SISTEMAS DE GESTÃO DOCUMENTAL EM FLORIANÓPOLIS: ANÁLISE DE FUNCIONALIDADES BASEADA NOS REQUISITOS DO E-ARQ BRASIL

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1 SISTEMAS DE GESTÃO DOCUMETAL EM FLORIAÓPOLIS: AÁLISE DE FUCIOALIDADES BASEADA OS REQUISITOS DO E-ARQ BRASIL Suélle Chrystina Leal da lva Graduanda no Curso de Arquivologia UFSC Me. Sonali Paula Molin Bedin Docente do Departaento de Ciência da Inforaç UFSC Resuo: O presente artigo te por objetivo analisar sisteas de gest docuental desenvolvidos e Florianópolis e é resultado do trabalho de conclus de curso de Graduaç e Arquivologia. Aborda a gest docuental e apresenta a discuss entre gest de docuentos eletrônicos (GED) e gest arquivística de docuentos eletrônicos (GEAD) traçando seus principais aspectos e a iportância da aplicaç dos requisitos sugeridos pelo e-arq Brasil para os steas Inforatizados de Gest Arquivística de Docuentos (SIGAD). A análise foi realizada no setor tecnológico de Florianópolis, te cunho descritivo e abordage quantitativa e qualitativa. Fora investigadas cinco epresas no rao de software de gest docuental co coleta de dados por eio de entrevista e questionário co perguntas focadas na análise de requisitos dos sisteas. Particularente, apenas os requisitos obrigatórios ais representativos, abordando todos os quatorze itens referentes a funcionalidade dos sisteas encionados no e-arq Brasil, fora utilizados. Os resultados obtidos indica que poucas epresas conhece o e- ARQ e as noras e leis relacionadas aos arquivos e a gest de docuentos no Brasil. Observou-se que as funcionalidades específicas que atende características e princípios arquivísticos n est presentes na aioria dos sisteas avaliados. o que se refere à segurança e recuperaç da inforaç, estas apresenta-se be desenvolvidas. Palavras-chave: Análise de requisitos e-arq Brasil. Gest Eletrônica de Docuentos. steas Inforatizados de Gest Arquivística de Docuentos. Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

2 1 ITRODUÇÃO Frente às inovações das tecnologias da inforaç e counicaç faz-se necessária a aplicaç da gest docuental, ua vez que ela perite: expandir o desepenho da gest adinistrativa; racionalizar o tepo dedicado à execuç das atividades e os recursos financeiros; auxiliar no processo de toada de decis; equilibrar as necessidades de acesso à inforaç da instituiç e dos usuários; iniizar o volue da assa docuental; alé de garantir que a história e a eória das instituições seja preservadas. (BERARDES, 2008). Diante do exposto, percebe-se que é fundaental planejar e estruturar previaente a gest docuental, peritindo assi sua aplicaç de fora eficiente no contexto das instituições. Considerando as discussões sobre a teática de gest de docuentos, voltadas tanto para os docuentos físicos quanto digitais, be coo a aplicaç de requisitos que respeite os princípios e as características dos docuentos arquivísticos, a presente pesquisa te coo tea principal a análise de sisteas de gest docuental e Florianópolis, especificadaente no setor tecnológico, e epresas privadas que desenvolve sisteas de gest de docuentos. Sendo assi, o problea da pesquisa abordou a seguinte quest: As epresas do setor tecnológico de Florianópolis que desenvolve sisteas de gest de docuentos utiliza os requisitos arquivísticos indicados e seus sisteas? O objetivo principal consistiu na análise da utilizaç dos requisitos indicados na literatura da área nos sisteas de Gest Docuental. O universo da pesquisa foi coposto pelas epresas do setor tecnológico de Florianópolis, sendo o critério de seleç da aostra analisada aquelas que s ou fora associadas à Associaç Catarinense de Epresas de Tecnologia (ACATE) e a incubadora MIDI Tecnológico. As epresas que aceitara participar da pesquisa n fora identificadas pelo noe para preservar a iage das esas. Desta fora, apresenta-se Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

3 categorizadas e: A, B, C, D, E, para possibilitar a diferenciaç e a coparaç entre os dados obtidos. E relaç aos procedientos etodológicos, foi utilizada etodologia de pesquisa de capo caracterizando-se por ser aplicada descritiva, co a abordage quantitativa e qualitativa. A pesquisa bibliográfica auxiliou o desenvolviento da fundaentaç teórica, a pesquisa docuental, na consulta dos sites das epresas, e o levantaento na obtenç das inforações analisadas. A coleta de dados ocorreu por eio de entrevista e da observaç co auxílio de u questionário. 2 GESTÃO DOCUMETAL E u contexto e que profissionais dedica esforços e soluções para o undo digital, destaca-se a Gest Docuental, ua vez que os docuentos s fonte de inforações orgânicas relevantes para as instituições. Tais inforações s utilizadas para fins adinistrativos, probatórios, culturais, de pesquisas, na inteligência copetitiva, na toada de decisões, entre outros. Entretanto, s poucas as iniciativas no Brasil que de fato aplica a Gest Docuental e sua totalidade. Percebe-se que na prática o trataento dos arquivos é algo distante da teoria, uitas vezes rejeitada pelo esqueciento ou pela falta de conheciento. Segundo Santos (2009, p.119) ocasionalente a teoria é aplicada co o intuito de reafirar procedientos técnicos que se baseia nos princípios da biblioteconoia e/ou no bo senso das pessoas que durante o exercício de suas atividades lida co os docuentos. Destaca-se, portanto, a necessidade de aplicar as práticas de Gest Docuental, levando e consideraç os conceitos e princípios arquivísticos. Confore o Dicionário Brasileiro de Terinologia Arquivística (2005, p.100), a gest docuental é "o conjunto de edidas e rotinas visando à racionalizaç e eficiência na criaç, traitaç, classificaç e avaliaç dos docuentos". esse contexto, Bernardes (1998) sintetiza a gest Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

