SUMÁRIO INTRODUÇÃO...2 CAPÍTULO 1: Teoria das Organizações...6 CAPÍTULO 2: Documentos Legais Comercias e Títulos de Crédito...15 CAPÍTULO 3: Organizando Arquivos da Empresa...17 CAPÍTULO 4: Organogramas, Fluxogramas e Cronogramas...22 CAPÍTULO 5: Departamentalização...32 CAPÍTULO 6: Rotinas do Departamento de Compras...38 CAPÍTULO 7: Rotinas do Departamento Fiscal...42 CAPÍTULO 8: Fluxo de Caixa...44 CAPÍTULO 9: Planejamento Orçamentário...46 CONCLUSÃO...48 BIBLIOGRAFIA...50 1
INTRODUÇÃO Segundo Maximiano (1992) "uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital, um formigueiro, um time de futebol ou uma escola são todos exemplos de organizações." Uma organização é formada pela soma de pessoas, máquinas e outros equipamentos, recursos financeiros e outros. Portanto, a organização é o resultado da combinação de todos estes elementos orientados a um objetivo comum. E a qualidade é o resultado de um trabalho de organização. Na visão estática da organização existem: Ordem de indivíduos formando uma rede de relações com posições distribuídas dentro deste quadro. É vista e organizada através de Organogramas. A organização compõe-se de camadas hierárquicas ou níveis funcionais estabelecidos pelo organograma. Os níveis diferenciam o grau de autoridade delegada, comando e salários. Portanto, no processo de organização define-se a autoridade de cada pessoa, criando-se assim a hierarquia. Na hierarquia definem-se os executivos que são os diretores e o presidente, os gerentes, os supervisores e/ou as equipes de autogestão. Nas empresas de hoje os supervisores estão sendo substituídos pela equipes de autogestão. Os supervisores têm como principal função garantir que as tarefas sejam cumpridas. Esse modelo foi aos poucos sendo substituído quando as empresas começaram a incluir as equipes na participação das atividades da empresa de um modo mais amplo. Assim estas equipes começaram a se autogerir, ou seja, elas mesmas se organizam e assumem a responsabilidade das atividades. Isto cria uma competição saudável entre equipes, retornando como uma maior produtividade para a empresa. Uma decisão importante a ser tomada no processo de organização de uma 2
empresa é quanto à centralização ou descentralização das atividades. No caso de centralização a empresa terá facilidade de controle, mas os departamentos terão mais dependência para tomar decisões. Já a descentralização pode gerar uma competição saudável entre as unidades, além de terem maior agilidade na tomada de decisões; em contrapartida a empresa terá maior dificuldade de controle. Um importante mecanismo para ajudar no processo de organização é o organograma. No organograma são inseridos os cargos e departamentos, bem como a hierarquia que rege cada um deles. A definição de cargos e delegação de tarefas e responsabilidades é muito importante para a organização da empresa. Desse modo, cada um responsável por uma unidade, um departamento, ou atividade, juntos fazem todo o trabalho necessário para o bom andamento da empresa. Uma organização eficaz é aquela que realiza seus objetivos. Na eficácia organizacional temos a satisfação do cliente, o impacto na sociedade e a aprendizagem organizacional. Uma organização é eficiente é aquela que utiliza corretamente seus recursos. Na OSM (Organização, Sistemas e Métodos) temos a função de planejar e organizar para desenvolver a construção da estrutura de recursos e de operações de uma empresa, bem como na determinação ou definição dos procedimentos, rotinas ou métodos da empresa. Em suas fases temos: Fase pioneira (ou inicial): geralmente constituída por um único profissional. Fase de desenvolvimento (ou expansão): estrutura cresce, expandem suas ações, intensifica seus trabalhos, aumenta o número de participantes. Fase do controle: estabelecimento de normas de coordenação e rotinas dos processos de trabalho. Preocupação com a documentação dos sistemas e são criados os controles para os sistemas. Fase da burocracia: fase do controle levado ao extremo. Fase de maturidade: área readquire sua característica de flexibilidade e inovação sem com isso abandonar o controle necessário. A estrutura organizacional deve ser delineada de acordo com os objetivos e estratégias estabelecidos, ou seja, a estrutura organizacional é uma ferramenta 3
