MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA BIBLIOTECA ESCOLAR / DOS SERVIÇOS DE BIBLIOTECA ESCOLAR DE ESCOLA / AGRUPAMENTO...

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1 THEKA Projecto Gulbenkian de Formação de Professores para o Desenvolvimento de Bibliotecas Escolares MÓDULO E: GESTÃO DE RECURSOS. Maria José Vitorino (2005) MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA BIBLIOTECA ESCOLAR / DOS SERVIÇOS DE BIBLIOTECA ESCOLAR DE ESCOLA / AGRUPAMENTO... Notas Prévias - Todos os documentos arquivados neste manual devem ser datados e rubricados - O Manual é um Arquivo Aberto, que deve ir evoluindo, e pode ser conservado em suporte papel (caixa ou dossier) ou electrónico (ficheiros em computador ou cdrom), mas sempre com facilidade de consulta e comentário / alteração / enriquecimento - Normas ou outros Documentos de Referência utilizados nos diferentes capítulos podem ser inseridos nesse capítulo ex: Modelo de Cartão de Leitor, Formulários usados em diferentes serviços - ou como anexos. Ex: Tabela CDU Adaptada usada para Sinalização das Estantes SUMÁRIO 1. POLÍTICA DOCUMENTAL DA ESCOLA/AE 1.1. Documento aprovado 1.2. Versões em trabalho 2. POLÍTICA DE GESTÃO DA BIBLIOTECA ESCOLAR 2.1 Princípios, Filosofia e Orientação Geral Visão da Biblioteca Missão da Biblioteca Escolar 2.2. Enquadramento da Biblioteca na Escola/Agrupamento Organograma PEE Regulamento Interno Orçamento da Escola / AE Plano Anual de Actividades Programas de Actividades da Biblioteca - anual / plurianual Integração em Redes Destinatários (dados actualizados) Comunidade Educativa Utilizadores potenciais Utilizadores preferenciais 1

2 3. PROCEDIMENTOS DE GESTÂO (como é que se fazem as coisas nesta BE?) 3.1. GESTÂO DE RECURSOS RECURSOS FINANCEIROS Instrumentos de registo Orçamento anual (previsão e rectificação) Gestão de Tesouraria e Procedimentos de Contabilidade (quem propõe, quem decide, quem autoriza, quando, e como) Créditos (receitas) Procedimentos (quem propõe, quem decide, quem autoriza, quando e como) Fontes Potenciais / Usuais Orçamento da escola /AE Orçamento privativo da escola /AE Projectos / programas (candidaturas) Parcerias Donativos Prémios Outras Débitos (dispêndios) Procedimentos (quem propõe, quem decide, quem autoriza, quando e como) Investimento Bens Serviços (ex. Formação) Outros Funcionamento o Bens o Serviços o Desgaste/consumíveis o Outros RECURSOS MATERIAIS Colecções (fundos documentais) 1. Circuito do Documento (como se procede; normas; exemplos; instrumentos; casos especiais) 2. Aquisição Proposta,-selecção-execução da aquisição (por oferta, permuta, compra ou produção própria) Inc. Operações de avaliação da colecção, Operações de desbaste (periódico - ex. rotação de existências de periódicos - ou pontual) 3. Tratamento documental a. Registo Atribuir nº de registo (ponto de acesso) b. Carimbagem Atribuir marca de posse (ponto de acesso em caso de roubo por exemplo) 2

3 4. Difusão c. Catalogação Atribuir descrição bibliográfica - pontos de acesso ISBD (autorias, títulos, edição, local de ed., editora, ano de ed...) d. Classificação / indexação Atribuir descrição de conteúdo - ponto de acesso ISBD (notação cf. Tabelas de classificação - ex. CDU - e/ou cf Linguagens de Indexação - ex. Thesauri, Listagens de Descritores ou Palavras-Chave) e. Cotagem ou cotação Atribuir cota - ponto de acesso - notação cf. Tabela de classificação para arrumação, a inscrever em etiquetas ou outros suportes legíveis f. Etiquetagem ou gravação Inscrever a cota em suporte adequado (etiqueta em papel, código de barras, outro) g. Preservação e restauro Prévio (prevenção de catástrofes) ou Posterior a degradação (recuperação de documentos). Pode incluir serviços de encadernação e digitalização a. Difusão geral Ex: Expositor de novidades b. Difusão Selectiva da Informação o Perfis de Utilizador o Meios de difusão Ex. Folha mensal de Novidades/destaques para cada Departamento (Distribuído na reunião de Departamento, ou através do Chefe de Dep., ou por correio electrónico interno 5. Arrumação a. Estantes de livre acesso (Incluir planta das salas) b. Outros suportes ( Incluir planta das salas) c. Depósitos (Incluir Planta das salas) Equipamentos (incluir inventário, normas de manutenção, contactos de fornecedores e de serviços de manutenção, internos ou externos) 1. Audiovisuais 2. Informática (incluir referências a versões e licenças de software) 3. Mobiliário (incluir referências, fornecedores, fabricantes, modelos, garantias) Espaço 1. Plantas inc. data, areas, escala, legendas 2. Circuitos do Utilizador em planta e/ou esquema (áreas funcionais: recepção / leitura informal / leitura de impressos / leitura audio e video / leitura multimedia / produção gráfica / outras) 3. Plantas de Segurança 3

4 Tempo (Calendários, Cronogramas, Horários de Funcionamento, Agendas) 1. Diário (1?) 2. Semanal 3. Annual RECURSOS HUMANOS 1. Equipa (elementos, curriculum/formação/experiência, procedimentos regulares - reuniões, relatórios, plano de formação interna, etc) o Docentes o Não Docentes o Coordenação 2. Colaboradores internos (elementos, horários, tarefas, procedimentos regulares - reuniões, relatórios, plano de formação interna, contratos, etc) o Docentes o Não Docentes o Monitores Alunos o Outros 3. Recursos externos o o Regulares Pontuais 3.2. GESTÃO DE SERVIÇOS Circuito do Utilizador 1. Acolhimento 2. Atendimento 3. Referência 4. Pesquisa o Apoio à Pesquisa o Apoio à Produção 5. Empréstimo e circulação 6. Formação de Utilizadores o Promoção de Literacias o Promoção da Leitura 7. Animação 8. Reprodução o Gráfica o Video o Audio o Electrónico 9. Edição o Publicações o Papel o Outro o Sítio WEB 10. Manutenção e Limpeza o Espaços o Equipamentos o Mobiliário 11. Outros Serviços 4

5 Cooperação o Projectos o Parcerias o Redes o Protocolos 4. AVALIAÇÂO E PROMOÇÃO DA QUALIDADE 4.1. Indicadores Critérios de selecção Indicadores seleccionados Matrizes de cálculo 4.2. Recolha de dados (instrumentos, rotinas, responsáveis) 4.3. Tratamento de dados (idem) 4.4. Apresentação de dados (idem) Relatórios Apreciação e conclusões. Decisões Propostas Respostas 5. MEMÓRIA Arquivo intermédio anos/versões anteriores 5

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