ATA DA 1ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2010

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1 ATA DA 1ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2010 Data: 02/02/ Horário: 9:00 - Local: Sala 7 do Subsolo Bloco A Participantes Setor Ramal Presença Ademar Potiens Junior e Roberto Vicente LRR 9239 A Anna Lúcia Villavicencio ou Sueli Ivone Borrely CTR 9827 A Antonio Augusto Couto ou Ivana Conte Consetino CCTM 9441 A Antonio Marialva Neto e Luis Alberto Pereira Dias DIRF 9525/9548 A Antonio R. Alvarez ou Maria da P. Potiens CMR 9667/9661 P J Ary Pereira Junior ou José A. de Souza ou Paulo Alves Costa CCN 9279 A Brigitte R.S. Pecequilo ou Joselene de Oliveira LRA 9645 P Célia M. Napolitano ou Carlos Alberto Zeituni CTR 9876 P Celso H. Gimenes ou Márcia O. Pupak GDP 9053 P Christovam R. Romero Filho ou Malvina Boni Mitaki SRP 9360/9663 J Elaine Arantes J. Martins ou Hélio Furusawa ou Ana Copat CQMA 9335 P Elaine B. de Araújo ou Maria T. Colturato DIRF 9547/9552 P Elita Urano ou Gláucia T. dos Santos CCN 9340/9373 A Eveline Cruz Ferreira ou Mariliana Abi-Eçab GRS 8886/8888 P Felícia del Gallo Rocha ou Flávio Betti LDT 9654 A Fernando F. Moreira DE 9002/8907 A Fideromo B. Alarcón Jara CQAS 9031 P Mauri Antonio Freilas SSF 9138 A Gerson Antonio Rubin ou Custodio A. Guimarães CEN 9406 P Ivone Jorge de Moura GMP 8946 A João C. Ulrich ou Helena Miho Shihomatsu LCQ 9308 P Joselfina M. Esteves ou Rodney B. de Oliveira DAD/A 9122 A Linda Therese Mor GMR 9654 P Luis A. Terribile de Mattos CQAS 9024 J Maria da Penha A. Potiens ou Gelson Pinto LCI 9216 J Marina Ferreira Lima ou Suli Alexandre Mesquita LRT 9215 A Ronaldo Veronesi ou Jorge A. S.Rego ou Maria Helena P. Queiroz GCL 9085 J Rosângela do Rocio Arkaten ou Luis E. T. Miranda CB 9233/ 9301 P Rosemeire P. Paiva ou Mauro O. Martins CRPq 8842 P Solange E. Mitaki, e Eduardo Landulfo CLA 9307 P Teresinha Ferreira Lima Daltro CQAS 9024 P Tereza C. Salvetti CQAS 9031 P Tonisson Lima de Azevedo, Sérgio A. Sá, Claudia Mouro ou José Temoteo B.Neto DIE 9202 P Ulisses d utra Bitelli e Leslie de Molnary CEN 9426/272 A Vera Lucia R. Salvador ou Marcos Scapin LFX A Walter Ricci e Mitiko Saiki CRPq 8848/9967 P Willy H. de Souza ou Adriano Giardino GPP 9144 P Wilson Scapin CQAS 9024 P OBS: P = presente J = ausência justificada A = ausente Em Negrito, no caso de Titular e Suplente, que compareceu. A Reunião foi presidida por Tereza Cristina Salvetti Relator: Teresinha F. Daltro 1 de 5

2 ATA DA 1ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2010 Data: 02/02/ Horário: 9:00 - Local Sala 7 do Subsolo Bloco A 1 APROVAÇÃO DA ATA ANTERIOR A ata anterior foi aprovada pelos participantes, sem comentários. 2 Auditorias Internas e Externa (FCAV) Interna Tereza informou que o Sr. Wilson Scapin está assumindo a coordenação do GT8 e do Processo de Auditoria. Ressaltou que os auditados observem o prazo para envio das datas para que a reunião para elaborar o Programa de Auditoria seja eficaz. Tereza comentou que este ano a CQAS pretende adotar a sugestão feita pelo Dr. Dieguez: antecipar as auditorias internas (17025 no 1º. Semestre e 9001 até 1ª. quinzena de Setembro) para que no final do segundo semestre (período de fechamento de várias atividades dos processos corporativos) haja menor quantidade possível de interrupções. Externa Tereza informou que a FCAV já aprovou e enviou o Certificado ISO 9001:2008 para o escopo do CRPq. Em função disto, questionou a FCAV quanto aos demais escopos (CEN e DIRF) e foi informada que estão sendo analisados por comissões distintas, mas serão encaminhados assim que aprovados. A CQAS irá promover a confecção das placas para os escopos ISO 9001 e ISO assim que todos os certificados estiverem disponíveis. Novos Sistemas Tanto a DIE como o Ensino (CPG) estão implantando Sistema de Gestão e pretendem buscar certificação ISO O CTR também tem alguns laboratórios que estão implantando ISO 17025, além do Irradiador que, mesmo sendo um Programa de Garantia da Qualidade e não um Sistema, também precisa passar por auditoria interna. Isto implica em mais auditorias e a equipe continuará a mesma. Equipe auditora Tereza informou que 2 auditores pediram afastamento das atividades no ano de 2010, ou seja, a equipe estará reduzida. Elaine (DIRF) comentou que as duas bolsistas (Laura e Kátia) encerram suas bolsas em março/abril, mas espera que elas sejam aprovadas no concurso da CNEN, caso contrário não há como garantir que continuarão integrando a equipe de auditores. Estes são motivo para que o Programa se bem elaborado e cumprido, pois dificilmente conseguiremos formar equipes de última hora para suprir a necessidade dos Sistemas. Há indicação de dois funcionários para integrarem a equipe de auditores, mas deverão ser capacitados para a atividade: curso de formação de auditor, acompanhar auditoria e ter conhecimento da norma de conformidade. Este ano a CQAS não tem, em seu planejamento, a previsão de solicitar curso para formação/reciclagem de auditores internos. A CQAS e a gerência dos candidatos deverão encontrar uma solução para este problema. Hélio (CQMA) sugeriu que seja promovido algum treinamento para a postura do auditado e do auditor, pois algumas vezes o auditado enrola e ganha tempo para dizer que não sabe. Tereza lembrou que a postura do auditor é abordada no curso de formação e reciclagem, mas para o auditado não há curso. Na medida do possível ele vai enrolar mesmo e cabe ao auditor ter uma postura mais firme e objetiva. Lembrou que isto é cultural e requer muito tempo para mudar, cabendo a nós estimular esta mudança (diálogo) sempre que identificarmos. Ainda assim, Tereza solicitou que o Celso (GDP) verifique se há algum curso ou treinamento para esta competência / habilidade. Sugestão de Melhoria Na última RAC deste processo, os auditores líderes concluíram que uma forma de reconhecer e ajudar a atividade dos auditores seria a aquisição de alguns notebooks para esta atividade. A CQAS irá apresentar uma justificativa para apresentar esta sugestão junto à junto DAD: rapidez na geração dos registros, registros eletrônicos, etc... 2 de 5

3 2.1 Padronização de termos Comentou que o IPEN poderia adotar a prática do INMETRO: reuniões periódicas para uniformizar termos, de maneira a evitar que não-conformidades similares sejam descritas e tratadas de forma diferente. Vários se manifestaram pela não inclusão destas reuniões como periódicas, mas sempre que identificar a necessidade. A CQAS deverá promover vários treinamentos internos e espera que, com isto, a uniformização no entendimento de termos aconteça naturalmente. Lista de Verificação Foi levantada a necessidade de padronizar as listas de verificação para os auditores internos. Após algumas considerações, esta proposta deverá ser analisada pelo GT8, grupo dedicado aos Processos de Melhoria Contínua. Encaminhar as datas para realização das auditorias em seu Sistema. RDs 19/ Verificar se há curso / treinamento para postura do auditado. GDP Abr/ Encaminhar justificativa e sugestão de melhoria à DAD CQAS Fev / Analisar proposta de Listas de Verificação padrão. GT8 3 TAC-IBAMA Definido pelo GT. Tereza informou que o prazo para entrega da documentação para atendimento da Cláusula Quarta do TAC-IBAMA vence no dia 04/02/2010. A CQAS ainda está aguardando a versão final de alguns relatórios para concluir o documento final. Comentou que o IBAMA teve mudança em todos os escalões e todas as pessoas que cuidavam dos processos nucleares foram mudadas, o que aponta a necessidade de interação com estes processos, o que ela mais tempo ainda. A documentação ficará disponível na intranet e a CQAS pede que os RDs analisem, pois algumas responsabilidades estão atribuídas aos Centros, porém a Tereza entende que poderia e deve ser melhorado, pois considera que deve haver um direcionamento maior do Instituto. Brigitte (GMRA) comentou que a Proteção Radiológica centraliza a responsabilidade em relação a todo o instituto para a Monitoração Ambiental Radiológica. Tereza não se recorda das responsabilidades atribuídas e em qual Programa (Monitoramento Ambiental Químico Não Radiológico ou Gerenciamento de Resíduos Químicos) e reforça que os RDs leiam os documentos assim que disponibilizados. Tereza lembrou que falta apenas uma Cláusula para cumprir o TAC e diz respeito basicamente a elaboração dos Programas a serem cumpridos. João Ulrich perguntou se há alguma reunião para os RDs ambientais, onde sejam divulgadas estas informações. Tereza recordou que esta reunião, apesar de chamar CQUAL, já vem há alguns anos abordando aspectos de licenciamento, segurança e meio ambiente e TODOS os RDs (qualidade, meio ambiente e segurança) são sempre informados da agenda e das atas, mas poucos efetivamente participam Encaminhar documentos para atendimento da Cláusula Quarta ao IBAMA. CQAS e S Fev/ Disponibilizar os Programas na intranet para acesso pelos RDs. CQAS Fev/ 3.3 Analisar os Programas ambientais e enviar comentários à CQAS. RDs Abr/ de 5

