CONSELHO COMUNITÁRIO DE SEGURANÇA DE MARINGÁ - CONSEG

Transcrição

1 Relatório de Auditoria Relativo a Revisão dos Saldos e Procedimentos Contábeis em 31 de Dezembro de 2008, 2009 e 2010 CONSELHO COMUNITÁRIO DE SEGURANÇA DE MARINGÁ - CONSEG

2 Ao Conselho Comunitário de Segurança de Maringá - CONSEG Rua Basílio Saltchuk, 388-1º Andar Maringá - PR Maringá, 25 de Maio de Atenção do Sr.: Antonio Tadeu Rodrigues Presidente Prezados Senhores: Em cumprimento as disposições estabelecidas contratualmente, apresentamos a seguir, nosso relatório relativo aos trabalhos de exame das Demonstrações Contábeis relativas aos exercícios sociais findos em 31 de dezembro de 2008, 2009 e 2010, bem como de avaliação dos controles internos e dos procedimentos contábeis adotados pelo CONSEG. Cabe ressaltar ainda que, nosso relatório apresenta comparativamente os saldos contábeis apurados em 31 de dezembro de 2008, 31 de dezembro de 2009 e 31 de dezembro de 2010, assim como, a extensão dos exames e procedimentos de auditoria aplicados, e, quando requerido, comentários e recomendações sobre pontos de controles internos e procedimentos contábeis adotados pelo CONSEG. Para maior facilidade e entendimento dos procedimentos de análise adotados, subdividimos o nosso relatório em 2 (duas) partes distintas, a saber: I - Balancetes Contábeis em 31 de Dezembro de 2008, 2009 e 2010; II - Comentários sobre a extensão dos trabalhos e procedimentos de auditoria aplicados; Aproveitamos a oportunidade para agradecer a cordialidade dos funcionários com quem mantivemos contato e colocamo-nos à inteira disposição de V.Sas. para os esclarecimentos adicionais julgados necessários. Atenciosamente, Valdemir Bez CRC-PR /O-2-2 -

3 I. BALANCETES CONTÁBEIS - 3 -

4 Balancetes Contábeis (Contas Patrimoniais) Valores em reais ATIVO 31/12/ /12/ /12/2008 CIRCULANTE Caixa Bancos Aplicações Financeiras Títulos e Valores Mobiliários Adiantamentos NÃO CIRCULANTE Investimentos Imobilizado TOTAL DO ATIVO

5 Balancetes Contábeis (Contas Patrimoniais) Valores em reais PASSIVO 31/12/ /12/ /12/2008 CIRCULANTE Contas a Pagar , Empréstimos - 199, Obrigações Fiscais Obrigações Sociais e Trabalhistas PATRIMÔNIO LÍQUIDO Patrimônio Social Superávit/Deficit do Exercício (93.141) ( ) TOTAL DO PASSIVO

6 Balancetes Contábeis (Contas de Resultado) Valores em reais DEMONSTRAÇÃO DO RESULTADO DOS EXERCÍCIOS FINDOS EM 31 DE DEZEMBRO DE 2010, 2009 E 2008 (Valores Expressos em Reais) 31/12/ /12/ /12/2008 RECEITAS OPERACIONAIS Cursos e Treinamentos Parceria Convênios Receitas com Eventos Outras Receitas (=)RESULTADO OPERACIONAL BRUTO (-) DESPESAS OPERACIONAIS ( ) ( ) ( ) Despesas com Pessoal (58.991) (57.250) ( ) Impostos e Taxas (13.542) (6.265) (8.728) Despesas Administrativas (25.521) (63.809) (84.185) Anúncio e Publicidade (32.526) - (2.200) Despesas com Serviços Diversos (74.417) (36.488) (33.056) Campanhas e Promoções (4.901) - (490) Cursos e Treinamentos (2.210) - (300) Doações Apoios e Patrocínios (9.880) (18.155) (45.318) Despesas com Eventos (3.426) (3.800) (435) Outras Despesas c/ Serviços (13.200) (14.270) (12.914) Projetos (9.352) (22.973) (12.915) Cheques Incobráveis - - (2.117) Reembolso de Despesas - - (3.034) Amortização Reforma Pred. Terceiros (7.500) (+/-) Resultado Financeiro Líquido (2.464) Receitas Financeiras Despesas Financeiras (1.183) (7.507) (1.748) (=)RESULTADO OPERACIONAL LÍQUIDO (93.141) ( ) (=)SUPERÁVIT/(DÉFICIT) DO EXERCÍCIO (93.141) ( ) - 6 -