básica para alcançar as situações almejadas pela empresa, é o instrumento básico para concretização do processo organizacional. Para se organizar uma empresa, um estabelecimento, ou qualquer outro processo que inclua relações interpessoais, são necessárias algumas funções básicas, ou seja, um bom administrador precisa saber planejar sua empresa, precisa ter pulso e coerência para dirigir uma empresa e alem disso, precisa saber acompanhar e controlar. Quando a estrutura organizacional é estabelecida de forma adequada, ela propicia para a empresa alguns aspectos: Responsabilidades; Lideranças; Motivações; Organização das Funções, Informações e Recursos. A estrutura organizacional dentro de um contexto geral se subdivide em duas: Estrutura Informal e Formal. Estrutura Informal: Esse tipo de estrutura se consiste numa rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida formalmente, ou seja, a estrutura surge da interação entre as pessoas, desenvolvendo-se espontaneamente quando as pessoas se reúnem entre si. A informalidade é geralmente, mais instável, pois está sujeita aos sentimentos pessoais, pois se trata de uma natureza mais subjetiva, ela não possui uma direção certa e obrigatória. Vantagens: Rapidez no processo; Redução de comunicação entre chefe e empregado; Motiva e integra os grupos de trabalho. Desvantagens: Desconhecimento de chefia; Dificuldade de controle; Atrito entre pessoas. Estrutura Formal: Essa é a estrutura que a grande maioria das empresas adota, é a estrutura deliberadamente planejada, e formalmente representada, em alguns aspectos, em organogramas. 4
Nessa fase, a definição de suas atribuições se torna mais criteriosa, ou seja, aqui a estrutura formal pode alcançar proporções imensas. No desenvolvimento da estrutura formal devem-se considerar os seus componentes, seus condicionantes e seus vários níveis de influência. Pois será, a partir de uma estrutura bem implantada que uma empresa irá alcançar seus objetivos estabelecidos. A empresa possui visão que é composta pelos seus sonhos, ou seja, ela é a sua maior aspiração, é aonde ela pretende chegar, o que pretende ser. Ou ainda, a forma como quer ser reconhecida no seu nicho empresarial, no mercado ou na sociedade em que está inserida. A empresa possui missão que é a função social da atividade da empresa dentro de um contexto global. Portanto, todas as decisões estratégicas, todas as atividades, todos os pensamentos e ações da empresa e de seus colaboradores deverão ser norteados pela missão e pela visão. Após definidas e declaradas é imprescindível que todos os componentes da empresa, desde as funções mais altas de comando até o chão de fábrica, estejam perfeitamente cientes delas e, mais que isso, conscientes da importância de direcionar todos os seus esforços para a sua concretização. 5
CAPÍTULO 1: TEORIA DAS ORGANIZAÇÕES Administração A palavra administração vem do latim ad (direção, tendência para) e minister (subordinação ou obediência). Administração é o ato de trabalhar com e através de pessoas para realizar os objetivos tanto da organização quanto de seus membros. Um administrador deverá usar determinadas funções: planejar, organizar, dirigir e controlar. Planejar - Estabelece os objetivos da empresa, especificando a forma como serão alcançados. Parte de uma sondagem do futuro, desenvolvendo um plano de ações para atingir as metas traçadas. É a primeira das funções, já que servirá de base diretora à operacionalização das outras funções. Organizar - É a forma de coordenar todos os recursos da empresa, sejam humanos, financeiros ou materiais, alocando-os da melhor forma segundo o planejamento estabelecido. Dirigir - O administrador deverá, então, transmitir os planos aos subordinados e estimulá-los de maneira a despertar-lhes a motivação para que atinjam os objetivos e metas predeterminada. Dirigir bem um negócio é administrar o seu futuro; e dirigir o futuro é administrar a informação. 6
