esocial Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

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1 esocial Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Em julho/2018 todas as empresas do nosso país entrarão no sistema do ESOCIAL, um sistema governamental unificado para informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias e controle de tais informações, visando à unificação das transmissões anuais e maior fiscalização sobre os processos das empresas. Tendo em vista a adequação nesse sistema, os processos mensais mudarão, visando à melhoria e evitar possíveis danos e multas. Portanto, segue pontos a serem observados no cotidiano sendo responsabilidade da empresa em monitora-los e compartilhar com seu escritório contábil. 1- Nenhuma informação poderá ser enviada com datas retroativas. 2- A comunicação deverá ser a chave para evitarmos qualquer problema futuro, devendo comunicar por com seu escritório e confirmar recebimento da mensagem sobre fatos ocasionados com o trabalhador. 3- Os desligamentos deverão ser comunicados no mesmo dia impreterilvelmente. 4- Férias possuem aviso de 30 dias de antecedência do inicio, não podendo ser retroagida. 5- Exames periódicos, demissionais, e de retorno ao trabalho deverão ser feitos e é de responsabilidade da empresa custear esses exames, observando que cada exame periódico deverá ser renovado no 12º mês. 6- Alterações cadastrais deverão ser enviadas a contabilidade, tais como:

2 alteração de endereço do trabalhador, alteração de horário de trabalho, mudança de nome em decorrência de casamento, entre outras alterações que poderão ocorrer. 7- As admissões deverão ser comunicadas com 02 dias de antecedência, ou seja, antes do efetivo início de trabalho do funcionário na empresa, portanto não será mais possível fazer admissões retroativas. 8- Em janeiro de 2019, entrará a fiscalização dos laudos de PCMSO (programa de controle médico de saúde ocupacional), PPRA (programa de prevenção de riscos ambientais) e LTCAT (laudo técnico das condições ambientias de trabalho) (qundo for o caso),estes laudos deverão ser providenciados por todas as empresas sendo custeado pela mesma, são laudos obrigatórios há muito tempo, mas que muitas empresas não o fazem. Segue abaixo algumas das multas, em decorrência de falta de adequação, lembrando que não mudou a legislação, apenas foi criado um sistema fiscalizador no qual fará todo o controle de que seja cumprida a lei. (Orgãos Interligados: MTE/Previdência Social/Receita Federal/INSS/CEF). Não Conformidade Quadro de multas passíveis de aplicação no início do esocial: Requisito Penalidade Valor (R$) aproxim ado M ínim o Máxim o Apresentar declaração fora do prazo Lei 9779/99 art. 16 inciso I R$ 500,00 R$ 1.500,00 Não atender intimação para prestar declaração ou esclarecimentos Apresentar declaração, demonstrativo ou escrtituração incorretas, inompletas ou omitidas Lei 9779/99 art 16 inciso II R$ 1.000,00 Lei 9779/99 art 16 inciso III 0,2% f aturamento mês anterior ao da entrega Deixar de manter a disposição da RFB arquivos e sistemas Lei 8218/91 art. 11/12 inciso I 0,5% receita bruta Deixar de manter a disposição da RFB arquivos e sistemas Lei 8218/91 art. 11/12 inciso II 5,00% operação, limitada a 1,00% da Deixar de manter a disposição da RFB arquivos e sistemas Lei 8218/91 art. 11/12 inciso III 1,00% da receita bruta do período Infrações às leis da Previdência Social 8212/91 e Decreto 3048/99 Portaria MPS/MF 19/2014 art. 8 R$ 238,50 R$ ,63

