Resumo 1: As Organizações e a Necessidade de Administração 1

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1 Disciplina: Modelos de Gestão Profa. Daniela Cartoni Resumo 1: As Organizações e a Necessidade de Administração 1 Ao longo de nossas vidas fazemos parte de uma infinidade de organizações. Um time de futebol, a faculdade, igreja, escola, clube recreativo ou empresa são exemplos de organizações. Algumas formais, como uma escola ou empresa, outras informais como um time de futebol que se formou de última hora para jogar na praia. Um ponto em comum a todas as organizações é a sua razão de existência: o objetivo, o que não implica dizer que todas possuem o mesmo objetivo. Plano é o programa ou método para se atingir seus objetivos. É através do plano que a empresa planeja a alocação dos recursos necessários para este fim. É neste planejamento que são elaborados cenários onde são avaliados os recursos investidos, os resultados possíveis de se obter e onde os riscos envolvidos são avaliados. As organizações são compostas por pessoas e interagem com outras organizações ou pessoas para obtenção de recursos necessários os fornecedores, e para efetuar sua oferta clientes ou mercado. Também dependem de instituições como o governo ou órgãos reguladores. Toda a organização deve ter administradores cuja responsabilidade é a de auxiliá-la a atingir seus objetivos. Um técnico de futebol, um maestro ou um executivo de vendas são exemplos de administradores. A eficácia da administração se faz necessária para que a organização possa ter condições de competição, caso contrário poderá fracassar. As organizações e os administradores são necessários porque: servem à sociedade as organizações são instituições sociais que refletem alguns valores e necessidades culturalmente aceitos. Permitem que vivamos juntos de forma civilizada, e que metas e objetivos sejam atingidos enquanto sociedade. realizam objetivos os produtos entregues à sociedade advêm cada vez mais de cadeias de produção complexas que não poderiam ser realizados por pessoas individualmente. As organizações e as pessoas que a administram realizam a função essencial de coordenar os esforços de diversos indivíduos e das organizações com as quais opera com o propósito de alcançar metas que de outra forma seriam muito difíceis senão impossíveis de serem atingidas. preservam o conhecimento organizações como universidades, museus, corporações são essenciais porque guardam e protegem a maior parte do conhecimento que nossa civilização juntou e registrou. proporcionam carreiras as organizações proporcionam uma fonte de subsistência através dos empregos oferecidos e em algumas situações até mesmo satisfação e auto-realização pessoal. A existência das organizações permite que os indivíduos se preparem e se desenvolvam com o intuito de desenvolver carreiras. Mas, o que são modelos de gestão? É o conjunto de princípios, conhecimentos, valores, instrumentos e práticas de gerenciamento adotados pelas organizações para a realização de sua razão de ser e finalidades básicas. São atividades exercidas regularmente na organização, de acordo com os padrões de trabalho, a fim de ordenar os diferentes processos necessários para o alcance de resultados. São também chamados de processos de gestão ou metodologias de gestão. 1 Este texto foi adaptado de: ADZENTAL, Alberto. Modelos de Gestão. São Paulo: IBTA, Apostila da Disciplina dos cursos de Gestão Financeira, Marketing, RH e Logística. 1