Controlar - Controlar é estabelecer padrões e medidas de desempenho que permitam assegurar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o que a empresa espera. O controle das atividades desenvolvidas permite maximizar a probabilidade de que tudo ocorra conforme as regras estabelecidas e ditadas. É onde se verifica a execução do trabalho. Administração Empírica ou Pré- Administração A administração deu-se o início na Era da Administração Empírica ou PréAdministração, onde se predominava a tradição, experiência e misticismo. Nesta época o que esboçava as doutrinas da administração eram as forças militares e a igreja. Forças Militares: As Organizações Militares evoluíram das displicentes ordens dos cavaleiros medievais e dos exércitos mercenários dos séculos XVII e XVIII até os tempos modernos com uma hierarquia de poder rígida e adoção de princípios e práticas administrativas comuns a todas as empresas da atualidade. Igreja: A Igreja Católica Romana pode ser considerada a organização formal mais eficiente da civilização ocidental. Através dos séculos vem mostrando e provando a força de atração de seus objetivos, a eficácia de suas técnicas organizacionais e administrativas, espalhando-se por todo mundo e exercendo influência, inclusive sobre os comportamentos das pessoas, seus fiéis. A moderna administração surgiu em resposta de duas conseqüências provocadas pela Revolução Industrial: O crescimento acelerado e desorganizado das empresas mostrava que era necessário substituir o empirismo e a improvisação; A necessidade de maior eficiência e produtividade das empresas, para fazer face à intensa concorrência e competição no mercado. 7
Abordagem Clássica A Abordagem Clássica se divide em duas partes: Administração Científica e Teoria Clássica. Parte 1: Administração Científica Na Administração Científica, a organização é comparada com uma máquina, que segue um projeto pré-definido; o salário é importante, mas não é fundamental para a satisfação dos funcionários; a organização é vista de forma fechada, desvinculada de seu mercado; a qualificação do funcionário passa a ser supérflua em conseqüência da divisão de tarefas que são executadas de maneira repetitiva e monótona e finalmente, a administração científica, faz uso da exploração dos funcionários em prol dos interesses particulares das empresas. Em 1911, Frederich Winslow Taylor, um engenheiro americano, publicou o livro considerado como a bíblia dos organizadores do trabalho: Princípios da Administração Científica, que se tornou um best-seller no mundo inteiro. Taylor nos trouxe as propostas de planejamento, padronização, especialização, controle e remuneração que acarretaram em decorrências sociais e culturais da sua aplicação, pois representaram a total alienação das equipes de trabalho e da solidariedade grupal, fortes e vivazes no tempo da produção artesanal. 8
Ele iniciou seu estudo observando o trabalho dos operários. Enxergou então a necessidade de aplicar métodos científicos à administração para assegurar seus objetivos de máxima produção a mínimo custo, para tanto seguia uma Organização Racional do Trabalho. ORT (Organização Racional do Trabalho) 1- Analise do trabalho e estudo dos tempos e movimentos (forma simples e rápida de executar a função). 2- Estudo da fadiga humana (diminuição de trabalho e perda de qualidade). 3- Divisão do trabalho e especialização do operário. 4- Desenho de cargos e tarefas (especificando o conteúdo de tarefas de uma determinada função). 5- Incentivos salariais e prêmios de produção. 6- Condições de trabalho (melhoria do ambiente físico para melhor produtividade). 7- Padronização (uniformidade para redução de custos). 8- Supervisão funcional (os operários devem ser supervisionados por supervisores especializados e não por uma autoridade centralizada). 9- Homem econômico (o homem é motivado por recompensas salariais, econômicas e materiais). Surgiram então os princípios da Administração Científica: Princípio do Planejamento: consiste em substituir o critério individual do operário, a improvisação e o empirismo por métodos planejados e testados. Principio da Preparação dos Trabalhadores: consiste em selecionar cientificamente os trabalhadores de acordo com suas aptidões, ou seja, 9
