O que é o esocial? Quais os objetivos do esocial?

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1 Prezado Cliente, o objetivo deste material é fazer uma resenha das mudanças que estamos tendo com o esocial. Já conversamos sobre este assunto em outras oportunidades, seja através de circulares (0009/2018 de 10 de abril de 2018), do informativo Tempo Real (edição de julho/agosto/2018), do nosso site, entre outros. O conteúdo deste material foi elaborado com a legislação vigente em 16/08/2018, caso tenha alterações vamos voltar a conversar sobre o assunto, visto que tem alguns pontos que ainda serão regulamentados. O que é o esocial? É uma nova forma de as empresas enviarem ao Governo (Ministério do Trabalho, Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS), as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para um ÚNICO BANCO DE DADOS, através da internet. O esocial foi instituído pelo Decreto 8.373/14 e mais detalhes estão no portal Serão até o momento 45 (quarenta e cinco) tipos de arquivos diferentes, com informações muito detalhadas sobre as relações trabalhistas. Todos os sistemas de gestão de pessoas do Brasil serão alterados em função do esocial. O esocial iniciou em janeiro de 2018 para as empresas com faturamento superior a 78 milhões e em julho de 2018 para as demais empresas. Antes do início, vários procedimentos precisam ser mudados, pois haverá um detalhamento muito grande no envio das informações. Fique atento às NOVAS ORIENTAÇÕES sobre os procedimentos que precisarão ser seguidos para evitar AUTUAÇÕES e MULTAS. Quais os objetivos do esocial? Para os empregadores: simplificação de processos, porém esta simplificação só virá quando todos os procedimentos estiverem adequados ao esocial. E é para apresentar estes PROCEDIMENTOS que elaboramos esta Cartilha, que deverá ser seguida pelos empregadores. EMPRESAS e MICROEMPREENDEDORES, ambas com ou sem empregados e MEI com empregados, terão que enviar ao esocial na 1 fase, a partir de 16/07. Para os trabalhadores: Garantia de Direitos. O Governo poderá fiscalizar mais e exigir o cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários. Os trabalhadores terão acesso a todos os dados da sua relação laboral com o empregador através da internet. esocial Página 1 de 10

2 Para o Governo: Maior poder de fiscalização na garantia de direitos dos trabalhadores e exigência do cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias pelo empregador. Maior poder de autuação. ACESSO AO ESOCIAL PARA EMPREGADORES NÃO OBRIGADOS AO CERTIFICADO DIGITAL Código de acesso para o Portal esocial. Os empregadores / contribuintes não obrigados à utilização do certificado digital podem gerar Código de Acesso ao Portal esocial, como alternativa ao certificado digital. São eles: A obtenção do Código de Acesso para pessoa física exige o registro do número do CPF, data de nascimento e o número dos recibos de entrega do Imposto de Renda Pessoa Física. DIRPF dos dois últimos exercícios. Não possuindo as DIRPF, em seu lugar, deverá ser registrado o número do Título de Eleitor. Caso o empregador não possua as DIRPF e tampouco o título de eleitor, só poderá acessar o Portal do esocial por meio de Certificação Digital. esocial Página 2 de 10