4 4 TNCMC Tereza comentou que as mudanças e melhorias previstas para o TNCMC foram implementadas. O relatório que antes analisava apenas o prazo final de conclusão dos planos de ação (corretiva ou preventiva) agora também está abordando os prazos intermediários, das ações dos planos. Este novo relatório estava no servidor colibri, mas foi publicado no servidor de produção e a partir da próxima 2ª. feira já receberão o relatório no novo formato. A implantação da ação (espelho ou link) foi desenvolvida e está disponível para teste no colibri. Terezinha (CQAS) solicitou que os RDs acessem e simulem situações, pois entendem melhor o processo e possibilidades. Rosemeire reforçou a solicitação e lembrou que o tempo despendido nesta atividade é importante para o sucesso desta melhoria. Terezinha (CQAS) lembrou que ela será publicada no servidor de produção apenas depois testada e aprovada pelos RDs. Informou que está a disposição para auxiliar nas dúvidas que surgirem. Tereza comentou que a Terezinha irá trabalhar para melhorar a ajuda do aplicativo. 4.1 Testar a melhoria (link, espelho) no servidor colibri. RDs Abr/ Melhorar a ajuda do TNCMC. CQAS Contínuo 5 Grupos Tarefa Tereza comentou que as atividades dos Grupos Tarefa não tiveram resultados tão eficazes, no atendimento das necessidades dos Sistemas de Gestão. Este ano pretendemos mudar um pouco a forma de atuação. Todos os GTs irão elaborar um cronograma de suas atividades, que serão disponibilizados na intranet para informação de todos. O objetivo desta mudança é tornar público e online as atividades dos grupos, de maneira que os RDs possam acompanhar e manifestar suas urgências, se necessário. 5.1 Elaborar cronograma das atividades e disponibilizar na intranet. GTs e CQAS Mar/ Treinamentos Celso (GDP) comentou que a DAD irá liberar verba para treinamentos no 1º. Semestre, contrariando os anos anteriores, quando aconteciam apenas no 2º semestre, junto com as auditorias internas e externas, além de congressos e eventos nacionais e internacionais. Esperase com isto atender as necessidades identificadas no LNT e planejar melhor estes treinamentos. Informativo Geral 1 TNCMC web Andamento e Pendências Vide item 4. da Pauta. 2 GESTÃO AMBIENTAL 2.1 IBAMA Vide item 3. da Pauta 2.2 Adequação Ambiental 4 de 5

5 Informativo Geral O relatório final (que analisa os efluentes do IPEN) do período foi concluído e disponibilizado na intranet. 3 GESTÃO DE SEGURANÇA 3.1 CNEN Certificação das Instalações Nucleares e Radiativas A CQAS está analisando o PGQ corporativo proposto pelo consultor. 3.2 Finalizar revisão do PGQ corporativo. CQAS Abr/ INFORME DOS GTs 4.1 Todos os GTs Elaborando cronograma para disponibilizar na intranet. 4.2 GT3 A resultado da pesquisa de satisfação dos clientes ciclo 2008 foi aprovada pelo CTA e está disponível na intranet. 4.3 GT6 O PO-IPN que trata da Qualificação de Fornecedor para a DIRF está disponível na intranet. 5 PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA 2010 Vide item 1. da Pauta 6 PROCESSOS CORPORATIVOS 6.1 Normas Todos os funcionários do ipen podem acessar as normas direto no site da ABNTnet: empresa: IPEN, usuário: IPEN e senha: ipen. Este acesso é apenas para consulta, sendo que a permissão para impressão está sendo modificada nesta nova proposta junto à ABNT. Os interessados em adquirir normas ABNT devem enviar sua solicitação à CQAS (sqipen@ipen.br ou ramal 9031), informando também o título. A CQAS não conseguiu saber a situação das normas OHSAS e OHSAS adquiridas pelo IPEN. 6.6 Assuntos Gerais As resoluções que tratam das boas práticas para fabricação de radiofármacos e de seu registro foram publicadas pela ANVISA e as instalações tem o prazo de 3 anos para se adequarem às exigências. A CQAS solicita que os RDs avaliem, junto à Alta Direção de seu Centro (laboratórios), a possibilidade do IPEN possuir: - um único Manual de Gestão da Qualidade ou de Gestão Integrada, sendo que os Manuais específicos para atendimento da NBR ou CNEN NN 1.16, seriam consideramos como Planos da Qualidade. - uma única Política, Missão, Visão e Valores, sendo que os objetivos de cada unidade seriam para demonstrar o atendimento estes propósitos. Próxima reunião será em 02/03/2010 às 9:00 hs na Sala 7 do Subsolo Bloco A Consulte a intranet para informações atualizadas. 5 de 5