4 docuental e três oentos: 1. Produç dos docuentos, 2. Manutenç e uso e 3. Destinaç final dos docuentos. Sendo assi, percebe-se que a gest iplica na intervenç do ciclo docuental, que pereia desde a sua produç até ser eliinado ou recolhido. A aplicaç da Gest Docuental, no contexto organizacional, proporciona diversos benefícios, dentre eles destaca-se: Econoia do custo operacional; racionalizaç da produç docuental; agilidade no acesso a inforaç; preservaç dos docuentos; estabeleciento na distinç dos valores dos docuentos; organizaç dos docuentos. 3 GESTÃO ELETRÔICA DE DOCUMETOS (GED) X GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMETOS ELETRÔICOS Co o desenvolviento das tecnologias da inforaç (TI), o odo de fazer a Gest Docuental sofreu alguas udanças que por sua vez introduzira novos conceitos na área, coo Gest Arquivística de Docuentos Eletrônicos (GEAD) e Gest de Docuentos Eletrônicos (GED) 1 ou tero ais atualizado ECM Enterprise Content Manageent (gerenciaento de conteúdo), que eso sendo bastante divulgados, s ainda confundidos. Segundo o e-arq Brasil (COARQ, 2011, p.10) GED é o conjunto de tecnologias aplicadas para a organizaç da inforaç n estruturada de ua instituiç, que copreende as funções de captura, gerenciaento, arazenaento e distribuiç. O GED pode englobar tecnologias de fluxos de trabalho (workflow), processaento de forulários, indexaç, gest de docuentos, repositórios, entre outras. Corroborando co a ideia, Angeloni (2008, p. 328) afira que o GED é coposto por u conjunto de técnicas e étodos utilizados, tendo coo objetivo facilitar o arquivaento, o 1 Entende-se coo sinônios os teros Gest e Gerenciaento. Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

5 acesso, a consulta e a difus dos docuentos e inforações e ua organizaç. A esa apresenta diversos exeplos de ferraentas para aplicações de GED: docuent anageent, docuent iaging, iaging enable, Engeneering Docuent (EDM), Full Text Retrieval (FTR), Coputer Laser Disc (Cold). Por sua vez, Castro (2007, p. 85) considera GEAD u sistea de gerenciaento arquivístico de docuentos eletrônicos, que preserva o conteúdo, a estrutura e o contexto desses docuentos, assegurando os princípios arquivísticos. esse contexto, considera-se o exeplo das trilhas de auditoria, u eio de garantir a autenticidade do docuento digital peritindo que este seja utilizado coo evidência legal. Desta fora, vê-se que a principal diferença entre GED e GEAD é que o GEAD necessariaente contepla os conceitos, as características e os princípios arquivísticos. Isto é, o GEAD, de certa fora, é a gest de docuentos que associa o GED e o docuento arquivístico. 4 SISTEMAS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMETOS Co a udança dos tradicionais suportes inforativos para o eio digital, autoaticaente surgiu à necessidade de novas ferraentas para fazer a gest docuental, dentre eles destaca-se os steas de Gest Arquivística de Docuentos, conhecidos na área da arquivologia coo steas Inforatizados de Gest Arquivística de Docuentos (SIGAD). Segundo o e-arq (2011, p.10) u stea Inforatizado de Gest Arquivística de Docuentos (SIGAD) consiste e: u conjunto de procedientos e operações técnicas, característico do sistea de gest arquivística de docuentos, processado por coputador. Pode copreender u software particular, u deterinado núero de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encoenda, ou ua cobinaç destes. (COARQ, 2011, p.10) Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

6 Sendo assi, u SIGAD corresponde é u sistea que perite a realizaç da gest arquivística de docuentos digitais, n digitais e híbridos. Ao gerenciar os docuentos e as inforações e eio eletrônico alguas dificuldades fora despertadas e relaç à produç, traitaç, arazenaento, uso, avaliaç e arquivaento dos docuentos. Deste odo, surgiu a necessidade de estabelecer parâetros e requisitos de cunho legal para esses procedientos. A especificaç de requisitos para elaboraç de u prograa de Gest Docuental faz-se necessária, devido ao fato desses apresentare as inforações fundaentais para o desenvolviento do prograa. o contexto da engenharia de produç, Robertson (1999 apud BOA, 2002, p.94) defende que requisitos s coisas a descobrir antes de coeçar a construir u produto. Logo, os requisitos s deterinados antes do desenvolviento de u produto/serviço. Portanto, considerou-se nessa pesquisa os requisitos sugeridos pelo e-arq Brasil para steas Inforatizados de Gest Arquivística de Docuentos. (SIGAD). 4.1 Requisitos para steas Inforatizados de Gest Arquivística de Docuentos (SIGAD) baseado no Modelo do e-arq Brasil Para desenvolver sisteas específicos de gest arquivística de docuento, no âbito do Conselho acional de Arquivos (COARQ), a Câara Técnica de Docuentos Eletrônicos (CTDE) redigiu e elaborou o Modelo de requisitos para sisteas inforatizados de gest arquivística de docuentos e-arq Brasil. Ele foi elaborado entre os anos de 2004 e 2006, e publicado e 2009, sendo a últia vers 1.1 atualizada e 2011, a qual foi utilizada na pesquisa. O e-arq consiste e u docuento que reúne as especificações de u SIGAD, ou seja, os requisitos para u conjunto de condições a sere cupridas pela organizaç Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

7 produtora/recebedora de docuentos, pelo sistea de gest arquivística e pelos próprios docuentos, a fi de garantir a sua confiabilidade, autenticidade, preservaç, assi coo seu acesso (COARQ, 2011, p.9). Percebe-se que essas especificações v alé das configurações técnicas de u sistea inforatizado, pois copreende tabé a instituiç e os procedientos de gest docuental. O conteúdo do e-arq encontra-se dividido e duas partes. A prieira parte trata dos aspectos teóricos da Gest Arquivística de Docuentos, coo: o conceito dos teros da área, orientações para definir ua política arquivística, o planejaento e a ipleentaç do prograa de gest, os procedientos e operações técnicas de u sistea de gest arquivística de docuentos digitais e convencionais, entre outros. a segunda parte, encontra-se os aspectos de funcionalidade para u SIGAD, co a especificaç dos requisitos, encionados coo: obrigatórios (O), altaente desejáveis (AD) e facultativos (F). Os aspectos de funcionalidade s subdivididos e 14 itens, sendo eles: 1. Organizaç dos docuentos arquivísticos: plano de classificaç e anutenç dos docuentos; 2. Traitaç e fluxo de trabalho; 3. Captura; Avaliaç e destinaç; 5. Pesquisa, localizaç e apresentaç dos docuentos; 6. Segurança; 7. Arazenaento; 8. Preservaç; 9. Funções adinistrativas; 10. Conforidade co a legislaç e regulaentações; 11. Usabilidade; 12. Interoperabilidade; 13. Disponibilidade; 14. Desepenho e escalabilidade. Alguns aspectos de funcionalidade ainda encontra-se subdivididos, coo por exeplo: 2. Traitaç e fluxo de trabalho é subdividida e 2.1 Controle do fluxo de trabalho e 2.2 Controle de versões e do status do docuento. Sendo assi, a quantidade de requisitos varia confore a funcionalidade. 5 PROCEDIMETOS METODOLÓGICOS Para execuç dessa pesquisa realizou-se ua pesquisa de Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

