PROCESSO DE QUALIFICAÇÃO DA ÁREA ADMINISTRATIVA DO INSTITUTO EMATER - REGIÃO DE CORNÉLIO PROCÓPIO

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1 CONCURSO: PRÊMIO DE EXTENSÃO RURAL EXTENSIONISTA GESTÃO PARA RESULTADOS. RECONHECIMENTO CATEGORIA: INOVAÇÃO EM PROCESSOS ADMINISTRATIVOS AUTOR: VALDIMIR DE JESUS PASSOS CO-AUTOR PRINCIPAL: WANDER ADRIANO MALUF MIRANDA PROCESSO DE QUALIFICAÇÃO DA ÁREA ADMINISTRATIVA DO INSTITUTO EMATER - REGIÃO DE CORNÉLIO PROCÓPIO CORNÉLIO PROCÓPIO 2014

2 2 CONCURSO: PRÊMIO DE EXTENSÃO RURAL RECONHECIMENTO EXTENSIONISTA GESTÃO PARA RESULTADOS. CATEGORIA: INOVAÇÃO EM PROCESSOS ADMINISTRATIVOS PROJETO: PROCESSO DE QUALIFICAÇÃO DA ÁREA ADMINISTRATIVA DO INSTITUTO EMATER REGIÃO DE CORNÉLIO PROCÓPIO AUTOR: VALDIMIR DE JESUS PASSOS CO-AUTOR PRINCIPAL: WANDER ADRIANO MALUF MIRANDA LOTAÇÃO: Unidade Regional de Cornélio Procópio LOCAL DE APLICAÇÃO: 23 Unidades Municipais e 01 Unidade Regional de Cornélio Procópio. INÍCIO E CONCLUSÃO DO TRABALHO: Agosto/2012 a Julho/ SITUAÇÃO ANTERIOR: -Processos Administrativos de uma forma geral apresentavam um baixo nível de organização e sem um padrão estabelecido em todas as unidades municipais da região; -Ineficiência nos procedimentos adotados na maioria das Unidades Municipais; -Ausência de servidores administrativos efetivos em 62,5% das unidades municipais, ou seja, 15 unidades da região de Cornélio Procópio, não possuíam servidores administrativos efetivos em seu quadro de funções, sendo composto por estagiários, cedidos de Prefeituras, e alguns casos sem composição alguma de colaboradores administrativos; -Quadro de funções administrativas composta com servidores efetivos, somente em 08 unidades municipais, de um total de 23 unidades municipais da região de Cornélio Procópio. A região é composta por um total geral de 27 colaboradores administrativos, envolvendo as 23 unidades municipais e 01 unidade regional, sendo: 13 servidores efetivos, 07 estagiários e 07 cedidos de Prefeituras; -A frota de veículos da região utilizada nos atendimentos técnicos, é constituída por um total 60 veículos, em condições regular de conservação.

3 3 -Comprometimento significativo na qualidade do atendimento preliminar do nosso cliente principal, envolvido diretamente na atividade fim da empresa. 2- JUSTIFICATIVA: -Diante do atual cenário, com baixas perspectivas em termos de reposição de pessoal, e da desestruturação quase total da área administrativa do Instituto EMATER, sofrida ao longo dos últimos 15 anos, a região de Cornélio Procópio, impulsionada pelo atual modelo de gestão e numa proposta integrada da gerência e coordenação administrativa regional estabeleceu-se uma nova estratégia de ação, objetivando resgatar processos e otimizar os recursos humanos disponíveis (efetivos, cedidos e estagiários), nas funções administrativas existentes de cada unidade municipal e unidade regional de Cornélio Procópio, e assim poder contribuir efetivamente no desenvolvimento e otimização das atividades da área fim da empresa. 3- OBJETIVOS DO PROJETO: 3.1- OBJETIVO GERAL: -Melhorar a eficiência administrativa do Instituto Emater da região de Cornélio Procópio, através de uma qualificação contínua dos recursos humanos disponíveis (efetivos, cedidos e estagiários), de todas as 23 unidades municipais e unidade regional, e consequentemente proporcionar uma maior efetividade das ações nos processos da empresa OBJETIVO ESPECÍFICO: -Levantar informações da situação, através de diagnóstico realizado em todas as 23 unidades municipais da região e unidade regional de Cornélio Procópio; -Implementar treinamento de capacitação de todos os colaboradores administrativos (efetivos, cedidos e estagiários), de todas as 23 unidades municipais e unidade regional de Cornélio Procópio, num processo continuo e integrado entre as unidades municipais e unidade regional; -Otimizar e implementar novos processos administrativos na região, através de um padrão préestabelecido, que possa agregar maior agilidade, eficiência e segurança aos processos e consequentemente à atividade fim da empresa. -Monitorar e Avaliar os resultados de todas as 23 unidades municipais e unidade regional, em relação a resgatar e otimizar os processos administrativos envolvidos.

