O que vai mudar na nossa relação trabalhista e previdenciária?

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1 O que vai mudar na nossa relação trabalhista e previdenciária? Cartilha esocial SMS CONTABILIDADE E ASSESSORIA JURIDICA

2 2 O que é o esocial? Nova forma de enviar ao Governo (Ministério do Trabalho, Receita Federal,, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS), as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para um ÚNICO BANCO DE DADOS na internet. O esocial foi instituído pelo Decreto 8.373/14 e mais detalhes estão no portal O esocial teve inicio em 16/07/2018. Nesta fase foram entregues os cadastros dos empregadores e tabelas de cargos e horários. A 2º fase inicia-se em 01/09/2018. Nesta fase, devemos entregar o cadastro dos funcionários ativos nesta data e admitidos a partir de 01/09/2018 e será obrigatório o envio dos eventos de admissões, demissões e afastamentos obedecendo os prazos determinados no Manual do Esocial. Em 01/11/2018 inicia-se a 3º fase, que compreende na entrega das folhas de pagamento. E a 4º e ultima fase terá inicio em 01/2019. Nesta fase a GFIP será substituída e serão enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador. No qual a clinica ocupacional da empresa deve estar de acordo com as regras do esocial. Fique atento às NOVAS ORIENTAÇÕES sobre os procedimentos que precisarão ser seguidos para evitar AUTUAÇÕES e MULTAS para empresa!

3 3 Quais os objetivos do esocial? Para os trabalhadores: Garantia de Direitos. Os trabalhadores terão acesso a todos os dados da sua relação laboral com o empregador através da internet. Para o Governo: Maior poder de fiscalização na garantia de direitos dos trabalhadores e exigência do cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias pelo empregador. Para os empregadores: simplificação de processos, porém esta simplificação só virá quando todos os procedimentos estiverem adequados ao esocial. E é para apresentar estes PROCEDIMENTOS que elaboramos esta Cartilha, que deverá ser seguida pelos empregadores.

4 4 Admissões As contratações nas empresas privadas serão informadas no esocial ANTES da Admissão! Ou seja, o arquivo da admissão deve ser enviado ao esocial no dia imediatamente anterior ao do inicio da prestação de serviço. Os documentos completos (conforme ficha de registro) dos novos empregados precisam chegar ao escritório TRÊS DIAS ANTES da admissão. O envio pode ser realizado por (dp4@smscontabil.com.br) ou pelo WhatsApp (11) desde que as fotos estejam legíveis ou através do visitador desde que haja tempo hábil para que possamos fazer a admissão no prazo estipulado. Antes de realizarmos o cadastro, teremos que fazer a qualificação cadastral do empregado, onde os dados CPF x PIS x Nome x Data de nascimento devem estar consistentes. Caso dê algum erro, o candidato deverá corrigir os dados antes da contratação. Por exemplo, se o funcionário casou e atualizou o nome somente no RG e no CPF, titulo e PIS continuam de solteiro, até que seja feita a regularização não será possível fazer a admissão. O Exame Médico Admissional. Faz parte dos documentos que devem ser entregues ao escritório três dias antes da admissão. No caso de Dependentes, só será possível fazer o cadastro mediante o número do CPF (independente da idade), juntamente com a certidão de nascimento do (s) filho (s) ou no caso de cônjuge com a certidão de casamento.

5 5 Contratação de Estagiários A contratação de estagiários deve obedecer à lei /08, que será exigida no esocial. Os estagiários devem fazer Exame Médico Admissional, Periódico e Demissional. Dentre os documentos que constam na ficha de admissão, também serão necessários as informações abaixo: Instituição de ensino; Coordenador do curso; Agente de integração; Apólice do seguro de vida ( é obrigatório para estagiários); Previsão do término do estágio; Nível do estágio; Área de atuação; Supervisor na empresa O supervisor do estágio deve ter formação na área do curso do estagiário (se de nível superior) ou experiência profissional na área. O supervisor só pode supervisionar até 10 (dez) estagiários. Os contratos assinados no mês devem ser enviados ao setor até o dia 30 daquele mês.