3 Fases de implantação: esocial Página 3 de 10

4 Admissão As contratações nas empresas privadas serão informadas no esocial ANTES da Admissão. Os dados COMPLETOS dos novos empregados precisam chegar na A&P em até 05 DIAS ANTES da admissão. Caso não estejam completos, não será feita admissão. Ao empregado que será contratado, antes também, deverá ser feita a QUALIFICAÇÃO CADASTRAL, no link abaixo: O envio das admissões via AP ON LINE (Office2CRM) agiliza e facilita todo o processo, fazendo com que possamos evitar futuros problemas. O empregado já deverá ter feito o Exame Médico Admissional. Declaração de Encargos de Família para fins de Imposto de Renda Todos os dependentes deverão ter CPF. Em caso de dependentes em comum (filhos), a Declaração deverá ter a assinatura do cônjuge (IN RFB 1.500/14, artigo 90). Uma pessoa só pode ser dependente de uma outra. Exemplo: um filho só pode ser dependente do pai ou da mãe. Enviamos a Declaração junto com os documentos admissionais. Contratação de Estagiários A contratação de estagiários deve obedecer à lei /08, que será exigida no esocial. Os estagiários devem fazer Exame Médico Admissional, Periódico e Demissional. O Supervisor do Estágio deve ter formação na área do curso do estagiário (se estágio de nível superior) ou experiência profissional na área. O supervisor só pode supervisionar até 10 (dez) estagiários. As informações gerais e contratos assinados dos estagiários devem ser enviados assim que se inicie o estágio, pois também devem ser informados ao esocial e entrarão na folha de pagamento juntamente com demais empregados. Cotas de Aprendizes e Pessoas com Deficiência As empresas devem cumprir as cotas de Aprendizes - de acordo com o CBO. (Empresas optantes pelo Simples Nacional estão dispensada). Caso haja desligamento de algum aprendiz deve haver imediata contratação de outro, a fim de evitar autuações por parte do Ministério do Trabalho. As empresas com mais de 100 empregados são obrigadas a ter no seu quadro, Pessoas com Deficiência. Caso haja desligamento de algum empregado com deficiência, deve haver imediata contratação de outro, a fim de evitar autuações por parte do Ministério do Trabalho. Informaremos ao esocial, no cadastro da empresa as obrigatoriedades quanto a este assunto. esocial Página 4 de 10

5 Rescisão Os Pedidos de Rescisão devem ser informados ao Departamento Pessoal da A&P no mesmo dia. Aviso prévio trabalhado: comunicar a A&P de imediato, pois temos que informar ao esocial. Em todos os casos, o empregado deve fazer o Exame Demissional. Férias As férias devem ser comunicadas com 30 dias de antecedência ao empregado, conforme consta na CLT. As férias devem ser pagas com dois dias antes do início do gozo. A A&P vai informar no esocial que as férias foram pagas dentro deste prazo, caso a empresa efetue em prazo diferente, poderá ser autuada. A empresa deve controlar as férias concedidas em períodos inferiores a 30 dias. Não é possível conceder as férias para a empregada seguida da licença maternidade. Não pode juntar licença maternidade com as férias. É necessário que a empregada faça o exame de retorno ao trabalho. Estando apta, poderá o empregador conceder as férias. Emendar Férias com Afastamentos superiores a 30 dias Os empregados afastados por maternidade, acidente de trabalho ou doença (afastamentos superiores à 30 dias) deverão fazer o exame médico obrigatoriamente no primeiro dia de retorno. Assim, como as férias devem ser pagas com dois dias de antecedência, as férias só poderão iniciar no 3º dia após o retorno do afastamento. Reforçamos que tanto o exame médico de retorno, quanto o pagamento e o afastamento de férias precisarão ser informados no esocial. Os empregados afastados por mais de 30 dias por doença, acidente de trabalho, ou maternidade deverão fazer OBRIGATORIAMENTE o exame médico de retorno no primeiro dia de retorno ao trabalho. Alterações Cadastrais Sempre que houver alteração: nome, endereço, estado civil, grau de instrução, dependente, cargo/função, salário, jornada de trabalho, e outras, devem ser informados dentro do mesmo mês, para envio ao esocial. esocial Página 5 de 10

6 Afastamentos Afastamentos com atestado médico de 3 à 15 dias deverão ser informados no esocial. Outros afastamentos como licença-maternidade, acidente de trabalho, etc. também precisarão ser informados. Envie-nos as informações tão logo ocorra, para gerar os dados ao esocial nos prazos previstos. Tributações Todas as empresas terão que informar ao esocial as tributações e reflexos das rubricas/eventos da Folha de Pagamento. Não será permitido evitar tributação de INSS, FGTS ou Imposto de Renda que não esteja prevista na legislação (salvo se houver processo judicial). Processos Administrativos e Judiciais Caso haja algum processo para não tributação ou não retenção de tributos, devemos informar no esocial. Este processo deverá ser analisado pelo jurídico, para avaliar a veracidade de informações e acompanhamento. Folha de Pagamento As informações para a folha de pagamento devem chegar nos prazos de costume, ou seja, já acordados com o DP da A&P. (com limite máximo o dia 25 do mês vigente). No Fechamento de folha, famoso Apontamento, a legislação prevê o Apontamento no mês inteiro. Diante do tempo e prazos para processamento, mantemos o apontamento costumeiro, inclusive, sugerimos que as empresas nos antecipem ao máximo as informações, se possível, fechamento de 21 a 20, para recebermos o quanto antes as informações, pois, com o esocial, o processo ficou mais burocrático e demorado até a efetivação e emissão das guias de recolhimento dos tributos. LTCAT - Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho O LTCAT precisa ser atualizado, já que suas informações serão transmitidas ao esocial (descrição de todos os ambientes de trabalho, todos os riscos e uso de EPI). Na contratação de empresas terceirizada com cessão de mão de obra os laudos deverão ser entregues (cópia) à CONTRATADA, para que a empresa informe o ambiente com riscos ao qual está exposto seu empregado (IN RFB 971/09, art 291). Os EPI (Equipamentos de Proteção Individual), caso exigidos, serão informados com seus respectivos CA (Certificados de Aprovação). esocial Página 6 de 10