7 II. COMENTÁRIOS SOBRE A EXTENSÃO DOS EXAMES E PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA APLICADOS - 7 -

8 COMENTÁRIOS SOBRE A EXTENSÃO DOS EXAMES E PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA APLICADOS EXTENSÃO DOS TRABALHOS Consubstanciado no escopo de nossos trabalhos, e, levando em conta ainda a emissão de relatório formal de auditoria sobre as demonstrações contábeis do Conselho em 31 de dezembro de 2008, 2009 e 2010, nossos trabalhos concentraram-se na avaliação dos controles internos e dos procedimentos contábeis, considerando seus reflexos na apresentação e adequada divulgação das informações contábeis. Assim sendo, para fundamentar os trabalhos de exame das demonstrações contábeis, somos responsáveis por desenvolver trabalhos em conformidade com os dispositivos das NBC-TA - Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis aprovadas pelo Conselho Federal de Contabilidade, as quais incluem provas dos registros contábeis, da documentação e outros procedimentos que julgamos necessários nas circunstâncias. Dessa forma apresentamos a seguir uma descrição sucinta dos procedimentos adotados, bem como eventuais incorreções ou falhas de procedimentos que porventura tenham sido identificadas e, ainda, nossas considerações e / ou recomendações para melhoria, quando aplicável. PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA APLICADOS Em consonância ao escopo e objetivos propostos, os trabalhos efetuados tiveram como premissas básicas, obter subsídios de forma a permitir apresentarmos comentários acerca dos controles internos, rotinas e o fluxo de informações relativos as operações realizadas pelo CONSEG, as quais fundamentam a elaboração das demonstrações contábeis. Nesse sentido, os trabalhos foram desenvolvidos considerando a aplicação dos seguintes procedimentos: REVISÃO DOS SALDOS CONTÁBEIS A partir dos balancetes anuais relativos ao período sob revisão, elaboramos demonstrativos das variações ocorridas, analisando aquelas mais significativas, obtendo ainda, explicações quanto à normalidade das mesmas. Para os principais saldos existentes, discutimos junto aos responsáveis pelas áreas contábil e financeira quanto ao seu conteúdo, composição, conciliação, classificação contábil, acompanhamento e correspondência com os registros auxiliares, bem como efetuamos, em base de amostragem, testes de validação e análise documental. A seguir, apresentamos nossos comentários acerca do conteúdo e situação dos principais saldos contábeis, bem como a descrição dos principais procedimentos aplicados na realização dos trabalhos e, quando aplicável, comentários sobre os pontos de controles internos e procedimentos contábeis levantados, acompanhados de nossas - 8 -

9 recomendações destinadas ao aprimoramento e/ou fortalecimento de citados controles e procedimentos: 1. Caixa A partir das verificações realizadas na conta Caixa constatamos que em 31 de dezembro os saldos da conta estavam assim representados: Descrição Caixa 20,85-158,65 20,85-158,65 Em análise procedida na movimentação realizada com recursos da conta caixa, verificamos que nos anos de 2008 e 2009 não houve qualquer inconsistência, porém, em 2010, embora a composição do saldo apresenta-se correta, identificamos determinadas contas que foram pagas tendo como documentação suporte cupons fiscais, nos quais não consta a identificação do CONSEG. Entendemos que para efeito de comprovação de que as compras foram realizadas em nome do CONSEG, é necessário obter a correspondente Nota Fiscal e, se possível, o respectivo recibo de pagamento, os quais formam o conjunto de documentos normalmente utilizados como comprovantes de compra e pagamento, respectivamente. 2. Bancos Em 31 de dezembro, o CONSEG mantinha saldo em contas correntes junto as seguintes instituições financeiras: Descrição C/C Banco do Brasil , , ,65 Banco do Brasil , Banco Sicoob , , ,94 Banco Sicoob , , ,89 Banco Sicredi ,53 Caixa Econômica Federal , , , , , ,42 Realizamos a conciliação dos saldos apresentados acima com os respectivos extratos bancários apresentados pelas instituições financeiras, não constatamos qualquer divergência entre os valores analisados. 3. Títulos e Valores Mobiliários - 9 -