6 6 Contratação de Estrangeiros Devemos informar a contratação de Estrangeiros com detalhes ao esocial. Abaixo segue as informações que devem ser enviadas: Data da chegada ao Brasil; Portaria da naturalização; Data da naturalização; Se é casado com brasileiro (a); Se tem filhos com brasileiro (a); Informações do passaporte; Dados do Estrangeiro RNE ( numero, órgão emissor, expedição e vencimento) e CTPS (número, tipo de visto, expedição e vencimento).

7 7 Contratação por Contrato Intermitente Considera-se como intermitente o contrato de trabalho no qual a prestação de serviços, com subordinação, não é contínua, ocorrendo com alternância de períodos de prestação de serviços e de inatividade, determinados em horas, dias ou meses, independentemente do tipo de atividade do empregado e do empregador, exceto para os aeronautas, regidos por legislação própria. O empregador convocará por qualquer meio de comunicação eficaz para a prestação de serviços, informando qual será a jornada, com pelo menos três dias corridos de antecedência. Recebida a convocação, o empregado terá o prazo de um dia útil para responder ao chamado, presumindo-se, no silêncio, a recusa. A recusa da oferta não descaracteriza a subordinação para fins do contrato de trabalho intermitente. A empresa deve nos comunicar com 5 dias de antecedência do início da prestação de serviços. Pois devemos comunicar o esocial em cada convocação que a empresa fizer.

8 8 Contratação de Autônomos Será necessário solicitar ao contribuinte individual autônomo antes da contratação: 1. Fazer a Qualificação Cadastral se houver erro não conseguiremos informar no esocial; 2. CPF; 3. PIS/PASEP/NIT; 4. DATA DE NASCIMENTO. Se declarar Dependentes, será necessário preencher a Declaração de Encargos para Fins de Imposto de Renda. Se trouxer comprovante que já contribuiu para outras fontes, será necessário que esse comprovante identifique o CNPJ da empresa, o valor recebido e o valor descontado de INSS.

9 9 Contratação de MEI Microempreendedor Individual Contratando o MEI para os serviços de Hidráulica, Elétrica, Pintura, Carpintaria, Alvenaria, Manutenção ou Reparo de Veículos, o contratante deverá informá-lo no esocial Nos serviços citados, haverá o pagamento de contribuição patronal previdenciária no valor de 20% da remuneração paga ao MEI. Solicitar o número do PIS/PASEP ou NIT. Deve ser feita previamente a Qualificação Cadastral.

10 10 Reintegração do empregado Reintegração do empregado consiste em restabelecer a posse completa, ou seja, em devolver ao empregado o vínculo de emprego que lhe foi tirado pelo abuso de poder da empresa e com ele todas as garantias contratuais havidas antes da demissão. Existem duas formas de reintegração: A primeira pode ocorrer pelo próprio empregador ao verificar que a demissão foi indevida, razão de algum impedimento legal, como, por exemplo, estabilidade no emprego. A outra forma de reintegração do empregado poderá ocorrer por determinação judicial ao verificar que o empregador excedeu seu poder diretivo demitindo injustificadamente o empregado que gozava de estabilidade no emprego, por exemplo. Não podemos confundir reintegração com recontratação. A empresa deve nos comunicar imediatamente para reintegrar o funcionário.

11 11 Contratação trabalhador sem vínculo Nesta categoria está incluído o cadastro dos sócios da empresa. Na abertura ou alteração de sócios na empresa, será entregue uma ficha com as informações que serão necessárias para a inclusão. Qualquer alteração, como estado civil, endereço, inclusão de dependentes, alteração de pro- labore devem ser informadas dentro do mesmo mês.

12 12 Exames Médicos Todos os empregados deverão fazer os exames médicos que serão informados no esocial. Verificar com a clínica ocupacional da empresa os prazos para exames periódicos e complementares, pois há variações conforme a atividade da empresa. Admissional: antes da admissão Periódicos: nos prazos previstos Demissional: logo após o comunicado do desligamento. Caso este exame dê o laudo de INAPTO, o empregado não poderá ser dispensado, devendo ser encaminhado para perícia médica do INSS. Exames complementares: conforme previsto nos laudos, se houver necessidade, o empregado deverá fazer os exames complementares dentro dos prazos previstos.