4 4 4- PROCEDIMENTOS PRECONIZADOS: -Elaboração de um Plano de Ação da área administrativa regional, com previsão das ações e estabelecimento de prazos para a sua execução; -Definição e formação de uma equipe regional de apoio administrativo, composta por 04 servidores efetivos municipais e 04 servidores efetivos regional, incluindo o coordenador administrativo regional; -Treinamento de capacitação de todos os Assistentes Administrativos Municipais, iniciando pelos cedidos e estagiários, e numa 2ª Etapa, os demais servidores efetivos da região, buscando estabelecer a padronização de todos os processos e procedimentos administrativos, a serem adotados pelas 23 unidades municipais e unidade regional de Cornélio Procópio; -Recuperação do processo de organização 5S de documentos e arquivos, conforme modelos e nomenclatura de organização de Arquivos Físicos e Arquivos Mortos já preconizados; -Implementação de novos processos, tais como: Organização de Documentos Eletrônicos, através do sistema de Arquivo Digital, e adoção sistemática de backup de dados, com modelo de padronização em todas as unidades municipais e unidade regional; -Organização e padronização das Estruturas Físicas internas e externas, e outras melhorias complementares na rede interna, disponibilizando o acesso a Internet fibra óptica, em todas as 23 unidades municipais e unidade regional; -Organização e distribuição de mobiliário novo, objetivando a renovação das estações de trabalho das funções ativas, em todas as unidades municipais e unidade regional, e conseqüentemente melhorar a qualidade das condições de trabalho dos nossos colaboradores; -Melhoria do atendimento preliminar do nosso cliente interno e externo, através do estabelecimento de uma rotina básica de encaminhamentos das demandas do cliente interno e cliente externo prioritariamente, dentro da atividade fim da empresa; -Monitoramento das ações implementadas em cada unidade municipal, priorizando inicialmente as unidades municipais com funções ocupadas por cedidos e estagiários; -Estabelecer processo de avaliação dos resultados atingidos em cada unidade, através de laudos de acompanhamento da área administrativa municipal e regional.

5 5 5- DESCRIÇÃO DA EXPERIÊNCIA DESENVOLVIDA: Inicialmente foi estabelecido no ano de 2011, um Plano Regional Administrativo, para o exercício de 2011 a 2014, para a região de Cornélio Procópio. Durante a implementação prática do mesmo, a partir de março de 2011, observou-se que certas ações para que pudessem de fato ser implementadas e surtisse o efeito desejado, haveria necessidade de se ter um retrato mais aprofundado da realidade de cada unidade municipal, e não apenas um diagnóstico parcial de realidade. Nessa ocasião, foram analisados os dados de realidade já existentes da região, juntamente com o mapa de risco das condições de trabalho de todas as unidades municipais, levantados pela CIPA Regional no mês de maio de Esses dados analisados demonstraram inúmeros gargalos tanto no desempenho das funções e processos administrativos, quanto nas condições de trabalho das unidades, exigindo uma necessidade de aprofundamento maior de realidade nos municípios da região. Objetivando dar maior consistência a proposta, em Outubro de 2011, a coordenação administrativa em consenso com a Gerência regional, contou com a participação ativa da CIPA Regional, que foi envolvida através dos seus 02 representantes regional, Wander Adriano Maluf Miranda e Maristela Gobo da Silva, unidades municipais de Andirá e Itambaracá, respectivamente, o que possibilitou a elaboração de uma proposta inicial para revitalização da área administrativa regional. Durante o período de Março a Setembro/2012, foi realizado pela coordenação administrativa regional um levantamento complementar de diagnóstico mais abrangente, realizado em visitas pontuais às unidades municipais, sendo avaliados os principais gargalos e pontos de estrangulamento da área administrativa de cada unidade municipal da região. Nesse diagnóstico, os principais gargalos identificados na região foram: ausência de servidores administrativos efetivos na maioria das unidades municipais, em alguns casos sem nenhum colaborador administrativo cedido e/ou estagiário, infra-estrutura defasada, tanto de mobiliário, quanto de equipamentos de informática, unidades com estruturas físicas comprometidas e com necessidade urgente de manutenção, processos de organização e rotinas administrativas bastante comprometidas, sem padrão estabelecido de organização e atendimento ao cliente. Com base na análise desses dados obtidos durante todo esse período, foi estabelecido no mês de Fevereiro/2013 um plano de ação para a região de Cornélio Procópio, que contou com a participação efetiva de uma equipe de apóio, constituída por 07 servidores administrativos efetivos da região. De posse das informações de diagnóstico e ações previstas no plano regional administrativo, a equipe de apóio e coordenação administrativa regional se reuniu