7 A empresa de medicina e segurança do trabalho é a indicada para orientar e executar os serviços aqui descritos. CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho / PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário A CAT passará a ser elaborada dentro do esocial (janeiro/19). Para isso, precisamos informar todos os acidentes de trabalho no mesmo dia (em caso de morte) ou no primeiro dia útil após o acidente. Informe-nos imediatamente para que possamos enviar as informações ao esocial. O PPP passará a ser eletrônico a partir do esocial e ele contém todas as atividades que o empregado desempenha. Caso haja alguma alteração de atividades ou risco do empregado, precisa ser informado ainda dentro do mesmo mês, para envio ao esocial. O empregado terá acesso aos dados do seu PPP. A empresa de medicina e segurança do trabalho é a indicada para orientar e executar os serviços aqui descritos sobre o PPP. Multas 1 - Multa por não informar a admissão do empregado Caso seu RH não informe a admissão do empregado dentro do prazo estabelecido, poderá arcar com as penalidades previstas no artigo 47 da CLT, podendo gerar multas de R$ 3.000,00 a R$ 6.000,00, em caso de reincidência; e de R$ 800,00 por empregado não registrado, quando se tratar de microempresas ou empresas de pequeno porte. 2 - Multa por não informar alterações de contrato ou cadastrais do empregado A multa de R$ 600,00 poderá ser aplicada à empresa que não informar ao esocial os dados cadastrais do empregado e todas as alterações de seu contrato de trabalho. 3 - Multa por deixar de comunicar acidente de trabalho A empresa poderá receber multa que varia entre os limites mínimo (R$ 954,00) e máximo (R$ 5.645,80) do salário de contribuição se não comunicar ao esocial imediatamente acidentes de trabalho que resultem no falecimento do empregado ou não comunicar acidentes de trabalho não fatais até o primeiro dia útil seguinte ao do acidente. esocial Página 7 de 10

8 Em caso de reincidência, a multa poderá dobrar de valor. Esta multa não é novidade, pois também é aplicada atualmente caso não seja transmitida a CAT ao INSS. 4 - Multa caso não realize exames médicos Poderá ser aplicada à empresa a multa de R$ 402,53 até R$ 4.025,33 caso os exames médicos admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional do empregado não sejam realizados. 5 - Multa se não informar o empregado sobre os riscos de seu trabalho (PPP) Poderá ser aplicada à empresa multa que varia de R$ 1.812,87 a R$ ,63. O Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é um documento que as empresas devem possuir para consulta dos empregados. Nele, estão informações acerca dos agentes aos quais os trabalhadores ficarão expostos, como químicos, físicos e biológicos. E, dependendo do tipo de risco, o colaborador poderá ter direito à aposentadoria especial. Aqui, a empresa pode ter multas com a não aplicação das regras de segurança do trabalho e medicina do trabalho, como a utilização de EPI, EPC, ASO e exames. Por isso, a empresa deve observar as regras previstas na Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho e ficar atenta com o PPRA, PCMO e LTCAT. 6 - Multa por deixar de informar afastamento temporário do empregado Poderá ser aplicada à empresa multa entre R$ 1.812,87 e R$ ,63 caso a empresa deixe de informar o afastamento temporário de empregado independente do motivo auxilio doença, férias, licença maternidade e outros. Note que as multas acima já existem, mas sua aplicação está restrita as informações entregues atualmente e ao processo de fiscalização atual. Com o esocial, a base centralizada repleta de informações detalhadas, permitirá ao fisco automatizar parte de seus processos de fiscalização agilizando a identificação de possíveis intercorrências. Para evitar preocupações e riscos as empresas devem ajustar suas rotinas e processos internos. esocial Página 8 de 10

