Desmaterialização documental

Transcrição

1 Desmaterialização documental Paulo Leitão - Direcção Técnica Peoples Conseil, Tecnologias de Informação, Lda

2 Agenda * Contexto * Desmaterialização de Documentos * Sistema de Captura de Informação * Projectos desenvolvidos na C.M. Águeda * Próximos Passos

3 Contexto - Parceria construída durante o último ano! - Compromisso de disponibilização de ferramentas inovadoras e diferenciadoras ao serviço do Municípe! Comunicações ( Voz sobre IP Vídeo sobre IP ) Integração de Serviços de Dados com Voz; Disponibilização de Conteúdos Vídeo (Eventos Sociais, Culturais, etc.); Broadcasting Online de Eventos; Captura e Desmaterialização de Documentos Correspondência Facturas; Formulários;

5 Desmaterializar? O quê? Definição Tornar imaterial Perder a forma material

6 Porquê? Problemas Documentos que suportam processos, ao circularem em Papel, provocam diversas ineficiências como: - Demora na execução dos procedimentos associados; - Inserção ( extracção manual )de dados em várias fases do processo; - Adulteração do conteúdo original com anotações; - Cópias não controladas; - Múltiplos arquivos físicos; - Dificuldades em distribuições ou notificações; Desmaterializar?

7 Porquê? Desmaterializar? Problemas (cont.) - Demora (ou impossibilidade!) de Retrieve da informação; - Segurança - dificuldades de gestão de acessos; - Relacionamento entre documentos (múltiplos formatos); - Etc. Consequências - Espaço, Espaço, Espaço; - Custos, Custos, Custos; - Desorganização e mau serviço; - Etc.

8 Como? Sistema de Gestão Documental? Fundamental!!! Suficiente? NÃO! - Uma simples digitalização não é suficiente! - Imagens grandes e de fraca qualidade; - Sem reconhecimentos automáticos (extracção de dados); - Indexação mais complexa; - Não orientado ao tratamento de documentos por lotes; - Volumes elevados? (tratar documento a documento?) Desmaterializar?

9 Como? Sistema de Captura de Documentos 1ª FASE da Desmaterialização Resumo das características: - Digitalização inteligente (imagens pequenas e de elevada qualidade); - Separação automática de documentos por tipos (por Layout, conteúdo ou ambos); - Reconhecimentos (OCR/ICR/OMR) em localizações fixas ou variáveis; - Validação dos atributos de indexação; - Geração de PDF e Release; - Release (entrega) a Sistemas de Gestão; Desmaterializar?

10 Para quê? Benefícios - Redução de custos de mão-de-obra, em tarefas de pouco valor acrescentado, mas de elevado consumo de tempo; - Disponibilização mais rápida da informação o bottleneck causado pelas tarefas manuais é eliminado; - Maior fiabilidade dos dados tarefas repetitivas com o Data Entry são obviamente mais susceptíveis de gerar erros; - Redução da utilização do Papel a libertação e arquivo do papel mais cedo no processo representa menor probabilidade de o perdermos, maior controlo sobre anotações, fotocópias ou processo demorados de circulação; Desmaterializar?

11 Para quê? Benefícios (cont.) - Melhor gestão do capital humano o know-how dos colaboradores pode ser usado em tarefas de valor acrescentado, em vez de tarefas repetitivas, fastidiosas e sujeitas a erros; - Simplicidade no arquivo físico com a utilização de dispositivos de Imprint, os papéis podem até ser arquivados sequencialmente logo na entrada; - Ligação entre o formato físico e lógico; - Processamento em Lotes; - Simplicidade de Indexação; Desmaterializar?

13 Componentes * Scanner Profissional (+ Imprint) - Fundamental para se obter uma imagem de qualidade (compromete todos os processos subsequentes); - Múltiplas opções de fabricantes, modelos e características de velocidade, com/sem alimentador, etc.

