10 DICAS PARA IMPLANTAR O ESOCIAL NAS EMPRESAS CONTÁBEIS

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1 10 DICAS PARA IMPLANTAR O ESOCIAL NAS EMPRESAS CONTÁBEIS Zenaide Carvalho, autora do livro esocial Guia Prático para Implantação nos Escritórios Contábeis

2 Acompanhe aqui os temas deste ebook elaborado por Zenaide Carvalho ÍNDICE O que é o esocial Dica 1 - Comunicar Dica 2 - Mudar Dicas 3, 4, 5 e 6 Dica 7 Atividades Dica 8 Treinamento Dica 9 Equipe e Plano Dica 10 - Multas

3 3 O que é o esocial? O esocial é a nova obrigação acessória que todas as empresas e órgãos públicos terão que cumprir para gerar informaçõesà Receita Federal, Previdência Social, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica Federal sobre todas as relações onerosas de trabalho. Faz parte do SPED Sistema Público de Escrituração Digital. O esocial já é considerado o maior dos SPEDs, por abranger a totalidade de empresas e gerar informações de todos os trabalhadores com vínculo de trabalho formal no país. Você já acessou o portal O esocial terá como objetivos: maior transparência fiscal para os entes participantes, garantia de direitos aos trabalhadores e uma futura simplificação de processos para os empregadores, já que o esocial pretende substituir as declarações GFIP, RAIS, CAGED e DIRF.

4 4 4 Através do Decreto 8.373/14 foi instituído oficialmente o esocial e em fevereiro de 2016 será aberto o ambiente de testes para envio de arquivos. 6 Tempo há, porém algumas ações precisam ser iniciadas, para o êxito no atendimento da nova obrigação. 5 Mas será que as empresas contábeis que atendem a maioria dos pequenos negócios no Brasil estão preparadaspara vencer este desafio? 7 Leia a seguir dez dicas com providências imediatas a serem tomadas para que as empresas contábeis tenham êxito na implantação do esocial junto aos seus clientes. Siga nossa fanpage no Facebook

5 5 DICA 1 Comunicar às empresas Promova uma palestra para os clientes Os pequenos empregadores geralmente estão mais focados em seus negócios e não acompanham a legislação em detalhes. No portal do esocial há uma apresentação-padrão disponibilizada pelo Comitê Gestor que poderá ser utilizada. A empresa contábil pode promover uma palestraou visitar cada um dos clientes para informar sobre a chegada do esocial. Depois tal comunicação deverá ser formal por escrito, para definir prazos e regras para o cumprimento das novas obrigações. Baixe a degustação GRÁTIS do livro no Blog da Zê

6 6 Dica 2 Mudar paradigmas e procedimentos Talvez a parte mais difícil... Deixe claro aos empregadores que a legislação trabalhista, fiscal e previdenciária deverá ser cumprida à risca. Haverá cruzamento de informações, as admissões deverão ser enviadas antes do início no trabalho, o pagamento das férias deve ser feito dois dias antes (já que será informado no esocial) e as Rescisões Contratuais serão informadas no mesmo prazo do pagamento. Crie uma lista com os prazos que os documentos precisam chegar na empresa contábil para o cumprimento das obrigações.

7 7 Veja mais dicas... Revise o que está irregular... 3 Atualizar os Laudos de Medicina do Trabalho Faça um levantamento das datas dos exames médicos periódicos e também levante as datas da atualização dos laudos de medicina e segurança do trabalho em todas as empresas. Tais informações serão solicitadas no esocial e o PPP Perfil Profissiográfico Previdenciário passará a ser eletrônico com a entrada do esocial em vigor, o que exigirá que todas as atividades sejam descritas mesmo para as atividades não expostas a agentes nocivos. 4 Rever contratos de Estagiários O cumprimento da Lei do Estagio Lei /08 será cobrado através do esocial. O exame médico é exigido pela legislação, bem como a designação de um supervisor com formação ou experiência profissional na área do estágio. Tal supervisor será identificado no esocial com nome e CPF. Caso não atenda a legislação, o estágio poderá ser considerado como vínculo empregatício. 5 Analisar a tributação Todos os proventos e descontos serão informados no esocial, havendo o envio da Tabela de Rubricas já no Cadastro Inicial e uma cópia da folha de pagamento mensalmente, onde Governo e Trabalhadores terão acesso a todos os dados. A Tabela de Rubricas informará aos entes participantes a tributação de todos os proventos. Reveja se as tributações dos proventos pagos pelas empresas estão de acordo com a legislação vigente. DICA 6 FAZER QUALIFICAÇÃO CADASTRAL Faça a Qualificação Cadastral de todos os trabalhadores, que é o batimento do Nome X Data de Nascimento X CPF X NIS (PIS/PASEP/NIT), inclusive dos afastados. Posteriormente, sempre que houver uma admissão a qualificação deverá ser realizada antes do envio, para evitar bloqueios dos cadastros. O acesso à Qualificação é no Portal do esocial:

8 8 Identificar as DICA 7 Quais as atividades? Reveja todas as atividades das empresas. A melhor forma é ligar para empresa e perguntar quais atividades ela desenvolve. Tal procedimento é necessário para conferir os contratos sociais, alvarás e cadastro no CNPJ, além de informar corretamente a Classificação Tributária da empresa no esocial, CNAE Preponderante, RAT, FPAS etc. Atividades da Empresa

9 9 Dica 8 Treinamento é essencial para o conhecimento sobre o esocial Promover treinamento e capacitação Capacite os empregados do Setor de Pessoal. Se na empresa cliente houver algum colaborador que possa fazer o contato com a empresa contábil, recomendamos também a capacitação do colaborador. No portal do esocial há um arquivo de Perguntas Frequentes com várias perguntas respondidas pelo Comitê Gestor do esocial e recomendo o download. Mas não é só para conhecer o esocial. A capacitação contínua nas áreas trabalhista e previdenciária será necessária, já que o esocial abrangerá todas as informações de tais áreas.

10 10 Dica 9 Designe um líder do esocial e uma equipe multidisciplinar para estudar a implantação do esocial Líder esocial O líder deve ter um conhecimento aprofundado sobre a legislação trabalhista, previdenciária e sobre o esocial Criar Equipe esocial e Plano de Ação PLANO DE AÇÃO O plano de ação pode ser o conhecido como 5W2H (Quem faz, quando faz, como faz, porque faz, quanto custa etc), gerando um documento para cada um dos arquivos/eventos do esocial.

11 11 DICA 10 Comunicar sobre Multas e Penalidades Envie uma lista das penalidades já existentes na legislação trabalhista e previdenciária em caso de descumprimento das obrigações por parte do empregador. Lembre também que segundo o Regulamento do FGTS (Decreto /90), o empregador que deixar de pagar o FGTS não poderá pagar pro-laboree em caso de mora de mais de três meses também poderá perder os incentivos fiscais, como a continuação na tributação do Simples Nacional. Baixe a tabela de multas no Portal

12 12 Guias Zenaide Carvalho é contadora, administradora e ministra treinamentos em todo o país. Autora, publicou dois guias práticos sobre a Implantação do esocial em julho de 2015 (Ed. Nova Letra, SC) que vêm acompanhados de um SEMINÁRIO ONLINE, gravado com foco em Gestores. Saiba mais sobre as obras e baixe a degustação GRÁTIS ou adquira no Blog da Zê: O esocial será a terceira revolução na área trabalhista e previdenciária dos tempos modernos.

13 13 RECOMENDAÇÕES Sobre os Guias do esocial

14 14 RECOMENDAÇÕES Sobre os Guias do esocial

15 15 RECOMENDAÇÕES Sobre os Guias do esocial

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17 Treinamentos Com Conteúdo A Nith Assessoria e Treinamentos comemora 10 anos em 2015 Criada em 2005 e dirigida por Zenaide Carvalho, tem como missão Disseminar Conhecimentos Nosso lema vem do Prof. Masaharu Taniguchi: Por maior que seja a capacidade, sem treinamentos não se manifesta Nossa meta é fazer feliz um número cada vez maior de pessoas, com treinamentos de valor e com conteúdo relevante para o crescimento profissional dos participantes! E é assim que esperamos que este ebook tenha sido para você: um treinamento com conteúdo! Gostou? Comente, deixe seu recado em nossa pagina no Facebook! Muito obrigada!