Amando ou Odiando o Excel: 5 Estratégias para Melhorar suas Análises

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1 Amando ou Odiando o Excel: 5 Estratégias para Melhorar suas Análises

2 p2 Não há dúvida de que o Excel é uma das ferramentas favoritas para análise e relatórios. Os usuários adoram o controle que têm, a criação rápida e fácil de modelos e gráficos, e a capacidade de ser tanto independente quanto autoconfiante. O Excel coloca você no controle. Mas como dirigir um carro esporte quando o que você precisa é de um SUV (utilitário esportivo), usar o Excel para análise significa que você está bem servido de algumas maneiras e, em outras, mal servido. Dados desatualizados (e difíceis de atualizar), análises sujeitas a erros, diversas versões do mesmo arquivo circulando entre colegas, demasiado envolvimento manual essas são apenas algumas das frustrações comumente associadas ao Excel. E o tempo gasto desenvolvendo suas análises em vez de passar o tempo realmente analisando? Apesar desses problemas, muitos departamentos e empresas como um todo operam no Excel, amando-o em um minuto e odiando-o no outro. Há melhores formas, desde melhorias simples que você pode fazer você mesmo até mudanças direcionadas à empresa em grande escala. Este trabalho se concentra principalmente em melhorias que você pode fazer para aprimorar a maneira como você executa suas análises sem sacrificar as vantagens do Excel. 1 Elimine análises que não sejam essenciais. Você pode melhorar a qualidade de todas as suas análises se parar de fazer muitos relatórios e apresentações e se concentrar apenas naquelas que você e seus colegas precisam para tomar decisões. Coloque em um inventário os vários relatórios analíticos que você e sua equipe mantêm e descubra quais são importantes e com que frequência eles exigem atualizações. Você terá uma ideia bem melhor da métrica que importa e o valor que está sendo proporcionado à equipe. Como bônus, você não somente irá reduzir a carga de trabalho de sua equipe e se concentrar nas tarefas mais importantes, como também irá eliminar muitos esforços duplicados não identificados anteriormente. Aproveitar melhores práticas visuais em suas análises significa que seus relatórios se tornam instintivamente mais atraentes para seu público. 2 Use o Excel com mais sagacidade. Estamos tão ocupados fazendo a mesma coisa repetidamente que às vezes nos esquecemos de parar e perguntar, Há um modo levemente melhor? E, a menos que você tenha superpoderes, quando se trata do Excel, provavelmente há. Use a ajuda online! O Excel tem ótimos exemplos. Mas não basta só lê-los. Use-os. Crie uma planilha com os mesmos dados que a Microsoft exibe em sua ajuda e replique os arquivos de ajuda. Utilizá-los irá ajudar mais do que ler. Procure ajuda. Para a grande maioria dos problemas de dados que você tem, provavelmente há alguém com exatamente o mesmo problema que descreveu a resposta em algum lugar na Internet. Pesquise tabelas dinâmicas, suplementos do Excel etc. Você ficará impressionado com quanta coisa tem lá. Aprenda as bases de análise. Tarefas e recursos como funções de pesquisa, tabelas dinâmicas, as funções de dados, localizar/substituir, intervalos nomeados e atalhos de teclado podem ajudar a agilizar sua análise.

3 p3 Avalie sua equipe e a si mesmo para obter a adequação técnica correta. Por exemplo, você pode conseguir utilizar o driver ODBC (padrão de Conectividade de Banco de Dados Aberto) para se conectar aos data warehouses e bancos de dados centralizados. Isso pode ser eficaz, mas os requisitos são muitos: 1) você deve ter acesso; 2) você deve saber o que está procurando e 3) você precisa estar se conectando ou arrastando menos de 1 milhão de células (para o Excel 2010.) Então não espere que seus analistas se tornem especialistas em macros do Excel ou programadores de banco de dados. Se precisar desse tipo de ajuda, procure agregar essas habilidades por meio de contratantes ou desenvolvedores de meio período. 3 Preste muita atenção nos detalhes Atualmente, o desafio dos dados não é que as pessoas não possuam informações. É a maneira como chegar até elas, limpá-las e garantir a integridade. Como todo mundo realiza essas tarefas de forma diferente, geralmente há diversas versões da verdade. O Excel só piora isso. Quando você acrescenta os erros lógicos cometidos em planilhas, isso se trata de eventuais informações incorretas ou enganosas. De fato, há estimativas da indústria que 90% das planilhas contêm erros lógicos ou de dados. A verificação da qualidade e a comunicação clara são essenciais. É claro que ninguém é perfeito, então nunca suponha que você limpou seus dados, escreveu suas fórmulas ou organizou dados corretamente toda vez. Sempre faça bastante verificação de qualidade. Você deve fornecer dados precisos e dar-se ao trabalho de explicar onde você os conseguiu, como foram calculados e por que eles podem ser diferentes dos relatórios que têm sido vistos. Tenha cuidado e seja descritivo ao nomear, incluir nomes de coluna, nome de arquivo e números de versão. Documentação boa e clara seria ideal. Ter mais atenção na nomeação e na documentação não vai parar os problemas, mas pode reduzi-los. Não superestime o que outras pessoas sabem sobre o Excel. Por exemplo, o Excel possui recursos de gerenciamento de arquivo e controle de alterações. Você sabe qual a porcentagem de pessoas que sabem usá-los e agir em conformidade com eles? Não é muito. Você pode decidir se quer ser quem vai ensinar o mundo ou decidir fazer as coisas de formas muito claras e simples para que receba a resposta de que precisa. 4 Empregue seus recursos internos para obter melhor acesso de dados Agora pode ser uma boa ocasião para começar a falar com seus colegas sobre suas necessidades de dados e sobre o que você está fazendo com o Excel. Ao mostrar e compartilhar suas análises atuais, você irá receber boas ideias e começar a preparar o palco para abordagens mais sofisticadas e sistemáticas. Arrume um tempo para começar a conversar com os líderes de seu departamento de TI. Embora muitos executivos de TI estejam ocupados com questões de segurança e de governança, eles iriam preferir proporcionar a você uma abordagem mais útil e segura a executar muitas solicitações de relatório que sabem que vão terminar em centenas de arquivos Excel espalhados por toda a empresa. (Uma grande preocupação para alguns grupos de TI é o controle e a eventual eliminação dessas denominadas spreadmarts (um termo cunhado pelo TDWI que descreve a proliferação de arquivos Excel em uma organização).) Apesar de ser ingênuo dizer que sua equipe e seu departamento de TI possam facilmente alinhar objetivos e recursos, você pode começar a falar sobre formas de melhorar as operações. Algumas organizações já têm plataformas de business intelligence complexas e subutilizadas disponíveis. Muito do trabalho associado a esses sistemas de BI podem ser reutilizáveis. (A hipótese é que seus sistemas de BI não estão oferecendo um alto grau de utilidade; por outro lado, você já estaria utilizando-os e não o Excel.)

