OS IMPACTOS DO esocial PARA AS EMPRESAS. Os impactos do esocial para a administração da sua empresa

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1 OS IMPACTOS DO esocial PARA AS EMPRESAS

2 O QUE É O esocial? CRONOGRAMA DO esocial CADASTRAMENTO - SEGURIDADE SOCIAL PLANO DE CARGOS E SALÁRIOS E TABELA DE HORÁRIOS OS IMPACTOS DO esocial PARA OS EMPRESÁRIOS 9 - OBRIGAÇÕES E PENALIDADES 10- ORGANIZE A DOCUMENTAÇÃO E PROCESSOS 10- ENTREGA DE INFORMAÇÕES

3 O QUE É O esocial? O esocial é um projeto integrante do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED), que pretende simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em todo país. O documento irá substituir gradativamente a RAIS, a DIRF, o CAGED e a SEFIP e outras obrigações que geram um trabalho hercúleo ao Departamento Pessoal, de RH e de Segurança no Trabalho de qualquer escritório ou empresa. O esocial foi instituído em 2014 com o intuito de consolidar os bancos de dados e processos do Ministério do Trabalho e Emprego, da Seguridade Social, da Caixa Econômica Federal e da Receita Federal. Ele também visa revolucionar a maneira que as empresas repassam as informações relacionadas ao vínculo trabalhista e à vida laboral de seus colaboradores, terceirizados e demais sujeitos em condições análogas. 3

4 Estar em dia com as responsabilidades fiscais, trabalhistas e previdenciárias é importante para todos os empregadores. Você é um deles? Fique por dentro! Desde o dia 16 de julho, um novo sistema de registro dessas responsabilidades entrou em vigor no país inteiro: o esocial. Você já está por dentro dessa nova realidade? A rotina de entregas dessa obrigação acessória será iniciada com o Evento Inicial o Arquivão. Ele irá conter todos os cadastros e as tabelas (horários, cargos e salários) de todos os funcionários ativos de cada empresa, preenchendo o banco montado pela Receita Federal do Brasil. Esse projeto está sendo implementado por etapas, sendo obrigatório para todas as empresas que vão ter até o dia 31 de agosto para registrar as informações necessárias relativas a primeira etapa do projeto. Após esse primeiro envio, a rotina mensal será acrescida dos eventos tempestivos. Ou seja, aqueles que ocorrem com o andamento rotineiro da vida laboral dos colaboradores e afins de cada empresa. É aí que mora o maior desafio: Ter a informação qualificada e entregála a tempo para a Receita Federal. Atualmente, apenas algumas obrigações são exigidas, seguindo um cronograma oficial que vai ser concluído em Janeiro de Veja os passos de acordo com o cronograma a seguir; *Todas as normas que compõe a legislação de segurança e medicina do trabalho terão que ser agora online e, portanto, serão fiscalizadas. 4

5 * Conforme Resolução CDES 05/2018 * Com o faturamento anual em 2016 maior que R$78 milhões * Com o faturamento anual em 2016 de até R$ 78 milhões, exceto empregadores da coluna azul * Exceto Doméstico