6 6 em diversas ocasiões, e deferiu-se sobre as principais estratégias de ações a serem adotadas pela equipe e implementadas na região. As ações foram previstas e programadas numa ordem de prioridade, estabelecendo o início das ações pelas unidades compostas por estagiários e cedidos de prefeituras. O critério utilizado na priorização das ações e por quais unidades iniciar, foi levado em consideração fatores como a alta rotatividade presente nessas funções administrativas ocupadas por colaboradores cedidos de prefeituras e estagiários, que somavam em torno de 62,5% do total das funções administrativas das unidades municipais da região. Com base nessa realidade, definiu-se, que as ações deveriam iniciar pela capacitação desses colaboradores, e num segundo momento se daria a uniformização das informações com os demais servidores efetivos. A partir de então, foram programadas as primeiras ações, com a implementação do Treinamento de capacitação de todos os Assistentes Administrativos Municipais, iniciando pelos cedidos e estagiários, ocorrido no mês de Agosto/2013, em 02 etapas, sendo a 1ª etapa realizada no dia 06/08/2013 na Unidade Regional de Cornélio Procópio e a 2ª etapa realizada no dia 12/08/2013, com visitação aos municípios de referência de Andirá e Itambaracá, respectivamente. Os demais servidores efetivos, foram reciclados na seqüência, com realização de reunião do grupo no dia 20/09/2013, na Unidade Regional de Cornélio Procópio. Devido à alta rotatividade nas funções ocupadas com colaboradores cedidos e estagiários, esse processo de qualificação foi implementado como uma proposta contínua, sendo realizado no ano de 2014, um novo seguimento do processo de capacitação, nos mesmos moldes do anterior, ocorrido no mês de Julho de 2014, sendo a 1ª etapa realizada no dia 18/07/2014, na Unidade Regional de Cornélio Procópio, e a 2ª etapa realizada no dia 17/10/2014, nas Unidades Municipais de Andirá e Itambaracá, respectivamente. Durante a capacitação foram abordadas todas as rotinas e processos envolvidos na área, assim como, foi estabelecido a padronização dos processos e procedimentos administrativos para todas as unidades municipais. Foi formatado e repassado material de consulta permanente aos treinandos, com descrição detalhada de todos os processos e rotinas da área administrativa municipal e regional. O treinamento de capacitação teve a duração de 1,5 dia, distribuído em 02 etapas, sendo 01 etapa teórica de 01 dia, na sede da unidade regional de Cornélio Procópio, e 0,5 dia de visitação prática às 02 unidades municipais da região, Andirá e Itambaracá, respectivamente. Essas duas unidades municipais foram selecionadas estrategicamente como unidades piloto da região, sendo, portanto, utilizadas como modelo padrão de organização de todos os processos administrativos. Na unidade municipal de Andirá,