4 p4 Atualmente, o desafio dos dados não é a falta de informações. É a maneira como chegar até elas, limpá-las e garantir a integridade. Devido a todo mundo realizar essas tarefas de forma diferente, geralmente há diversas versões da verdade.

5 p5 Olhe ao seu redor. Há ferramentas nele. De forma ideal, suas análises iriam depender de um software que fosse fácil de utilizar como o Excel, mas que se conectasse diretamente aos seus dados de origem. Como um exemplo, o Tableau Software (divulgação completa Tableau é o patrocinador deste trabalho) cria aplicativos para análises e visualizações rápidas que se conectam a planilhas, data warehouses e outras fontes de dados existentes do Excel. O software combina a exploração dos dados e a visualização gráfica em um aplicativo altamente intuitivo e fácil de usar. Use exemplos visuais dos tipos de analíticos por quais você anseia. Ao mostrar e compartilhar suas análises atuais, você irá receber boas ideias e começar a preparar o palco para abordagens mais sofisticadas e sistemáticas. 5 Faça um plano para atualizar seus esforços analíticos para ferramentas mais adequadas para o trabalho. Seja realista a respeito das limitações do Excel. Há um velho ditado: se a única ferramenta que você tem é um martelo, tudo começa a parecer com um prego. Isso se aplica às análises e ao Excel. Usuários comerciais geralmente não têm ferramentas adicionais e mais adequadas e com frequência não recebemos a atenção que merecemos do departamento de TI. Então terminamos gastando tempo e esforço demais tentando fazer o Excel funcionar quando ele não possui o aplicativo correto. O objetivo é ajudar pessoas a fazerem perguntas rápidas de seus dados e receber respostas imediatas e em tempo real. Os clientes descreveram-no como um Excel com esteroides. Bill Attridge da HTM Corporation disse Pessoas que usam as Tabelas Dinâmicas do Excel para análises fazem anotações. Se você utilizar o Tableau uma vez, você nunca irá usar uma Tabela Dinâmica do Excel novamente. O Tableau é bom para análise e ainda torna o trabalho mais divertido. No final... Alguns usuários nunca irão parar de amar ou odiar o Excel ao mesmo tempo. Os hábitos de análise não mudam da noite para o dia. É natural querer usar o Excel como um método flexível e econômico para análises mas devemos reconhecer suas limitações. Se você buscar genuinamente reduzir a quantidade de relatórios de análise, apenda novas dicas sobre o Excel, preste bastante atenção à qualidade, colabore com seu departamento de TI e procure soluções novas e mais robustas. Você irá criar um ambiente de análise mais forte e flexível que irá atender bem às suas necessidades no futuro.

6 p6 Sobre a Tableau A Tableau Software ajuda pessoas a ver e entender seus dados. O Tableau ajuda qualquer um a analisar, visualizar e compartilhar informações rapidamente. Mais de contas de usuário obtêm resultados rápidos com o Tableau no escritório e em dispositivos móveis. E dezenas de pessoas usam o Tableau Public para compartilhar seus dados em blogs e sites da web. Veja como a Tableau pode ajudar você. Baixe a versão de avaliação gratuita em Tableau Software, Inc Todos os direitos reservados. 837 North 34th Street, Suite 400, Seattle, WA U.S.A.