6 CADASTRAMENTO - SEGURIDADE SOCIAL O sistema não vai trazer nenhum tipo de exigência fiscal nova, apenas modificar a forma como elas são cumpridas. Formulários e declarações em papel serão substituídos por formulários eletrônicos através do esocial. Com esse sistema o governo pretende aumentar a arrecadação e simplificar as burocracias. ATUALIZAÇÃO DE CADASTRO O sistema de validação que recepcionará os arquivos do esocial irá verificar o layout e algumas informações básicas, como: a correlação entre os dados de NIS, CPF, nome dos pais e demais relacionados ao reconhecimento da pessoa. Como prevenir esses problemas? Envolver os líderes da empresa e dos departamentos na criação de um Plano de Cargos e Salários consolidado e revisar a Tabela de Horários existente nas empresas. Para quem trabalha com administração em departamento pessoal e recursos humanos, é importante ficar atento para as mudanças ocasionadas pelo esocial. Não prestar as informações de forma correta e dentro do prazo pode acarretar penalidades. Muitos empregados possuem diversos cadastros na Seguridade Social que impactam no pagamento das obrigações trabalhistas. Eles também têm informações disformes em diferentes documentos. Essas inconsistências poderão barrar a entrega do arquivo inicial e dos arquivos tempestivos, impossibilitando assim o envio das demais informações. Outra consequência é a imputação na regra geral de punibilidade por erros no SPED. CADASTRAMENTO SEGURIDADE SOCIAL Quem precisa fazer: Todas as empresas, a partir da obrigatoriedade do esocial, vão precisar cadastrar os colaboradores com vínculo empregatício ativo, estagiários e menor aprendiz. Vão ser exigidos dados como CPF, NIS, CNH, Horário Contratual, Salário, Dependentes, Estado Civil e outras informações para casos particulares. 6

7 PLANO DE CARGOS E SALÁRIOS E TABELA DE HORÁRIOS Muitas empresas não possuem um Plano de Cargos e Salários e nem uma Tabela de Horários. Ambos são itens essenciais ao gerenciamento dos colaboradores e da vida em uma empresa. Essa falta de gestão poderá ser rapidamente apontada e identificada através de arquivos enviados pelo esocial, contendo horários incompatíveis com a legislação ou por um Plano de Cargos e Salários com remunerações desconexas. Além de servir como prova para possíveis ações trabalhistas, esse tipo de erro será imputado na regra geral do SPED. No total 15 obrigações atuais deverão ser executadas através do esocial até o começo de 2019: GFIP. Guia de recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social CAGED. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Para controlar admissões demissões no regime CLT. RAIS. Relação Anual de Informações Sociais. LRE. Livro de Registro de Empregados. CAT. Comunicação de Acidente de Trabalho. CD. Comunicação de Dispensa. CTPS. Carteira de Trabalho e Previdência Sociais. PPP. Perfil Profissiográfico Previdenciário. DIRF. Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte DCTF. Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais QHT. Quadro de Horário de Trabalho. MANAD. Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de Pagamento GRF. Guia de Recolhimento do FGTS. GPS. Guia da Previdência Social. 7

8 OS IMPACTOS DO esocial PARA OS EMPRESÁRIOS O novo sistema não vai possibilitar uma administração que seja feita sem os controles adequados. Admissão de novos colaboradores, exames periódicos, alterações contratuais, acidentes de trabalho e outros eventos precisam ser informados dentro do prazo ou vão ser passíveis de multa. O importante é organizar agora, para economizar tempo e recursos, lá na frente. O sistema vai afetar principalmente os seguintes eventos: Admissão e demissão de funcionários Declaração de Imposto de Renda retido da fonte Informações de seguridade social Registro de horas extras Registro de horas extras Férias Acidentes de trabalho Registro dos processos administrativos e judiciais que possam vir a ocorrer Todos eles precisam ser informados dentro do prazo para que não haja nenhuma penalidade ao empresário. Contratar uma empresa de contabilidade atualizada para fazer uma boa gestão da sua empresa ficou mais importante do que nunca. As empresas vão precisar de uma habilidade maior de planejamento, para garantir que todas as informações sejam apresentadas dentro do prazo, além de verificar se os atestados médicos e de segurança do trabalho estão na validade e preenchidas de forma correta e que sejam elaboradas por empresas que estejam parametrizadas para atender as diversas obrigatoriedades do esocial.