8 capo, considerando que o objetivo da pesquisa foi analisar a utilizaç dos requisitos indicados na literatura da área nos sisteas de Gest Docuental das epresas do setor tecnológico de Florianópolis. Sendo assi, a pesquisa caracterizase por ser aplicada, de cunho descritivo, co a abordage quantitativa e qualitativa. Utilizou-se a pesquisa bibliográfica, para o desenvolviento do referencial teórico, a pesquisa docuental, na consulta dos sites das epresas e o levantaento para obtenç das inforações que ser analisadas. O levantaento teve coo instruento de pesquisa as técnicas de entrevista, observaç e questionário para coleta de dados. O questionário foi dividido e duas partes. A prieira apresentava perguntas descritivas para caracterizar as epresas e o processo de desenvolviento de software. Procurou-se identificar a estrutura organizacional da epresa, o tepo de existência no ercado, o porte e alguns detalhes de coo ocorria o processo de desenvolviento de softwares, por exeplo: por eio da solicitaç de clientes, co equipe ultidisciplinar, entre outros detalhes que est coentados no tópico 6 Análise de Resultados. A segunda parte teve coo base a parte II do e-arq, coo encionado anteriorente, pois nessa parte est especificados os requisitos referentes aos aspectos de funcionalidade dos SIGADs. Considerou-se os aspectos de funcionalidades do ite 2 ao ite 14. O ite 1, que trata da organizaç dos docuentos, n foi incluído nessa pesquisa, pois este apresenta ua variaç confore as atividades das epresas e que s aplicados os software, alé de que as epresas analisadas coercializa esses softwares, ou seja, n utiliza o eso e suas atividades. Destaca-se que n fora aplicados no questionário todos os requisitos do e-arq. Utilizara-se soente os requisitos obrigatórios, sendo feita ua seleç prévia dos ais relevantes, co objetivo de n tornar o questionário exaustivo, redundante e que pudesse atender as qualidades dos docuentos de fora ais apla. A partir desses Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

9 requisitos, forulou-se perguntas fechadas para facilitar a counicaç durante a entrevista, co a possibilidade de resposta afirativa si, ou negativa n, tendo apenas duas co caráter descritivo. Os requisitos utilizados ser encionados e quadros no tópico 6 Análise de resultados. A aplicaç dos questionários ocorreu por eio de entrevista, co objetivo de iniizar as possíveis dúvidas no preenchiento e aproxiar-se a realidade das epresas. O escopo da pesquisa caracteriza-se pelas epresas localizadas e Florianópolis, capital do estado de Santa Catarina, ais precisaente do setor tecnológico. O otivo que levou a escolha desse setor foi o cresciento considerável nos últios anos. Segundo dados da Prefeitura Municipal de Florianópolis (2012), a capital possui 600 epresas de software, hardware e serviços de tecnologia, as quais gera aproxiadaente cinco il epregos diretos. A esa afira que no ano de 2012 as epresas de tecnologia de inforaç gerara cerca de R$1 bilh e arrecadaç para o unicípio, destacando assi o desenvolviento desse setor. Para alcançar o objetivo geral da pesquisa, fora consideradas apenas as epresas desse setor que desenvolve softwares de gest de docuentos e Florianópolis. Utilizou-se o tipo de aostra n probabilística, de fora intencional. O critério para seleç da aostra considerou as epresas que s ou fora ebros da Associaç Catarinense de Epresas de Tecnologia (ACATE) e da incubadora MIDI Tecnológico, devido ao fato da Junta Coercial do Estado de Santa Catarina n disponibilizar essa inforaç. Após o recorte, o universo da pesquisa foi coposto por 72 epresas localizadas no site da ACATE e do MIDI, no qual se observou a descriç dos serviços realizados, selecionando apenas aquelas que desenvolvia software. A seguir, todas as epresas fora contatadas e verificou-se que apenas 40 epresas trabalhava de fato co o desenvolviento de software; as outras afirara que n atua ou udara de segento e n atualizara o site. Das 40 epresas, 27 trabalha co o Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

10 desenvolviento de software de jogos, análise e onitoraento de redes, produç de iagens e gráficos e 3D, siuladores, entre outros, que n atende ao objetivo da pesquisa. Por fi, fora identificadas 13 epresas que desenvolve softwares de gest de docuentos. O total da aostra foi coposto por 13 epresas, sendo que destas, apenas 5 epresas aceitara participar da pesquisa e ser categorizadas e: A, B, C, D e E para possibilitar a diferenciaç e a coparaç entre os dados obtidos. A coleta de dados durou aproxiadaente u ês. As 5 epresas analisadas nessa pesquisa caracteriza-se por estare no ercado de Florianópolis há ais de 5 anos, tere e sua coposiç ais de 15 pessoas trabalhando diretaente na epresa e sere estruturadas apenas e ua atriz, as atuare e todo Brasil, tendo clientes dos setores públicos e privados. 6 AÁLISE DE RESULTADOS Coo encionado anteriorente, o questionário foi estruturado e duas partes. A prieira apresentava perguntas para caracterizar as epresas e o processo de desenvolviento de software. Dentre elas: o noe da epresa; a quantidade de funcionários; o tepo de existência da epresa no ercado; se a esa é dividida e atriz e filial; coo ocorre o desenvolviento de software, se é por solicitaç de clientes ou pela iniciativa da epresa; que participa do desenvolviento, se é ua equipe ultidisciplinar; se a epresa te conheciento das noras e leis relacionadas aos arquivos, a gest de docuentos e sobre o e-arq Brasil. Por eio das inforações coletadas na prieira parte, percebe-se que apenas ua epresa coercializa u software coo produto fechado. As deais apresenta duas foras para o desenvolviento: ua que caracteriza o início do desenvolviento a partir das necessidades de cada cliente, ou seja, por encoenda ou a pedido, gerando u produto único e Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

