Desmaterialização e Interoperabilidade. A experiência de Viana do Castelo

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Marco Barroso Bergler
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1 Desmaterialização e Interoperabilidade

2 Criados em 1928, os SMSBVC são um serviço público de interesse local que visam contribuir de forma sustentada para a qualidade de vida dos cidadãos do concelho de Viana do Castelo.

3 Actualmente, os SMSBVC são a entidade gestora do concelho de Viana do Castelo para: Captação, Tratamento e Distribuição de Água Potável para Consumo Humano Recolha e Drenagem de Águas Residuais Recolha e Transporte de Resíduos Sólidos Urbanos Higiene e Limpeza Urbana

4 Objectivos estratégicos dos SMSBVC : Garantir a Qualidade da Água Melhorar a Operacionalidade dos Sistema de Água, Saneamento e Resíduos Apostar na Gestão Pública Eficiente

5 Politica de gestão dos SMSBVC Focalização no Cliente Valorização dos Colaboradores Melhor Relacionamento com Fornecedores

6 Certificação Nova Visão Novo Organigrama Novo conceito de Gestão / Áreas de negócio Desmaterialização Uniformização de processos/procedimentos

7 Relacionamento com os Clientes Criação de FrontOffice Atendimento personalizado, electrónico e telefónico Centralização da informação Novo conceito de atendimento Georeferenciação das instalações/aparelhos de medição Criação de atendimento automático de leituras (Telefone)

8 Relacionamento com os Fornecedores Requisições Electrónicas Ordens de Encomenda em formato digital Digitalização das facturas e tramitação electrónica Criação e Circulação das O. Pagamento em Formato Digital Assinatura das O. Pagamento com Cartão do Cidadão Pagamentos Electrónicos com envio por

9 Relacionamento com os Colaboradores Implementação do sistema de assiduidade electrónica Gestão (Autorização/Validação) de H.E. em formato digital Marcação de férias/faltas em formato digital Circulação das justificações em formato digital Envio de recibos vencimentos em formato digital

10 Ferramentas Utilizadas MAC Gestão de Armazéns Atendimento Gestão de Águas ESRI Recursos Humanos POCAL Arquivo Documental Sigmaflow Milénio 3

11 Aplicação de Atendimento - Registo de todo o tipo de documentos - Recepção e tratamento de Reclamações e Sugestões - Gestão e emissão de certidões - Gestão de agendas (funcionários e Chefias) - Registo de Pareceres, Despachos e Deliberações - Expedição de documentos (Fax, , CTT) com assinatura digital (Cartão Cidadão) Aplicação de Arquivo Documental - Digitalização de documentos - Carimbos e Assinatura Digital - Visualização de todos os documentos de um processo administrativo - Associação de ficheiros a processos existentes Aplicação de Sigmaflow - Criação e edição dos circuítos de informação - Sistema de alertas de prazos com critérios configuráveis - Encaminhamento automático da informação - Visualização gráfica dos circuítos de informação

12 Aplicação de Atendimento Registo de todo o tipo de documentos Recepção e tratamento de Reclamações e Sugestões Gestão e emissão de certidões Gestão de agendas (funcionários e Chefias) Registo de Pareceres, Despachos e Deliberações Expedição de documentos (Fax, , CTT) com assinatura digital (Cartão Cidadão)

13 Aplicação de Arquivo Documental Digitalização de documentos Carimbos e Assinatura Digital (com bloqueio do documento) Visualização de todos os documentos de um processo administrativo Associação de ficheiros a processos existentes

14 Aplicação de Sigmaflow Criação e edição dos circuitos de informação Sistema de alertas de prazos com critérios configuráveis Encaminhamento automático da informação Visualização gráfica dos circuitos de informação

15 Tempo Médio de Orçamentação de Ramais de Saneamento (dias)

16 Tempo médio de resposta às reclamações

17 Urbanismo - Recepção dos projectos em formato digital - Integração com e-paper - Integração com o Portal Autárquico do RJUE - Tramitação Digital - Despacho Digital

18 Modernização do Tratamento dos Processos de Obras Fase I - Preparação - Identificação dos tipos de pedido no âmbito do urbanismo - Reengenharia de procedimentos - Definição dos circuitos de workflow para automatização de procedimentos - Definição das normas técnicas para apresentação dos pedidos em formato digital (formatação dos ficheiros e modo de organização do processo digital) - Reestruturação dos formulários Fase III - Criação do Balcão Único - Disponibilização dos serviços online ao Cidadão com integração total com os sistemas de informação do Município Fase II Desmaterialização dos processos - Implementação da Gestão Documental com integração da assinatura digital ao nível dos despachos - Implementação das ferramentas de digitalização/gestão dos processos antigos (Kapture e X-Arq ) - Implementação da ferramenta de análise/gestão dos processos entregues em formato digital (epaper) - Tramitação e análise de todos os pedidos em formato digital

19 Modernização do Tratamento dos Processos de Obras Fase I - Preparação -Identificação dos tipos de pedido no âmbito do urbanismo -Reengenharia de procedimentos -Definição dos circuitos de workflow para automatização de procedimentos -Definição das normas técnicas para apresentação dos pedidos em formato digital (formatação dos ficheiros e modo de organização do processo digital) -Reestruturação dos formulários

20 Modernização do Tratamento dos Processos de Obras Fase II - Desmaterialização dos processos -Implementação da Gestão Documental com integração da assinatura digital ao nível dos despachos -Implementação das ferramentas de digitalização/gestão dos processos antigos (Kapture e X-Arq ) -Implementação da ferramenta de análise/gestão dos processos entregues em formato digital (epaper) -Tramitação e análise de todos os pedidos em formato digital

21 Modernização do Tratamento dos Processos de Obras Fase III Ainda por implementar -Criação do Balcão Único -Submissão on-line de pedidos de operações urbanísticas em formato digital -Disponibilização dos serviços on-line ao Cidadão com integração total com os sistemas de informação do Município

22 Digitalização dos Processos de Obras (X-Arq / Kapture)

23 Gestão Documental integrada com o epaper

24 Site do Município ( viana-castelo.pt castelo.pt)

25 Site do Município ( viana-castelo.pt castelo.pt)

26 Integração de Sistemas Portal Autárquico (RJUE) Atendimento Gestão de Armazéns epaper Urbanismo POCAL Arquivo Documental Sigmaflow X-Arq

27 Conclusões : Desmaterialização dos processos Centralização de toda a informação Uniformização Redução dos prazos de resposta Redução dos custos de operação Prestação de serviços com mais e melhor qualidade

28 Obrigado

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