o d o c u m e n t o W ord c o n l a s c a r t a s p a r t i c u l a r i za d a s p a r a c a d a u n o d e l o s r e g i s t r o s e l e g i d o s. 7. F i n a l m e n t e q u e d a p o r g u a r d a r l o s d o c u m e n t o s e l a b o r a d o s, p e r o b a j o l a c o n s i d e r a c i ó n d e q u e a h o r a s e d i s p o n e n d e d os d o c um e n t o s : L a c a r t a q u e n o s s i r v e c o m o d o c um e n t o b a s e y e l d o c um e n t o q u e c o n t i e n e l a s c a r t a s p e r s on a l i z a d a s p a r a c a d a u n o d e l o s r e g i s t r o s s e l e c c i o n a d o s. E n A l b a c e t e a l u n e s, 0 3 d e e n e r o d e E s t i m a d o S r : «N om bre» «Apel l i d o s» P o r l a p r e s e n t e s e l e c o n v o c a a l a r e u n i ó n d e p r o p i e t a r i o s d e v i v i e n d a s d e l a u r b a n i za c i ó n M o n t e m a r e s I I q u e s e c e l e b r a r á e n l o s l o c a l e s d e C l u b d e t e n i s e l p r ó x im o d í a 2 7 a l a s 2 0 h o r a s. A t e n t a m e n t e P R ÁC T I C A: R e a l i c e u n a c o m b i n a c i ó n d e c o r r e s p o n d e n c i a p a r a t o d o s l o s m i e m b r o s d e l a b a s e d e d a t o s g e n e r a d a c o n l a p l a n t i l l a d e M i c r o s o f t W o r d denominada Fax elegante. 4

6 2. CREACIÓN DE ÍNDICES EN MICROSOFT WORD. 2.1.INTRODUCCIÓN. C o n t r a r i a m e n t e a l b u e n h a c e r, l o n o r m a l e s e l a b o r a r m a n u a lm e n t e e l í n d i c e d e u n d o c um e n t o e s c r i t o, u na v e z q u e s e h a t e r m i n a d o d e e s c r i b i r l o. S i e l d o c um e n t o e s e x t e n s o e l p r o c e s o s e h a c e t e d i o s o y e l t i e m p o i n v e r t i d o e s i n t e r m i n a b l e. M i c r o s o f t W or d d i s p o n e d e u n a f u n c i ó n p a r a c r e a r í n d i c e s y t a b l a s d e c o n t e n i d o s d e l t r a b a j o r e a l i z a d o q u e f a c i l i t a l a l a b o r, p o s i b i l i t a n d o l a a c t u a l i z a c i ó n d e l m ism o s i s e p r o d u c e u n c a m b i o e n e l d o c um e n t o, t o d o e l l o, p e r m i t i e n d o a d em á s e l e g i r e n t r e d i s t i n t o s f o r m a t o s y e s t i l o s. E n e s t e t e x t o, s e h a d e c o n s i d e r a r q u e, M i c r o s o f t W o r d e n t i e n d e p o r í n d i c e, l o q u e h a b i t u a l m e n t e s e d e n o m i n a Í n d i c e a l f a b é t i c o d e m a t e r i a s o Í n d i c e a n a l í t i c o ( q u e s e s u e l e u b i c a r a l f i n a l d e l l i b r o o d o c u m e n t o ), d o n d e s e r e l a c i o n a n t o d a s a q u e l l a s p a l a b r a s s u f i c i e n t e m e n t e r e l e v a n t e s q u e a p a r e c e n e n e l d o c u m e n t o y q u e p u e d e n s e r v i r p a r a l o c a l i z a r p a r t es i m p o r t a n t e s c o n t e n i d a s e n é l. S i n e m b a r g o, b a j o e l t é r m i n o T a b l a d e c o n t e n i d o, Microsoft W o r d, i n t e r p r e t a