11 personalizado; a outra fora caracteriza-se pelo desenvolviento co base nas necessidades gerais do ercado, prieiro procurase desenvolver o software e após pronto coercializa-o no ercado, sendo possível realizar alguas adaptações. Outro ponto observado foi a foraç da equipe responsável pelo desenvolviento de software. Verificou-se que a aioria das epresas anté ua equipe ultidisciplinar, sendo coposta n só por profissionais da área tecnológica, coo prograadores, web designers, e de engenharia de software, as tabé co foraç e adinistraç, biologia, direito, letras e ateática. Apenas ua epresa n apresenta ua equipe ultidisciplinar. E relaç à legislaç, todas as epresas afirara que consulta e respeita a legislaç brasileira no desenvolviento de seus softwares, assi coo a atualizaç das esas, co destaque para legislaç estadual, federal e da área contábil. Assi, vê-se que o desenvolviento procura atender alé das necessidades dos clientes, as legislações pertinentes 2. Ao sere questionadas sobre o conheciento das noras e leis relacionadas aos arquivos e a gest de docuentos no Brasil, duas epresas respondera que te conheciento e procura aplicá-las nas funcionalidades dos softwares, já as outras três afira n ter conheciento. A últia quest procurou identificar se as epresas tinha conheciento sobre o docuento que seria utilizado, nessa pesquisa, para avaliar as funcionalidades dos softwares, o e- ARQ Brasil. Dentre as respostas, duas epresas afirara que tinha conheciento, as n coentara sobre sua aplicaç. As deais afirara que n tinha conheciento. Os dados coletados referentes à segunda parte est sintetizados e quadros, sendo que cada quadro representa ua das funcionalidades analisadas, contendo o núero de referência do requisito, segundo o e-arq, a pergunta que foi realizada no questionário e as respostas das epresas. 2 Entende-se nesse contexto: leis, decretos e outros docuentos norativos. Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

12 Os resultados obtidos e relaç aos requisitos que consta no ite 2 do e-arq, que trata a traitaç e fluxo de trabalho, conhecido coo workflow, pode ser observados no quadro 1. Quadro 1: Resposta das epresas referente aos requisitos do e-arq 2. Traitaç e fluxo de trabalho. Epres Epres Epres Epres Requi Epresa A a B a C a D a E sitos Pergunta realizada e- ã ã ã ã ã ARQ o o o o o O sistea perite o acopanhaento da 2 traitaç de docuentos ou u fluxo de trabalho? O fluxo de trabalho apresenta a funç avisar quando u docuento foi recebido especificando quais ações s necessárias sere realizadas? O fluxo de trabalho fica registrado e u histórico de ovientaç do docuento? A traitaç fica registrada nos etadados do docuento? O fluxo de trabalho registra qual é o status do docuento? (cópia, original, inuta). O fluxo de trabalho é capaz de controlar as diferentes versões quando u docuento está traitando? Fonte: Quadro elaborado pelas autoras. Percebe-se que todas as epresas possue a funcionalidade de traitaç e fluxo de trabalho integrado aos seus sisteas. Essa funcionalidade está diretaente relacionada Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

13 ao próprio conceito de Gest Docuental, no que diz respeito à criaç e traitaç de docuentos. Outra característica presente e todas as epresas é o fato desse fluxo de trabalho ficar registrado e u histórico de ovientaç do docuento, o que perite o acopanhaento das atividades realizadas pelos usuários. Contudo, as epresas B e E n anté essa traitaç registrada nos etadados do docuento, podendo coproeter autenticidade, pois as intervenções n fica registradas e associadas ao docuento. O controle de versões, assi coo o status do docuento contribui para o acesso e arazenaento dos docuentos realente válidos. o que diz respeito ao controle de status do docuento, apenas a epresa E apresenta essa funcionalidade e seu sistea. E relaç ao controle de versões, soente as epresas A e E atende esse requisito. Os resultados obtidos referentes aos requisitos do ite 3, sobre captura, pode ser observados no quadro 2. Quadro 2: Resposta das epresas referente aos requisitos do e-arq 3. Captura. Requi Epres Epres Epres Epres Epres sitos a A a B a C a D a E Pergunta realizada e- ARQ É possível incorporar docuentos ao sistea? O sistea perite a captura de docuentos convencionais (físicos) e ou híbridos? 3 O sistea te a funç de captura de docuentos, contendo as funções de registro, classificaç, indexaç, atribuiç de etadados e arquivaento? De qual (quais) fora(s) o sistea captura os docuentos: Docuentos produzidos dentro do sistea? Docuento individual, e arquivo digital, produzido fora do sistea? Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

14 Docuento individual produzido e outros sisteas integrados? Docuentos e lote/ conjunto de docuentos? É possível inserir etadados obrigatórios e opcionais relacionados a captura? O sistea perite a inserç e alteraç de e etadados soente por usuários autorizados? Se o docuento é coposto por u conjunto de docuentos/processo, o sistea trata os esos coo ua unidade indivisível, assegurando a relaç entre eles? O sistea eite u aviso caso o usuário tente registrar u docuento já registrado? O sistea perite a captura de ensagens de correio eletrônico? O sistea perite a inserç de etadados co inforações sobre a localizaç dos docuentos? Fonte: Quadro elaborado pelas autoras. Observa-se que todas as epresas atende ao requisito básico de incorporar u docuento no sistea, poré as epresas B e D trabalha apenas co docuento digital, e as esas n realiza as funções que caracteriza a captura e u SIGAD. Ao analisar as foras de realizar a captura, percebe-se que todas as epresas possibilita a captura dos docuentos produzidos dentro do sistea. As deais atende aos requisitos de captura de docuentos produzidos e sisteas integrados e tabé e lote, característica iportante, pois vê-se que as epresas noralente utiliza ais de u sistea para produç de docuentos, por exeplo. Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

