Instruções Gerais Pholha

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1 1 Instruções Gerais Pholha Janeiro de 2019 Versão ou superior PHOLHA x DIRF 2018 Pag 2 PHOLHA x esocial Pag 4

2 2 PHOLHA x DIRF 2018 JANEIRO DE 2019 REGIME DE COMPETÊNCIA x REGIME DE CAIXA Regime de COMPETÊNCIA - todos os rendimentos CALCULADOS no mês. Regime de CAIXA - todos os rendimentos PAGOS no mês. Em virtude do esocial tratar os pagamentos dos rendimentos como REGIME DE CAIXA, ou seja, tratar pela data do pagamento do RENDIMENTO, durante o ano de 2018, em alguns usuários, que estava por Regime de Competência, foi alterado o regime de tributação do Sistema PHOLHA para Tributação por Regime de Caixa. Em virtude disto, pode ocorrer que no mês da alteração do regime pode não haver rendimento pago, a não ser que foi pago algum rendimento no mês, como férias, rescisão ou adiantamento de salário. Para facilitar controle do usuário, no cabeçalho do relatório da Dirf 2018, haverá indicadores sobre o regime e os respectivos meses. Exemplo: Regime Misto (DEZc JANc FEVc MARc ABRc MAIc JUNc JULx AGOx SETx OUTx NOVx DEZx JANx Informando o mês (DEZ, JAN, FEV...) e o indicador ( c-competência x-caixa ). No exemplo acima, a mudança ocorreu no mês de JULHO.

3 3 Exemplo da composição dos rendimentos: Rendimento de JAN Regime de Competência - os rendimentos CALCULADOS no mês.... Rendimento de JUN Regime de Competência - os rendimentos CALCULADOS no mês. Rendimento de JUL regime de CAIXA os rendimentos com data de pagamento em JUL (somente férias, rescisão, Adiantamento Salário) Rendimento de AGO regime de CAIXA os rendimentos com data de pagamento em AGO (folha de JUL, férias, rescisões, Adiantamentos Salário, etc) Rendimento de SET regime de CAIXA os rendimentos com data de pagamento em SET (folha de AGO, férias, rescisões, Adiantamentos Salário, etc) Rendimento de OUT regime de CAIXA os rendimentos com data de pagamento em OUT (folha de SET, férias, rescisões, Adiantamentos Salário, etc) Rendimento de NOV regime de CAIXA os rendimentos com data de pagamento em NOV (folha de OUT, férias, rescisões, Adiantamentos Salário, etc) Rendimento de DEZ regime de CAIXA os rendimentos com data de pagamento em DEZ (folha de NOV, férias, rescisões, Adiantamentos Salário, etc) A folha do mês de DEZEMBRO não fará parte desta DIRF, pois o pagamento foi realizado no dia 05 de janeiro de Fará parte apenas da DIRF do ano de Devido à estas particularidades, fique atento a todos os dados declarados. CONFIRA.

4 4 PHOLHA x esocial JANEIRO DE 2019 IDENTIFICAÇÕES DE GRUPOS 1ºG - 1º GRUPO Empresas jurídicas com faturamento acima de R$ 78 milhões de reais em 2016 Inicio do envio - 01/01/2018 Ambiente - Produção 2ºG - 2º GRUPO Empresas jurídicas com faturamento até R$ 78 milhões de reais em 2016, exceto Optantes pelo SIMPLES Inicio do envio - 01/07/2018 Ambiente - Produção 3ºG - 3º GRUPO Empresas jurídicas com faturamento até R$ 78 milhões de reais em 2016 Optante pelo SIMPLES, MEI, Pessoas Físicas, Produtores Rurais, entidades sem fins lucrativos, sindicatos, condomínios, associações, etc Inicio do envio - 01/01/2019 Ambiente - Produção CRONOGRAMA DO esocial Fonte: site

5 5 EVENTOS DE TABELAS Prazos 1ºG a partir de 08/JANEIRO/2018 2ºG a partir de 10/JULHO/2018 3ºG a partir de 10/JANEIRO/2019 Eventos referente a parâmetros dos empregadores. Eventos de Tabelas S-1000 Informações do Empregador / Contribuinte Mestre de todos os demais eventos do Empregador. Classificação Tributária, Natureza Jurídica, Indicadores gerais S-1005 Estabelecimentos/Obras RAT, FAP, Registo Ponto, Contratação Aprendiz e Deficientes S-1010 Tabela de Rubricas Verbas e suas configurações relacionada às tributações INSS, FGTS e IRRF S-1020 Lotações Tributárias Código e Tipo da Lotação, Código FPAS e TERCEIROS S-1030 Cargos Nome do Cargo e Número CBO S-1040 Funções (opcional) Nome da Função e Número CBO S-1050 Horários (Jornadas) Descrição das Jornadas S-1070 Processos Administrativos Processos utilizados pelas empresas do grupo Para as empresas que não tem trabalhador registrado, apenas os eventos S-1000, S-1005 e S são necessário. Os demais não há necessidade do envio. Ocorrendo alteração/inclusão de novos registros, estes devem ser enviados de imediato.