l o q u e n o r m a l m e n t e s e i n t e r p r e t a c o m o e l Í n d i c e p r o p i a m e n t e d i c h o, e s d e c i r, u n l i s t a d o p a g i n a d o d e l o s p r i n c i p a l e s e n c a b e z a d o s d e l d o c u m e n t o OPERACIONES PREVIAS U n a b u e n a f o r m a d e p r o c e d e r, a n t e s d e c om e n za r c o n l a s o p e r a c i o n e s d e c r e a c i ó n d e u n í n d i c e, e s a s i g n a r e s t i l o s d e t e x t o a l o s e n c a b e za d o s d e l a s d i s t i n t a s p r e g u n t a s. P o r d e f e c t o, W or d c o n s i d e r a, a e f e c t o s d e c r e a r e l í n d i c e d e u n d o c u m e n t o, e l s i g u i e n t e r a n g o d e n i v e l e s : T í t u l o 1 T í t u l o 2 T í t u l o 3 T í t u l o ENTRADAS DE ÍNDICE C R E AC I Ó N D E U N A E N T R AD A D E Í N D I C E P a r a c r e a r u n í n d i c e, l o p r i m e r o q u e s e d e b e h a c e r e s c r e a r l a s e n t r a d a s p a r a s u p o s t e r i o r g e n e r a c i ó n. C a d a u n a d e l a s e n t r a d a s h a c e r e f e r e nc i a a u n t em a o p a l a b r a i n c l u i d a e n e l d o c um e n t o. La f o r m a d e c r e a r u n a e n t r a d a e s s e l e c c i o n a r e l t e x t o q u e d e s e a q u e a p a r e zc a e n e l í n d i c e, a c o n t i n u a c i ó n p u l s e Al t + M ayú s c u l a s + E y a p a r e c e r á l a v e n t a n a M a r c a r e n t r a d a d e í n d i c e, o t r a f o r m a d e l l e g a r a e s t a v e n t a n a e s a t r a v é s d e l a b a r r a d e m e n ú s, m e d i a n t e l a r u t a, I n s e r t a r / R e f e r e n c i a / Í n d i c e y t a b l a s y d e s d e l a s o l a p a Í n d i c e h a c e r c l i c e n e l b o t ó n M a r c a r e n t r a d a. E n l a v e n t a n a M a r c a r e n t r a d a d e í n d i c e, e n e l a p a r t a d o O p c i o nes a c t i v e l a c a s i l l a P á g i n a a c t u a l pa r a q u e s e m u e s t r e e l n úm er o de p á g i n a a c t u a l d e l a e n t r a d a d e í n d i c e s e l e c c i o n a d a, 5

7 d e l a m i s m a f o r m a, s i a c t i v a m os l a c h e c k b o x d e l f o r m a to d e l n ú m e r o d e p á g i n a s i d e s e a m o s q u e l o s n ú m e r os d e í n d i c e a p a r e zc a n c o n e s t e f orm a t o. C o n f i g u r a d a s t o d a s e s t a s c a r a c t e r ís t i c a s s e h a r á c l i c e n e l b o t ó n M a r c a r, s i s ó l o d e s e am o s m a r c a r e s t a e n t r a d a, y a c t i v a r em o s e l b o t ó n M a r c a r t o d a s s i l o q u e d e s e a m o s e s q u e s e m a r q u e n t o d a s l a s v e c e s q u e e l t e x t o a p a r e c e e n e l d o c um e n t o. P u l s a d o e l b o t ó n M a r c a r, e l p r o c e s a d o r d e t e x t o s W or d i n s e r t a r a u n c ó d i g o d e c a m po { X E } q u e c o n t i e n e e l t e x t o d e e n t r a d a e n e l d o c um e n t o. E s t e c ó d i g o e s t á o c u l t o e n e l d o c um e n t o y s ó l o s e v i s u a l i