15 U requisito que erece destaque é o , no qual todas as epresas atende. É fundaental para a Gest Arquivística de Docuentos Digitais que as associações entre os docuentos, conhecida coo organicidade, seja antida pelos sisteas, pois essa é ua qualidade do docuento, confore citado anteriorente pelo e-arq. A garantia das qualidades do docuento pelo sistea é o que difere u SIGAG de u sistea de GED. Os requisitos referente ao ite 4, que trata da avaliaç e destinaç, encontra-se especificados no quadro 3. Quadro 3: Resposta das epresas referente aos requisitos do e-arq 4. Avaliaç e destinaç Requi Epres Epres Epres Epres Epres sitos e- ARQ Pergunta realizada O sistea perite que ua tabela de teporalidade e destinaç seja associada ao eso, auxiliando na exportaç e eliinaç dos docuentos? O sistea perite a que a teporalidade dos docuentos esteja associada a u plano de classificaç? O sistea apresenta as seguintes inforações: Identificador da instituiç Identificador da classe (classificaç) Prazo de guarda na fase corrente Prazo de guarda da fase interediária Destinaç final (eliinaç ou guarda peranente) Observações Contage do início do prazo de retenç e cada fase O sistea apresenta as seguintes opções para destinaç: Reavaliaç para data a A a B a C a D a E X X X X X X X X X Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

16 futura Eliinaç X Exportaç para transferência X Exportaç para recolhiento (guarda X peranente) O sistea perite a elaboraç de relatórios que apoie a gest da X tabela de teporalidade e destinaç? Fonte: Quadro elaborado pelas autoras. Quadro 3: Resposta das epresas referente aos requisitos do e-arq 4. Avaliaç e destinaç (Continuaç). Requi Epres Epres Epres Epres Epres sitos a A a B a C a D a E Pergunta realizada e- ARQ O sistea infora ao usuário autorizado quando os docuentos já cuprira ou está X próxio de prazo de guarda previsto? Antes de finalizar qualquer aç o sistea pede confiraç para executar X a esa? Quando o adinistrador altera a classificaç de u ou ais docuentos, o sistea altera X autoaticaente a teporalidade e a destinaç dos esos? O sistea perite a exportaç de docuentos e seus etadados para outros sisteas dentro ou fora da instituiç? O sistea, ao realizar a exportaç de u ou ais docuentos, anté associado a estes seus etadados, anexos e as ligações co outros docuentos? X X X X ÃO DISSE Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

17 A eliinaç só é realizada por usuários co periss para esta aç? O sistea eite u aviso ao eliinar u ou ais docuentos que possue ligações co outros no sistea? O sistea aplica a esa tabela de teporalidade e destinaç para ÃO X X X X docuentos DISSE convencionais, digitais e híbridos? Fonte: Quadro elaborado pelas autoras. Percebe-se que apenas ua epresa atende ao requisito de associar ua tabela de teporalidade e destinaç ao sistea. Contudo, a esa n perite associá-la a u plano de classificaç, o que pode dificultar a gest de docuentos ua vez que se considera a transferência ua aç de destinaç. (e- ARQ, 2011). Apesar de possibilitar essa associaç da tabela de teporalidade ao sistea, verifica-se que a epresa A n especifica e seu sistea os prazos de guarda nas fases corrente e interediária, alé das opções de destinaç (requisito 4.1.4). O eso apenas indica se o docuento pode ser eliinado. As epresas A, B e C afirara apresentar e seus sisteas a funcionalidade de exportaç de docuentos e seus etadados para outros sisteas internos ou externos. Ainda e relaç a exportaç, as epresas A, B, C e E afirara anter as relações entre os docuentos e os etadados. Manter a associaç dos etadados co o docuento e as relações entre eles garante a relaç orgânica dos docuentos, alé de ser fundaental para a contextualizaç e garantia de autenticidade na execuç da exportaç, confore o e-arq (2011, p.11). E relaç à eliinaç, o sistea das epresas A, D e E só perite que essa aç seja realizada por usuários co periss, sendo a esa tabela aplicada aos docuentos convencionais (físicos), digitais e híbridos. Já as epresas B e C n atende esse requisito (4.4.1), pois as esas afira que o Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

18 sistea n apresenta a funcionalidade para eliinaç. Destacase que apenas a epresa E atende ao requisito e que o sistea eite u aviso ao eliinar u ou ais docuentos que possue ligações co outros sisteas. Segundo o e-arq (2011, p. 30), o controle dos usuários que realiza a eliinaç deve ser onitorado, considerando que a eliinaç n é definida soente a partir de ua pessoa, as si de ua coiss que irá estabelecer os devidos prazos, sendo a instituiç é responsável pela eliinaç. Os requisitos do ite 5 do e-arq, referente a pesquisa, localizaç e apresentaç dos docuentos, encontra-se especificados no quadro 4. Quadro 4: Resposta das epresas referente aos requisitos do e-arq 5. Pesquisa, localizaç e apresentaç dos docuentos. Requi Epres Epres Epres Epres Epres sitos a A a B a C a D a E Pergunta realizada e- ARQ O sistea te a funcionalidade de pesquisa, localizaç e apresentaç dos docuentos para proover o acesso? O sistea executa a pesquisa de fora integrada, ou seja, recupera docuentos digitais, e híbridos ou convencionais? A pesquisa baseia-se apenas nos etadados inseridos ao docuento (indexadores) ou pesquisa no conteúdo do docuento? A visualizaç dos resultados da pesquisa te restriç de acesso confore o usuário? E possível ipriir os docuentos pesquisados? O sistea é capaz de exibir/reproduzir o conteúdo dos docuentos, seja ele iage fixa, iage e oviento e so? DUAS OPÇÕE S COTE ÚDO DUAS OPÇÕE S COTE ÚDO DUAS OPÇÕE S Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