prepará-los e treiná-los para produzirem mais e melhor, de acordo com o método planejado, e em preparar máquinas e equipamentos em um arranjo físico e disposição racional. Princípio do Controle: consiste em controlar o trabalho para se certificar de que o mesmo está segundo o plano de produção. Principio de execução: consiste em ter condições de trabalho, ter meios necessários para executar a tarefa (ambiente físico, recursos). Parte 2: Teoria Clássica A Teoria Clássica teve o seu início na França e 1916, tendo como fundador o francês Henri Fayol, engenheiro que se baseava em princípios e técnicas para o seu trabalho. Caracterizava-se pela ênfase na estrutura que a organização deveria possuir para ser eficiente. Partia da organização e da estrutura como um todo, para garantir a eficiência de todas as partes envolvidas, fossem elas departamentos, seções ou pessoas como executores de tarefas e ocupantes de cargos. A análise das tarefas de cada indivíduo cedeu lugar a uma visão global e universal da organização. A qual partia da estruturação de toda organização e chegava finalmente ao indivíduo. Henri Fayol o criador da Teoria Clássica, dividiu as funções da empresa e criou os princípios gerais da administração, que são as bases da administração como ciência, estes princípios são úteis para estruturar qualquer organização seja qual for seu ramo de atividade e seu tamanho. 10
Fayol via a organização como um corpo o "corpo empresarial". As atividades desse corpo eram encaixadas em seis funções. As seis funções básicas da empresa segundo Fayol: 1- Funções técnicas, relacionadas com a produção de bens e serviços da empresa. 2- Funções comerciais, relacionadas com a compra e venda e permutação/troca. 3- Funções financeiras, relacionadas com a procura e gerência de capitais. 4- Funções de segurança, relacionadas com a proteção e preservação dos bens e das pessoas. 5- Funções contábeis, relacionadas com inventários, registros, balanços, custos e estatísticas. 6- Funções administrativas, relacionadas com as outras cinco funções integradas, pairando acima delas. Sobre as funções administrativas, Fayol definiu elementos da Administração, ou funções do administrador. Funções Administrativas: Prever: visualizar o futuro e traçar o programa de ação. Organizar: constituir o duplo organismo material e social da empresa. Comandar: dirigir e orientar o pessoal. Coordenar: ligar, unir harmonizar todos os atos e todos os esforços coletivos. 11
Controlar: verificar que tudo ocorra conforme as regras estabelecidas e as ordens dadas. Paralelamente aos estudos de Taylor, Henri Fayol, que era francês, defendia princípios semelhantes na Europa, baseado em sua experiência na alta administração. Enquanto os métodos de Taylor eram estudados por executivos europeus, os seguidores da Administração Científica só deixaram de ignorar a obra de Fayol quando a mesma foi publicada nos Estados Unidos. O atraso na difusão generalizada das idéias de Fayol fez com que grandes contribuintes do pensamento administrativo desconhecessem seus princípios. Fayol relacionou 14 (quatorze) princípios básicos que podem ser estudados de forma complementar aos de Taylor. Os 14 princípios básicos: Divisão do trabalho: consiste na especialização das tarefas e das pessoas para aumentar a eficiência. Autoridade e responsabilidade: autoridade e o direito de dar ordens e o poder de esperar obediência. A responsabilidade é uma conseqüência natural da autoridade e significa ter o dever de prestar contas. Ambas devem estar equilibradas entre si. Disciplina: depende da obediência, aplicação, energia, comportamento e respeito às normas estabelecidas. Unidade de comando: cada empregado deve receber ordens de apenas um superior. É o princípio da autoridade única. Unidade de direção: uma cabeça e um plano para cada conjunto de atividades que tenham o mesmo objetivo. Subordinação dos interesses individuais aos interesses gerais: os interesses gerais devem sobrepor-se aos interesses particulares. 12
Remuneração do pessoal: deve haver justa e garantida satisfação para os empregados e para a organização em termos de retribuição. Centralização: refere-se à concentração da autoridade no topo da hierarquia da organização. Cadeia escalar: é a linha de autoridade que vai do escalão mais alto ao mais baixo. Ordem: um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. É a ordem material e humana. Equidade (reconhecer o direito de cada um): amabilidade e justiça para alcançar lealdade do pessoal. Estabilidade do pessoal: a rotatividade das pessoas tem um impacto negativo sobre a eficiência da organização. Quanto mais tempo uma pessoa permanecer num cargo, tanto melhor. Iniciativa: a capacidade de visualizar um plano e assegurar pessoalmente o seu sucesso. Espírito de equipe: harmonia e união entre as pessoas são as forças da organização. Traçando-se um paralelo entre a Administração