Documentação de Apoio. para uso do. Dashboard Corporativo V3 (Completo)

Transcrição

1 para uso do Dashboard Corporativo V3 (Completo) 21225_ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 1 de 27

2 Histórico das Alterações Data Descrição Autor Emissão da documentação Rev. Contempla procedimentos para criação e acompanhamento de projetos, lançamento de horas e gestão de profissionais. Alan Góis 21225_ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 2 de 27

3 Sumário INFORMAÇÕES IMPORTANTES... 4 INFORMAÇÕES... 4 PROCESSO AUTOMAÇÃO DE HORAS (E-AUTOMAÇÃO):... 4 PRÉ-REQUISITOS PARA UTILIZAÇÃO:... 4 SUPORTE OPERACIONAL... 4 ACESSANDO O DASHBOARD PROJECT MANAGEMENT... 5 LOGIN... 5 ALTERAÇÃO DE SENHA... 5 ESQUECI A SENHA... 5 TELA INICIAL... 6 GESTÃO DE ATIVIDADES (LANÇAMENTO DE HORAS E PAUSAS)... 7 LANÇAMENTO DE HORAS... 7 LANÇAMENTO DE PAUSAS/INTERVALOS... 8 PLANILHA DE HORAS... 9 GESTÃO DE PROFISSIONAIS... 1 VALIDAÇÃO DE HORAS... 1 REGISTRO DE AUSÊNCIAS PROJETOS E PROPOSTAS CONSULTAR CRIANDO UM NOVO PROJETO ESCOPO E PREMISSAS EQUIPE HIERARQUIA CRONOGRAMA... 2 RISCO VISUALIZAÇÃO ACOMPANHAMENTO DO PROJETO _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 3 de 27

4 Não é possível efetuar lançamentos futuros, somente lançamentos até a data e hora atual. O período para lançamento de horas depende do tipo de contratação. o Para profissionais CLT, o período é de 16 a 15 (ex.: 16/1 a 15/2). o Para profissionais Subcontratado, o período é de 21 a 2 (ex.: 21/1 a 2/2). O prazo máximo para lançamento de horas é de três dias corridos. Após este prazo, não será possível cadastrar novos lançamentos. - Para lançamento de horas retroativas (anteriores ao prazo de três dias), o gerente ou assistente da célula deverá comunicar, via , a equipe responsável pelo suporte do Dashboard solicitando a reabertura do período de lançamento do colaborador. Algumas informações na tela dependem do nível hierárquico no projeto como também o perfil de acesso. Devido integrações entre os sistemas corporativos, o Dashboard Project Management atua também como um coletor de dados para os demais sistemas, ou seja, as horas são tratadas em outros sistemas dependendo do tipo de contratação (processo Automação de Horas). o Dashboard Project Management Gestão do custo, prazo e esforço dos projetos em andamento; Gestão de recursos humanos; Gestão de portfólio. o E-Acesso Processos de repasse de custos entre células; Pagamentos de profissionais; Faturamento de clientes. o RM Chronus Registro de espelho; Identificação de ocorrências; Cálculos, conforme legislação e acordos sindicais, de horas conforme o tipo de ocorrência. As ocorrências são hora extra, adicional noturno, sobreaviso, falta, atraso entre outros; Gestão de ocorrências. Somente os lançamentos aprovados pelo gestor são integrados com os demais sistemas corporativos. O gestor de equipe deve acompanhar, periodicamente, os lançamentos dos colaboradores através da validação de horas, respeitando os prazos e períodos de fechamento financeiro Stefanini. A visualização dos lançamentos depende da hierarquia organizacional de cada projeto (ver equipe do projeto). - Acesso à internet ou rede corporativa Stefanini; Navegador Internet Explorer 8 ou superior / Mozilla Firefox 4 ou superior / Google Chrome 11 ou superior; Recurso Javascript habilitado; e atividade vinculados ao colaborador (contate seu gerente de célula e/ou coordenador); Para suporte ao uso do Dashboard Project Management, contate a equipe através do sistemasinternos@stefanini.com. Informações Importantes Informações Processo Automação de Horas (e-automação): Pré-Requisitos para Utilização: Suporte Operacional 21225_ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 4 de 27

