esocial EMPRESAS PARA QUE SERVE? COMO FUNCIONARÁ?

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2 INTRODUÇÃO O marco inicial da era digital entre a relação do Fisco com os contribuintes foi instituído pelo Decreto n 6.022, de janeiro de 2007, sendo ele referente ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC ). De uma maneira geral, o intuito do Sped foi modernizar e aperfeiçoar a sistemática das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando a certificação digital para fins de assinaturas dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital. Com esse sistema foi possível ampliar a integração do Fisco seguindo uma padronização de informações contábeis e fiscais, respeitando todas as obrigatoriedades legais. Com a melhoria do controle dos processos, foi possível tornar mais célere a identificação de irregularidades tributárias.

3 esocial EMPRESAS O Decreto n 8373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (esocial), que tem a finalidade de fortalecer ainda mais a ligação digital entre o Fisco e as empresas. Nele serão registradas informações sobre todos os funcionários de cada empresa, tais como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS. É uma medida de desburocratização para as empresas. O projeto esocial é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Secretaria da Receita Federal do Brasil RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social INSS e Ministério do Trabalho MTb. Ele será um marco na história do Brasil no que se refere à Gestão de Pessoas, das Obrigações Fiscais, Previdenciárias, Trabalhistas, Saúde e Segurança. PARA QUE SERVE? O sistema influirá de maneira positiva em todos os processos que, até então, eram feitos de maneira manual em documentos impressos e posteriormente arquivados. Todas as informações coletadas pelas empresas vão compor um banco de dados único, administrado pelo Governo Federal, que abrangerá mais de 40 milhões de trabalhadores e contará com a participação de mais de oito milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade. COMO FUNCIONARÁ? Na prática, as empresas terão que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do esocial. Todos esses dados, na verdade, já são registrados atualmente em algum meio, como papel e outras plataformas online. No entanto, com a entrada em operação do novo sistema, o caminho será único. Todos esses dados, obrigatoriamente, serão enviados ao Governo Federal, exclusivamente, por meio do esocial Empresas.

4 VANTAGENS DO esocial A plataforma irá simplificar para o empregador diversos processos que eram, até então, feitos manualmente. O esocial passará a subsidiar a geração de guias de recolhimentos do FGTS dos demais tributos, diminuindo assim os erros nos cálculos que ainda ocorrem na geração desses documentos. A principal vantagem para o trabalhador será, sem dúvida, maior garantia em relação à efetivação de seus direitos trabalhistas e previdenciários e à maior transparência referente às informações de seus contratos de trabalho. Dentre todas as vantagens, podemos destacar algumas outras: - Registro imediato de novas informações, como a contratação de um empregado; - Integração de processos; - Disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos. EM QUAL ÁREA DA MINHA EMPRESA ELE SERÁ APLICADO? - Recursos Humanos; - Comunicação Interna; - Financeiro; - Controles internos / Processos; - Contabilidade / Fiscal; - Jurídico; - Compras; - TI. - Medicina e Segurança;

5 QUAIS SÃO OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO QUE SERÃO SUBSTITUÍDOS PELO ESOCIAL? CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT RAIS - Relação Anual de Informações Sociais. LRE - Livro de Registro de Empregados CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho CD - Comunicação de Dispensa PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais MANAD Manual Normativo de Arquivos Digitais GPS Guia da Previdência Social Folha de pagamento

