ANEXO B TERMO DE REFERÊNCIA. Declaração de trabalho, serviços e especificações

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1 PROCESSO ANEXO B TERMO DE REFERÊNCIA Declaração de trabalho, serviços e especificações A Contratada deverá executar o trabalho e realizar os serviços a seguir, indicados de acordo com as especificações e normas profissionais mencionados neste Apêndice B. NOTA: O Edital irá fornecer uma descrição geral dos serviços a serem prestados à Organização preparada pela Divisão Técnica. Licitantes, então, fornecerão sua própria proposta e metodologia para a realização das obras a serem executadas. A metodologia que ganhar ou proposta será então incorporado no Anexo I do contrato quando for elaborado TERMO DE REFERÊNCIA Projeto GCP/BRA/080/EC assinado entre a FAO e o MMA PROJETO PACTO MUNICIPAL PARA A REDUÇÃO DO DESMATAMENTO NO MUNICÍPIO DE SÃO FÉLIX DO XINGU PA Termo de Referência para contratação de pessoa jurídica especializada para definição e aplicação de um novo arranjo institucional da Secretaria de Meio Ambiente de São Félix do Xingu, no âmbito do Projeto Pacto Municipal para a redução do desmatamento em São Félix do Xingu PA. Resultado 4/Atividade 4.1 1

2 1. ANTECEDENTES O projeto Pacto Municipal para a Redução do Desmatamento em São Félix do Xingu (PA) é uma iniciativa do governo brasileiro, coordenada pelo Ministério do Meio Ambiente em parceria com a Comissão Europeia (CE) e a Organização das Nações Unidas para a Agricultura e a Alimentação (FAO). Além da participação de instituições federais, municipais e estaduais, representações do setor produtivo, setor privado e organizações da sociedade civil, com atuação direta no município. Além de contribuir para a redução do desmatamento na Amazônia e das emissões brasileiras de gases do efeito estufa, o Projeto objetiva prover o município de instrumentos adequados de gestão territorial e ambiental para o monitoramento e controle do desmatamento. A intenção é tirálo da lista dos que mais desmatam na região, instrumentalizando-o para a execução de padrões sustentáveis de produção e de promoção de melhorias na qualidade de vida das populações locais. Nesse sentido, os objetivos do Projeto são compatíveis com as prioridades do Programa de Cooperação Bilateral estabelecido entre o Brasil e a CE, para o período de , especificamente no que diz respeito à promoção do desenvolvimento sustentável na Amazônia. O Projeto insere-se, também, no escopo de grandes ações estratégicas do governo brasileiro para a região: Plano de Ação para a Prevenção e o Controle do Desmatamento na Amazônia (PPCDAm) e Política Nacional sobre a Mudança do Clima (PNMC). Para o efetivo cumprimento dos objetivos propostos, o Projeto foi estruturado em quatro componentes, articulados e integrados entre si: 1) Pacto municipal para a redução do desmatamento; 2) Cadastro ambiental e mapeamento de imóveis rurais; 3) Plano municipal para a recuperação de áreas degradadas; e 4) Fortalecimento técnico e institucional dos órgãos públicos e privados. Além destes, são executados os componentes referentes à Gestão do Projeto e à realização de ações transversais. 2. JUSTIFICATIVA O projeto Pacto Municipal para Redução do Desmatamento vem realizando diversas atividades voltadas para o fortalecimento institucional dos órgãos públicos e privados no município. A maioria relacionada com cursos de capacitação para de técnicos destas instituições em diversos temas, aquisição de equipamentos e desenvolvimento de ações estratégicas relacionadas diretamente com as atividades desempenhadas pela Secretaria de Meio Ambiente. Com a execução do projeto, observaram-se lacunas nos processos, procedimentos, rotinas e atividades desenvolvidas no âmbito da Secretaria. Esses entraves têm gerado fluxos desconexos na tramitação de documento, o que tem favorecido uma baixa eficiência nos serviços prestados com prazos de atendimento aquém das expectativas. Essas deficiências mostram a necessidade eminente de realização de um novo arranjo institucional que promova maior eficiência, agilidade e simplificação nas diferentes ações desenvolvidas. 2