5 Acessando o Dashboard Project Management Login 1) Para acessar no Dashboard, é necessário um login e senha de acesso. Caso não tenha usuário, contate a equipe de sistemas através do sistemasinternos@stefanini.com. a. Links de acesso na rede Stefanini-dom: i. ii. b. Links de acesso na internet: i. ii. Alteração de Senha 1) Para alterar sua senha, clique em Alterar minha Senha disponível na tela de login. 2) Como método de segurança, utilize senhas com letras e números com mais de 6 caracteres. Esqueci a senha 1) Caso tenha esquecido sua senha, utilize o recurso Esqueci minha Senha disponível na tela. 2) Alguns dados pessoais e corporativos serão solicitados. Após preencher os dados e clicar em OK, receberá um com a nova senha _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 5 de 27

6 Exemplo: Tela Inicial 1) Após o logon, a tela abaixo é exibida com o nome do usuário logado, resumo de projetos e atividades disponíveis, resumo de lançamentos do período atual, anterior e as datas do próximo período. 2) Nesta nova versão do Dashboard, os menus são disponibilizados na parte superior _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 6 de 27

7 Gestão de Atividades (Lançamento de Horas e Pausas) Lançamento de Horas 1) Clicar em Lançamento e Lançamento de Atividades. 2) O procedimento para inclusão de lançamentos continua o mesmo. 3) Selecionar o ; 4) Selecionar a Atividade que será alocada as horas; 5) Descrever o trabalho realizado em Observações ; 6) Preencher Data, Hora Inicio e Hora Fim ; 7) Caso esteja em trabalho de plantão / stand-by / sobreaviso, marque o campo Sobreaviso e clique em Incluir para salvar os dados _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 7 de 27

8 a. Exemplo de Sobreaviso: Demonstrar que ficou em sua residência, sem poder se ausentar, aguardando, a qualquer momento, convocação para o serviço. 8) Abaixo dos campos de registro do lançamento temos a lista dos últimos lançamentos, o qual pode listar os últimos 3, 5, 7, 15, 3 ou 6 dias corridos. Essa informação é definida no combo Listar os últimos logo acima da lista, o qual é guardado como preferência para os próximos acessos. 9) Os lançamentos são ordenados por Data decrescente e Hora Inicio crescente. 1) Cada lançamento tem um status que pode variar entre: a. Aprovado: o gestor analisou e aprovou o lançamento. b. Importado: dados importados da integração entre sistemas corporativos e incorporado ao projeto como lançamento aprovado. c. Pendente de Profissional: o gestor avaliou e não está de acordo com os dados informados no lançamento. Um é enviado ao colaborador informando que o lançamento está pendente de revisão como também o prazo limite para concluir a revisão antes que o sistema invalide tal lançamento. d. Pendente de Validação Gestor: o colaborador registrou o lançamento que fica neste status até que o gestor analise e valide os dados registrados. 11) Para editar um lançamento já existente na lista, basta clicar no ícone Alterar na linha do lançamento. Será permitido alterar os campos Data, Hora Inicio, Hora Fim, Sobreaviso e Observações. 12) Para excluir um lançamento já existente na lista, basta clicar no ícone Alterar na linha do lançamento. É permitido excluir lançamentos nos status Pendente de Validação ou Pendente de. 13) Sugerimos que os colaboradores e gestores façam os lançamentos e validações diariamente para evitar transtornos ou demora nos processos de integração. Lançamento de Pausas/Intervalos 1) O lançamento de pausa é somente para controle de horas não produtivas, o qual se faz necessário em alguns tipos de projetos/clientes. Nestas pausas podem-se registrar pausas/intervalos que não são relacionados ao trabalho. 2) Os dados de pausa ficam restritos no Dashboard e não são integrados com os demais sistemas _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 8 de 27