13 13 Alterações Cadastrais e de Contrato de Trabalho Sempre que houver alterações de endereço, estado civil, grau de instrução, contato, dependentes entre outros, devemos ser informados no mesmo mês para envio ao esocial. A alteração só será realizada mediante o envio do documento, como por exemplo comprovante de endereço, certidão de nascimento ou casamento, comprovante de escolaridade, entre outros. Essas alterações também incluem os cadastros de estagiários, autônomos e sócios. As alterações do contrato de trabalho, como por exemplo remuneração, função, horário entre outros, não podem ser retroativos, pois devemos informar o esocial no mesmo mês.

14 Férias 14 O prazo para a empresa solicitar as férias a contabilidade são de 40 dias antes do inicio do gozo, pois devem ser seguir as regas abaixo: As férias devem ser avisadas com 30 dias de antecedência ao trabalhador, conforme consta na CLT. As férias devem ser pagas com dois dias antes do início do gozo. Os períodos de férias podem ser negociados entre empregado/empregador, em até três períodos desde que: Um dos períodos seja maior que 14 dias; E os outros dois períodos sejam de no mínimo 05 dias cada um. O fracionamento do período, é apenas uma alternativa de acordo entres as partes e não uma regra, portanto, nada impede que o empregado usufrua dos 30 dias de uma vez só. Importante lembrar que as férias não poderam iniciar em dias que antecedem feriados ou em dias de intervalo semanal para iniciar o período de descanso (geralmente aos sábados e domingos). E no caso de funcionário escalistas, ficar atentos as folgas.

15 15 o Os pagamentos serão informados no esocial, no mês do pagamento. O afastamento e o retorno das férias também serão informados no esocial. o Conferir as escalas de férias que são enviadas mensalmente junto com a folha de pagamento, para que possam se programar e nos comunicar no prazo estipulado. o Caso haja alteração na escala, avise-nos. o Caso não sejamos avisados com antecedência, o empregador pode ser autuado pela não informação, além do retrabalho de informar, que será cobrado.

16 16 Emendar Férias com Afastamentos superiores a 30 dias. Os empregados afastados por parto ou doença acima de 30 dias deverão fazer o exame médico de retorno obrigatoriamente no primeiro dia de retorno (NR 7, item ). Assim, como as férias devem ser pagas com dois dias de antecedência, as férias só poderão iniciar no 3º dia após o afastamento. Reforçamos que tanto o exame médico de retorno, quanto o pagamento e o afastamento de férias precisarão ser informados no esocial.

17 Afastamentos Todos os afastamentos abaixo devem ser informados dentro do prazo estipulado. Orientamos a todas as empresas a comunicar seus colaboradores, estipulando os prazo para a entrega dos atestados, pois não conseguiremos enviar as informações de afastamentos fora do tempo determinado. Afastamentos por acidente/doença do trabalho, independente de sua duração, ou seja, mesmo os de duração de 1 dia. O prazo de envio para contabilidade é de no máximo 2 dias, contando a partir data da emissão. 17 Afastamentos por doenças não relacionadas ao trabalho, com duração de 03 (três) dias ou mais devem ser comunicados. O prazo de envio para contabilidade é de no máximo 2 dias, contando a partir data da emissão. Afastamentos de acidente de trabalho ou doença com duração superior a 15 dias. O prazo de envio para contabilidade se dá no 1º dia útil após o atestado. Afastamentos temporários ocasionados pelo mesmo acidente ou doença, que ocorrerem dentro do prazo de 60 (sessenta) dias e totalizar, na somatória dos tempos, duração superior a 15 (quinze) dias, independentemente da duração individual de cada afastamento, devem ser enviados, isoladamente, até o 16º dia do afastamento caso não tenham transcorrido os prazos previstos nos itens relatados anteriormente.

18 18 o Os demais afastamentos como: licença sem remuneração, aposentadoria por invalidez, acompanhamento de membro da família enfermo e licença maternidade também dever ser informados no esocial. O prazo de envio é até o fechamento da folha de pagamento. o Para os afastamentos por doença ou acidente que são relacionados ao trabalho, é obrigatório ser informado o CID da doença. o Para qualquer afastamento por auxílio doença ou acidente relacionado ao trabalho ou não, deve ser informado a quantidade de dias do atestado medico, obrigatoriamente. o Envie-nos as informações tão logo que ocorra, para gerar os dados ao esocial. E não perderem os prazos. o Os empregados afastados por mais de 30 dias por doença, acidente de trabalho ou PARTO deverão fazer OBRIGATORIAMENTE o exame médico de retorno no primeiro dia de retorno ao trabalho.