Científica e a Administração Clássica, conclui-se que enquanto Taylor estudava a empresa privilegiando as tarefas de produção, Fayol a estudava privilegiando as tarefas da organização. A ênfase dada pelo primeiro era sobre a adoção de métodos racionais e padronizados e máxima divisão de tarefas, enquanto o segundo enfatizava a estrutura formal de empresa e a adoção de princípios administrativos pelos altos escalões. Na história da evolução da Administração não se pode esquecer-se das valiosas contribuições, ou seja, outras abordagens que surgiram ao longo dos anos como: Abordagem Humanística: Ela foi, basicamente, o movimento de reação e de oposição à Teoria Clássica da Administração, com ênfase centrada nas 13
pessoas. Teve como origem a necessidade de humanizar e democratizar a administração, o desenvolvimento das chamadas ciências humanas. Abordagem Neoclássica: Ênfase na pratica da administração; Reafirmação dos postulados clássicos; Ênfase nos princípios gerais da administração (planejar, organizar dirigir e controlar); Ênfase nos objetivos e resultados; Ecletismo. Abordagem Estruturalista: Em 1950 surgiu visando a burocracia. Divide-se em: Teoria da Burocracia com ênfase na estrutura e Teoria Estruturalista com ênfase na Estrutura, nas Pessoas e no Ambiente. Abordagem Comportamental: comportamento humano, porém, Sua leva ênfase em ainda se consideração encontra o no contexto organizacional, de forma mais ampla, abrangendo a influência desse comportamento na organização como um todo e as perspectivas das pessoas diante das organizações. Abordagem Sistêmica: Avaliar de que maneira os sistemas organizacionais e administrativos eram estruturados e quais mecanismos eram necessários para que funcionassem como o previsto, matemáticos e sociólogos encontraram um ponto comum na investigação de como as organizações funcionavam como sistemas. Ela forneceu uma base para a unificação dos conhecimentos científicos nas últimas décadas. Abordagem Contingencial: Deslocamento da visualização de dentro para fora da organização: a ênfase é colocada no ambiente e nas demandas ambientais sobre a dinâmica organizacional. Para a abordagem contingencial são as características ambientais que condicionam as características organizacionais. Inicia-se, assim, um novo tempo de desenvolvimento e aperfeiçoamento da Administração, como Ciência e como Profissão. A tecnologia moderna aliada aos cientistas, pesquisadores e professores, com seus mecanismos, estudos e trabalhos vêm provando que Administrar é necessário, proveitoso e imprescindível em qualquer segmento, contexto ou situação na vida das pessoas, das empresas e das entidades. 14
EXERCÍCIO: 1- Qual a diferença entre Administração X Organização? 2- Qual a ênfase de Taylor e de Fayol em seus estudos? CAPÍTULO 2: DOCUMENTOS LEGAIS COMERCIAIS E TÍTULOS DE CRÉDITO Durante o ciclo de vida de uma empresa, o titular ou os sócios estão obrigados a cumprir um conjunto de procedimentos legais. Nas Lojas da Empresa existem representantes de grande parte dos organismos competentes necessários para garantir esses serviços. Licenças: As empresas têm que proceder a uma série de passos para que seja autorizada a constituição dos seus estabelecimentos e o exercício das suas atividades. É importante conhecer os sectores que precisam de licenciamento e como é possível obtê-lo. Alvarás: Indispensáveis para o exercício de certas atividades, os alvarás são emitidos por entidades competentes, de acordo com a legislação existente, e asseguram que as empresas reúnem os requisitos de idoneidade, capacidade técnica ou profissional e alcance financeiro para executar certa laboração. Certidões e Registros: Estes diplomas são exigidos legalmente para determinados fins, tratando-se de documentos certificados e que descrevem a situação jurídica de determinada empresa. 15