9 3) Para registrar uma pausa, preencha os campos Data, Início Pausa, Término Pausa. Planilha de Horas 1) A planilha de horas apresenta o total de horas diárias dentro do período especificado no filtro. Máximo de 31 dias. 2) Abaixo da planilha, foi disponibilizado o resumo de horas, o qual exibe a distribuição de horas por célula e projeto. 3) Para consultar outro período, basta selecionar no filtro Período: de as novas datas de consulta. 4) Acima do resumo de horas, está o link para o Relatório de apontamento. Neste é possível visualizar todos os lançamentos e pausas detalhadamente _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 9 de 27

10 Gestão de Profissionais Validação de Horas 1) A validação de horas é utilizada como um OK do gestor do projeto confirmando que o colaborador trabalhou as horas informadas no projeto, atividade e data especificada. Desta maneira mantém a qualidade da informação como também a gestão dos recursos humanos dentro do projeto. 2) A lista de colaboradores para validação é estruturada conforme a hierarquia organizacional de cada projeto (Consulte Hierarquia do ) que o usuário logado pertence. Nesta hierarquia pode existir colaborador emprestado de outras células, o qual, no processo de integração entre sistemas, irá gerar repasses de custos entre as células; 3) As horas de colaborador inativo devem ser validadas como as horas de qualquer outro colaborador ativo. Estas horas movem os indicadores de Prazo, Esforço e Custo Realizados no projeto; 4) A validação em massa é permitida, porém identifica que o gestor está de acordo com os dados registrados pelo colaborador. É sugerido que avalie os dados antes de validar em massa. 5) Fique atento com colaboradores identificados com o status Sem Lançamentos no Período. Nem sempre deixaram de trabalhar, porém trabalharam em projetos o qual o usuário logado não é gestor. Sempre analise as colunas Lançado Responsável e Lançado Geral. 6) Os três últimos ícones de cada linha são: a. Detalhe de Lançamentos: Exibe detalhadamente os lançamentos do colaborador que o usuário logado pode validar. Neste pop-up é possível aprovar ou revisar lançamento por lançamento como também validação em massa _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 1 de 27

11 i. A validação é através dos ícones de ação no fim de cada linha de registro. ii. Quando solicitado de um lançamento, o colaborador recebe um , conforme imagem abaixo, notificando a pendência de revisão e o prazo para invalidação caso não ocorra a revisão. iii. Vale lembrar que somente são integrados com os demais sistemas corporativos os lançamentos aprovados dentro dos prazos pré-estabelecidos e informados anteriormente. b. Detalhe de Ausências: Exibem, em detalhes, as ausências do colaborador no período em questão. As ausências são registradas por gestores dos projetos que o colaborador está alocado (Consulte Registro de Ausência). i. Ao registrar uma Ausência, você impede que o colaborador registre qualquer tipo de lançamento que interfere no período da ausência. O inverso ocorre caso já exista um lançamento registrado no período, ou seja, não será possível registrar a ausência. ii. É importante o registro das informações detalhadamente e sempre manter-se alinhado com a equipe do Departamento Pessoal. iii. O que registrar em ausência do colaborador? Período de férias, folgas, licenças, faltas, atrasos e outros (Consulte Registro de Ausência). c. Pendências em Outros Períodos: Exibe detalhadamente os lançamentos do colaborador, o qual usuário logado pode validar, que por algum motivo não foram validados. Neste pop-up é possível aprovar ou revisar lançamento por lançamento, como também validação em massa _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 11 de 27