6 QUAIS SÃO OS PRAZOS? Dividida em etapas, a implantação do sistema nas empresas serão da seguinte maneira:

7 MICROEMPREENDEDOR INDIVIDUAL (MEI) TAMBÉM ESTÁ INCLUSO NESTAS ALTERAÇÕES? Sim. Foi desenvolvido um módulo específico para auxiliar os usuários do programa MEI no cumprimento de suas obrigações trabalhistas e tributárias. O QUE A ABM&C PODE FAZER PARA AUXILIAR MINHA EMPRESA? Fase 1 Diagnósticos Nessa fase vamos entender o que sua empresa faz e descobrir qual o melhor caminho para tomar. - Levantamento da situação atual; Nessa 1ª etapa, é feito uma minuciosa investigação em todos os documentos fiscais da sua empresa, para que possamos averiguar qual a necessidade de melhorias que serão implantadas. - Processos; Ainda com o intuito de conhecer sua empresa, na 2ª etapa visitaremos todos os setores da sua empresa, para saber como é realizado cada processo e como são as rotinas dos funcionários e analisaremos situações em que podemos indicar uma melhora de rendimento. - Sistemas; Na 3ª etapa, nós aprendemos sobre o sistema utilizado para trabalhar em sua empresa e vamos verificar se ele supri todas as solicitações fiscais do governo. - Identificação de Riscos; Após todas as análises, chegamos a 4ª etapa, na qual mostramos todos os riscos que sua empresa corre caso existam processos que não atendam o fisco. - Conscientização; Com todos os riscos identificados, na 5ª etapa nosso especialista vai até a sua empresa para conscientizar e explicar qual a possível penalidade para cada risco. - Treinamentos conceituais; Próximo de finalizar os nossos diagnósticos, passamos alguns treinamentos sobre o conceito referente a cada melhoria que pretendemos implantar em sua companhia. - Planejamento. Chegamos na 6ª e última etapa dos diagnósticos, aqui apresentamos nosso planejamento de implantação, mostrando prazos para a entrega de todos os passos.

8 Fase 2 Saneamento Quando chegamos em Saneamento, é o momento em que fazemos nosso serviço internamente. - Remodelagem de Processos; Avaliando todos os processos já diagnosticados, na 1ª etapa, pensamos em maneiras mais eficientes de realizar seus processos no dia a dia. - Revisitação Sistêmica; Quando remodelamos os processos, fazemos nos adaptando ao seu sistema, e para isso, na 2ª etapa fazemos uma revisitação sistêmica garantindo resultado. - Saneamento de Cadastro. Para finalizar o processo de saneamento, temos a 3ª etapa, que se resume na atividade de atualizar e completar as informações cadastrais das empresas, para relatar todas as necessidades do projeto SPED. Fase 3 - Implantação Após toda a teoria, chegou a hora de colocarmos em prática tudo que foi estudado. - Treinamento Gestão; Chegou o momento de realizar as mudanças, e para isso, temos a 1ª etapa de implantação. Passamos um treinamento para a gestão explicando cada processo que será alterado e mostrando como isso trará resultados, seja em produtividade ou redução de tempo nas atividades. - Change Management; Na segunda etapa da implantação é quando gerenciamos as mudanças, aqui guiamos os funcionários para as alterações que serão realizadas e damos suportes individuais para quem possuir dúvidas referentes à nova metodologia de trabalho. - Implantação de Processos; Após todas as explicações e dúvidas sanadas, começamos a 3ª etapa, implantamos uma nova rotina de processo aos funcionários, fazendo assim, com que os resultados comecem a mudar. - Validação; Com todos os processos implantados, na 4ª etapa validamos se realmente todos os funcionários entenderam os novos processos e estão executando conforme o instruído. - Implantação sistema de Gestão/Mensageria; Além de implantar processos, na 5ª etapa implantamos nosso sistema para controle e uma mensageria para fazer a integração do sistema já usado com o implantado por nós. - Implantação de estrutura de auditoria de dados. Para uma melhor análise de resultados, finalizamos o processo com a 6ª etapa, implantando uma estrutura personificada para a auditoria de dados, deixando de maneira simples e fácil entendimento os resultados para quando for necessária a consulta.

9 Fase 4 Go Live Tendo como diferencial, após implantar todos os processos, acompanhamos a evolução dos resultados para garantir que está alcançando o resultado prometido. - Carga Inicial; Depois de todos os processos implantados, tem a carga inicial, colocando em prática o que foi instruído e começando ver as melhorias. - Movimentação Mês; Mostrando o suporte durante todo o período do contrato, é feito um acompanhamento demonstrando os resultados parciais antes do fechamento. - Fechamento Mensal; No final do mês é mostrado o resultado obtido com todas as mudanças indicando os setores que se adaptaram as melhoras. - Estabilização; Nos meses seguintes o acompanhamento continua, mostrando que os resultados melhores estão se estabilizando, fazendo a melhora ficar evidente. - Suporte. Durante todo o período do contrato temos a disponibilidade para suporte, assim, sempre que surgir dúvida, estaremos prontos para ajudar. NOSSOS DIFERENCIAIS A ABM&C é a única consultoria fiscal que dá como garantia a isenção de custo adicional a incorporação das atualizações caso exista qualquer alteração legal no esocial durante a execução do projeto. Conte conosco para manter sua empresa dentro das conformidades fiscais e, em paralelo, adquira agilidade e facilidade nos seus processos.

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