9 OBRIGAÇÕES E PENALIDADES ADMISSÃO Periódico. É semestral (45+) ou anual (18-45), dependendo da Quem precisa fazer: Todo empregador que mantém vínculos idade do colaborador, e deve ser feito antes da validade dos trabalhistas, mesmo que sejam temporários, precisam exames acabar. registrar as informações do contrato de trabalho. Mudança de Função. Precisa ser feito antes do início do O prazo: até o dia anterior ao início da prestação de serviço. profissional em uma nova função de risco maior que a anterior. Multa: A falta de registro do empregado é previsto no artigo Retorno. Precisa ser feito caso o colaborador tenha sido afastado 47 da CLT e a multa varia entre R$ 402,53 e R$ 805,06, a mais de 30 dias, antes de retornar para a empresa. podendo dobrar para quem reincide. Multa: Não realizar esses exames é uma infração do artigo 201 DESLIGAMENTO Quem precisa fazer: Todo empregador que encerrou da CLT e a multa varia entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33. REMUNERAÇÃO, FÉRIAS E HORAS EXTRAS definitivamente o vínculo trabalhista com um colaborador. Quem precisa fazer: A partir Novembro de 2018, todos os Demissões anteriores ao esocial não precisam constar. empregadores precisam informar a folha de pagamento, O prazo: Até dez dias depois da data de desligamento. rendimentos, férias e horas extras através do esocial. Multa: O informe do desligamento e o pagamento de todas as O prazo: Até dia 7 do mês subsequente. rescisões devem ser feitos até 10 dias depois do desligamento. Multa: A partir de R$ 1.812,87. Quem não cumprir o prazo recebe multa de até um salário PROCESSOS ADMINISTRATIVOS/JUDICIAIS pago ao colaborador. Quem precisa fazer: Todo empregador, quando houver algum ATESTADOS DE SAÚDE OCUPACIONAL processo administrativo ou judicial, que tenha como parte um Quem precisa fazer: Todos os empregadores. A Norma dos órgãos do esocial, fiscais, trabalhistas ou previdenciários. Regulamentadora 7 exige a realização de cinco exames O prazo: Até dia 7 do mês subsequente ou antes do envio de um médicos: admissional, periódico, demissional, mudança de evento de remuneração afetado pela decisão. função e retorno ao trabalho. Admissional. Precisa ser feito antes do início na empresa. Demissional. Até a data da homologação. Multa: A partir de R$ 1.812,87

10 ORGANIZE A DOCUMENTAÇÃO E PROCESSOS ENTREGA DE INFORMAÇÕES Estruturar os departamentos da empresa na reestruturação do processo de entrega das informações e produção dos relatórios necessários. É importante também criar uma rotina sólida de recebimento e de informações cadastrais e estabelecer sistemas de movimentação cadastral dos colaboradores. Não existe uma forma melhor de encarar novidades do que se preparar com antecedência., vamos te dar 2 dicas de organização para você se preparar. 1Organize a documentação. Informações que são encontradas na carteira de trabalho do colaborador, comprovantes médicos e fiscais, todas vão ser necessárias para utilizar a nova plataforma. Por isso é importante separar e organizar elas, para estarem todas em mãos na hora de cumprir o cronograma. A maior parte das informações que transitarão no esocial não pertencem aos escritórios de contabilidade e são produzidas diretamente por seus clientes no cotidiano. Admissões, demissões, férias, atrasos, faltas, justificativas, afastamentos, etc. O esocial não reformula e nem endurece as regras oriundas da CLT; apenas as faz cumprir. Dessa forma é preciso que o empresario e o contador estejam em sintonia, pois na maioria dos casos, é ele quem vai receber, processar e informar esses dados no sistema do Esocial. Alinhe desde já o que falta para que a sua empresa esteja apta para as mudanças. 2Verifique se tudo está de acordo com a lei. Será que os exames médicos ainda estão na validade? Os direitos trabalhistas dos colaboradores estão sendo respeitados? O momento para verificar e colocar tudo em dia é antes do lançamento da plataforma, assim você irá evitar ser penalizado ao infringir a lei por falta de atenção. 10