Seguros: Informação sobre os seguros a efetuar obrigatoriamente pelas empresas e outros, de caráter facultativo, que podem igualmente ser contratados. A atividade empresarial, nela compreendidos os segmentos da indústria, do comércio e da prestação de serviços, é exercida no mercado entre as empresas e consumidores de bens e serviços, tendo como um dos seus principais suportes, o crédito. Este crédito normalmente decorre de operações de compra e venda a prazo, de empréstimos ou mesmo pagamentos através de cheques. Para a representação formal dos referidos créditos são utilizados documentos denominados de títulos de crédito. Denominam-se títulos de crédito os papéis representativos de uma obrigação e emitidos de conformidade com a legislação específica de cada tipo ou espécie. Título de crédito genericamente expressando, é um documento que tem como objetivo representar um crédito relativo a uma transação específica de mercado, facilitando desta forma a sua circulação entre diversos titulares distintos, substituindo num dado momento a moeda corrente ou dinheiro em espécie, além de garantir a segurança da transação. Considerando suas principais características e o que melhor expressa à doutrina, podemos conceituar título de crédito como um documento representativo do direito de crédito pecuniário que nele se contém e que pode ser executado por si mesmo, de forma literal e autônoma, independentemente de qualquer outro negócio jurídico subjacente ou subentendido, bastando que preencha os requisitos legais. Os títulos de crédito são de fundamental importância para os negócios, haja vista que promovem e facilitam a circulação de créditos e dos respectivos valores a estes inerentes, além de propiciar segurança circulação de valores. EXERCÍCIO: 1- Quais os componentes legais de uma empresa? 16
2- Qual o principal suporte da atividade empresarial? 3- Em suas palavras, qual o objetivo do Título de crédito? CAPÍTULO 3: ORGANIZANDO ARQUIVOS DA EMPRESA Arquivo é o conjunto de documentos produzidos por uma instituição no decurso da sua atividade e conservados organicamente. Um arquivo deve ser conservado integralmente e nunca separado, dividido ou organizado segundo critérios que não os da sua organização original. Um arquivo é formado por uma coleção de registros lógicos, cada um deles representando um objeto ou entidade. Um registro lógico, ou simplesmente registro, é formado por uma seqüência de itens, sendo cada item chamado campo ou atributo. Cada item corresponde a uma característica ou propriedade do objeto representado. O armazenamento de um arquivo é feito, via de regra, por blocos de registros lógicos (um bloco é chamado registro físico), sendo, em cada leitura ou gravação, lido ou gravado todo um bloco e não apenas um registro lógico. Chave primária é uma chave que apresenta um valor diferente para cada registro do arquivo, de tal forma que, dado um valor da chave primária, é identificado um único registro do arquivo. Usualmente a chave primária é formada por um único campo. Uma chave secundária difere de uma primária pela possibilidade de não possuir um valor diferente para cada registro. Assim, um valor de uma chave secundária identifica um conjunto de registros. 17
Chave de acesso é a chave utilizada para identificar o(s) registro(s) desejado(s) em uma operação de acesso a um arquivo. O arquivo é um importante instrumento para controlar a administração, pois trata-se do centro ativo de informações de qualquer empresa. Toda atividade em seu empreendimento gera documentos que deverão ser conservados como comprovantes. Um arquivo bem pensado e organizado serve para: Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos; Revelar o que está para ser feito; Diminuir a duplicidade de trabalho; Evitar repetições desnecessárias de experiências; Evitar improvisos e inadequações; Encontrar bons parceiros e fornecedores; Avaliar o empreendimento por partes; Avaliar o empreendimento com um todo; Transmitir ordens e ensinar como fazer; Libertá-lo para aproveitar o dinheiro. Os arquivos existem basicamente pelas exigências da legislação pública e organização interna da empresa. Seus princípios básicos para serem organizados são as classificações dos tipos de documentos e a codificação que pode ser alfabética ou numérica. Antes de organizar os arquivos administrativos, é necessário conhecer algumas técnicas de arquivamento. É interessante observar como empresas diferentes têm basicamente as mesmas estruturas organizacionais, gerando documentos em comum. Não há muita diferença nos tipos de documentos gerados pelas grandes e as pequenas empresas. 18