z a s i a c t i v a m o s e l b o t ó n M o s t r a r u o c u lt a r d e l a b a r r a d e h e r r a m i e n t a s C O M P I L AC I Ó N D E L Í N D I C E. U n a v e z c r e a d a s t o d a s l a s e n t r a d a s d e índice q u e d a p o r d e f i n i r e l e s t i l o f i n a l d e l í n d i c e e i n d i c a r e n q u é p a r t e d e l d o c u m e n t o q u i e r e q u e a p a r e zc a. P a r a i n d i c a r e l l u g a r d o n d e d e s e a q u e a p a r e zc a e l í n d i c e b a s t a r á c o l o c a r e l c u r s o r d e l r a t ó n e n e l l u g a r d e s e a d o ( n o r m a lm e n te a l i n i c i o o f i n a l d e l d o c u m e n t o ). M e d i a n t e l a r e f e r e n c i a I n s e r t a r, R e f e r e n c i a, í n d i c e y t a b l a s. S e a b r e l a v e n t a n a í n d i c e y t a b l a s, s e l e c c i o n a m os l a s o l a p a Í n d i c e, y a h í, p o d r e m o s e l e g i r d i f e r e n t e s t i p o s d e e s t i l o s y d i v i d i r l o e n v a r i a s c o l u m n a s, a l i n e a r l o s n ú m e r o s d e p á g i n a a l a d e r e c h a, c o n o s i n c a r a c t e r es d e l r e l l e n o. T o d o s l o s c am b i o s r e a l i za d o s e n l a v e n t a n a í n d i c e y t a b l a s s e p u e d e n p r e v i s u a l i z a r e n e l c u a d r o V i s t a p r e l i m i n a r. A d i f e r e n c i a d e l e s t i l o p e r s o n a l t o d o s l o s f o r m a t o s a l t e r n a t i v o s d e W or d c o n l a e x c e p c i ó n d e l f o r m a t o s e n c i l l o, a ñ a d e n e n c a b e z a d o s c o n l e t r a s. F i n a l m e n t e h a c i e n d o c l i c e n e l b o t ó n Ac e p t a r, e l í n d i c e a p a r e c e r á j u s t o d o n d e s e c o l o c ó e l c u r s o r d e l r a t ó n. U n a v e z q u e s e t i e n e c r e a d o e l í n d i c e p u e d e s e r q u e é s t e n o n o s g u s t e, y d e s e e m o s c am b i a r s u e s t i l o, p a r a e l l o, m e d i a n t e l a b a r r a de m e n ú s I n s e r t a r, R e f e r e n c i a, Í n d i c e s y t a b l a s, s e e s c o g e o t r o e s t i l o y p u l s a m os e l b o t ó n Ac e p t a r. W o r d n o s p r e g u n t a r á s e d e s e am os r em p l a za r l o. E l a s p e c t o d e u n í n d i c e d e e s t i l o s o f i s t i c a d o c o n d o s c o l um n a s p a r a e l d o c u m e n t o q u e n o s o c u p a e s e l q u e s e m u e s t r a s e g u i d a m e n t e : 1 1. I N T R O D U C C I Ó N, 1 2. O P E R A C I O N E S P R E V I A S, 1 2 6

8 3 M 3. E N T R A D A S D E Í N D I C E, C R E A C I Ó N D E U N A E N T R A D A D E Í N D I C E, C O M P I L A C I Ó N D E L Í N D I C E, 2 E M a r c a r, 1, 2 W o r d, 1, 2, 3, 1, 2 W e s t i l o, 2 3. TABL AS DE CONTENIDO. U n a d e l a s v e n t a j a s p r i n c i p a l e s d e u t i l i za r l o s e s t i l o s i n d i c a d o s e n e l a p a r t a d o 2, c i t a d o a n t e r i o r m e n t e, e s l a p o s i b i l i d a d d e c r e a r d e f orm a a u t o m á t i c a y a c t u a