3 Entende-se que o arranjo institucional de uma organização pública deve ser projetado para fortalecer suas estratégias e se ajustar ao sistema de gestão, que representa o conjunto de sete funções integradas e interatuantes que concorrem para o sucesso da organização no cumprimento de sua missão institucional: liderança, estratégias e planos, cidadãos e sociedade, informação e conhecimento, pessoas, processos e resultados. Para isso, o desenho da estrutura deve se alicerçar em dois eixos básicos: (1) Eixo dos Sistemas de Trabalho, estes entendidos como os arranjos internos de força de trabalho e requisitos técnicos, tecnológicos e logísticos necessários para a consecução dos processos institucionais e (2) Eixo do Sistema de Liderança, constituído como o conjunto estruturado das autoridades públicas do órgão ou entidade, responsáveis pela governança. Sistemas de trabalho podem ser entendidos como os arranjos internos dos elementos: força de trabalho; requisitos técnicos das atividades; competências profissionais requeridas para a execução das atividades; tecnologias disponíveis; ambiente físico e social e organização do trabalho, integrados para a realização de um processo institucional. O arranjo institucional dos sistemas de trabalho, por meio do mecanismo de agrupamento dá origem às unidades administrativas da estrutura do órgão ou entidade. Esse arranjo deve garantir a integração, a coordenação e o controle da ação institucional, trabalhando no sentido de promover a consecução dos objetivos principais da organização, diretamente relacionados à sua missão. O Sistema de Liderança é o conjunto estruturado das autoridades políticas e autoridades públicas do órgão ou entidade, responsáveis pela governança e dos recursos de que essas autoridades se utilizam para a tomada de decisão, em todos os níveis da organização. A composição e o modelo de funcionamento do Sistema de Liderança são fatores determinantes para a modelagem institucional, visto que os diversos níveis de autoridade pública definem e conformam a sua estrutura hierárquica. De um modo geral uma instituição deve se alinhar nos seguintes aspectos: As fronteiras (Início e Fim) e seu objetivo; Ter claro aquilo que é transformado na sua execução; Definir como ou quando (circunstância) uma atividade ocorre; Ter resultados específicos; Listar os recursos utilizados para a execução da atividade; Ter gerenciamento, ou seja, responsável definido e problemas conhecidos e acompanhados; Ter efetividade quanto às relações com usuários e fornecedores e seus requisitos claramente definidos; Ser formal e transparente, ou seja, todo procedimento ou processo administrativo deve ser devidamente documentado; Ser mensurável, possuindo pontos de controle e medidas de eficácia/eficiência; Ser mutável por meio de mecanismos de feedback para melhoria; e Permitir o acompanhamento ao longo da execução, com a possibilidade de estabelecimento de metas. 3

4 Estes atributos devem ser constantemente reavaliados no sentido de garantir fidedignamente a qualidade dos serviços prestados pela instituição. Nesse sentido, é precípuo que a instituição mantenha em pleno processo de atualização e otimização em quatro vertentes principais: 3. OBJETO Objetivo Geral: a) Fluxo e controle de processos: com insumos e produtos/serviços claramente definidos, as atividades devem seguir uma sequência lógica numa sucessão clara. b) Planejamento estratégico: com diversas ações ocorrendo concomitantemente, de acordo com o cenário político, algumas atividades ganham destaque em detrimento de outras. Assim, é importante observar as ações desenvolvidas e ponderar a importância de cada atividade, de acordo com os requisitos da legislação ambiental atual. c) Planejamento financeiro: com o montante orçamentário bem definido as ações da instituição devem ser planejadas, organizadas e desempenhadas de acordo com recurso disponível. d) Reestruturação institucional: caso observado falhas nos processos institucionais é profícuo reavaliar as competências e propor novos arranjos que garantam os princípios constitucionais da administração pública. Apoiar a Secretaria de Meio Ambiente Municipal de São Félix do Xingu-PA na definição de um novo arranjo institucional que promova uma maior eficiência, agilidade e simplificação nas diferentes ações desenvolvidas pela Secretaria. Objetivos específicos Diagnosticar o cenário atual das atividades desempenhadas pela secretaria; Propor um novo arranjo institucional; Treinar a equipe da Secretaria de Meio Ambiente Municipal, considerando a proposta de novo arranjo; Avaliar a eficiência e eficácia na execução do novo arranjo com proposição de ajustes para adequação a realidade local. Atividade do Projeto. 4. ATIVIDADES Para elaboração dos produtos será necessário o desenvolvimento das seguintes atividades: a) Participar de uma reunião de nivelamento com a coordenação do Projeto em Brasília e em São Félix do Xingu assim como a SEMMAS-SFX. 4