19 Desligamentos Os avisos prévios para os pedidos de demissão (trabalhado ou descontado) e para as demissões com aviso prévio trabalhado. Devem ser comunicadas a contabilidade no dia do pedido de demissão ou no caso de demissão, dois dias antes se der aplicado o aviso prévio ao funcionário. Não será mais possível emitir aviso prévio trabalhado com data retroativa. 19 A recusa do empregado de comparecer ao trabalho durante o período do cumprimento do aviso prévio não altera o tipo de aviso, devendo os dias sem comparecimento serem considerados como faltosos. No caso de aviso prévio indenizado, é necessário somente avisar o desligamento no 1º dia útil após a demissão. o No caso de cancelamento do aviso prévio deve ser enviado tão logo haja a decisão sobre a continuidade do contrato, porém, se isso não ocorrer nenhum outro evento será afetado. Em caso de termino de contrato de trabalho, deverá comunicar a contabilidade um dia antes do vencimento da experiência. Em caso de quebra de contrato, nos comunicar no 1º dia útil após a dispensa. O prazo para pagamento em qualquer tipo de desligamento são de 10 dias corridos, contando o dia da dispensa. No caso de aviso prévio trabalhado, contando da data do termino do aviso.

20 20 Folha de Pagamento As informações para o fechamento da folha de pagamento devem ser enviadas conforme a folha de ponto de cada empresa. As que seguem o período de 21 a 20, até no máximo o dia 25. As que seguem o período de 01 a 30, até no máximo o dia 03 do mês subsequente. Caso as informações sejam enviadas depois e haja retrabalho para gerar recálculo da folha, haverá a cobrança do retrabalho.

21 21 Declaração de Encargos de Família para fins de Imposto de Renda Todos os dependentes de qualquer idade deverão ter inscrição do CPF. Em caso de dependentes em comum, a Declaração deverá ter a assinatura do cônjuge (IN RFB 1.500/14, artigo 90). Uma pessoa só pode ser dependente de uma outra. Exemplo: um filho só pode ser dependente do pai ou da mãe. Enviaremos modelo de Declaração para ser atualizado para todos os empregados. Quem paga pensão alimentícia não pode deduzir como dependente o próprio beneficiado com a pensão. Será obrigatório informar todos os dependentes no esocial.

22 22 LTCAT Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho Para os itens abaixo favor consultar o responsável pela medicina ocupacional da empresa. O LTCAT precisa ser atualizado, já que suas informações serão transmitidas ao esocial (descrição de todos os ambientes de trabalho, todos os riscos e uso de EPI). Na contratação de empresas terceirizadas com cessão de mão de obra os laudos deverão de entregues (cópia), para que a empresa informe o seu ambiente com riscos (IN RFB 971/09, art 291). Os EPI (Equipamentos de Proteção Individual) serão informações com seus respectivos CA (Certificados de Aprovação).

23 23 CAT Comunicação de Acidente de Trabalho e PPP Perfil Profissiográfico Previdenciário A CAT passará a ser elaborada dentro do esocial. Para isso, precisamos informar todos os acidentes de trabalho no mesmo dia (em caso de morte) ou no primeiro dia útil após o acidente. Informe-nos imediatamente para que possamos enviar as informações ao esocial. O PPP passará a ser eletrônico a partir do esocial e ele contém todas as atividades que o empregado desempenha. Caso haja alguma alteração de atividades ou risco do empregado, precisamos ser informados ainda dentro do mesmo mês, para envio ao esocial. O trabalhador terá acesso aos dados do seu PPP.

24 24 Termo de Responsabilidade Eu, declaro que recebi a cartilha com os novos procedimentos a serem seguidos em função do esocial. comprometo-me a enviar as informações conforme as novas normas previstas nesta cartilha em função da implantação do esocial. Declaro estar ciente do risco de autuação, isentando a empresa de qualquer responsabilidade jurídica e civil, caso não envie as informações conforme previsto. Local, data:. / /. Assinatura: