FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS

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1 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 1) IDENTIFICAÇÃO Código do documento PG-CR-0914 Revisão 01 Data 02/03/2016 Título INVESTIGAÇÃO DE RESULTADO FORA DE ESPECIFICAÇÃO (RFE) Classificação Restrito n o de páginas 04 n o de anexos 00 2) ELABORAÇÃO, ANÁLISE E APROVAÇÃO Nome (do responsável ou órgão colegiado) Setor Rubrica (ou evidência) Elaborado Patricia de Andrade Martins GCQ 11/02/2016 Data Elaine Bortoleti de Araújo GGQ 19/02/2016 Regina Celia Gorni Carneiro GPR 25/02/2016 Neuza Taeko Okasaki Fukumori GCQ 19/02/2016 Lorena Pozzo GPD 25/02/2016 Analisado Carlos Zapparoli GIA 25/02/2016 Decio Borges de Souza GAC 25/02/2016 José Augusto de Oliveira (RDS) GGQ 25/02/2016 Luís Alberto Pereira Dias (RDA) GPR 25/02/2016 Christovam Romero Romero Filho ERP-CAC 25/02/2016 Malvina Boni Mitake ERP-CR 25/02/2016 Aprovado Jair Mengatti CR 02/03/2016 3) DISTRIBUIÇÃO Nome (ou local de distribuição) Unidade Instituição Data INTRANET CR IPEN 04/03/2016 Grupo de Garantia da Qualidade GCQ IPEN 04/03/2016 4) DOCUMENTOS CORRELACIONADOS Código do Documento Título PO-CR-C01 Controle de qualidade de radiofármacos: produto final PO-CR-C02 Controle de qualidade de matéria-prima e material de envase e acondicionamento: ensaios PO-CR-C03 Amostragem PO-CR-C06 Estudos de estabilidade FM-IPN V3 1 de 2

2 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 5) HISTÓRICO DE ANÁLISE CRÍTICA E ALTERAÇÕES Rev. Data Descrição 00 30/10/2014 Elaboração do procedimento e implantação no SGI-CR /03/2016 Revisão geral do procedimento. FM-IPN V3 2 de 2

3 1 Objetivo Estabelecer procedimento para investigação de resultados fora das especificações (RFE) obtidos em ensaios de matéria-prima, material de envase e acondicionamento, produto final, amostra de processo produtivo e de estudos de estabilidade no Centro de Radiofarmácia (CR). 2 Campo de Aplicação Aplica-se aos processos de produção e controle de qualidade do CR. 3 Definições e Abreviaturas 3.1 Definições Resultado fora de especificação: resultado de ensaio que apresenta não conformidade com a especificação estabelecida. Reanálise: é um ensaio realizado na mesma amostra preparada originalmente, na qual um resultado fora de especificação foi obtido. A amostra pode ser a solução original enviada ao laboratório, ou diluída. O ensaio pode ser feito por um técnico diferente, com outro reagente recém-preparado ou com outro equipamento, conforme o caso. Reteste: é um ensaio realizado após a reanálise de um resultado fora de especificação, com uma nova amostra, durante a fase de investigação laboratorial. Deve ser realizado em paralelo com um lote do produto já liberado, quando aplicável. 3.2 Abreviaturas CR Centro de Radiofarmácia GCQ Gerência de Controle de Qualidade GGQ Gerência de Garantia da Qualidade GPR Gerência de Produção GIA Gerência de Infraestrutura e Apoio IT Instrução de Trabalho PNC Produto Não Conforme RNC Relatório de Não Conformidade RFE Resultado Fora de Especificação TNCMC Tratamento de não conformidade e melhoria contínua MP Matéria-prima MEA Material de envase e acondicionamento 4 Documentos de Referência PO-CR-C01 Controle de Qualidade de Radiofármacos: Produto Final PO-CR-C02 Controle de Qualidade de Matéria-Prima e Material de Envase e Acondicionamento: Ensaios PO-CR-C03 Amostragem folha 1 de 4 Cópias impressas sem a identificação CÓPIA CONTROLADA não são controladas e não devem ser utilizadas com propósito operacional.

4 PO-CR-C06 Estudos de Estabilidade PO-CR-P02 Regras Para Preparação de Soluções Utilizada no CR PG-DIRF-0901 Operação de Equipamentos PG-DIRF-0905 Identificação e Rastreabilidade dos Produtos PG-DIRF-0906 Acesso e Fluxo de Pessoas para as Diferentes Áreas PG-DIRF-0908 Vestimenta para as diferentes áreas de trabalho PG-DIRF-1101 Controle de Equipamentos de Inspeção, Análises, Medição e Ensaio PG-IPN-0801 Controle de Não Conformidade PG-IPN-0803 Ação Corretiva, Preventiva e de Melhoria FM-CR Formulário de Investigação de Resultado Fora de Especificação (RFE) PO e IT relacionadas ao produto sob investigação Manual de Especificações Técnicas dos Radiofármacos Manual de Especificações Técnicas de Matérias-Primas do CR Manual de Especificações Técnicas de MEA do CR RDC Nº 63/2009 Boas Práticas de Fabricação de Radiofármacos (ANVISA) 4 Procedimento 4.1 Fluxograma de Investigação de RFE A investigação de RFE deve ser conduzida conforme o fluxograma abaixo: Cópias impressas sem a identificação CÓPIA CONTROLADA não são controladas e não devem ser utilizadas com propósito operacional. folha 2 de 4

5 4.2 Condução da investigação Fase 1 Investigação e Reanálise A Fase 1 é composta por duas fases: investigação inicial (A) na GCQ e reanálise (B). São envolvidos nesta atividade o técnico e o responsável pelo setor. A investigação deve verificar a ocorrência de possíveis erros devido às circunstâncias externas, como falha em suprimento de energia ou erros de execução detectados pelo técnico antes da conclusão do ensaio em questão. Nesta primeira parte deve ser realizada uma verificação detalhada (check list) das condições do ensaio, em busca dos possíveis erros: método, materiais (suportes cromatográficos, vidraria em geral, ponteiras, micropipetas, capilares), padrões, reagentes, soluções, amostras, equipamentos, cálculos, fórmulas utilizadas e animais, de acordo com o FM-CR (Formulário de Investigação de Resultado Fora de Especificação). Qualquer falha operacional ocorrida no momento do ensaio como, por exemplo: perda da amostra por extravazamento ou derramamento do frasco, posicionamento irregular do suporte cromatográfico, quantidade inadequada de solvente na cuba de vidro ou falha no fornecimento de energia, deve ser documentada. A causa do RFE deve ser verificada conforme as duas situações abaixo: 1 - Causa atribuída ao laboratório ou executor da análise A reanálise deve ser realizada, preferencialmente, na mesma amostra. Se os resultados encontrados estiverem de acordo com as especificações, o RFE será declarado não confirmado e o resultado anterior deverá ser invalidado e a investigação deve ser encerrada. Os documentos oriundos da investigação devem conter conclusão e medidas corretivas tomadas para que o erro constatado no ensaio original não se repita. Se o RFE for confirmado, a investigação deve ser conduzida para a Fase Se atribuída à amostragem incorreta Deve ser solicitada uma nova amostra e a investigação deve ser conduzida para a Fase 2. Cabe uma exceção para o ensaio de esterilidade, onde devem ser investigados itens adicionais específicos: diluição da amostra, temperatura de incubação, calibração de pipetas, meios de cultura previamente reprovados nos testes de esterilidade ou promoção de crescimento e que foram erroneamente utilizados nos ensaios, controles negativos com evidência de crescimento microbiano, resultados de monitoramento ambiental da área de realização do teste e do técnico, falha no funcionamento do fluxo laminar, também de acordo com o FM-CR Quando ocorrer um RFE no ensaio de esterilidade e se a causa for atribuída ao laboratório ou executor da análise, a investigação deve prosseguir diretamente para a Fase 2. Quando a causa do RFE for por outro motivo, deve ser realizada uma ressemeadura do meio de cultura. Se o RFE for confirmado, o produto deve ser rejeitado, o desvio registrado no sistema TNCMC para tratamento adequado da não conformidade, conforme indicado no PG-IPN-0801 e a investigação deve ser conduzida para Fase 3. Todas as evidências e resultados, para a justificativa do RFE na GCQ, devem ser levantados e documentados no FM-CR folha 3 de 4 Cópias impressas sem a identificação CÓPIA CONTROLADA não são controladas e não devem ser utilizadas com propósito operacional.

6 4.2.2 Fase 2 Reteste A Fase 2 da investigação também é realizada na GCQ, onde são envolvidos o técnico e o responsável pelo setor. O reteste deve ser realizado em uma nova amostra do produto e quando aplicável deve ser realizado juntamente com um lote liberado do produto, para comparação, considerando a natureza do radiofármaco. Pode-se realizar a troca do executor. Se os resultados estiverem em conformidade com a especificação e com o lote analisado em paralelo, o RFE será declarado não confirmado, o produto deverá ser liberado e a investigação encerrada. Se o RFE for confirmado, o produto deve ser rejeitado, e o desvio registrado no sistema TNCMC para tratamento adequado da não conformidade, conforme indicado no PG- IPN A GPR e a GGQ devem ser comunicadas e a investigação deve ser conduzida para Fase 3. Todo o processo de investigação deve ser documentado no FM-CR com o objetivo de identificar as causas do desvio e programar medidas corretivas e preventivas Fase 3 A Fase 3 de investigação deve ser realizada de modo a analisar criticamente toda a documentação relativa à produção e ao controle de qualidade. Devem ser verificados também o monitoramento ambiental da área produtiva, a fabricação dos radiofármacos verificando as informações sobre ordem de adição de matérias-primas, pesagem, tempo de reação, temperaturas dos equipamentos, controles do processo executados, situação dos equipamentos utilizados no momento da produção, utilização de equipamentos com calibração vencida ou que por algum motivo foram trocados por similares e verificação do histórico do produto. O impacto do RFE em outros lotes de produto, estudos de estabilidade em andamento e validações de processos deve ser avaliado pela GCQ/GGQ/GPR e GIA e documentada juntamente com as ações preventivas e corretivas necessárias. Os resultados encontrados na investigação da Fase 3 devem ser registrados no FM-CR para auxiliarem na identificação e tratamento de causa, com registro no RNC correspondente ao TNCMC. 5 Registros Os registros gerados nas investigações encontram-se descritos na lista de registros do processo SGI-CR e SGI-IPN. folha 4 de 4 Cópias impressas sem a identificação CÓPIA CONTROLADA não são controladas e não devem ser utilizadas com propósito operacional.