5 b) Elaborar formulários sobre as atividades exercidas pelos membros da equipe da Secretaria; c) Conhecer e mapear os processos organizacionais desenvolvidos pela Secretaria; d) Organizar e moderar oficinas para o levantamento das etapas e normas dos processos organizacionais e identificar os pontos fortes e fracos assim como as oportunidades e ameaças da instituição e) desenhar o atual fluxo dos processos organizacionais; f) Elaborar documento sobre o diagnóstico da situação atual da secretaria com uma visão critica. g) Identificar, desenvolver e difundir internamente metodologias e melhores práticas da gestão de processos; h) Promover um método de monitoramento e de avaliação de desempenho dos processos organizacionais, mediante a construção de indicadores apropriados; i) Propor melhorias nos processos, visando a alcançar maior eficiência, eficácia e efetividade no desempenho das ações da secretaria. j) Desenvolver um modelo de gestão integrado, a partir de uma visão sistêmica dos processos, com foco em resultados, referenciados nas necessidades de todos os envolvidos e nas diretrizes estratégicas da Secretaria; k) Elaborar documento de planejamento estratégico com proposta de otimizações na utilização dos recursos da Secretaria sejam materiais, humanos ou financeiros, no desempenho das suas atribuições; l) Subsidiar a identificação das competências requeridas para a operacionalização dos processos, promovendo a alocação adequada dos profissionais, segundo o seu perfil; m) Apresentar as propostas de mudanças e validar com a equipe local da secretaria; n) Elaborar Manual de gestão de Processos Organizacionais; o) Realizar quatro oficinas com a equipe da secretaria e parceiros, com estimativa de 20 participantes em cada oficina; p) Realizar treinamentos para aplicação do novo arranjo institucional q) Avaliar e monitorar o desempenho da Secretaria, considerando o novo arranjo institucional. 5. PRODUTOS 5.1. A consultoria contratada deverá entregar os seguintes produtos: Produto 1: Diagnóstico da situação atual da instituição Para uma proposta de arranjo institucional eficaz e eficiente é necessário realizar um diagnóstico da situação atual da instituição, no qual é possível identificar os pontos fortes e fracos na execução das funções praticadas pela instituição. O Diagnóstico é o documento que visa a apresentar a situação atual dos processos e tem como objetivo orientar na elaboração de um planejamento estratégico. Compreende o levantamento e o registro da situação dos processos organizacionais, descrevendo fluxos, insumos e demais informações necessárias ao entendimento uniforme dos processos por todos os envolvidos. Este documento deve conter as seguintes 5