19 A pesquisa pode ser realizada siultaneaente por ais de u usuário? Fonte: Quadro elaborado pelas autoras. Todas as epresas atendera ao requisito referente a funcionalidade de pesquisa, localizaç e apresentaç dos docuentos, visto que o objetivo básico de todos os sisteas de gest de docuentos é a recuperaç e acesso aos docuentos. E relaç a fora na qual é realizada a pesquisa, as epresas A, C e E anté a pesquisa de fora integrada, ou seja, recupera docuentos convencionais (físicos), digitais e híbridos, alé disso, a pesquisa baseia-se tanto nos etadados dos docuentos (indexadores), quanto e seu conteúdo (requisitos e 5.2.4). esse contexto, observa-se que a funcionalidade de ipress (5.3.9) é relevante, as a falta de controle dessas ipressões poderá duplicar o taanho do arquivo. Já a possibilidade da pesquisa siultânea (5.3.19) ve coo ua proposta de facilitar a pesquisa e desistificar o senso cou de que soente que fez o arquivaento será capaz de recuperar o docuento. Os resultados obtidos referentes aos requisitos do ite 6, sobre a segurança, pode ser observados no quadro 5. Percebe-se que as epresas B, C e E apresenta e seu sistea u ecaniso de cópias de segurança/backup para os docuentos, já as epresas A e D n oferece essa funcionalidade, pois afira que esta atividade é de responsabilidade da epresa que coprou o sistea. Acredita-se que eso que n seja oferecido o serviço de backup pelas epresas desenvolvedoras, as esas deveria pelo enos incluir essa funcionalidade ao sistea, segundo o e- ARQ (2011, p. 66). Quadro 5: Resposta das epresas referente aos requisitos do e-arq 6. Segurança (continuaç). Epre Epre Epre Epre Epre Requ sa A sa B sa C sa D sa E isitos Pergunta realizada e- ã ã ã ã ã ARQ o o o o o Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

20 O sistea te ecanisos de backup para os docuentos? Tabé é realizado o backup para os etadados? O sistea te controle de usuários? Os usuários apresenta autorizações de acesso? O sistea perite a classificaç de grau de sigilo de docuentos? O sistea realiza trilhas de auditoria? A trilha de auditoria registra inforações coo: Data e hora de captura de X X X X todos os docuentos Responsável pela captura X X X X Reclassificaç ou desclassificaç X X X X Mudança de grau de sigilo X X X X Alteraç nos etadados X X X X Backups X X X X Usuário, data e hora de X X X X acesso aos docuentos Ações de eliinaç de qualquer docuento ou etadados O sistea possui assinatura digital associada/integrada ao sistea? O sistea possui certificado digital associado/integrada ao sistea? O sistea é capaz de verificar a validade da assinatura digital no oento da captura do docuento? O sistea utiliza a criptografia no arazenaento, transiss ou apresentaç dos docuentos? O sistea é capaz de arazenar docuentos que contenha arcas d água digitais, assi coo as inforações associadas a ela? X X X X X Parcial X X X Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

21 O sistea perite o acopanhaento para 6.8 onitorar e registrar as inforações de local atual e transferência dos docuentos? 6.10 E possível recuperar docuentos apagados? Fonte: Quadro elaborado pelas autoras. Percebe-se que todas as epresas apresenta e seus sisteas o controle de usuário, diferenciando as autorizações de acesso (requisito 6.2). Isso colabora na garantia da integridade dos docuentos, pois será ua ferraenta para onitorar as possíveis alterações e interversões que u docuento está suscetível (COARQ, 2011, p. 31). E relaç às trilhas de auditoria, apenas a epresa D n possui essa funcionalidade e seu sistea. Dentre as inforações que a trilha de auditoria deve registrar (requisito 6.4.1), apenas a epresa A n registra a data e hora de captura de todos os docuentos, poré, todas as epresas registra o responsável pela captura. E relaç ao registro de inforações referentes aos usuários, todas as epresas atende ao requisito, contudo a epresa C n registra as ações de eliinaç de qualquer docuento ou etadados. o que se refere a assinatura digital, todas as epresas apresenta a funcionalidade de associar/integrar estas ao sistea. Entretanto, nenhu sistea é capaz de verificar a validade das assinaturas (requisito 6.5.3). E relaç a criptografia, as epresas A, C e E utiliza essa técnica de segurança para inforações no arazenaento, transiss ou apresentaç dos docuentos pelo sistea. A epresa B afirou que atende esse requisito de fora parcial, pois n ocorre de fora autoática pelo sistea, ou seja, é necessário solicitar essa aç. Já os sisteas capazes de arazenar docuentos que contenha arcas d água digitais, assi coo outras inforações associadas, s os das epresas C e E, que tabé apresenta a funcionalidade de peritir o acopanhaento para onitorar e registrar as inforações de Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

22 local atual e de transferência dos docuentos (requisito 6.8). Pode-se visualizar os resultados obtidos sobre o ite 7 do e-arq, referente ao arazenaento, no quadro 6. Observa-se ua pluralidade de respostas no que tange o padr previsto para arazenaento da docuentaç pelo sistea. Essa variaç depende da escolha do cliente ou da aplicaç. Quadro 6: Resposta das epresas referente aos requisitos do e-arq 7. Arazenaento. Requi Epres Epres Epres Epres Epres sitos e- ARQ Pergunta realizada Qual é o padr previsto para o arazenaento da docuentaç? A atividade de igraç de padrões é realizada coo edida de prevenç? O sistea prevê a capacidade de arazenaento suficiente para os docuentos, assi coo para suas cópias de segurança? É possível a expans da capacidade de arazenaento? A integridade das ídias de arazenaento é periodicaente revisada? a A, as a resp. é do cliente Fonte: Quadro elaborado pelas autoras. a B Vários, depende da aplicaçã o a C PDF a D XML a E ÃO DISSE Verifica-se que as epresas A e E atende ao requisito 7.1.3, contudo, os detalhes n fora especificados na entrevista. E relaç a capacidade de arazenaento, as epresas B e D n atende ao requisito, ou seja, n apresenta ua capacidade de arazenaento suficiente para os docuentos, principalente no que tange as cópias de segurança. Segundo as esas, a responsabilidade de arazenar as cópias de segurança é da epresa que adquiriu o sistea. Sobre a expans da capacidade de arazenaento, todas as epresas afirara que seria possível essa expans, caso necessário. Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

23 Os resultados obtidos sobre a preservaç, identificado pelo ite 8 do e-arq, pode ser visualizados no quadro 7. Quadro 7: Resposta das epresas referente aos requisitos do e-arq 8. Preservaç. Requi Epres Epres Epres Epres Epres sitos e- ARQ Pergunta realizada É realizada algua edida de prevenç do hardware e do software do sistea? O sistea perite o controle da vida útil dos suportes para auxiliar no processo de atualizaç? O sistea anté cópias de segurança e locais diferentes de onde se encontra a inforaç original? O sistea suporta a transferência de u conjunto de docuentos, assi coo as inforações associadas a eles, para outros suportes ou sisteas? O sistea arazena etadados específicos para preservaç dos docuentos? a A Fonte: Quadro elaborado pelas autoras. Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p , a B a C X X X X X a D X X X X X X X X X PARCI AL a E ÃO DISSE X X X X X Percebe-se que as epresas que realiza algua edida de preservaç do hardware e do software s: B, C, D e E. Foi possível verificar que as epresas C, D e E apresenta a funcionalidade no sistea que perite o controle da vida útil dos suportes para auxiliar o processo de atualizaç. E relaç às cópias de segurança, coo edida de preservaç apenas as epresas C e E anté as esas e locais diferentes de onde se encontra a inforaç original. A epresa E é a única que atende e seu sistea o requisito que aborda o arazenaento de etadados específicos para a preservaç dos docuentos. Apesar da esa n coentar durante a entrevista quais s os etadados específicos