10 Em 31 de dezembro dos respectivos anos, as aplicações financeiras mantidas pelo CONSEG totalizavam os seguintes saldos, conforme tabela abaixo: Descrição N Aplicação Banco Sicoob C/C , Banco Sicoob C/C , Banco Sicoob C/C , , ,40 Banco Sicredi C/C , , , ,17 Em análise procedida nos registros contábeis, verificamos que o CONSEG vem demonstrando o saldo das aplicações pelo valor líquido de resgate, ou seja, líquido da despesa com o Imposto de Renda incidente sobre os rendimentos, o qual é retido quando do resgate. Estes valores estão suportados por extratos obtidos junto a instituição financeira por meio eletrônico. Em análise procedida nos registros contábeis, verificamos que o CONSEG adota como procedimento, reconhecer como receita o rendimento líquido auferido mensalmente, em conformidade com o Princípio da Competência. Como decorrência, não reconhece a despesa (provisão) com o Imposto de Renda a ser retido na fonte quando do resgate da aplicação financeira, o qual é, inclusive, demonstrado pelo banco como dedução na demonstração do valor líquido disponível para resgate. Embora o saldo da conta aplicação financeira seja apresentado de forma adequada (pelo valor líquido de resgate), a contabilização da despesa com o imposto de renda, na mesma proporção em que os rendimentos são auferidos, tem por objetivo atender ao previsto na Resolução CFC nº 750/93 a qual dispõe sobre os Princípios Fundamentais de Contabilidade, principalmente, em relação ao Princípio da Competência o qual estabelece que: As receitas e as despesas devem ser incluídas na apuração do resultado do período em que ocorrerem, sempre simultaneamente quando se correlacionarem, independentemente de recebimento ou pagamento. Recomendamos que seja constituída provisão contábil, em montante correspondente ao Imposto de Renda apurado no final de cada mês, ainda que o valor definitivo do Imposto devido pelo CONSEG somente seja conhecido quando do resgate da aplicação, objetivando com isso, atender plenamente ao Princípio da Competência. Nossa recomendação visa, ainda, fazer com que as Demonstrações Contábeis sejam apresentadas com maior propriedade, uma vez que a receita passaria a ser reconhecida por seu valor bruto e em contrapartida, haveria o reconhecimento da despesa com o Imposto de Renda a ser Retido na Fonte, ou seja, todas as operações realizadas passariam a ser devidamente contabilizadas, em conformidade com as Normas Brasileiras de Contabilidade

11 4. Adiantamentos Os saldos mantidos na conta Adiantamentos referem-se a valores adiantados à funcionários do CONSEG. Em 31 de dezembro, os saldos estavam representados pelos seguintes valores: Descrição Adiantamentos 1.388,55-200, ,55-200,00 Para exame dos saldos apresentados acima foram adotados os seguintes procedimentos: Verificação da documentação utilizada como suporte para a concessão do adiantamento ao funcionário; Entrevistas com os funcionários envolvidos nos processos administrativos, visando avaliar os procedimentos adotados para controle dos valores envolvidos; Como decorrência dos trabalhos realizados e das informações obtidas, verificamos que o saldo mantido na conta, no exercício de 2008 (R$ 200,00), era proveniente de adiantamento concedido ao funcionário Alexandre Cedran, no valor de R$ 1.200,00, no dia 15/01/2008, conforme recibo e cópia de cheque n 772. Como parte das análises, solicitamos ao CONSEG que nos apresentasse as condições em que referido adiantamento foi concedido, como prazo e a forma de liquidação, porém, até a data de conclusão de nossos trabalhos não obtivemos quaisquer informações; Recomendamos que todo e qualquer adiantamento concedido aos funcionários seja devidamente incluído na Folha de Pagamento, bem como que seja definida a forma de liquidação (prazo, valor, etc.) proporcionando, assim, maior transparência às operações realizadas. 5. Investimentos Conforme verificamos, o saldo do grupo de contas Investimentos é proveniente do saldo da Conta Capital (cotas partes) mantida pelo CONSEG no capital social da cooperativa de crédito na qual opera, conforme demonstrado a seguir:

12 Descrição 31/12/ /12/ /12/2008 Quotas de Capital SICOOB Metropolitano Analisamos os registros contábeis, os quais estão suportados por extratos obtidos da instituição financeira, não constatando divergências. 6. Imobilizado Em 31 de dezembro dos exercícios em análise, o saldo deste grupo de contas estava assim representado: Descrição 31/12/ /12/ /12/2008 Imobilizado Em análise procedida nos saldos contábeis e controles auxiliares utilizados atualmente para controle e acompanhamento do ativo imobilizado, constatamos que os mesmos não guardam relação com os bens existentes fisicamente, tendo em vista que o CONSEG efetuou a doação de diversos bens a outras entidades, porém, não procedeu a baixa contábil de seu ativo imobilizado. Recomendamos que seja desenvolvendo trabalho específico de levantamento e recadastramento dos bens integrantes do ativo imobilizado, visando proceder aos ajustes que se fizerem necessários. 7. Contas a Pagar Em 31 de dezembro dos exercícios em análise, o saldo deste grupo de contas estava assim representado: Descrição 31/12/ /12/ /12/2008 Gisele Mara Ramos - RPA - 890,00 890,00 Flávia Marcela Felipe - RPA - 890,00 890, , ,00 Para exame dos valores registrados na conta acima, foram adotados os seguintes procedimentos:

13 Confronto dos saldos contábeis com os documentos de suporte para composição dos valores em aberto; Inspeção dos documentos que suportam o efetivo pagamento; Conforme verificamos, o saldo mantido no exercício de 2008 foi devidamente quitado. Observamos, no entanto, que o saldo apresentado em 2009, referente aos mesmos RPA`s do exercício de Recomendamos que seja atribuída maior atenção quando do registro dos pagamentos realizados, bem como que seja estabelecido como rotina, a conciliação dos saldos contábeis, a qual entendemos, é ferramenta fundamental para a pronta identificação e regularização de eventuais erros cometidos no processo de contabilização. 8. Empréstimos Em 31 de dezembro dos respectivos anos, os saldos da conta Empréstimos de Terceiros estavam representados pelos valores: Descrição Empréstimos de Terceiros - 199,73 199,73-199,73 199,73 Os valores que integram a conta de Empréstimos de Terceiros, referem-se à obrigação que o CONSEG assume, de efetuar o desconto e repasse dos empréstimos contraídos por seus colaboradores, junto a entidade APOIO. Para exame dos saldos apresentados acima, foram adotados os seguintes procedimentos de auditoria: Verificação da documentação que suporta os lançamentos na conta; Entrevistas com os profissionais envolvidos no processo administrativo visando avaliar os controles internos existentes; Em decorrência dos trabalhos efetuados e das informações obtidas, verificamos que o CONSEG recebe a cobrança da parcela através de boleto de cobrança da APOIO, entidade que concedeu o empréstimo ao funcionário. A parcela é identificada com o respectivo número, porém, quando o desconto é efetuado no holerite do funcionário, o número da parcela não é identificado; Com base no confronto realizado entre as Faturas de cobrança enviadas pela APOIO ao CONSEG e os desconto realizados em Folha de Pagamento dos funcionários, identificamos as seguintes divergências; De acordo com a tabela apresentada abaixo, verificamos que o CONSEG deixou

14 de cobrar o valor de R$ 199,73 do funcionário, uma vez que no mês destacado não houve desconto na folha de pagamento do mesmo; FUNCIONÁRIO: ALEXANDRE CEDRAN CONTRATO Nº 3630/08 PERÍODO PARCELA PGTO FATURA CONSEG DESC. FOLHA FUNC. DIFERENÇA nov/08 1º 199,73 199,73 - dez/08 2º 199,73 199,73 - jan/09 3º 199,73 199,73 - fev/09 4º 199,73 199,73 - mar/09 5º 199, ,73 abr/09 6º mai/09 7º jun/09 8º jul/09 9º ago/09 10º set/09 11º out/09 12º TOTAL 998,65 798,92-199,73 Neste caso, o funcionário efetuou o pagamento do saldo remanescente do empréstimo diretamente na APOIO. De acordo com as tabelas apresentadas abaixo, verificamos que o CONSEG deixou de cobrar o valor líquido de R$ 203,31 da funcionária, valor este, resultante das seguintes operações; a) Falta de desconto na folha de pagamento, no valor de R$ 414,69, conforme abaixo: FUNCIONÁRIA: TATIANA R. MUNHOZ CONTRATO Nº 4172/09 PERÍODO PARCELA PGTO FATURA CONSEG DESC. FOLHA FUNC. DIFERENÇA ago/09 1º 199,73 119,73-80,00 set/09 2º 199,73 264,50 64,77 out/09 3º 199,73 199,73 - nov/09 4º 199,73 199,73 - dez/09 5º 199,73 199,73 - jan/10 6º 199, ,73 fev/10 7º 199,73 199,73 - mar/10 8º 199,73 199,73 - abr/10 9º 199,73 199,73 - mai/10 10º 199, ,73 jun/10 11º jul/10 12º TOTAL 1.997, ,61-414,69 b) O CONSEG efetuou o desconto no valor de R$ 214,96 porém, não consta a respectiva cobrança por parte da APOIO, conforme abaixo;