14 Componentes * Scanner Profissional (+ Imprint) * Driver VRS - VRS = Virtual ReScan (ReScans virtuais que conseguem disponibilizar imagens perfeitas sempre e sempre à primeira vez sem ser necessário digitalizar novamente!); - Incluído em alguns modelos de Scanners;

15 Componentes * Scanner Profissional (+ Imprint) * Driver VRS - VRS = Virtual ReScan (ReScans virtuais que conseguem disponibilizar imagens perfeitas sempre e sempre à primeira vez sem ser necessário digitalizar novamente!); - Incluído em alguns modelos de Scanners; Sem VRS

16 Componentes * Scanner Profissional (+ Imprint) * Driver VRS - VRS = Virtual ReScan (ReScans virtuais que conseguem disponibilizar imagens perfeitas sempre e sempre à primeira vez sem ser necessário digitalizar novamente!); - Incluído em alguns modelos de Scanners; VRS (Deskew)

17 Componentes * Scanner Profissional (+ Imprint) * Driver VRS - VRS = Virtual ReScan (ReScans virtuais que conseguem disponibilizar imagens perfeitas sempre e sempre à primeira vez sem ser necessário digitalizar novamente!); - Incluído em alguns modelos de Scanners; VRS (Auto Crop)

18 Componentes * Scanner Profissional (+ Imprint) * Driver VRS - VRS = Virtual ReScan (ReScans virtuais que conseguem disponibilizar imagens perfeitas sempre e sempre à primeira vez sem ser necessário digitalizar novamente!); - Incluído em alguns modelos de Scanners; VRS (Edge Cleanup)

19 Componentes * Scanner Profissional (+ Imprint) * Driver VRS - VRS = Virtual ReScan (ReScans virtuais que conseguem disponibilizar imagens perfeitas sempre e sempre à primeira vez sem ser necessário digitalizar novamente!); - Incluído em alguns modelos de Scanners; VRS (Auto Orientação)

20 Componentes * Scanner Profissional (+ Imprint) * Driver VRS - VRS = Virtual ReScan (ReScans virtuais que conseguem disponibilizar imagens perfeitas sempre e sempre à primeira vez sem ser necessário digitalizar novamente!); - Incluído em alguns modelos de Scanners; VRS (Auto Brightness)

21 Componentes * Scanner Profissional (+ Imprint) * Driver VRS * Solução de Captura - Extracção de dados automática (OCR/ICR/OMR/Barcode); - Validações; - Gerar PDF; - Entrega a Sistema de Gestão (ERP, CRM, DB, XML, WebServices, Sistema Específico)

26 Agenda * Contexto * Benefícios da Desmaterialização de Documentos * Sistema de Captura de Informação * Projectos desenvolvidos na C.M. Águeda * Próximos Passos

27 Correspondência Facturas - Reconhecimento de atributos essenciais: Tipo de Documento; Data do Documento; Referência; NIF Fornecedor; Vl Valor; - Treino inicial de facturas para alimentar a Knowledge Base do Sistema; - Validação de NIFs e Tipos de Documentos contra Sistema de Gestão Medidata; - Integração com Medidata, por tabela intermédia e ficheiro XML com os atributos de classificação Projectos

28 Correspondência Correspondência Geral - Reconhecimento de atributos essenciais: NIF Fornecedor; Assunto; - Validação de NIFs e Tipos de Documentos contra Sistema de Gestão Medidata; - Integração com Medidata, por tabela intermédia e ficheiro XML com os atributos de classificação Projectos

29 Formulários Ordem de Serviço - Reestruturação do Formulário para maximizar reconhecimento; - Validação de Códigos de Funcionários e Equipamentos contra Sistema de Gestão Medidata; - Integração com Medidata, por tabela intermédia e ficheiro XML com os atributos de classificação Projectos

33 Formulários Pedido de Intervenção Oficina Ficha de Intervenção Oficina - Reestruturação do Formulário para maximizar reconhecimento; - Validação de Códigos de Funcionários e Equipamentos contra Sistema de Gestão Medidata; - Integração com Medidata, por tabela intermédia e ficheiro XML com os atributos de classificação Projectos

36 Agenda * Contexto * Benefícios da Desmaterialização de Documentos * Sistema de Captura de Informação * Projectos desenvolvidos na C.M. Águeda * Próximos Passos

37 Formulários Facturas Optimizar mais Formulários; Reconhecer mais atributos: Correspondência - IVA a várias taxas (incidência, taxa e valor); -Sub-Total; - Data de Vencimento; -Descontos; - Aumentar a classificação automatica do tipo de documento com base no conteúdo Outros tipos de Documentos - Extractos bancários, detalhes de chamadas e outros tipos de tabelas; Projectos

38 Em resumo