2 Os padrões de trabalho referem-se às regras de funcionamento dos modelos de gestão. Podem ser, por exemplo, estrutura hierárquica e funcional, distribuição de responsabilidades, procedimentos, fluxogramas, instruções, etc. Desempenho do Administrador e da Organização A capacidade de uma organização atingir suas metas está relacionada com a capacidade dos administradores trabalharem eficientemente e eficazmente seus recursos na obtenção das metas estabelecidas. Não há uma única forma de se avaliar o trabalho dos administradores (desempenho gerencial) e das organizações (desempenho organizacional), trata-se de um tema controverso e ainda sujeito a muitos debates. Há muitos critérios e meios de se avaliar os administradores e as organizações, entretanto não vamos nos deter neles agora. Peter Drucker define eficiência, eficácia e efetividade como sendo: eficiência é a capacidade de fazer certo as coisas. Refere-se a uma relação entre insumo e produto. Os administradores que conseguem minimizar o custo dos recursos necessários para se alcançar os objetivos estão agindo com eficiência. eficácia implica escolher os objetivos certos. Caso o administrador errou em sua pesquisa de mercado e decidiu por produzir um produto não aceito pelo mercado, não adianta produzi-lo da maneira mais eficiente possível. Não há uma quantidade de eficiência que poderá substituir a falta de eficácia. efetividade: refere-se à capacidade de manter os resultados, é uma medida de impacto e sustentabilidade do desempenho. Não adianta alcançar excelentes metas e não conseguir manter esta performance. Para Drucker, a eficácia é a chave para o sucesso de uma organização. Primeiro deve-se saber quais as coisas certas a serem feitas, depois como fazê-las da melhor forma. O Processo de Administração Apesar de não existir uma definição de administração universalmente aceita, mesmo porque as definições evoluem à medida que mudam os ambientes das organizações, Stoner e Freeman adotam uma definição bastante complexa: Processo é um modo sistemático de fazer coisas. A administração é definida como um processo porque os administradores participam de atividades inter-relacionadas visando a atingir seu objetivo de forma sistemática. Processos complexos são mais bem entendidos quando divididos em subpartes. Os modelos são estas subpartes e são utilizados por estudantes e praticantes de administração, pois trata-se de uma simplificação do mundo real. Por exemplo, quando se afirma, como veremos a seguir, que as principais funções da administração são: o planejamento, a organização, a liderança e o controle, está sendo utilizado um modelo. Planejar: significa que os administradores pensam antecipadamente em seus objetivos e nas ações que deverão tomar para atingi-los. Os planos servem de linha mestra para que a organização identifique e aplique seus recursos para alcançar os objetivos, para que os membros da organização realizem atividades consistentes com os objetivos e procedimentos escolhidos e para que o progresso possa ser avaliado vis-à-vis com o planejado, tomando-se correções, caso necessário. Organizar: busca alocar os recursos de uma organização de modo a alcançar eficientemente objetivos. Objetivos e recursos diferentes, exigirão estruturas diferentes. Os administradores devem adequar a estrutura da organização aos seus objetivos e recursos, processo este chamado de projeto organizacional. 2

3 Dirigir: significa direcionar, liderar, influenciar e motivar os empregados a realizar tarefas essenciais. A tarefa de liderar é muito concreta na medida que envolve o trabalho com pessoas. Estabelecendo o ambiente adequado, os administradores ajudam seus empregados a dar o melhor de si. Controlar: é o ato de certificar de que os atos dos membros da organização levam-na de fato em direção aos objetivos estabelecidos. Para sua realização deve-se estabelecer o padrão de desempenho, medir o desempenho atual, comparar com os padrões estabelecidos e, caso sejam detectados desvios, executar ações corretivas. No dia-a-dia profissional, a prática de administração não envolve modelos tão isolados. As atividades são intimamente relacionadas e bastante interativas, sendo inclusive difíceis de definir seus limites exatos, estas também ocorrem paralelamente ao mesmo tempo e não necessariamente de forma isolada e sequencial. Tipos de Administradores/Gestores Os administradores podem ser classificados quanto ao nível que ocupam na organização primeira linha, intermediários ou de alto escalão, e quanto ao âmbito das atividades organizacionais pelas quais são responsáveis administradores funcionais ou gerais. a) Níveis de administração Ser gerente é ser responsável pelo trabalho de outros, dirigindo pessoas e determinada(s) área(s) da organização. Em geral, temos 3 níveis: 3