24 utilizados, destaca-se a iniciativa desta inserir essa funcionalidade, pois segundo o e-arq (2011, p. 82) as ações de preservaç deve ser contínuas e ipleentadas desde a produç dos docuentos até sua destinaç final, sendo fundaental esse registro nos etadados dos docuentos. É possível visualizar os resultados obtidos sobre o ite 9 do e-arq, referente as funções adinistrativas, no quadro 8. Entende-se nesse oento as funções adinistrativas sendo estas correspondentes às funções do usuário adinistrador do sistea, por exeplo. Quadro 8: Resposta das epresas referente aos requisitos do e-arq 9. Funções Adinistrativas. Requi Epres Epres Epres Epres Epres sitos e- ARQ Pergunta realizada O sistea perite a eiss de relatórios para os usuários adinistradores gerenciar os docuentos e seu uso? O sistea te u anual foralizado que dispõe sobre os aspectos de adinistraç do sistea? a A Fonte: Quadro elaborado pelas autoras. a B a C a D Verifica-se que apenas a epresa D n atende ao requisito que possibilita o sistea eitir relatórios para os usuários adinistradores gerenciare os docuentos e seu uso. O acopanhaento do adinistrador às ações executadas pelos deais usuários no sistea, ou seja, de inforações, é essencial para o que eso consiga identificar falhas e poder toar as decisões necessárias. E relaç ao requisito 9.1.3, apenas a epresa B n contepla este e seu sistea. Os resultados coletados relacionados ao ite 10 do e- ARQ, sobre conforidade co a legislaç e regulaentações, est reunidos no quadro 9. a E Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

25 Quadro 9: Resposta das epresas referente aos requisitos do e-arq 10. Conforidade co a legislaç e regulaentações. Epres Epres Epres Epres Epres Requi a A a B a C a D a E sitos Pergunta realizada e- ã ã ã ã ã ARQ o o o o o O sistea faz algua relaç co a legislaç e noras específicas para gest de arquivos? Fonte: Quadro elaborado pelas autoras. O requisito foi utilizado, pois abrange os deais requisitos sobre o eso assunto. Percebe-se que nenhua epresa atende esse requisito que perite o sistea a fazer relaç co a legislaç e noras específicas para gest de arquivos. O ite 11 do e-arq, que abrange as questões de usabilidade do software, te os resultados obtidos expressos no quadro 10. Quadro 10: Resposta das epresas referente aos requisitos do e-arq 11. Usabilidade. Requi Epres Epres Epres Epres Epres sitos e- ARQ Pergunta realizada a A O sistea restringe o acesso às funcionalidades adinistrativas e 4 ipossibilita a visualizaç destas pelo usuário final? Fonte: Quadro elaborado pelas autoras. Utilizou-se apenas o requisito , pois ele é o único obrigatório nesse ite. ota-se que todas as epresas afira que seus sisteas restringe o acesso às funcionalidades adinistrativas e ipossibilita a visualizaç destas pelo usuário final. Segundo as epresas, essa funcionalidade de usabilidade perite a visualizaç de u layout diferente para o adinistrador, que possui diversas atribuições no sistea, e para o usuário, que necessita de ua interface de fácil entendiento e utilizaç para facilitar o trabalho do eso. Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p , a B a C a D a E

26 Os resultados obtidos e relaç aos requisitos que consta no ite 12 do e-arq, que aborda a interoperabilidade, pode ser observados no quadro 11. Quadro 11: Resposta das epresas referente aos requisitos do e-arq 12. Interoperabilidade. Requi Epres Epres Epres Epres Epres sitos e- ARQ Pergunta realizada a A O sistea possibilita a 12 interoperabilidade co outros sisteas? Fonte: Quadro elaborado pelas autoras. Segundo o e-arq (2011, p. 88), interoperabilidade consiste na capacidade de troca coerente das inforações e serviços entre sisteas, baseado na adoç de regras e padrões para possibilitar esse intercâbio. Observa-se que todas as epresas afirara atender ao requisito que especifica a possibilidade de interoperabilidade co outros sisteas. Ressalta-se aqui as questões relacionadas a linguage de prograaç do sistea e os foratos utilizados. Caso o sistea utilize padrões fechados, será necessário entrar e contato co a epresa que o desenvolveu e solicita ua autorizaç para que esse intercâbio se efetive. Os resultados coletados associados ao ite 13 do e-arq, sobre disponibilidade, est reunidos no quadro 12. Quadro 12: Resposta das epresas referente aos requisitos do e-arq 13. Disponibilidade. Epres Epres Epres Epres Epres Requi a A a B a C a D a E sitos Pergunta realizada e- ã ã ã ã ã ARQ o o o o o O sistea está disponível no horário de funcionaento da epresa? Fonte: Quadro elaborado pelas autoras. a B a C a D a E Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

27 Todas as epresas afirara atender a esse requisito (13.1.1), sendo destacado durante as entrevistas que o período de anutenç ocorre noralente fora do horário de funcionaento da epresa que adquiriu o sistea, para evitar atrapalhar o desenvolviento das atividades das esas. Por fi, s apresentados os resultados do ite 14, o últio ite da segunda parte do e-arq, que trata do desepenho e escalabilidade, sintetizados no quadro 13. Quadro 13: Resposta das epresas referente aos requisitos do e-arq 14. Desepenho e escalabilidade. Epres Epres Epres Epres Epres Requi a A a B a C a D a E sitos Pergunta realizada e- ã ã ã ã ã ARQ o o o o o O sistea inclui rotina de anutenç de: Dados de usuários e grupos Perfis de acesso Plano de Classificaç Bases de dados Tabelas de teporalidade Fonte: Quadro elaborado pelas autoras. O único requisito obrigatório desse ite enfatiza as rotinas de anutenç do sistea, entendendo-se que a rotina de anutenç poderá anter o bo desepenho e escalabilidade do sistea. Observa-se que apenas a epresa D n realiza nenhua rotina de anutenç coo funcionalidade do sistea. A esa afirou durante a entrevista que alguns tipos de anutenções ocorre, poré, fica ao encargo de que está adinistrando o sistea. E contra partida, destaca-se a epresa E atende todos os requisitos desse ite. 5 COSIDERAÇÕES FIAIS A utilizaç de sisteas inforatizados para gest de docuentos é ua realidade que atualente n pode ser negada, perante a quantidade de docuentos produzidos pelas epresas. Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