6 6 Para o 1ºG e o 2ºG, enviar como Manutenção de Tabelas PHOLHA Parâmetros / Exportação esocial em Lote / Manutenção de Tabelas Para o 3ºG, deve enviar como Implantação Inicial e enviar todas as tabelas individualmente PHOLHA Parâmetros / Exportação esocial em Lote / Implantação Inicial das tabelas

7 7 ATENÇÃO ESPECIAL AOS CAEPF Para fazer o cadastro do CAEPF, deve ser informado o número do CPF na inscrição, o Tipo e o número do CAPEF. Caso tenha dados de CEI, (Tipo Inscrição CEI e o número da CEI), manter os mesmos dados anteriormente cadastrados, pois até julho de 2019, será utilizado ainda o SEFIP que não está preparado para o cadastro do CAEPF. Caso de pessoa física com mais de um CAEPF, informar o principal como MATRIZ e os demais como FILIAL, ficando a MATRIZ controladora dos eventos gerais do grupo. PHOLHA Organograma / Empresa

8 8 Para PRODUTOR RURAL, deve-se cadastrar a Classificação Tributária como: 07 Produtor Rural Pessoa Jurídica ou 08 Consórcio Simplificado de Produtores Rurais ou 21 Pessoa Física, exceto Segurado Especial onde terá a opção de informar o tipo de contribuição ao INSS A omissão desta informação, assumirá a opção 1 Contribuição sobre a Comercialização da sua produção. Aos optantes pela Contribuição sobre a Folha de Pagamento, está disponível o Código FPAS 604A com recolhimento de 20% da empresa. Lembrando que na SEFIP, o código 604 não está preparado para este calculo. Portando, vai haver diferença entre a GPS gerado pela PHOLHA e a GPS da SEFIP.

9 9 EVENTOS NÃO PERIÓDICOS DADOS DOS TRABALHADORES Prazos 1ºG a partir de 10/MARÇO/2018 2ºG a partir de 10/OUTUBRO/2018 3ºG SOMENTE A PARTIR DE 10/ABRIL/2019 Eventos relacionados aos trabalhadores dos empregadores, como Implantação Inicial, Admissões, afastamentos, rescisões, etc. Eventos Não Periódicos S-2200 Cadastramento Inicial / Admissão Trabalhador S-2205 Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador S-2206 Alteração de Dados Contratuais S-2230 Afastamento Temporário Afastamentos em geral inclusive afastamento por Férias S-2260 Convocação para Trabalho intermitente S-2299 Desligamento Demissão de Trabalhador S-2300 Cadastro Inicial / Inicio Trabalhador SEM Vinculo Diretor, Estagiário ou Autônomos S Término do Contrato do Trabalhador SEM Vínculo Ocorrendo Admissão de Trabalhador e/ou Trabalhador SEM Vínculo, este deve ser enviado 1 (um) dia útil imediatamente anterior ao início de suas atividades na empresa. Ocorrendo alteração/inclusão de novas informações (alterações, afastamentos, retorno de afastamento, férias, rescisões, etc) este deve ser enviado de imediato ou até o prazo do envio da sua folha de pagamento limitado ao dia 7 do mês subsequente. PHOLHA Trabalhador / Exportação esocial em Lote / S-2XXX Movimentação de Trabalhadores

10 10 EVENTOS PERIÓDICOS MOVIMENTO REMUNERAÇÕES E PAGAMENTOS Prazos 1ºG a partir de 08/MAIO/2018 2ºG a partir de 10/JANEIRO/2019 3ºG SOMENTE A PARTIR DE 10/JULHO/2019 Eventos Periódicos S-1200 Remuneração do Trabalhador S-1210 Pagamentos de Rendimentos do Trabalho S-1250 Aquisição de produção Rural S-1260 Comercialização da Produção Rural Pessoa Física S-1270 Contratação de Trabalhadores Avulsos S-1280 Informações Complementares ( Desoneração ) S-2299 Desligamento S Término do Contrato do Trabalhador SEM Vínculo