l i z a b l e t a b l a s d e l o s c o n t e n i d o s q u e m ue s t r a n l o s p r i n c i p a l e s e n c a b e z a d o s d e l d o c u m e n t o. P a r a c r e a r u n a t a b l a d e c o n t e n i d o s e s i t u ó e l c u r s o r d e l r a t ó n e n e l l u g a r d o n d e s e d e s e a q u e a p a r e zc a. A c o n t i n u a c i ó n m e d i a n t e l a r u t a d e l a b a r r a d e m e n ú s I n s e r t a r, R e f e r e n c i a, Í n d i c e s y t a b l a s ; e n l a s o l a p a T a b l a d e c o n t e n i d o s d e l a v e n t a n a Í n d i c e y t a b l a s e s p o s i b l e c o n t r o l a r l a a p a r i e n c i a d e l a t a b l a d e c o n t e n i d o. S e p u e d e s e l e c c i o n a r q u e a p a r e zc a o n o l o s n ú m e r o s d e p á g i n a, q u e s e s i t ú e n e n l a d o d e r e c h o c o n o s i n c a r á c t e r d e r e l l e n o q u e s e p a r a n e l t e x t o d e l n ú m er o d e p á g i n a. A s im i s m o s e p u e d e d e t e r m i n a r e l n ú m er o d e s u b n i v e l e s e n e l í n d i c e ( s e p e r m i t e n h a s t a 9 s u b n i v e l e s ), l o q u e i m p l i c a q u e c u a n d o s e c r e a e l d o c um e n t o s e d e b e n u t i l i z a r e s t i l o s d e t í t u l o s e s t a b l e c i d o s c o n a n t e r i o r i d a d. E l o r d e n d e l o s e s t i l o s, a ef e c t o s d e c r ea r s u b n i v e l e s, d e l a t a b l a d e c o n t e n i d o s e p u e d e c o n f i g u r a r e n l a v e n t a n a, O p c i o n e s d e l a t a b l a d e c o n t e n id o ( T D C ), a l a q u e s e l l e g a d e s d e l a v e n t a n a Í n d i c e y t a b l a s h a c i e n d o c l i c s o b r e e l b o t ó n O p c i o n e s. E l d í g i t o d e l c u a d r o N i v e l d e T D C n o s i n d i c a e l s u b n i v e l a s i g n a d o a l e s t i l o d i s p o n i b l e q u e a p a r e c e e n l a i z q u i e r d a. 7

9 S e g u i d a m e n t e s e p u e d e a p r e c i a r l a t a b l a d e c o n t e n i d o d e e s t e d o c um e n t o u t i l i z a n d o : F o r m a t o F o r m a l, m o s t r a n d o n ú m e r o s d e p á g i n a a l i n e a d o s a l a d e r e c h a. U t i l i za n d o p u n t o s c o m o c ar á c t e r d e r e l l e n o. P o s t e r i o r m e n t e y a f i n d e r e a l za r l o, s e h a s e l e c c i o n a d o l a t a b l a y s e le a p l i c a d o u n r e s a l t a d o e n c o l o r g r i s a l 2 5 %. 1 COMBINAR CORRESPONDENCIA CREACIÓN DE ÍNDICES EN MICROSOFT WORD INTRODUCCIÓN OPERACIONES PREVIAS ENTRADAS DE ÍNDICE CREACIÓN DE UNA ENTRADA DE ÍNDICE COMPILACIÓN DEL ÍNDICE TABLAS DE CONTENIDO F i n a l m e n t e a p u n t a r q u e e l f o r m a t o d e l t e x t o q u e a p a r e c e e n l a t a b l a d e c o n t e n i d o n o t i e n e p o r q u é c o i n c i d i r c o n e l q u e f i g u r a e n e l d o c um e n t o s i s e a p l i c a e l f o r m a to denom i n a d o E s t i l o P e r s o n a l. 8

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