3 Irregularidades na jornada de trabalho CLT art. 57/74 CLT art. 75 CLT art. 224/350 CLT art. 351 R$ 40,25 R$ 4.025,33 Irregularidades no cálculo ou depósito do FGTS Lei art. 23 R$ 10,64 R$ 106,41 Não apresentar o PCMSO CLT art 154/200 CLT art. 201 R$ 402,53 R$ 4.025,33 Não atender às cotas de PNE Pessoas com Necessidades Lei 8213/91 art. 93 Lei 8213/91 art. Especiais 133 Não atender às cotas de aprendizagem CLT art. 429 CLT art. 434 R$ 1.329,18 R$ ,84 Irregularidades ref erentes ao Seguro-Desemprego Lei 7998/90 art. 24 Lei 7998/90 art. 25 R$ 425,64 R$ ,00 Não apresentar o PPRA ou LTCAT Não comprovar entrega de EPIs CLT art.154/200 CLT art. 201 R$ 670,89 R$ 6.708,59 Irregularidades quanto ao pagamento do 13º salário Lei 4090/62 Lei 7885/89 art. 3 R$ 170,26 Irregularidades quanto aos contratos individuais de trabalho CLT art.42/508 CLT art. 510 R$ 402,53 Falha nas anotações na CTPS CLT art.29 CLT art. 54 R$ 296,12 Ausência de registro de empregado CLT art.41 CLT art. 47 R$ 402,53 Irregularidades no cálculo ou pagamento de f érias CLT art.129/152 CLT art. 153 R$ 170,26 Não pagamento de verbas rescisórias no prazo previsto CLT art.477 CLT art. 477 R$ 170,26 Não atendimento às Normas Regulamentadoras NR 28 valores em UFIR O futuro chegou para as relações de trabalho no Brasil. Há mais de uma década ouve-se falar no Sped Folha, hoje conhecido por esocial. O tamanho geográfico de nosso país limitam fiscalizações trabalhistas, porém a tecnologia tem sido o grande aliado do fisco na verificação de regularidade e cumprimento de dispositivos legais. Com esse objetivo a Receita Federal do Brasil vem trabalhando forte em conjunto com outras entidades ligadas a gestão trabalhista e previdenciária para aprimorar o controle sobre as relações do trabalho. Neste contexto apresenta-se o esocial. Sistema que tem por macro objetivo garantir o cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária, tanto com relação à folha de pagamento, encargos, saúde e medicina ocupacional, como o cumprimento de outros dispositivos legais como o sistema de quotas de aprendizagem e portadores de deficiência. O portal do serviço do esocial vem sendo aprimorados de forma rápida nos últimos meses. O grande lançamento foi a gestão dos empregados domésticos. Os empregadores tem o serviço disponível desde 2015 e o portal, para esta demanda, funciona como um sistema web, com a geração da folha, recibos, férias, 13º e as guias de encargos. O portal traz ainda os manuais para desenvolvedores e o manual de orientação para empresas privadas adaptarem suas rotinas e verificarem seus processos internos, de forma que atendam o cumprimento da legislação e os requisitos do sistema. Já está disponível, também, pelo portal o sistema de testes para validação de informações, para que empregadores e prestadores de serviços na esfera trabalhista possam ir se adaptando as informações e ao manuseio dos serviços, pois o prazo de atendimento desta nova forma de apresentação das informações está com dia para começar (*)

4 O esocial não é responsável por qualquer modificação na atual legislação trabalhista e previdenciária, é um avanço tecnológico que traz no seu conceito o projeto Sped, em que a Receita Federal disponibiliza e dá uniformidade a maneira de receber as informações das empresas e órgãos públicos, acelerando o trabalho da fiscalização e o compartilhamento das informações entre várias entidades que se utilizam destas, mas que até o momento possuíam software, aplicativo ou portal diverso. No caso específico do esocial, substituindo futuramente as comunicações de Sefip, Caged, Rais, Dirf, Cat, Manad, além de boa parte das fiscalizações in loco e notificações para comparecimentos nos escritórios da Superintendência de Relações do Trabalho, entre outros. As empresas que tiveram faturamento acima de R$ ,00 no ano de 2016 já devem iniciar a prestação de informações por meio do portal esocial a partir de janeiro de 2018, prazo estipulado pelo comitê gestor desde agosto de O primeiro ciclo de informações a ser gerado é o conjunto chamado de eventos iniciais, composto basicamente por informações do estabelecimento, rubricas (eventos), lotação tributária, cargos, horários, ambientes de trabalho, processos administrativos, cadastro inicial do vínculo, mais algumas informações chamadas não periódicas, admissão do trabalhador, situação de afastamento, entre muitas outras informações. E sua empresa, organização está pronta para este envio? Cuidado para não apostar em nova prorrogação, pois a quantidade de multas a partir da escrituração digital da folha de pagamento esocial, é grande e muitas delas podem sair de forma automática. A partir das primeiras informações cadastrais de empregados a fiscalização já poderá observar a quantidade de aprendizes e portadores de deficiência, pois cada vínculo possui informação específica em seu cadastro, então, cuidado para o cumprimento das quotas, releia a legislação e consulte seu departamento jurídico e área de recursos humanos para buscar alternativas de cumprimento. Se sua empresa ainda não começou a preocupar-se com o esocial, faça logo, pois a partir de julho/2018 as empresas com faturamento inferior R$ ,00 em 2016, também estarão obrigadas a informar seus dados. Comece lendo o manual, revisando os cadastros cadastrais, que deverão compor as tabelas iniciais e traga seu fornecedor de software para uma reunião com o jurídico da empresa, juntamente com dirigentes, sócios e encarregados das áreas contábil, de saúde e segurança, tecnologia da informação e recursos humanos, de forma a garantir que seus sistemas tenham condições de prestar as devidas informações e também que as informações contidas no sistemas estejam corretas e validadas, afinal a área de testes já está na web ( bem como a qualificação cadastral (

5 (*) Material Pesquisado e Elaborado por: Vilimar Pedro Irber Gestor ADM/Financeiro do SINPEF Consultor Financeiro. Colaboração: Escritórios Contábeis em Parceria com SINPEF. Pesquisa: portal.esocial.gov.br Cascavel-PR, 01 de junho/2018.