11 11 S-1200 REMUNERAÇÃO DO TRABALHADOR O evento de S-1200 Remuneração do Trabalhador, deve ser enviado após o fechamento da folha mensal do mês, limitado ao dia 7 do mês subsequente. PHOLHA Movimento / Exportação esocial em Lote / S-1200 Remunerações Gerais O Evento de Remuneração do Mês, incorpora todas as folhas que foram calculadas durante o mês (Adiantamento Salarial, Complementos, Folha Mensal, etc), ou seja, em um único evento S-1200 Remuneração será enviado todas as folhas do trabalhador realizadas no mês. No caso de Rescisão ou Término de Contrato, não haverá o evento S-1200 Remuneração, uma vez que será enviado no evento S-2299 Desligamento ou S-2399 Término na ocorrência do fato. Todas as folhas do trabalhador realizadas no mês, devem ser enviadas no evento S-2299 Desligamentos ou S-2399 Término. O envio dos eventos S-1200 Remuneração do Trabalhador, será realizado se os Mestres de Movimentos das Folhas calculadas no mês, estiverem FECHADAS (F9-Fecha Movto), e somente através das Folhas 90 MENSAL ou 52 13º SALÁRIO - 2ª PARCELA. Os eventos de Remuneração, (S-1200 Remuneração, S-2299 Desligamento e S-2399 Término) serão utilizados para a geração do tributo de INSS e FGTS. Ao envia-los, o esocial, apura os valores de INSS e FGTS conforme a configuração das verbas enviadas anteriormente. Para checar os valores calculados na Pholha e o calculado pelo esocial, gerar os relatórios INSS - Relação INSS Pholha x esocial e FGTS - Relação FGTS Pholha x esocial após o envio dos eventos S-1200 Remuneração.

12 12 PHOLHA Movimento / Relatórios Padrão Algumas situações em que pode haver valores divergentes: 1. O não envio do evento de Remuneração S-1200 Remuneração, S-2299 Desligamento e S-2399 Término 2. Verbas com configuração de incidências no esocial divergentes da Pholha.

13 13 S-1210 PAGAMENTO DE RENDIMENTO DO TRABALHADOR Após o envio dos eventos S-1200 Remuneração, deve ser enviado o evento S-1210 Pagamentos de Rendimentos de Trabalho. Este evento conterá todos as folhas com data de pagamento dentro do mês (Folha Mensal do Mês anterior, Adiantamento Salário, Férias, Rescisão, etc) conforme regime de CAIXA, limitado ao dia 7 do mês subsequente. PHOLHA Movimento / Exportação esocial em Lote / S-1210 Pagamentos Gerais Ao envia-los, o esocial apura os valores de IRRF conforme a configuração das verbas enviadas anteriormente. Para checar os valores calculados na Pholha e o calculado pelo esocial, gerar o relatório IRRF - Relação IRRF Pholha x esocial após o envio dos eventos S-1210 Pagamentos de Rendimentos:

14 14 PHOLHA Movimento / Relatórios Padrão Algumas situações em que pode haver valores divergentes: 1. O não envio do evento de Remuneração (S-1200 Remuneração, S-2299 Desligamento e S-2399 Término) 2. O não envio do evento de Pagamentos (S-1210 Pagamentos de Rendimentos) 3. Verbas com configuração de incidências no esocial divergentes da Pholha

15 15 S-1250 AQUISIÇÃO DE PRODUÇÃO RURAL Caso a empresa tenha adquirido produtos de produtores rurais, informar as notas fiscais referente as transações com os produtores rurais pessoa física. PHOLHA Movimento / informações Adicionais... / Comercialização de Produtos / COMPRA de produtos Apesar de informar as notas por empresa, o envio deve ser apenas pela matriz. PHOLHA Movimento / Exportação esocial em Lote /S-12XX Outras Informações ou PHOLHA Movimento / Exportação esocial em Lote / S-XXXX Eventos Periódicos Gerais

16 16 S-1260 COMERCIALIZAÇÃO DA PRODUÇÃO RURAL PESSOA FÍSICA Caso o produtor rural tenha comercializado sua produção, informar as notas fiscais referente as transações com os adquirentes. PHOLHA Movimento / informações Adicionais... / Comercialização de Produtos / VENDA de produtos Apesar de informar as notas por CAEPF, o envio deve ser apenas pela matriz. PHOLHA Movimento / Exportação esocial em Lote /S-12XX Outras Informações ou PHOLHA Movimento / Exportação esocial em Lote / S-XXXX Eventos Periódicos Gerais

17 17 S-1270 CONTRATAÇÃO DE TRABALHADORES AVULSOS Caso a empresa tenha contratação de trabalhadores avulsos através de sindicatos ou outras entidades de mão de obra, informar os valores referente aos valores pagos a título de remuneração e os valores de INSS descontados dos trabalhadores. PHOLHA Movimento / informações Adicionais... / Pagtos a Trabalhadores Avulsos Apesar de informar a movimentação por empresa, o envio deve ser apenas pela matriz. PHOLHA Movimento / Exportação esocial em Lote /S-12XX Outras Informações ou PHOLHA Movimento / Exportação esocial em Lote / S-XXXX Eventos Periódicos Gerais