6 informações: a) Levantamento e definição dos fluxos dos processos, atividades e tarefas, de cada unidade organizacional e definição de competências; b) Levantamento de insumos e produtos para a realização das atividades; c) Identificação dos responsáveis pelos processos; d) Histórico do orçamento com a definição das fontes; e) Estrutura física (construções, equipamentos, materiais); f) Recursos humanos (quantidade, formação, situação etc.); g) Aspectos legais, políticos e institucionais que fundamentam as ações da secretaria; h) Interface entre os processos, insumos e produtos (comunicação, fluxo de informação); i) Identificação e análise dos atores externos usuários dos serviços Secretaria de Meio Ambiente; j) Formulários de Avaliação dos Processos Organizacionais atuais preenchidos por técnicos e parceiros; k) Análise crítica com definição de entraves, sombreamento/superposição, aspectos positivos e negativos da situação atual; l) Análise do sistema de alianças (parcerias); m) Analisar os pontos fortes e fracos; n) Analisar as oportunidades e Ameaças. Esta etapa deverá contar com a realização de pelo menos uma oficina com diferentes grupos: Técnicos da Secretaria de Meio Ambiente e outros parceiros que auxiliam ou utilizam os serviços da área de meio ambiente. Para este produto os consultores da entidade contratada deverão permanecer no município por pelos menos uma semana para acompanhamento das atividades, realização de reuniões e oficinas. Produto 2: Planejamento Estratégico A etapa do planejamento estratégico consiste em desenhar uma situação futura ideal a partir do Diagnóstico consolidado, de forma a corrigir, melhorar ou inovar o processo, para aperfeiçoar a eficiência, a eficácia e a adaptabilidade da situação atual existente. É então a fase de análise e melhoria dos processos. Documento contendo a com proposta de reestruturação da instituição contendo as seguintes informações: a) Qual é a missão da instituição b) Definição dos objetivos e valores c) Ajuste de suas competências; d) Estabelecimento de metas; e) Construção de indicadores; f) Necessidades de atualização dos registros dos processos (identificar novos processos, alterados e não mapeados, bem como necessidade de redesenho); g) Propostas para otimizar o desempenho e melhorar a qualidade dos produtos do processo: h) Proposta de simplificação de etapas e métodos; i) Proposta de adequação de alocação de recursos e pessoas (propor necessidade de sistemas informatizados, capacitação, contratação e outros recursos). j) Análise do orçamento, considerando as mudanças propostas e recurso disponível, fazer análise de distribuição do orçamento por atribuição. 6

7 As informações que deverão constar nos processos redesenhados são: objetivo do processo; atividades/fluxo; registrar premissas e fatores críticos de sucesso; políticas e regras; integração das atividades com documentos externos; responsabilidade, por atividade; participantes; indicadores de desempenho do processo; responsável pelo processo; validação dos executores; atualização dos pontos fracos; registrar os ganhos com a melhoria; montar as instruções de serviço das atividades e identificação de riscos. Esta fase implica, também, na realização de reuniões, que deverão contar com a presença de todos os integrantes da secretaria. Os redesenhos realizados deverão ser validados por todos os participantes da reunião e, assim como no diagnóstico, as atualizações aprovadas deverão ser aplicadas. Esta etapa deverá contar com a realização de pelo menos uma oficina participativa com diferentes grupos com técnicos da SEMMAs e outros parceiros que auxiliam ou utilizam os serviços da área de meio ambiente. Para este produto os consultores deverão permanecer no município por pelos menos uma semana para a realização deste produto. Produto 3: Elaboração de um Manual de gestão de Processos Organizacionais, seguido pelo treinamento em serviço para os funcionários, que permita a correta aplicação dos novos fluxos, pelos técnicos e demais profissionais que atuam com a SEMMAs. Este produto deverá conter: 1) Manual de gestão de Processos Organizacionais a) Conceitos, instrumentos legais, objetivos das ações desempenhadas pela secretaria; b) Descrição dos procedimentos para execução dos processos (passo a passo do andamento dos processos); c) Cronograma para implementação das recomendações d) Diagramas que apresentem os fluxos ou sequência dos processos (Organograma e Fluxograma); O manual deve ser diagramado (projeto gráfico, editoração, diagramação e finalização); 2) Treinamento Relatório descrevendo a realização do treinamento. Após elaboração do manual os consultores deverão apresenta-lo aos técnicos e aplicar as mudanças propostas no novo arranjo institucional. Este treinamento deverá ser realizado num período de pelo menos três dias para atendimento de todos os setores da secretaria. O documento deve ser entregue em cópia digital, seguindo as normas da ABNT, e três cópias impressas. Produto 4: Avaliação do desempenho dos processos organizacionais, a partir do novo arranjo institucional com a proposição de ajustes, considerando a realidade local, visando a alcançar a maior eficiência, eficácia e efetividade no seu desempenho. 7

