17/05/2013. Case Spaipa Diretivos. Fernando Luiz Pereira. Ger. Auditoria Interna. Control Self Assessment. Spaipa S/A Indústria Brasileira de Bebidas

Transcrição

1 17/05/2013 Case Spaipa Diretivos Control Self Assessment Fernando Luiz Pereira Ger. Auditoria Interna Spaipa S/A Indústria Brasileira de Bebidas

2 Sobre a Spaipa

3 Nossos produtos:

4 Área de Atuação Brasil GRUPO S.J.R.P. GRUPO BAURU GRUPO PARANÁ REFRIGERANTES

5 A estrutura operacional compreende três plantas de refrigerantes e uma planta para água Marília Plantas de CSD 3 plantas 11 linhas 26,1 milhões de UC / mês Bauru 1 Planta de Água Maringá 4 linhas 2,8 milhões de UC / mês Curitiba

6 Distribuição - Fábricas Area 328,090 km 2 100M clientes 17MM consumidores Brazil empregados 639 terceiros FOZ CIA CVL SRP BOR ARA COL RFE LEN MAR BRU OUR MGA CBE BAN CMO IVA LJS PGO CTA 345 caminhões de entrega 71 distribuidores Fat R$2,91 bi (2012 c/ ICMS substituto) 3 SSD fabricas 8 Centros Distribuição 15 Transit Points 1 Planta água mineral

7 Estrutura e Atuação AI Sobre Spaipa Auditoria Interna R e c u r s o s Auditoria de Processos de Negócios Auditoria de Compliance e Diretivos 5 Auditores + 1 Trabalhos especiais (Auditoria Conjunto Probatório) Apoio Auditoria Terceira Auditoria de Operações de TI Perfil SAP Sistemas Satélites Segurança Rede ITGC (AE) Acessos BD

8 Case Spaipa Diretivos Base CSA

9 Case Spaipa Conceito CSA Metodologia utilizada para avaliação e revisão dos objetivos dos negócios da organização, dos riscos envolvidos na busca por atingir esses objetivos e dos controles internos projetados par administrar esses riscos, avaliando a sua eficácia. Pode ser utilizado para avaliar aspectos relativos a controles, processos, riscos e cumprimento de objetivos, por meio de workshops, questionários ou auto-análise gerencial ERM Risk Management Controle Self Assessment

10 Necessidade Inicial: Como identificar se os controles ou procedimentos estão sendo praticados na operação diária? Solução: Questionar, observar as atitudes dos colaboradores durante a operação em caráter de imprevisibilidade. Inclui observação das atividades e condições, exigindo para tanto, que sejam aplicados sem prévio aviso, possibilitando revelar deficiências que de outra forma seriam de difícil constatação. Para tanto, foi necessário seguir os seguintes passos: Case Spaipa Conceito CSA 1) Elaborar o Conceito, Objetivo e Metodologia ; 2) Mapear e entender os processos operacionais em campo; 3) Elaborar Check lists de fácil aplicação; 4) Aplicar os Check lists nas diferentes unidades de negócio (inclusive adequar conforme peculiaridade de cada unidade); 5) Elaborar forma de apresentação dos diversos cenários identificamos para que cumpra o objetivo.

11 Case Spaipa Diretivos Conceito, Objetivo e Metodologia Conceito: Testes Diretivos são questionamentos e/ou averiguações efetuadas diretamente aos colaboradores e constatadas no acompanhamento dos processos durante a operação. Objetivo: PROVOCAR e ENCORAJAR a ocorrência de um fato desejável através de testes simples e rápidos, possibilitando maior abrangência nas diversas unidades de negócio da Spaipa e auxiliando os gestores a identificar pontos de atenção quanto aos procedimentos adotados pelos colaboradores. Metodologia: O objetivo dos Testes Diretivos é ampliar a cobertura dos testes com maior agilidade. Entretanto existe redução do volume de amostras selecionadas não podendo os mesmos serem utilizados para avaliar a efetividade de um determinado controle, pois são baseados em entrevistas e observações pontuais. Uso de entrevistas e questionários junto aos colaboradores, para a obtenção de entendimento relacionado ao processo operacional de aplicação de um determinado controle Elementos da Observação: - Identificação da atividade a ser observada - Observação da sua execução - Comparação do comportamento observado com os padrões - Avaliação e conclusão

12 Case Spaipa Diretivos Mapear e Entender Em 2011 a equipe de Auditoria percorreu vários processos operacionais de uma das fábricas para entender procedimentos adotados como: - Entrada de Matéria Prima e Almoxarifado - Inspetoria - Entrada e Saída de Produtos transferidos entre unidades - Rastreabilidade - Inventários Cíclicos - Segurança das tesourarias - Fechamento de transportes - Utilização de fundo fixo - Venda de sucata - Remessa para conserto de pallet - Controle de portarias Cada processo foi formalizado por descritivos detalhados de cada controle existente.