9 Check-list esocial PARA O RH PRAZOS PARA ENTREGA DOS DOCUMENTOS - COMPLETOS E ENVIO AO ESOCIAL ADMISSÃO - 05 DIAS ANTES DO INICIO DAS ATIVIDADES: EXEMPLO: VAI COMEÇAR A TRABALHAR NO DIA 10, PRECISAREMOS DOS DADOS NO DIA 05, PARA VERIFICAÇÃO DAS INFORMAÇÕES. ESTANDO OK, ENVIAMOS ATÉ O DIA 09 AO ESOCIAL. PS: Não terá mais admissão retroativa ALTERAÇÃO CADASTRAL - DENTRO DO MÊS VIGENTE ATÉ O DIA 30. ALTERAÇÃO CONTRATO DE TRABALHO - DENTRO DO MÊS VIGENTE ATÉ DIA 30. VENCIMENTO CONTRATO DE EXPERIÊNCIA COMUNICAR SE VAI EFETIVAR O EMPREGADO - DENTRO DO MÊS VIGENTE ATÉ DIA 30. AFASTAMENTO TEMPORÁRIO - NÃO SUPERIOR A 15 DIAS, DENTRO DO MÊS VIGENTE ATÉ DIA 30. AFASTAMENTO ATESTADOS - COM DURAÇÃO DE 3 A 15 DIAS, DENTRO DO MÊS VIGENTE ATÉ DIA 30. PS: ATÉ 2 DIAS DE AFASTAMENTO, NÃO É OBRIGATÓRIA A INFORMAÇÃO, APENAS PARA APONTAMENTO. AFASTAMENTO TEMPORÁRIO - SUPERIOR A 15 DIAS, ENVIAR DE IMEDIATO OU ATÉ PRIMEIRO DIA ÚTIL SEGUINTE. COMUNICAÇÃO DE ACIDENTE DE TRABALHO - CAT - ENVIAR DE IMEDIATO OU ATÉ PRIMEIRO DIA ÚTIL SEGUINTE, PARA CASO DE FALECIMENTO. FÉRIAS - DENTRO DO MÊS VIGENTE ATÉ DIA 30. PAGAMENTO 2 DIAS ANTES DO INICIO DO GOZO DAS FÉRIAS. PS: Não terá mais férias retroativas. esocial Página 9 de 10

10 ALTERAÇÃO E TÉRMINO DE AFASTAMENTO - DENTRO DO MÊS VIGENTE ATÉ DIA 30. REINTEGRAÇÃO - DENTRO DO MÊS VIGENTE ATÉ DIA 30. AVISO PREVIO - EM ATÉ 10 DIAS DA SUA COMUNICAÇÃO. PS. Não terá mais aviso retroativo. RESCISÃO - AVISO TRABALHADO E TÉRMINO DE CONTRATO DETERMINADO: NO 1 DIA UTIL SEGUINTE E EM ATÉ 10 DIAS NOS DEMAIS CASOS, ANTES DO FECHAMENTO DA FOLHA. TODAS AS INFORMAÇÕES ACIMA PRECISAM SER SEGUIDAS À RISCA. CASO CONTRÁRIO A ALMEIDA, PORTO & ASSOCIADOS NÃO SE RESPONSABILIZARÁ POR NENHUM TIPO DE MULTA OU PROBLEMAS JUDICIAIS. NÃO HAVERÁ BRECHA, POIS, O SISTEMA ESTA INTEGRADO DIRETAMENTE COM O ESOCIAL. Nosso Departamento Pessoal está habilitado a prestar todas as informações necessárias sobre o assunto. Na dúvida, não hesite em nos contatar! São José dos Campos, 21 de agosto de ALMEIDA, PORTO & ASSOCIADOS LTDA Departamento Pessoal esocial@aporto.com.br esocial Página 10 de 10