7 7 foi apresentado o modelo padrão de Arquivo Digital de documentos, com toda a sua nomenclatura de distribuição de arquivos, assim como também, os procedimentos de armazenamento seguro dos Documentos Eletrônicos, para realização do processo de Backup, estabelecendo uma periodicidade mensal de freqüência. Na unidade municipal de Itambaracá, foram apresentados todos os processos, rotinas e nomenclatura de distribuição de pastas e organização dos Arquivos Físicos, assim como também, todo o processo de identificação de documentos e organização de caixas de Arquivos Mortos. Após realizada essa etapa de capacitação, envolvendo todas as unidades da região e seus colaboradores administrativos, foi definido junto à equipe de apoio e coordenação administrativa regional, um cronograma de ações de acompanhamento e suporte a todas as unidades municipais da região, priorizando o início pelas unidades com colaboradores cedidos e estagiários. As visitas de acompanhamento após treinamento, foram realizadas sistematicamente nos anos de 2013 e 2014 pelo coordenador administrativo regional, com a verificação do andamento das ações implementadas ou em processo de implementação. Com base na análise de observação e percepção do grau de dificuldade de cada unidade municipal, definiu-se a necessidade e o grau de demanda de apoio aos municípios. Na prática, esse apoio ocorreu de forma pontual e conforme a necessidade e demanda das unidades, entre os membros da equipe de apoio, que ocorreu tanto de forma presencial, quanto através de apoio via e telefone, ocorrido com maior freqüência. Durante essas visitas de acompanhamento e monitoramento, foram realizados os ajustes necessários em cada processo, com a verificação do andamento das ações propostas, além do suporte na implementação do processo de controle de Documentos Eletrônicos, conforme padrão estabelecido de Arquivo Digital, assim como, também foram realizados nas unidades que ofereciam estrutura de informática adequada e compatível, o sistema de disponibilidade de dados em rede, elegendo uma máquina principal como servidor. Durante esse acompanhamento foram levantadas junto às unidades municipais, as necessidades de ajustes e melhorias das Estruturas Físicas/Reformas, Mobiliário e de ajustes de Infra-estrutura de rede de acesso à internet e telefone. Essas necessidades levantadas, foram solucionadas com a implementação de ações programadas e realizadas no período de Novembro 2012 a Fevereiro 2014, tais como, as ações de melhoria e reformas das Estruturas Físicas de 21 unidades municipais e unidade regional, distribuição de mobiliário novo em todas as unidades municipais e unidade regional com funções ativas, melhoria de estrutura de rede lógica, com instalação de novos equipamentos de suporte -

8 8 Kit Rede, para melhor distribuição dos pontos de acesso e funcionalidade dos equipamentos de informática das unidades. Priorização inicial, com realização de instalação e acesso de internet Fibra Óptica Copel, nas 18 unidades municipais já com estrutura física de acesso, e as demais unidades restantes, no decorrer da instalação de infra-estrutura de rede e suplementação do contrato entre o Instituto EMATER e Copel. O monitoramento das ações de melhorias programadas e implementadas na área administrativa, foram realizadas sistematicamente através de visitas e laudos de acompanhamento administrativo. Os resultados alcançados através do projeto, foram medidos por meio do monitoramento sistemático das ações realizadas pelas unidades municipais e unidade regional. 6- CONEXÃO DO TEMA COM OS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DO PROJETO EMATER DO FUTURO : -É um processo qualificador dos recursos humanos disponíveis nas funções administrativas; -Tem como objetivos principais, resgatar, otimizar e implementar novos processos nas unidades municipais e unidade regional; -Busca uma maior eficiência dos processos e avalia os resultados obtidos, com base no monitoramento das ações realizadas; -O monitoramento das ações e os resultados obtidos, são medidos através de laudos de acompanhamentos sistemáticos realizados junto às unidades municipais da região de Cornélio Procópio. -A melhoria da eficiência administrativa, proporcionará uma maior eficácia no desempenho das atividades técnicas das unidades municipais, e consequentemente trará uma maior otimização na quantidade e qualidade dos atendimentos realizados junto aos produtores da região de Cornélio Procópio. 7- ABRANGÊNCIA: A presente proposta tem como abrangência principal num primeiro momento as 23 unidades municipais e 01 unidade regional de Cornélio Procópio, envolvendo um total de 27 colaboradores administrativos, sendo: 13 servidores efetivos, 07 estagiários e 07 cedidos de Prefeituras; entretanto, poderá ser aplicada a outras unidades municipais e regionais do Instituto EMATER,