12 i. Os lançamentos pendentes de validação dos períodos anteriores interferem/impactam nas integrações entre sistemas corporativos, isto é, não são gerados os repasses entre células, pagamentos de contratos, espelhos e faturamentos dos clientes referentes às horas dos colaboradores envolvidos nas pendências. 7) Sugerimos que o gestor valide as horas periodicamente para evitar atrasos nos processos de integrações com outros sistemas corporativos, como também impactos relevantes nos custos da célula. Registro de Ausências 1) O registro de ausência tem como objetivo principal documentar quando o colaborador ausentou-se de suas atividades corporativas mantendo um histórico com observações e detalhes importantes para o gestor. Algumas vantagens: a. Histórico visível por todos os gestores de projetos, o qual o colaborador está alocado, e gerente de célula; b. Identificação de ausência abonada; c. Identificação do tipo de ausência: Licença Médica, INSS, Licença Maternidade, Férias, Falta, Atraso e outros; d. Definição de data e hora início e fim; e. Bloqueio de lançamentos durante o período de ausência _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 12 de 27

13 2) Para registrar a ausência de um colaborador, preencha os campos do formulário. 3) Faltas abonadas exigem apresentação de atestado no Departamento Pessoal em tempo hábil. Não esqueça. 4) Abaixo do formulário, é possível consultar as ausências dos colaboradores alocados. Preencha o período e clique em buscar. 5) O combo Registro por página possibilita exibir mais linhas de registro na mesma página de listagem, porém quanto maior o período e listagem, mais tempo serão necessários para exibição dos dados _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 13 de 27

14 s e Propostas Consultar 1) Na consulta de projetos, é possível listar todos os projetos o qual o usuário logado tem permissão de menu, de visualização na célula e no projeto, independente se é um projeto ou proposta como também do status atual. 2) Quanto mais filtros utilizar, melhor será o resulta da consulta. Utilize os filtros Célula Comercial, Célula Responsável, Tipo e Status. 3) A ordem de listagem do projeto segue a data de início do projeto. a. Caso seu projeto tenha data início ou fim igual à 1/1/19, faça o ajuste nas datas do cronograma. 4) Os indicadores de prazo, esforço e custo auxiliam no monitoramento do projeto. Quando o indicador for maior que 9%, o texto >9 será exibido no indicador. 5) Os indicadores de prazo, esforço e custos são calculados da seguinte forma: a. Indicador Custo = (Custo Real / Custo Previsto) b. Indicador Esforço = (Esforço Real / Esforço Previsto) c. Indicador de Prazo depende do status: i. Proposta em Elaboração, Aguardando Posição e em Andamento; = ((Data Atual - Inicio Previsto) / (Fim Previsto Inicio Previsto)) ii. Proposta Perdida, Cancelada, Entregue e Concluído; = ((Data Conclusão - Inicio Previsto) / (Fim Previsto Inicio Previsto)) iii. Nos casos em que as datas Início Previsto ou Fim Previsto forem iguais à 1/1/19 o indicador de prazo é % (zero) _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 14 de 27

15 6) Para selecionar o projeto, clique na imagem Lupa disponível na última coluna de cada linha de registro. Criando um Novo 1) Para criar projeto ou proposta, preencha os campos habilitados no formulário. 2) Para identificar que trataremos projeto ou proposta, altere o campo Tipo. Após salvar os dados, o projeto ou proposta é iniciado no primeiro status da produção, Em Andamento para projeto ou Em Elaboração para proposta. 3) Os campos Célula Comercial, e Serviço são dinâmicos e mudam conforme Célula Comercial e selecionados. a. É através destes campos que as horas realizadas dos colaboradores do projeto são alocadas na célula, cliente e serviço correto durante as integrações com os demais sistemas corporativos. b. Caso não saiba em qual cliente e/ou serviço alocar o projeto na célula comercial, contate o gerente da célula para a identificação correta. Vale lembrar que alocações incorretas prejudicam os indicadores de rentabilidade da célula. 4) Os campos Esforço Previsto, Valor Custo Previsto, Data Inicio Previsto, Data Fim Previsto e Prazo (em dias) são definidos durante a elaboração do Cronograma. 5) Os campos Esforço Realizado e Valor Custo Realizado são atualizados durante a execução do projeto quando os colaboradores lançam horas no projeto e atividade. a. Se os colaboradores do seu projeto não lançarem horas diariamente, os indicadores do seu projeto são afetados diretamente e não exibem a real situação do projeto durante o monitoramento _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 15 de 27

16 6) Os campos Estimativa de Completude e Data Estimada de Término são utilizados para que o responsável pelo acompanhamento do projeto identifique quanto tempo mais o projeto precisa para concluir, em sua percepção. Essas informações não interferem nos indicadores. 7) Os campos Descrição, Justificativa e Plano de Entrega são para documentar o projeto e são utilizados em relatórios. Escopo e Premissas 1) Esta opção do projeto é utilizada para documentar os detalhes do projeto como Escopo, Premissas e Restrições que são identificados e documentados detalhadamente ao longo do projeto. a. Escopo é a descrição detalhada do projeto e do produto. b. Fora do Escopo é a descrição detalhada dos produtos e serviços que estão fora do escopo do projeto. c. Premissas são condições consideradas verdadeiras, certas e seguras para propósito de planejamento do projeto. Oferecem um grau de risco e impacto quando são provadas falsas e assim pode-se dizer que premissas criam riscos no projeto. d. Restrições estão associadas com o escopo que limitam as opções da equipe. É algo que restringe opções, limita alternativas de condução do projeto e pode ser a obrigatoriedade de se executar ferramentas e/ou forma de trabalho. 2) Para incluir um item, basta preencher o formulário e Salvar. 3) Para exibir os itens salvos, clique em Histórico disponível em cada formulário _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 16 de 27

17 Equipe 1) Equipe do projeto identifica quem são os recursos humanos alocados e qual o papel/função de cada um. 2) Para criar a equipe do projeto, comece incluindo as funções do projeto clicando no ícone ; 3) Selecione as funções marcando o checkbox das funções desejadas; 4) Para facilitar, utilize o recurso de busca no topo da tela. Pode selecionar e procurar inúmeras funções e depois clicar em Gravar. Todas as funções selecionadas durante as buscas são incluídas na tela principal; 21225_ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 17 de 27

18 5) Agora adicione os colaboradores conforme as funções clicando no ícone disponível em cada linha de função. Sempre comece incluindo os colaboradores que ocupam a posição hierárquica mais alta do projeto. Desta maneira é possível compor a estrutura hierárquica. 6) Após identificar o colaborador que será o superior da hierarquia, clique no ícone para definir as datas de alocação e o flag superior. Como não temos nenhum colaborador no projeto, o campo Reporta-se está vazio. Após alterações, clique no ícone. 7) Agora a equipe do projeto está assim: 8) Podemos incluir mais de um colaborador em cada função, porém somente um colaborador é o superior da hierarquia identificado com o flag. 9) Agora podemos incluir os demais colaboradores nas respectivas funções, porém o campo reporta-se será preenchido com o superior direto do colaborador e não marcaremos o flag superior. Veja como fica _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 18 de 27

19 1) A coluna reporta-se identifica quem é o superior imediato do colaborador que tem como dever validar as horas lançadas no projeto por cada um dos subordinados. 11) Os ajustes na equipe do projeto são constantes e o cuidado maior fica na hierarquia e nos prazos de alocação. 12) Caso um colaborador tenha a data de alocação vencida, não será mais possível lançar horas nas atividades do projeto. Hierarquia 1) Para melhor entender a hierarquia da sua equipe, clique no ícone disponível acima da lista de colaboradores em Equipe ou selecione a opção Hierarquia no menu esquerdo. 2) A opção hierarquia possibilita a visualização gráfica da estrutura de subordinação da equipe do projeto. 3) Através da hierarquia que se identifica quem é o responsável por validar horas de um determinado colaborador. Vale lembrar que esta ação é acumulativa _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 19 de 27

20 a. Exemplo: um coordenador de um grupo de lideres tem a possibilidade de validar horas de todos os analistas subordinados de cada um dos lideres, porém este mesmo coordenador não tem acesso para validar horas de analistas subordinados de outros coordenadores e lideres fora de sua hierarquia. 4) Na hierarquia acima, temos, na cor azul, o superior da hierarquia e depois subordinados em amarelo, cinza, vermelho e assim por diante. Cronograma 1) O cronograma é multi-nivel e possibilita subdividir seu projeto em pequenos pacotes de atividades. 2) Através das datas Inicio e Término, Esforços e Custos estimados no cronograma, que são definidos os valores Previstos do projeto e consequentemente os indicadores. 3) A alocação de colaboradores é definida atividade por atividade e somente dos colaboradores disponíveis na equipe do projeto _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 2 de 27

21 4) Para adicionar uma atividade clique no ícone. 5) O popup de atividade é exibido para informar os dados cadastrais. a. A data término é calculada automaticamente após inserir a data inicio e duração em dias. b. No campo Atividade Superior então as atividades já cadastradas no cronograma. i. Esta opção remove os dados da atividade superior (data inicio, data termino, duração, custo e esforço) e herda os novos dados conforme as atividades de níveis mais baixo da mesma estrutura. c. Status é a situação atual da atividade: i. Aberta: Os colaboradores visualizam a atividade para apontar horas, ou seja, a atividade está em andamento; ii. Bloqueada: Os colaboradores não visualizam a atividade para apontar horas, ou seja, a atividade aguarda liberação do responsável pelo projeto; iii. Fechada: Os colaboradores não visualizam a atividade que não esta mais disponível para apontamento de horas, ou seja, os esforços foram concluídos e entende-se que este trabalho está encerrado. iv. Retrabalho: Os colaboradores visualizam a atividade para apontar horas, porém as horas lançadas contaram como retrabalho de um esforço que estava encerrado e por algum motivo volto para execução. v. Concluída: Os colaboradores não visualizam a atividade para apontar horas e todo tipo de alteração é bloqueado deixando-a somente leitura. 6) Para adicionar os colaboradores que executarão a atividade, clique em disponível no fim de cada linha de atividade no cronograma. 7) São exibidos todos os colaboradores que estão na equipe do projeto. Caso o colaborador não tenha sido incluído na equipe, utilize o ícone para incluí-lo sem sair do cronograma _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 21 de 27

22 8) Marque o campo Add dos colaboradores que serão alocados, como também a quantidade de esforço (em horas). Após selecionar todos os colaboradores, clique no ícone. 9) Para editar ou excluir atividade e/ou recursos humanos alocados, siga o mesmo padrão de ícones. 1) Por fim temos o projeto subdividido em pacotes com os executores alocados _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 22 de 27

23 Risco 1) Está opção do projeto é utilizada para identificar e documentar detalhadamente os Riscos encontrados ao longo do projeto, principalmente no planejamento. 2) Riscos são eventos ou incertezas que podem ocorrer durante o projeto e causar impacto negativo ou positivo. Para mensurar o risco é necessário identificar a probabilidade de ele ocorrer e avaliar o impacto nos objetivos do projeto. 3) Para cadastrar um risco, preencha o formulário, detalhadamente, e clique em Incluir. Visualização 1) É possível permitir o acesso de outros gestores ao projeto. 2) Selecione o colaborador na lista e clique em incluir. 3) Vale lembrar que está opção permite que o novo gestor faça alterações no projeto. Acompanhamento do 1) São todos os gráficos, planilhas, indicadores e informações para monitoramento do projeto _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 23 de 27

24 2) Informações Gerais e indicadores. 3) Evolução Geral dos Custos mês a mês 21225_ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 24 de 27

25 4) Informações Gerais e indicadores. 5) Gantt. 6) Comparativo Previsto e Realizado. 7) Evolução do Esforço Realizado _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 25 de 27

26 8) Extrato do projeto mês a mês. 9) Equipe. 1) Riscos _ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 26 de 27

27 21225_ Completo- Dashboard Rev - Cópia.doc Página 27 de 27