Com base nesse raciocínio, é possível criar uma estrutura funcional de arquivamento, que pode ser compartilhada entre vários empreendedores e empreendimentos diferentes. Arquivando os documentos em pastas: 01.00 Plano de negócios. Documento responsável por responder os como, onde, quando e porquês da empresa, precisa ser o primeiro passo em direção aos objetivos do empreendedor. Deve ser arquivado na pasta número 1. 02.00 Atividades operacionais. Pasta onde serão arquivados os fluxogramas que mostram como são e como deverão ser feitas as tarefas relacionadas à produção, comercialização e prestação de serviços que a empresa pratica. 03.00 Produtos. Dados como preços, custos, peso, etc devem ficar nesta pasta. Se a empresa já tiver um sistema informatizado para armazenagem e manuseio, esta pasta pode ser usada para arquivo de folder ou outro material impresso. 04.00 Estratégias de marketing. Onde ficarão guardadas as pesquisas de mercado, os mecanismos criados para comunicação com o público alvo, os planos estratégicos de pagamento, o planejamento visual da empresa, garantias, etc 05.00 Clientes. Dados como nome, telefone, endereço, etc devem ficar nesta pasta. Se a empresa já tem um sistema informatizado para isso, a pasta deve ser usada para informações gerais como limite de crédito e controles de pagamento. 06.00 Fornecedores. Dados como nome, telefone, endereço, etc devem ficar nesta pasta. Se a empresa já está informatizada para isso, a pasta deve ser usada para guardar as duplicatas pagas, junto com suas respectivas notas fiscais. 07.00 Financeiro. Aqui devem ser guardados o fluxo de caixa do empreendedor, contas a pagar, contas a receber, relação de contas vencidas, boletos de receitas e despesas, documentos de bancos, o fluxo financeiro. Criar uma pasta para cada coisa, como 07.01 para o fluxo de caixa. 19
08.00 TI. Para guardar notas fiscais de máquinas, peças, softwares, contratos com empresas de hardware e software, registros de programas, etc Deve-se criar uma pasta para cada coisa, como 08.01 para notas de hardware e assim por diante. 09.00 Recursos humanos. Para guardar o plano de carreira e cargos, regimento interno, currículos em perspectiva, pesquisa de antecedentes, folha de pagamento de autônomos, o prontuários dos funcionários, contribuições da empresa (INSS) 10.00 Setor jurídico. Onde devem ser guardados os controles com problemas jurídicos de dívidas vencidas com fornecedores, créditos a receber vencidos de clientes, processos a favor e contra a empresa. Sempre mantendo cada coisa em uma subpasta. 11.00 Diretoria e gerentes. Onde devem ser guardados seus respectivos prontuários, planejamento de pro-labore, recibos de pagamento, férias, checklist das tarefas a serem realizadas diariamente. Uma pasta para cada pessoa. 12.00 Brainstorm. Os resultados e atas de reuniões para solucionar problemas e criar idéias com sócios, diretores, gerentes, funcionários e clientes. Idéias do caderninho pessoal, idéias de outras reuniões, etc 13.00 Material de treinamento. Todo o material de treinamento comprado ou criado dentro da própria empresa deve ser guardado nesta pasta. Crie uma pasta para vídeos, outra para apostilas, outra para Cds de áudio e assim por diante. 14.00 Arquivo morto e impostos. Controle das notas fiscais já contabilizadas, impostos e arquivo morto, DECA, livro de inventário, Simples, notas do ativo fixo, guias de recolhimento, livro de inspeção do trabalho, recibos de pagamento do IRPF, etc 15.00 Custos fixos. Aluguel, luz, água, telefone, honorários do contador, folha de pagamento, INSS, FGTS, honorários do advogado, condomínio, vale transporte, vale refeição, leasing do carro, etc Deve ser arquivado cada um em sua pasta. 20
16.00 Arquivo vivo. Notas de vendas, compras, ativo fixo, de despesa de markeging, produção, impostos pagos, despesas administrativas, etc A diferença dessa pasta é que após os documentos serem contabilizados eles migram para suas respectivas pastas já listadas acima. Por exemplo, as notas com despesas administrativas migram para a pasta 06.00 (fornecedores). O exemplo de como arquivar documentos mostrado acima vai crescer continuamente e você deverá criar uma pasta para cada nova inserção. Por exemplo, conforme você conquistar um fornecedor novo, deverá também criar uma pasta exclusiva. Seriam então 06.01, 06.02 e assim por diante. Mantendo os dados de cada um dos fornecedores em pastas separadas. EXERCÍCIO: 1- O que é registro? 2- Como é determinado o endereço de um registro num arquivo? 3- Qual a diferença entre Chave Primária X Chave Secundária? 21