ATA DA REUNIÃO DO CONSELHO GESTOR DO INSTITUTO BRASILEIRO DO ALGODÃO IBA CNPJ

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1 ATA DA REUNIÃO DO CONSELHO GESTOR DO INSTITUTO BRASILEIRO DO ALGODÃO IBA CNPJ Data : 17 de dezembro de 2012 Horário: Local: 14h30 Sede da Abrapa, localizada na SIG Quadra 01, lotes 495,505 e 515, Edifício Barão do Rio Branco, Terraço 02, 4 andar - Brasília-DF. Participantes: Membros Titulares: Membros Suplentes: Presidente Executivo IBA: Convidados: do Sr. Sérgio De Marco, Sr. Gilson Pinesso, Sr. João Carlos Jacobsen Rodrigues e Sr. Hélder Chaves. Sra. Daniela Arruda Benjamim; Sr. Leandro Rocha de Araujo; Sr. Luiz Claudio Carmona e Sra. Lucia Helena Monteiro de Souza e Sr. Milton Garbugio. Sr. Haroldo Rodrigues da Cunha O Diretor Administrativo e Financeiro do IBA, Sr. Jorge Freitas; O Diretor Executivo da Abrapa, Sr. Márcio Portocarrero; a Assessora da Presidência do IBA, Sra. Natália Loureiro Braga. 1. Convocação: Efetuada por edital de convocação, enviado por meio eletrônico em 26 de novembro de 2012, do qual tomaram ciência os membros do Conselho Gestor, nos termos do Estatuto Social. 2. Mesa: Sr. Hélder Chaves e Sr. Haroldo Rodrigues da Cunha. 3. Ordem do Dia: (i) Aprovação do orçamento do IBA para 2013; (ii) Análise e aprovação de projetos; (iii) Assuntos Diversos. 4. Relato: A reunião foi aberta com a eleição do Sr. Hélder Chaves para presidir a reunião do dia. Na sequência, foi feita a leitura da ata da reunião realizada em 20 de novembro de 2012 e, após ajustes pontuais, a ata foi aprovada e assinada pelos membros presentes. Página 1 de 5

2 (i) Assuntos Diversos: (a) Alteração nas Normas para Elaboração, Análise e Aprovação de Projetos e Programas: Sr. Haroldo Cunha sugeriu a revisão do prazo para encaminhamento dos projetos, pela Diretoria Executiva, para apreciação dos Conselheiros, que atualmente é de 20 dias. Justificou que o período entre a data de protocolo dos projetos no IBA e o encaminhamento ao Conselho, tem sido muito curto e isso tem gerado dificuldades à equipe técnica. Foi proposto o prazo de 10 dias. A Sra. Daniela Benjamim sugeriu que o prazo seja de 15 dias, uma vez que podem ser encaminhados vários projetos para serem apreciados em uma mesma reunião. Os demais Conselheiros julgaram procedente a alteração e deliberaram, por unanimidade, pela alteração do Artigo 20, parágrafo primeiro, das Normas, que passa a ter o seguinte texto: A Carta de Recomendação deverá ser enviada ao Conselho Gestor, acompanhada do Sumário Executivo (MODELO F), em até 15 (quinze) dias antes da reunião de julgamento dos PROJETOS. (b) Aprovação do projeto Aquisição de terreno e elaboração do projeto executivo para a edificação estrutural da sede administrativa, laboratório de análises de algodão e centro de eventos/treinamentos da Ampasul : O Sr. Haroldo Cunha apresentou o projeto da proponente Ampasul e explicou que, por ter sido recebido no IBA poucos dias antes da reunião, foi encaminhado para análise dos Conselheiros com 4 dias de antecedência da reunião, ao invés dos 20 dias preconizados pelas Normas. Por essa razão, o Conselho Gestor deliberou, por unanimidade, por apreciá-lo apenas na próxima reunião do Conselho. (c) Alteração projeto Treinamento e Instrução de Trabalhadores e empregados : Sr. Gustavo Prado informou que a proponente AMPA solicitou que o projeto tenha o prazo de execução estendido até março de Justificou que o período de plantio do estado do Mato Grosso deverá ser maior do que o registrado nos anos anteriores. Por esse motivo, os trabalhadores só estarão disponíveis para alguns cursos após janeiro de Os Conselheiros acataram a justificativa da proponente e deliberaram, por unanimidade, pela aprovação da solicitação de prorrogação de prazo. Na sequência, a Sra. Daniela Benjamim, solicitou que problemas identificados no decorrer da execução dos projetos sejam sempre levados ao conhecimento do Conselho Gestor. O Sr. Gustavo Prado afirmou que quaisquer problemas que venham a ser identificados, serão imediatamente comunicados ao Conselho. (d) Redução de valores dos projetos: O Conselho Gestor deliberou, por unanimidade, que a Diretoria Executiva do IBA terá alçada para autorizar alterações para menor no valor dos projetos visando à adequação orçamentária, desde que tais mudanças sejam para otimização dos recursos e que não alterem o escopo do mesmo. (e) Calendário de reuniões 1 semestre de 2013: A Diretoria Executiva apresentou uma proposta de agenda para reuniões do Conselho Gestor no primeiro semestre de O Conselho Gestor aprovou a agenda de reuniões para o primeiro semestre de 2013 da seguinte maneira: 04 de fevereiro; 11 de março; 22 de abril; 03 de junho. Página 2 de 5

3 (ii) Aprovação do Orçamento para Investimento em Projetos em 2013: (a) Investimento em Projetos: O Sr. Haroldo Cunha apresentou a proposta de investimentos em projetos para 2013 e informou que os valores apresentados foram previamente recomendados pela Assembleia Geral do IBA. O Sr. Hélder Chaves afirmou estar preocupado com os altos valores projetados no orçamento do próximo ano, uma vez que em 2012 o orçamento executado foi consideravelmente menor do que o projetado. Disse julgar prudente a não aprovação de um orçamento para o ano, mas sim liberar os valores conforme os projetos forem individualmente apreciados. O Sr. Haroldo Cunha lembrou que, conforme o Artigo 31 do Estatuto Social, o Conselho deve aprovar o orçamento anual do IBA. Na sequencia, a Sra. Daniela Benjamim sugeriu a aprovação da previsão de orçamento proposta, condicionada à apreciação de cada projeto individualmente. Após deliberações, o Conselho Gestor aprovou as projeções de investimentos em projetos para 2013 no valor de R$ ,82 (trezentos e noventa e quatro milhões, seiscentos e sessenta e cinco mil, novecentos e trinta e cinco reais e oitenta e dois centavos), conforme proposto pelas Associadas. Além disso, já está comprometido o valor de R$ ,62 (trinta milhões, cento e noventa e cinco mil, setecentos e vinte e três reais e sessenta e dois centavos), referente aos projetos aprovados em 2012 e com desembolso previsto para O valor total do orçamento não representa necessariamente o valor efetivo a ser desembolsado pelo IBA em Os desembolsos serão aprovados e liberados, tal qual previsto no Estatuto Social, em conformidade com o orçamento e cronograma físico e financeiro de cada projeto aprovado pelo Conselho Gestor do IBA, respeitando sempre o Memorando de Entendimento entre Brasil e Estados Unidos. (b) Orçamento Monitoramento e Fiscalização dos Projetos: Foi apresentado orçamento no valor de R$ ,00(oitocentos e doze mil oitocentos e quarenta reais) para a fiscalização e monitoramento dos projetos. O Sr. Haroldo explicou que nesse orçamento estão os custos com o trabalho de monitoramento dos projetos pela equipe do IBA, assim como custos com Consultores Ad Hoc, auditoria independente nos projetos e cursos de capacitação da equipe do IBA e Associadas, além dos treinamentos relacionados à Gestão de Projetos. O Conselho Gestor deliberou por unanimidade pela aprovação do orçamento para 2013 no valor de R$ ,00(oitocentos e doze mil oitocentos e quarenta reais). (c) Orçamento Administrativo: O orçamento administrativo proposto pela Diretoria Executiva do IBA visa atender à demanda de projetos prevista. O Sr. Haroldo Cunha disse que o acréscimo no valor do orçamento refere-se principalmente à adequação da equipe do IBA, que se ocupará da análise dos novos projetos a serem encaminhados ao Instituto, além do monitoramento dos projetos em andamento e da análise da prestação de contas feita trimestralmente. Portanto, foi deliberado por unanimidade pela aprovação do orçamento administrativo no valor total de R$ ,00 (quatro milhões, novecentos e sessenta e três mil duzentos e nove reais). (d) Cartas Convite: Após a aprovação do orçamento para investimento em projetos em 2013, o Conselho Gestor autorizou a Diretoria Executiva do IBA a encaminhar Cartas Convite às associações estaduais de produtores de algodão e à Associação Brasileira de Produtores de Algodão, para apresentarem projetos ao IBA em 2013, respeitando o Memorando de Entendimento entre Brasil e Estados Unidos. Página 3 de 5

4 5. Resumo das Deliberações: (i) O Conselho Gestor deliberou, por unanimidade, pela alteração do Artigo 20, parágrafo primeiro, das Normas, que passa a ter o seguinte texto: A Carta de Recomendação deverá ser enviada ao Conselho Gestor, acompanhada do Sumário Executivo (MODELO F), em até 15 (quinze) dias antes da reunião de julgamento dos PROJETOS. ; (ii) O Conselho deliberou, por unanimidade, por não apreciar o projeto Aquisição de terreno e elaboração do projeto executivo para a edificação estrutural da sede administrativa, laboratório de análises de algodão e centro de eventos/treinamentos da Ampasul na data de hoje e, que o mesmo deverá ser apreciado na próxima reunião; (iii) O Conselho deliberou, por unanimidade, pela aprovação da solicitação de prorrogação de prazo de execução para março de 2013, do projeto Treinamento e Instrução de Trabalhadores e empregados, da proponente Ampa. (iv) O Conselho Gestor deliberou, por unanimidade, que a Diretoria Executiva do IBA terá alçada para autorizar alterações para menor no valor dos projetos visando à adequação orçamentária, desde que tais mudanças sejam por para otimização dos recursos e que não alterem o escopo do mesmo, a Diretoria Executiva do IBA terá alçada para autorizar tais mudanças; (v) O Conselho aprovou a agenda de reuniões para o primeiro semestre de 2013 da seguinte maneira: 04 de fevereiro; 11 de março; 22 de abri;l e 03 de junho; (vi) O Conselho Gestor aprovou a proposta de investimentos em projetos no valor de R$ ,82 (trezentos e noventa e quatro milhões, seiscentos e sessenta e cinco mil, novecentos e trinta e cinco reais e oitenta e dois centavos), conforme interesse das Associadas do IBA. Além disso, já está comprometido o valor de R$ ,62 (trinta milhões, cento e noventa e cinco mil, setecentos e vinte e três reais e sessenta e dois centavos), referente aos projetos aprovados em 2012 e com desembolso previsto para O valor total do orçamento não representa necessariamente o valor efetivo a ser desembolsado pelo IBA em Os desembolsos serão aprovados e liberados, tal qual previsto no Estatuto Social, em conformidade com o orçamento e cronograma físico e financeiro de cada projeto aprovado pelo Conselho Gestor do IBA, respeitando sempre o Memorando de Entendimento entre Brasil e Estados Unidos; (vii) O Conselho Gestor deliberou, por unanimidade, pela aprovação do orçamento no valor de R$ ,00(oitocentos e doze mil oitocentos e quarenta reais), para monitoramento e fiscalização dos projetos em 2013; (viii) O Conselho Gestor deliberou, por unanimidade, pela aprovação do orçamento administrativo no valor total de R$ ,00 (quatro milhões, novecentos e sessenta e três mil, seiscentos e nove reais). (ix) O Conselho Gestor autorizou a Diretoria Executiva do IBA a encaminhar Cartas Convite às associações estaduais de produtores de algodão e à Associação Brasileira de Produtores Página 4 de 5

5 de Algodão, para apresentarem projetos ao IBA em 2013, respeitando o Memorando de Entendimento entre Brasil e Estados Unidos; Brasília, 17 de dezembro de Página 5 de 5