CARTA DE AUDITORIA INTERNA GABINETE DE AUDITORIA INTERNA (GAI)

Transcrição

1 CARTA DE AUDITORIA INTERNA GABINETE DE AUDITORIA INTERNA (GAI) «Para um serviço de excelência» 2015

2 1. OBJETIVO Pelo Despacho n.º 9/2014, de 21 de novembro, do Diretor-Geral da Administração da Justiça foi criado o Gabinete de Auditoria Interna. Importa agora definir a missão, os poderes e as responsabilidades desse Gabinete, o que se faz através da presente Carta de Auditoria Interna. Página 2 de 11

3 2. MISSÃO O Gabinete de Auditoria Interna tem por finalidade instituir e manter um Sistema de Controlo Interno adequado às necessidades da, proporcionando um serviço independente e objetivo, destinado a acrescentar valor e melhorar as operações da DGAJ. O Gabinete de Auditoria Interna ajuda a organização a cumprir os seus objetivos, proporcionando uma abordagem sistemática e disciplinada, de forma a avaliar e melhorar a eficácia dos processos de gestão de risco, de controlo e de governação. No desenvolvimento da sua atividade, o Gabinete de Auditoria Interna deve determinar se o conjunto dos processos de gestão de risco, de controlo e de governação, em conformidade com o que foi estruturado e aprovado pela gestão, é adequado e funciona de modo a assegurar: Que os riscos são devidamente identificados e geridos; A existência de interação entre os diversos grupos de governação, conforme necessário; Que a informação relevante, de natureza financeira, de gestão e operacional é transmitida de forma exata, fidedigna e oportuna; Que os trabalhadores exercem as suas funções de acordo com as políticas, normas, procedimentos, leis e regulamentos aplicáveis; Que os recursos são adquiridos de forma económica, utilizados com eficiência e são devidamente protegidos; Que os programas, planos e objetivos são alcançados; Que se encoraja a qualidade e o aperfeiçoamento contínuo dos processos de controlo da organização; Que a legislação ou regulamentos com impacto para a organização e as normas procedimentais internas são devidamente reconhecidos e respeitados. Página 3 de 11

4 O Gabinete de Auditoria Interna, na sua atividade de avaliação, deverá, assim, assegurar de forma isenta e numa ótica preventiva, a eficácia, operacionalidade, segurança e conformidade dos serviços, sistemas, processos e atividades que configurem maior risco potencial, de forma a dar prioridade à prevenção dos riscos inerentes à complexidade dos processos e dinâmica de mudança que caracterizam a missão e o contexto da Direção- Geral. As oportunidades para o aperfeiçoamento do controlo de gestão, da rentabilidade e da imagem da organização poderão ser identificados durante os trabalhos de auditoria e serão comunicados aos níveis de gestão adequados. Página 4 de 11

5 3. INDEPENDÊNCIA E OBJETIVIDADE O Gabinete de Auditoria Interna é um órgão de apoio à gestão e reporta diretamente à Direção, exercendo as suas funções com total independência técnica e objetividade e respeitando as regras de conduta profissional, nomeadamente sigilo e reserva. Entre os auditores e os restantes trabalhadores com quem aqueles tenham de contactar no decorrer das ações de auditoria, não existe qualquer relação de dependência hierárquica, reportando uns e outros apenas aos dirigentes das unidades orgânicas em que se encontrem integrados. Os auditores não podem deter poderes ou assumir responsabilidades diretas sobre as atividades objeto da auditoria, devendo em geral evitar conflitos de interesses no desempenho das suas tarefas. Os auditores não podem participar em ações de auditoria envolvendo unidades de estrutura ou serviços em que tenham trabalhado há menos de um ano, nem em quaisquer atividades de avaliação em que a sua objetividade possa ser comprometida por outras circunstâncias especiais. Quaisquer factos ou circunstâncias que possam comprometer a independência e objetividade do Gabinete de Auditoria Interna ou de um auditor em particular devem ser reportados ao Responsável pelo Gabinete, o qual, se tal se mostrar necessário, informa o Diretor-Geral. Página 5 de 11

6 4. PROFICIÊNCIA E CUIDADO PROFISSIONAL O Gabinete de Auditoria Interna assegura o desempenho das suas funções de acordo com elevados padrões de proficiência e cuidado profissional. O responsável pelo Gabinete de Auditoria Interna assegura que a função adquire e mantém os conhecimentos e competências necessárias para a prossecução das suas finalidades e o cumprimento das suas responsabilidades de forma eficaz. Página 6 de 11