18 18 DESONERAÇÃO LEI 12546/2011 Caso a empresa utilize o Tratamento Especial da Contribuição da Empresa ao INSS, (Desoneração Lei 12546), este evento deve ser informado todos os meses em que seja desonerado os valores da folha. PHOLHA Organograma / Empresa OU PHOLHA Movimento / Exportação esocial em Lote /S-12XX Outras Informações

19 19 S-1299 FECHAMENTO DO MOVIMENTO NO ESOCIAL Após envio dos eventos periódicos, enviar o evento S-1299 Fechamento dos Eventos Periódicos para que o esocial faça a apuração das Guias de Recolhimento de INSS, FGTS e IRRF do mês. PHOLHA Movimento / Exportação esocial em Lote / S-1299 Fechamento dos Eventos Possíveis ocorrências no fechamento: 162 o trabalhador XXXXX consta na base, mas não foi informado sua movimentação. ERRO não pode existir trabalhador sem movimentação no período. 163 o trabalhador SEM Vínculo, consta na base mas não foi informado sua movimentação. AVISO por ser Trabalhador SEM Vínculo, não há obrigatoriedade de informação no período.

20 20 S-1298 REABERTURA DO MOVIMENTO NO ESOCIAL Caso seja necessário o envio /reenvio de alguma informação nova/retificação após o envio do evento S-1299 Fechamento dos Eventos Periódicos, é necessário o envio do evento S-1298 Reabertura dos Eventos Periódicos para que seja liberado para os envios de inclusão e/ou alteração. Há necessidade do envio do S-1299 Fechamento dos Eventos Periódicos novamente para o fechamento. PHOLHA Movimento / Exportação esocial em Lote / S-1298 Reabertura dos Eventos O limite para o envio do evento S-1299 Fechamento dos Eventos Períodos, é até o dia 7 do mês subsequente.

21 21 SUBSTITUIÇÃO DA GPS INSS 1ºG a partir de AGOSTO/2018 (referente à competência JULHO/2018) 2ºG SOMENTE A PARTIR DE ABRIL/2019 (referente à competência MARÇO/2019) 3ºG SOMENTE A PARTIR DE OUTUBRO/2019 (referente à competência SETEMBRO/2019) A Guia de recolhimento de INSS / IRRF deve ser impressa pelo DCTF WEB. ATENÇÃO: Até a substituição da GPS na DCTF Web, deve-se utilizar o envio normal da SEFIP para apurar os valores e Gerar as Guias de Recolhimento do INSS SUBSTITUIÇÃO GRF / GRRF FGTS 1ºG SOMENTE A PARTIR DE FEVEREIRO/2019 (referente à competência FEVEREIRO/2019) 2ºG SOMENTE A PARTIR DE ABRIL /2019 (referente à competência ABRIL/2019) 3ºG SOMENTE A PARTIR DE OUTUBRO/2019 (referente à competência OUTUBRO/2019) A Guia de recolhimento do FGTS deve ser impressa pelo site da CAIXA. ATENÇÃO: Até a substituição da GRF/GRRF na CAIXA, deve-se utilizar o envio normal da SEFIP para apurar os valores e gerar as Guias Recolhimento do FGTS DADOS RELATIVO A SEGURANÇA E SAÚDE DO TRABALHADOR 1ºG SOMENTE A PARTIR DE JULHO/2019 2ºG SOMENTE A PARTIR DE JANEIRO /2020 3ºG SOMENTE A PARTIR DE JULHO/2020

22 22 INFORMAÇÃO PARA EMPRESAS SEM MOVIMENTO NO ANO DE 2018 O grupo de empresa, (Matriz e Filiais) que não teve movimento no mês de JANEIRO, deve enviar um evento S-1299 FECHAMENTO DO MOVIMENTO pela Matriz, informando desde quando a empresa está sem movimento, limitado a um ano. Para enviar este evento, no MESTRE DE MOVIMENTO da Matriz, tem uma aba FxMeEocial. Habilitar o indicador Considerar os indicadores de envio informados. PHOLHA Movimento / Mestre de Movimento Habilitar o indicador SEM movimento desde e informar mês/ano que a empresa está sem movimento, limitado a um ano. No nosso exemplo, limitado a 01/2018, ou seja, desde JANEIRO DE 2018 que a empresa está sem movimento. Enviar o evento através de Fechamento dos eventos periódicos.