FATURAÇÃO ELETRÓNICA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA (B2G) Miguel Zegre Diretor BU EDI & Electronic Invoicing

Transcrição

1 FATURAÇÃO ELETRÓNICA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA (B2G) Miguel Zegre Diretor BU EDI & Electronic Invoicing

2 1. ENQUADRAMENTO

3 PROCESSO AQUISITIVO Pre Award Contract Post Award esourcing etendering eawarding eaward + econtract eordering eshipping Notice einvoice SaphetyGov Contratação Pública SaphetyDoc Faturação Eletrónica

4 ATORES

5 DIRETIVA EUROPEIA 2014/55/EU obstáculos às trocas comerciais transfronteiriças promoverá a adoção da faturação eletrónica nos contratos públicos uma recomendação sobre a utilização de um modelo de dados semânticos para apoiar a interoperabilidade da faturação eletrónica a fim de impedir que os fornecedores de países terceiros encontrem entraves técnicos de acesso ao mercado e de facilitar aos fornecedores europeus o envio de faturas eletrónicas aos compradores em países terceiros

6 NORMA EUROPEIA EN CORE CIUS Core Invoice Usage Specification Extensions Country or Sector specific information Full CORE vs. CIUS Common CIUS

7 FACTURA ELECTRÓNICA??? Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word; Imagens de faturas, em formato.jpg,.tiff ou outros; Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num ; OCR Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel); Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.

8 2. COMO FUNCIONA

9 validar EDI AS2 encomenda GLN SAF-T EDIFACT ACK mapear Fatura ERP MESSAGE STATUS WEBSERVICES transformar CARDEX UBL guia de remessa XML HTTP

10 Electronic Data Interchange Comunicação eletrónica de dados tradicionalmente comunicados em papel, sobretudo em documentos de negócio tais como o EDI. Pedido de Compra e a Fatura. Existe há mais de 30 anos, e existem muitos padrões EDI (incluindo X12, EDIFACT, ODETTE, etc.), alguns dos quais abordam as necessidades específicas de indústrias ou regiões.

11 PRIMAVERA QUIDGEST AIRC PHC GLINTT ST+I Saphety SAP NAVISION SAGE MEDIDATA ERP X

12 ERP A Comprador Saphety ERP B Fornecedor

13 ERP A Comprador Mapeamento & Transformação Regras de Validação Comunicação Arquivo Saphety encomenda resposta à encomenda alteração à encomenda programação de entrega guia de remessa guia de receção fatura lista de preços ERP B Fornecedor

14 MAPEAMENTO & TRANSFORMAÇÃO.

15 REGRAS DE VALIDAÇÃO. LEGAIS NIF s válidos Documentos duplicados Data do documento vs Data de emissão NEGÓCIO Referência a contrato/requisição Documento relacionado (NC com Fatura) Data de Vencimento

16 MEIO WEBSERVICES AS2 FTP COMUNICAÇÃO. DEVE GARANTIR Retorno (Message Status) Rastreabilidade e Controlo Atualização de estados (erro, integrado, pago )

17 3. ONDE ACTUAMOS

18 PROJETO Equipas de projeto dedicadas Investimento (financiamento) SISTEMAS Adequação dos sistemas (ERP) Específico entidade vs Standard mercado DESAFIOS. PROCESSOS Revisão/otimização de processos Evitar tentação colar papel ao eletrónico Gestão da mudança PARCEIROS (FORNECEDORES) Estratégia de on-boarding Manual de FE Evolução da legislação

19 ALGUMAS ÁREAS DE ATUAÇÃO. COMUNICAÇÃO Comunicação de status das mensagens (recebido, integrado, erro) Comunicação de estados de negócio (contabilizado, aprovado, pago) ALINHAMENTO DE DADOS (BENS) Convergência de Artigos/Catálogo: Unidades de Medida Códigos e Descrições REGRAS DE NEGÓCIO Nº Compromisso Nº Requisição Externa/Pedido Compra CPE (Código Ponto Entrega» Energia). CONTABILIZAÇÃO Relacionamento de documentos Eficiente contabilização (patrimonial, orçamental, analítica) O PROCESSO DE INTEGRAÇÃO DA FATURAÇÃO ELETRÓNICA 27 de Fevereiro de 2018 Centro de Congressos de Lisboa

20 4. EXEMPLO PRÁTICO EDP>MUNICIPIOS

21 ENTIDADES 120 Municípios Produção, Ativação, Testes LIGAÇÃO EDP» MUNICÍPIOS. VOLUME (2017) Faturas e Notas de Crédito Faturação Uniponto e Multiponto VALOR (2017) +140 Milhões Euros

22 5. CEF TELECOM

23 ENTIDADES 7 Centros Hospitalares (17 Hospitais) 2 Fornecedores piloto 28 Fornecedores roll-out CEF TELECOM HEALTHCARE. MENSAGENS DE NEGÓCIO Pedido de Compra Guia de Remessa Fatura PRAZO 12 meses

24 CHLN Santa Maria SAP CHLO S. Francisco Xavier Glintt CHP Santo António ST+I CHLC S. José Glintt HSJ S. João Glintt HFF Amadora Sintra SAP PILOTO 5 sistemas 3 mensagens 14 ligações 42 fluxos Saphety CEF TELECOM HEALTHCARE. PMH PHC VYGON M3 IDIPAZ La Paz Madrid SAP

25 HIGHLIGHTS CEF TELECOM. CEF TELECOM Em Produção desde 31 de Maio, de acordo com o planeado em âmbito de Consórcio: 7 Hospitais 22 Fornecedores (após desistência de 5 Fornecedores) documentos (Encomendas, Guias de Remessa e Facturas)

26 PLANO DE Projeto CEF TELECOM HEALTHCARE. KICK-OFF 29 de Setembro 17 Ligação entre 7 centros hospitalares e 2 fornecedores GO-LIVE 1 de Fevereiro 18 Arranque em Produção. ROLL-OUT 31 de Maio 2018 Ligação dos 7 hospitais com +28 fornecedores. O PROCESSO DE INTEGRAÇÃO DA FATURAÇÃO ELETRÓNICA 27 de Fevereiro de 2018 Centro de Congressos de Lisboa

27 FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO CEF TELECOM HEALTHCARE. Adoção de formatos, mensagens de negócio e arquitetura técnica standards; Adoção de Controlo de Qualidade standard (resultante de diretiva prevista pela União Europeia); Adoção do standard GLN (GS1) para identificação fiscal e pontos de entrega das entidades; Adoção de unidades de medida e códigos standard dos fornecedores, convertidas pelos hospitais.

28 HIGHLIGHTS CEF TELECOM. CHLN Santa Maria SAP CHLO S. Francisco Xavier Glintt 22 fornecedores 38 ligações 8 fornecedores 7 fornecedores CHP Santo António ST+I CHLC S. José Glintt HSJ S. João Glintt SAPHETY 4 fornecedores 6 fornecedores 4 fornecedores HFF Amadora Sintra SAP 9 fornecedores IDIPAZ La Paz Madrid SAP 4 fornecedores

29 WORKSHOPS PARA FORNECEDORES

30 OBRIGADO. Miguel Zegre