13 Case Spaipa Diretivos Elaborar Check lists Usando como base o Mapeamento do slide anterior, foram elaborados Check lists, em que o auditor pode responder a perguntas simples com SIM ou NÃO de acordo com o observado na operação. Exemplo de questionamentos aplicados: Codigos Diretivos UNIDADE Tipo Unid Check list Dir_16 CTA Fábrica Existe monitoramento de imagem da sala onde é realizada a contagem dos valores pelos motoristas Dir_16 CTA Fábrica Existe monitoramento de imagem na tesouraria Dir_16 CTA Fábrica Existe cobertura de imagens de todo perímetro da sala de tesouraria Dir_16 CTA Fábrica As imagens são preservadas por pelo menos 30 dias Dir_16 CTA Fábrica Existe rotina de verificação da qualidade de imagem gravada Dir_16 CTA Fábrica O monitoramento de imagem está ligado em tomadas com 'no break'/gerador (GMG) Dir_16 CTA Fábrica Os alarmes estão ligados em tomadas com 'no break'/gerador (GMG) Dir_16 CTA Fábrica A duração dos 'no breaks'/gerador (GMG) é superior a 24 horas Dir_16 CTA Fábrica O sistema de imagens está programado para reinicialização automática independente do tempo de duração do no break Dir_16 CTA Fábrica Existe câmera de filmagem na entrada e saída da sala da tesouraria Dir_16 CTA Fábrica Existe câmera de filmagem no local onde são depositados os malotes pelos motoristas Dir_16 CTA Fábrica Existe câmera de filmagem que possibilite evidencar a contagem do dinheiro na tesouraria Dir_16 CTA Fábrica A tesouraria possui protocolo de entrega de notas falsas para o Banco Central Dir_16 CTA Fábrica Existe retorno dos laudos emitidos pelo Banco Central referente às notas falsas Check list Qtde Verificações Dir_01_Check list - Entrada MP SUCO. 19 Dir_02_Check list - Entrada MP AÇÚCAR 25 Dir_03_Check list - Entrada Almoxarifado 14 Dir_04_Check list - Entrada Remessa p conserto (retorno) 11 Dir_05_Check list - Entrada Inspetoria (volta rota) 15 Dir_07_Check list - Entrada Produtos Revenda 16 Dir_08_Check list - Entrada transferencia Pallet 12 Dir_09_Check list - Entrada transferencia Produto 12 Dir_10_Check list - Saída Transferência de Produto 17 Dir_11_Check list - Saída Venda Sucata 15 Dir_12_Check list - Saída Produto Inspetoria 12 Dir_13_Check list - Rastreabilidade. 17 Dir_14_Check list - Producao Cheias e Vazias 8 Dir_15_Check list - Estoque STS 7 Dir_16_Check list - Segurança da Tesouraria 41 Dir_17_Check list - Estoque Almoxarifado 5 Dir_18_Check list - Saída Remessa p conserto 11 Dir_19_Check list - Bonificacoes 1 Dir_20_Check list - Fundo Fixo 8 Dir_21_Check list - Portaria 8 Dir_22_Check list - Inversoes 2 Dir_23_Check list - Fretes 2 Dir_24_Check list - Estoque de terceiros 2 Dir_25_Check list - Fechamento de caixa 4 Total 284

14 Case Spaipa Diretivos Aplicar Check lists Abrangência de 2011 a Unidades Fabris 4 Unidade Fabril Unidades Visitadas 3 CDs 6 CDs 13 Transit Points Equipe 2 Auditores 3 Auditores

15 Case Spaipa Diretivos Apresentar Resultados O resultado primário que pretende-se obter com os Testes Diretivos NÃO É QUANTITATIVO, mas sim promover uma CULTURA de valorizar a aplicação de melhores práticas que conseqüentemente mitigam riscos, bem como identificar tempestivamente alguma necessidade de melhoria nos controles. 60% Representação de NOKs / Unidade 50% 57% 48% 40% 30% 20% 10% 26% 14% 40% 41% 27% 28% 25% 25% 12% 13% 35% 27% 34% 30% 37% 22% 18% 43% 34% 42% 28% 0% UN1 UN2 UN3 UN4 UN5 UN6 UN7 UN8 UN9 UN10 UN11 UN12 UN13 UN14 UN15 UN16 UN17 UN18 UN19 UN20 UN21 UN22 UN23 NOK: O processo não ocorreu conforme procedimento. * Percentual de NOK sobre o total aplicado pertinente a unidade, desconsiderando os itens não aplicáveis (N/A).

16 Case Spaipa Etapas Concluídas Atual Auditoria Interna Objetivos Riscos Controles Mapeamento do Processo Elaboração Check Lists Ciclo de Identificação Divulgação do Avaliação de Desvios Resultado Follow up Plano de Ação Área Gestora Plano de Ação

17 Case Spaipa Piloto em Andamento Próximo desafio Auditoria Interna Objetivos Riscos Controles Mapeamento do Processo Elaboração Check Lists Divulgação do Resultado Follow up Plano de Ação Área Gestora Ciclo de Avaliação Identificação de Desvios Plano de Ação

18 Benefícios observados após aplicação de Diretivos: Case Spaipa Resultados Obtidos Dissemina a cultura de controle de riscos; Padroniza metodologia de identificação e avaliação de riscos na organização; Facilita o conhecimento do negócio e suas vulnerabilidades; Subsidia priorização de investimentos; Prioriza área de riscos para desenvolvimento de medidas adequadas de controles; Mantém a alta hierarquia informada sobre as formas de execução do trabalho; Consiste eficiência como método para se obter informações em uma base ampla; Permite resultados resumidos e consolidados; Possibilita a visão geral do processo analisado, por meio da estruturação das idéias, sem perda de informações relevantes; Estabelece planos de ação com responsabilidades; Permite maior participação em grupo, de forma não defensiva; Promove gestão participativa e melhor conhecimento de suas funções, para os funcionários envolvidos no processo.

19 Case Spaipa Resultados Obtidos Algumas deficiências ou pontos fracos: Convergência de entendimento Depende do comprometimento dos gestores e equipe envolvida no processo avaliado. Pode consumir muito tempo para elaborar questionários ou preparar reuniões. Gera necessidade de atualização constante, devido a mudanças no ambiente ou processos. Pode resultar em eventual visão parcial do processo, dependendo da sua execução. Não garante que todos os riscos relevantes tenham sido identificados. Acarreta em investimento de tempo para aplicação do método. Não prevê a captura de registro de ganhos com os resultados dos trabalhos.

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