4 Gerentes de primeira linha: é o nível mais baixo na hierarquia organizacional gerencial. Os gerentes de primeira linha dirigem funcionários de execução, não supervisionam outros gerentes. Gerentes médios: este termo pode incluir mais de um nível em uma organização. Os gerentes médios dirigem as atividades dos gerentes de níveis mais baixos e às vezes também as de empregados de execução. Administradores de topo: é composto por um grupo comparativamente pequeno de executivos. É o responsável pela administração geral da organização. Estabelece as políticas operacionais e orienta as relações com o ambiente externo. b) Âmbito das atividades A atuação do gestor está associada à abrangência da área sob sua responsabilidade, podendo ser> Administradores funcionais: são responsáveis por apenas uma atividade da organização, como finanças ou marketing ou vendas. Um administrador funcional comanda pessoas envolvidas em um mesmo conjunto de atividades. Administradores gerais: supervisiona uma unidade complexa. É responsável por todas as atividades da unidade, integrando sob seu comando áreas integradas, como finanças, marketing e vendas. c) Habilidades dos gestores Em todos os níveis os administradores planejam, organizam, lideram e controlam, entretanto, diferem na quantidade de tempo que cada um devota a cada uma dessas atividades. Essas diferenças dependem do tipo de organização em que se trabalha e a função ocupada na hierarquia da empresa. Há três tipos básicos de habilidade: a técnica, a humana e a conceitual. Todo administrador precisa das três. Habilidade técnica: é a capacidade de usar os procedimentos, técnicas e conhecimentos de um campo de especialização. Habilidade humana: é a capacidade de trabalhar com outras pessoas, de entendê-las e motivá-las como indivíduos ou como membros de grupos. Habilidade conceitual: é a capacidade de coordenar e integrar todos os interesses e atividades de uma organização. Implica ver a organização como um todo, compreendendo como suas partes dependem umas das outras, e prevendo como uma mudança em qualquer uma delas afetará o todo. Apesar das habilidades técnicas e conceituais serem essenciais, pois sem elas nenhum profissional consegue entregar resultados, há pesquisas que demonstram a importância cada vez mais o aspecto comportamental para completa-las. Com isso, o relacionamento com a equipe, liderança e iniciativa são características cada vez mais valorizadas. 4

5 Resumo dos conceitos utilizados Organização Pode ser entendida como a reunião de duas ou mais pessoas trabalhando juntas e de modo estruturado para alcançar um ou um conjunto de objetivos. Refere-se tanto a empresas privadas, administração pública, entidades sem fins lucrativos, etc. Administração / Gestão É um processo de planejar, organizar, liderar e controlar o trabalho dos membros da organização e dos demais recursos disponíveis da organização. É composta por um conjunto de processos, orientados para a realização dos objetivos estabelecidos. Modelos de Gestão É o conjunto de princípios, conhecimentos, valores, instrumentos e práticas de gerenciamento adotados pelas organizações para a realização de suas atividades. São também chamados de processos de gestão ou metodologias de gestão. Processo É um modo sistemático de fazer coisas. Constitui-se como um conjunto de atividades coordenadas e dependentes, visando a atingir objetivos. Para gerenciar estes processos, existem os modelos de gestão. Administrador/Gestor São profissionais que gerenciam o uso dos recursos (financeiros, físicos, tecnológicos e humanos) das empresas, calculam despesas e garantem a perfeita circulação de informações e buscam soluções para os problemas administrativos. Criam métodos, planejam atividades e organizam o funcionamento dos vários setores da empresa. Padrões de trabalho Referem-se às regras de funcionamento dos modelos de gestão. Podem ser, por exemplo, estrutura hierárquica e funcional, distribuição de responsabilidades, procedimentos, fluxogramas, instruções, etc. Exercício: Os 7 Pecados Capitais do Gestor Os 7 pecados são muito conhecimentos e historicamente serviram como um padrão de condução e classificação de condições humanas, conhecidas atualmente como vícios. Precede ao surgimento do Cristianismo, mas que foi usada mais tarde pelo catolicismo com o intuito de controlar e educar os seguidores, para controlar os instintos básicos do ser humano. Assim, a Igreja Católica selecionou e classificou os pecados em dois tipos: os pecados que são perdoáveis com o sacramento da confissão, e os pecados capitais, merecedores de condenação. A partir de inícios do século XIV a popularidade dos pecados capitais entre artistas da época resultou em sua popularização e como parte da cultura humana. Até hoje citamos como padrão de conduta esperado. Os Sete Pecados Capitais IRA: Tem como sinônimos a raiva, a cólera, agressividade exagerada e intolerância. GULA: Associada à voracidade, ânsia. INVEJA: É o pesar pelos bens do outro, a dificuldade de admirar o outro, o sentimento de injustiça. SOBERBA: É o brio, a altivez, o orgulho. AVAREZA: Apego excessivo apegado a algo levando a um grande medo de faltar, necessidade de posse. PREGUIÇA: É definida como aversão ao trabalho, negligência ou procrastinação. LUXÚRIA: É definida como uma impulsividade desenfreada, um prazer pelo excesso. Proposta: Seria possível listar alguns dos pecados capitais cometidos pelos gestores e classifiá-los de acordo com a lista acima? Vamos refletir. 5