8 a) Após um curto período de execução das atividades com o novo arranjo institucional, a contratada deverá prever um retorno para discutir, juntamente com os técnicos e parceiros, a eficiência, eficácia e efetividade das atividades desenvolvidas; b) Relatório da oficina com as propostas de alteração para ajustes à realidade local. Os consultores deverão permanecer no município por no mínimo 01 semana para monitoramento da execução das atividades e apresentação dos resultados da avaliação com as propostas de ajustes. 5.2) Apresentação dos produtos Os produtos desenvolvidos (desde base de dados, mapas, relatórios, vídeos etc) deverão ser entregues em 3 (três) vias impressas em papel timbrado, encadernados adequadamente, e 3 (três) vias em formato digital (CD ou DVD), formatos PDF e Word. Tabelas, quadros, gráficos e mapas deverão obedecer às normas de apresentação da Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT e normas de representação tabular do IBGE. Eles deverão estar enumerados, conter títulos completos e auto-explicativos (sempre fora da figura), bem como as respectivas fontes. Além de estarem no corpo do texto, os mesmos devem ser enviados separadamente em formato digital e compatíveis com a estrutura de tecnologia da informação do MDA. 5.3) Critérios de Avaliação dos produtos A instituição contratada deverá apresentar os produtos em consonância com o Cronograma de Entrega de Produtos e Forma de Pagamento (item 6) e especificações técnicas definidas neste Termo de Referência. Os produtos entregues serão submetidos à avaliação da Direção do Projeto GCP/BRA/080/EC e da FAO quanto à tempestividade de sua remessa; à correção ortográfica e gramatical e ao cumprimento das diretrizes metodológicas e do detalhamento dos produtos estabelecidos neste termo de referência. No caso de solicitação de correção ou modificação de algum produto, o pagamento da parcela correspondente somente será efetuado após sua reavaliação e aprovação. Considerando que o pagamento está vinculado à entrega dos produtos, a instituição contratada deverá enviar juntamente com os produtos, as notas fiscais correspondentes. O pagamento das faturas pertinentes somente será efetuado após aprovação dos produtos pelo Projeto GCP/BRA/080/EC e pela FAO. Os produtos aprovados pelo Projeto GCP/BRA/080/EC serão encaminhados para aprovação da FAO, pelo Diretor Nacional ou Coordenador Nacional do Projeto. Os produtos poderão sofrer pequenos ajustes em seu conteúdo, dependendo das necessidades locais apresentadas. 8

9 Complementando, atualmente a Secretaria de Meio Ambiente do Município possui aproximadamente 20 técnicos que atuam diretamente nas atividades da secretaria. Para as oficinas espera-se a participação de cerca de 30 técnicos. Os custos de logística e de coffee break durante as oficinas serão de responsabilidade do projeto e prefeitura. 6. CRONOGRAMA DE ENTREGA DE PRODUTOS E FORMA DE PAGAMENTO Nº Produto Parcela Valor (%) Prazo de Entrega 1 Documento de diagnóstico da situação atual da instituição com relatório da oficina participativa para levantamento de subsídios as demais etapas do trabalho dia 2 Documento contendo o planejamento estratégico dia 3 Elaboração de um Manual de Gestão de Processos Organizacionais e treinamento para a correta aplicação dos novos fluxos, pelos técnicos e demais profissionais que atuam na área dia 4 Avaliação do desempenho da Secretaria no novo arranjo institucional com elaboração de relatório dia 7. LOCAL DE TRABALHO São Félix do Xingu Pará 8. TEMPO DE DURAÇÃO DO CONTRATO Os serviços serão executados no período de Novembro de 2013 a Abril de

10 9. INSUMOS A SEREM FORNECIDOS PELA DIREÇÃO DO PROJETO GCP/BRA/080/EC NO MOMENTO DA ASSINATURA DO CONTRATO ENTRE A CONTRATADA E A CONTRATANTE (FAO) a) - Lei de criação da SEMMAs, que dispõe sobre suas competências. b) - Caso necessário, o projeto GCP/BRA/080/EC poderá disponibilizar transporte local para os dois consultores previstos na equipe técnica. 10. TIPO DE CONTRATO Solicitação de Proposta (RFP Request for Proposal) 11. MONITORAMENTO DO CONTRATO Caberá ao Ministério de Meio Ambiente (MMA), por meio da Direção do Projeto de Cooperação Técnica GCP/BRA/080/EC, a supervisão direta e a responsabilidade pelo acompanhamento de todas as etapas das atividades realizadas pela empresa contratada, bem como a obtenção de quaisquer esclarecimentos julgados necessários relativos à execução dos trabalhos. A FAO fará a supervisão geral dos trabalhos com base na informação da contratada e da Direção do Projeto. 10

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