28 esse contexto, destaca-se que esses sisteas tê coo objetivo atender as necessidades de seus clientes e, alé disso, estare de acordo co diversas legislações específicas. A presente pesquisa possibilitou a identificar coo as epresas do setor tecnológico de Florianópolis desenvolve seus sisteas de gest de docuentos e se as esas atende aos requisitos arquivísticos, encionados no e-arq. o levantaento das epresas para caracterizar o universo da pesquisa, verificou-se que uitas afira e seus sites desenvolvere softwares. Contudo, a partir do contato realizado por telefone e por e-ail, conferiu-se que enos da etade dessas realente trabalha co o desenvolviento de software. Daquelas que desenvolve softwares de gest docuental e n participara da pesquisa, a justificativa n ficou clara. O que caracteriza, portanto, a falta de abertura para pesquisas sobre esse assunto nas epresas desse segento. A partir da coleta de dados, foi possível coprovar que poucas epresas conhece as noras e leis relacionadas aos arquivos e a gest de docuentos no Brasil, assi coo o e- ARQ. O fato de ter esse conheciento, no caso de duas epresas, n iplicou consequenteente na totalidade de aplicaç desses no desenvolviento de seus sisteas, coo foi citado no requisito , e pode ser observado, nos deais itens. o que se refere à análise dos requisitos, selecionados a partir do e-arq, percebe-se que o ite 2 sobre traitaç e o fluxo de trabalho apresenta a aioria dos requisitos atendidos nos sisteas, pois essa prática é frequente nos abientes epresariais, apenas o eio passou a ser inforatizado. O aior problea nesse ite é a falta de ecanisos que possibilite o controle de versões dos docuentos. E relaç à captura, encionada no ite 3, destaca-se por ser a entrada do docuento no sistea, sendo fundaental atenç nas funções de registro, classificaç, indexaç, atribuiç de etadados e arquivaento, pois erros nesse oento ir coproeter toda gest docuental. Ua funcionalidade que necessita ser desenvolvida nesse Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

29 ite é a captura de ensagens de correio eletrônico (e-ail), ua vez que negociações, contratos, liberaç de pagaentos entre diversas outras ações relevantes s definidas por eio do e-ail coorporativo e necessita ser gerenciadas coo os deais docuentos arquivísticos. A avaliaç e destinaç é o ite que enos foi abordado pelas epresas, eso sendo fundaental para a gest arquivística de docuentos. Entretanto, o ite 5, sobre a pesquisa, localizaç e apresentaç dos docuentos, assi coo o ite 6, quanto a segurança, fora os ais atendidos pelos sisteas. Acredita-se que esse fato pode estar relacionado a essas questões sere conhecidas pelos profissionais que trabalha co o desenvolviento de sisteas, ou seja, da área de tecnologia da inforaç (TI). E relaç ao ite 6, deve-se pensar sobre a responsabilidade do backup pelas epresas, alé da assinatura digital, ua vez que a aioria dos sisteas perite a captura de docuentos produzidos dentro do sistea (requisito 3.1.2), ou seja, docuentos eletrônicos. Sobre o arazenaento, apresentado no ite 7, sabe-se o padr irá depender basicaente das características do docuento, por exeplo: textual, iage, entre outros. o que concerne as edidas de preservaç, no ite 8, hardware e software deve ser coteplados, pois o acesso aos docuentos, principalente eletrônicos, depende deles. Os requisitos do ite 9, sobre as funções adinistrativas, s fundaentais estare presentes nos sisteas, pois facilita o adinistrador na gest do sistea. E relaç a usabilidade (ite 11), e a interoperabilidade (ite 12), a disponibilidade (ite 13), e o e-arq cita apenas u requisito coo obrigatório, que foi atendido por todas as epresas. Salienta-se a iportância de ais requisitos sere considerados obrigatórios nesses itens. O desepenho e escalabilidade (ite 14), no diz respeito às rotinas de anutenç, os sisteas precisa dar ais atenç às questões relacionadas a perfis de usuários, plano de Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,

30 classificaç e tabela de teporalidade, devido à rotatividade de funcionários, alterações na classificaç e principalente nos prazos de guarda. Por fi, considerando que essa pesquisa abordou soente alguns requisitos obrigatórios presentes no e-arq, conclui-se que nessa aostra n há nenhua epresa que desenvolve sisteas de gest de docuentos que atenda as características e princípios arquivísticos, ou seja, u GEAD ou SIGAD. O sistea que ais se aproxia co o recoendado é o sistea desenvolvido pela epresa A. Coo sugest para futuros trabalhos, destaca-se a possibilidade de estudos de casos dos sisteas existentes, para verificar coo se apresenta os deais requisitos; ua análise que observe o usuário desses sisteas de gest de docuentos, no caso das epresas que adquire os sisteas existentes no ercado; o processo de desenvolviento de softwares, do ponto de vista arquivístico. Co a inserç de profissionais forados e Arquivologia no ercado de trabalho, na regi de Florianópolis, espera-se que estes possa suprir as deandas que se origina no contexto desta pesquisa, assi coo outras da área. REFERÊCIAS ALMEIDA, R.; RODRIGUES, Ana Célia. Identificaç de tipologias docuentais coo parâetro para avaliaç de docuentos contábeis. In: VII COGRESO DE ARCHIVOLOGIA DEL MERCOSUR, 2007, Viña del Mar, Chile. Actas del VII Congreso AGELOI, Maria Terezinha (Org.). Organizações do Conheciento: Infra-estrutura, Pessoas e Tecnologia. S Paulo: Saraiva, p ARQUIVO ACIOAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terinologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo acional, Revista ÁGORA, ISS , Florianópolis, v. 24, n. 48, p ,