15 FUNCIONÁRIA: TATIANA R. MUNHOZ CONTRATO Nº 3874/09 PERÍODO PARCELA PGTO FATURA CONSEG DESC. FOLHA FUNC. DIFERENÇA mar/09 1º 214,96 214,96 - abr/09 2º 214,96 214,96 - mai/09 3º 214,96 214,96 - jun/09 4º 214,96 214,96 - jul/09 5º - 214,96-214,96 ago/09 6º set/09 7º out/09 8º nov/09 9º dez/09 10º jan/10 11º TOTAL 859, ,80-214,96 Neste caso, não temos informações quanto a possibilidade de a funcionária ter efetuado o pagamento diretamente na APOIO; c) O CONSEG deixou de cobrar o valor de R$ 3,58, pois em confronto dos valores pagos à APOIO, conforme fatura, com os descontados na folha de pagamento, conforme abaico. FUNCIONÁRIA: TATIANA R. MUNHOZ PERÍODO PARCELA PGTO FATURA CONSEG DESC. FOLHA FUNC. DIFERENÇA mai/ ,67 239,67 jun/10 1º 239,67 239,67 - jul/10 2º 239,67 239,67 - ago/10 3º 2.118, ,85 243,25 set/10 4º out/10 5º nov/10 6º dez/10 7º jan/11 8º fev/11 9º mar/11 10º abr/11 11º mai/11 12º TOTAL 2.597, ,86 3,58 9. Obrigações Trabalhistas e Fiscais CONTRATO Nº 5047/10 No grupo de contas denominado Obrigações Trabalhistas e Fiscais são registrados, substancialmente, os valores devidos pelo CONSEG diretamente a seus funcionários e aqueles a serem recolhidos aos órgãos oficiais, incidentes sobre as obrigações trabalhistas. Em 31 de dezembro de cada exercício em análise, o saldo deste grupo de contas estava assim representado:

16 Descrição 31/12/ /12/ /12/2008 Salários e ordenados a Pagar Férias a Pagar FGTS a Recolher INSS a Recolher FGTS a Recolher S/ Férias INSS a Recolher S/ Férias PIS a Recolher Na realização dos trabalhos adotamos os seguintes principais procedimentos: Confronto dos saldos contábeis com os registros auxiliares; Verificação quanto a liquidação subseqüente dos valores devidos, nos respectivos prazos de vencimento. Testes de cálculos dos valores devidos pelo CONSEG aos funcionários, órgãos oficiais, bem como das provisões de férias e respectivos encargos. Conforme verificamos os cálculos das provisões de férias e encargos correspondentes não são gerados pelo sistema de folha de pagamento. Estes cálculos são realizados, manualmente, em planilhas de Excel. Embora não tenhamos apurado divergências, recomendamos que seja estudada a possibilidade de se utilizar o mesmo sistema adotado para cálculo da folha de pagamento, para cálculo das provisões, visando com isso, gerar maior segurança quanto aos valores apurados. 10. Receitas/Despesas Nos grupos de contas de Resultados, denominados Receitas e Despesas Operacionais ou Não Operacionais são registrados os valores a receber e a pagar pelo CONSEG mensalmente. Para exame dos valores registrados nos grupos de contas acima citados, procedemos, ao confronto dos valores registrados contabilmente com os respectivos documentos de suporte, principalmente, no que se refere aos comprovantes de pagamento. Com base em nossas análises, verificamos que os registros contábeis referente às receitas e despesas e os respectivos recebimentos e pagamentos estão sendo realizados de forma adequada. Destacamos, no entanto, que o contrato de prestação de serviços firmado com a empresa Campanha & Oliveira Comunicações Ltda., utilizado como suporte para

17 pagamento dos valores em 2010, teve sua vigência expirada em 31 de janeiro de Embora na cláusula Quarta de referido contrato, houvesse previsão de aditamento, não identificamos a existência de aditivo ao contrato ou outra forma de formalização para renovação do mesmo. Recomendamos que seja observada a vigência dos contratos firmados pelo CONSEG, sendo que nos casos de prorrogação, deve ser providenciado novo contrato ou o aditamento dos anteriores, caso previsto. Nossa recomendação tem por objetivo, fazer com que, nos casos aplicáveis, os pagamentos realizados pelo CONSEG, sejam, devidamente, suportados por contratos, principalmente, nos casos de prestação de serviços mensais ou contínuos, visando com isso, minimizar os riscos de eventuais contingências futuras. BEZ & ASSOCIADOS AUDITORES INDEPENDENTES S/S CRC PR /O-2 Valdemir Bez Contador CRC-PR /O