7 5. ACESSO À INFORMAÇÃO No desempenho das suas atividades, o responsável pelo Gabinete de Auditoria Interna e os elementos que dele fazem parte estão autorizados a: Ter livre acesso a todas as funções, registos, ativos e pessoal. Distribuir recursos, fixar a duração, selecionar os assuntos, determinar os âmbitos de trabalho e aplicar as técnicas necessárias para a consecução dos objetivos da auditoria. Obter o necessário apoio do pessoal das unidades orgânicas onde realizem trabalhos de auditoria, bem como obter outros serviços especializados do interior ou do exterior da organização. Fornecer serviços de consultoria à gestão conforme apropriado. Ter acesso permanente (apenas com capacidade de leitura) a sistemas de informação e bases de dados, quando tal seja necessário para o exercício eficaz das suas funções. A informação requerida e os acessos necessários devem ser prestados de uma forma verdadeira e completa, dentro de um período de tempo razoável e sem demoras injustificadas. O Gabinete de Auditoria Interna deve informar, de imediato, o Diretor-Geral de qualquer tentativa para impedir ou causar dificuldades no exercício das suas funções. O responsável pelo Gabinete de Auditoria Interna e os elementos que dele fazem parte não estão autorizados a: Exercer quaisquer funções operacionais para a organização ou suas associadas. Iniciar ou aprovar transações contabilísticas alheias ao Gabinete de Auditoria Interna. Orientar as atividades de qualquer trabalhador da organização que não seja elemento do Gabinete de Auditoria Interna, exceto na medida em que tais trabalhadores tenham sido devidamente deslocados para a equipa de auditoria ou de certo modo convocados para auxiliar os auditores internos. Página 7 de 11

8 6. ÂMBITO DE RESPONSABILIDADE O Gabinete de Auditoria Interna exerce as suas competências de acordo com o Plano Anual de Atividades, que integra o Plano Anual de Auditorias a realizar, aprovado pelo Diretor-Geral. A realização de ações de auditoria não incluídas no plano anual ou de averiguações ad-hoc pode ser determinada pelo Diretor-Geral. O Gabinete de Auditoria Interna deve proceder nomeadamente à: Verificação, Acompanhamento e Uniformização de todos os Manuais de Procedimentos da DGAJ; Elaboração de um Manual de procedimentos do Gabinete de Auditoria Interna; Elaboração de um Código de Ética e de Conduta da DGAJ; Elaboração do Relatório Anual referente ao Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas; Atualização do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas; Cooperação com o Conselho de Oficiais de Justiça, Administradores Judiciários das Comarcas e Secretários de Justiça dos TAFs, no âmbito da necessidade de elaboração de um Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas e aplicação das medidas de prevenção; Compilação de auditorias de que a DGAJ vai sendo objeto e análise das recomendações, caso existam; Verificação das recomendações constantes das auditorias desde 2010 que não tenham sido objeto de execução; Página 8 de 11

9 Preparação do Plano Anual de Atividades que integra o Plano Anual de Auditorias a realizar pelo Gabinete de Auditoria Interna, suportado em adequada metodologia de avaliação de risco e apresentação ao Diretor Geral para aprovação; Apresentação de recomendações para implementação de medidas corretivas conducentes à melhoria dos procedimentos de controlo interno; Execução da auditoria interna na DGAJ incidindo sobre a eficiência e eficácia dos procedimentos, a confiança e integridade da informação financeira, de contratação e operacional, bem como da respetiva conformidade com a legislação, regulamentos, normas e planos; Discussão dos resultados do projeto de relatório das auditorias efetuadas com os órgãos e serviços auditados. Definição das datas para implementação das recomendações e comunicação dos resultados das ações realizadas através da emissão de relatórios ao Diretor-Geral, bem como aos órgãos auditados; Realização de um processo de Follow up para monitorizar e avaliar o estado de implementação das ações recomendadas; Elaboração de documentação para divulgação das atividades do GAI. Página 9 de 11

10 7. NORMAS DE AUDITORIA O Gabinete de Auditoria Interna respeitará as Normas para a prática Profissional de Auditoria Interna do IIA The Institute of Internal Auditores, bem como o Código de Ética aprovado para o Gabinete de Auditoria Interna. Página 10 de 11

11 8. REVISÃO E PUBLICITAÇÃO DO ESTATUTO A presente Carta de Auditoria Interna pode ser periodicamente revista, devendo ser divulgada por toda a organização, evitando que o seu desconhecimento ponha em causa o trabalho de auditoria. O Gabinete de Auditoria Interna Página 11 de 11