9 9 distribuídas geograficamente em outras partes do estado do Paraná, levando-se em consideração o fato das atividades desenvolvidas nas funções administrativas da região de Cornélio Procópio, se apresentarem com características comuns e/ou em condições muito próximas em termos de composição das atividades envolvidas nas funções administrativas; assim como, possui uma realidade comum e bastante peculiar de ocupação dessas funções nas demais regiões do estado, com colaboradores administrativos cedidos de prefeituras e estagiários. 8- RESULTADOS DO PROJETO: -Capacitação de 100% dos colaboradores administrativos da região, através da realização de 02 módulos de Treinamentos Administrativos seqüencial, com 12 horas de duração cada módulo, sendo 1ª etapa 08 horas - teórico e 2ª etapa 04 horas - prático, envolvendo todos os colaboradores efetivos, cedidos e estagiários, durante os anos de 2013 e Qualificação de 100% dos colaboradores administrativos da região de Cornélio Procópio, numa proposta contínua, levando-se em consideração a rotatividade presente entre os colaboradores cedidos e estagiários das unidades; -Realização de ajustes e Padronização dos processos e procedimentos administrativos em 87,5% das unidades, envolvendo 20 unidades municipais e 01 unidade regional, com estabelecimento de um padrão único adotado na região, com monitoramento periódico através de visitas e laudos de acompanhamento administrativo às unidades municipais da região; -Implementação de processo de Organização de Documentos Eletrônicos, através do padrão de Arquivo Digital EMATER, implantado em 91,7% das unidades, sendo 21 unidades municipais e 01 unidade regional de Cornélio Procópio; -Melhoria na qualidade das condições de trabalho e de Infra-estrutura Física das unidades, através de Reformas executadas em 91,7% dos Escritórios, atendendo 21 unidades municipais e 01 unidade regional, durante os anos de 2012 e 2013, de um total de 24 unidades na região de Cornélio Procópio; -Melhoria nas condições interna de trabalho, através da renovação de Mobiliários, com distribuição de novas Estações de Trabalho e móveis de suporte para a melhoria de arquivos, em 100% das funções ativas da região de Cornélio Procópio. -Melhoria na Estrutura Interna de Rede para acesso a Internet Fibra Óptica, com ajustes e adequações realizadas em 18 unidades da região, ou 75% do total, objetivando a fácil

10 10 disponibilidade de acesso através de Fibra Óptica Copel, de um total de 23 unidades municipais e 01 unidade regional; -Instalação e acesso de Internet Fibra Óptica Copel em 75% das unidades da região, envolvendo 17 unidades municipais e 01 unidade regional de Cornélio Procópio, realizada nos anos de 2013 e Aumento de 50% na eficiência do desempenho das atividades administrativas das unidades municipais com colaboradores cedidos de Prefeituras e ou estagiários, e uma conseqüente melhoria da eficiência na área técnica, quando comparado com dados de diagnóstico levantados no ano de 2011 (Plano Administrativo Regional, ). Foi utilizado como instrumento de mensuração o uso de laudos de acompanhamento administrativo, para o monitoramento das ações realizadas, em todas as unidades municipais da região; -Potencial de difusão do projeto para outras unidades administrativas do Instituto EMATER, de outras regiões do estado do Paraná. 9- AGRADECIMENTOS Agradeço a Deus e a todos os colegas Assistentes Administrativos que participaram de forma direta e indireta deste projeto, e em especial à Equipe de colaboradores Administrativos Wander Adriano Maluf Miranda, Maria Angélica Paulino Carvalho, Maristela Gobo da Silva, Luciene Fernandes Sachi, Zenir de Sá Cestaro Sala, Sandra Maria Pereira Rodrigues e Ana Márcia Cassarotti Carvalho, pela sua atenção, apoio e dedicação despendidos durante toda a implementação do Processo. 10- PARCEIROS PRINCIPAIS -CIPA Regional Instituto EMATER - Cornélio Procópio; -Unidade Regional e Unidades Municipais da Região de Cornélio Procópio. 11- REFERÊNCIAS -CIPA Regional Instituto EMATER, Mapa de Riscos, Mês Maio, Ano 2010; -Unidade Regional Instituto EMATER, Plano Administrativo Regional, Cornélio Procópio, Anos

11 Anexos Laudo de Acompanhamento da Área Administrativa - Região Cornélio Procópio FOTOS:

12 12 FOTOS: Treinamento Administrativo 1ª Etapa Unidade Regional Cornélio Procópio Treinamento - Uniformização de Procedimentos Administrativos 2ª Etapa 2013 Unidade Regional de Cornélio Procópio

13 13 Treinamento Administrativo 1ª Etapa Unidade Regional Cornélio Procópio Treinamento Administrativo 2ª Etapa Visita Unidade municipal de Andirá

14 14 Treinamento Administrativo 2ª Etapa Visita Unidade Municipal Itambaracá Treinamento Administrativo 2ª Etapa Visita Unidade Municipal Itambaracá

15 15 REPORTAGENS: Boletim de comunicação do Instituto Emater Edição de agosto de 2013

16 16 E Boletim de comunicação do Instituto Emater Edição de setembro de 2013

17 17 BoleBoletim de comunicação semanal do Instituto Emater Cornélio Procópio, 03 de outubro de Edição de agosto de 2014 comunicação Autor: Valdimir de Jesus Passos