Apostila de Excel 2000

Apostila de Excel 2000 Autor: Prof Carlos Racioppi Vieira Centro Universitário Unibero Cursos de Gestão Maio 2004 Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 1

ÍNDICE GERAL 1. APRESENTAÇÃO...5 1.1 O que é o Excel?...5 1.2 Iniciando o Excel...5 1.3 Recursos do Excel...6 2. TELA BÁSICA DO MICROSOFT EXCEL...9 3. ENTRAR E ALTERAR INFORMAÇÕES NA PLANILHA...10 3.1 Selecionando planilhas, linhas e colunas...10 3.1.1 Selecionar um Intervalo da planilha...10 3.1.2 Selecionar um Intervalo não adjacente da planilha...11 3.1.3 Selecionar uma célula...11 3.1.4 Selecionar uma coluna...11 3.1.5 Selecionar uma linha...12 3.2 Entrar com informação Digitar...13 3.3 Recurso Auto Completar...13 3.4 Recurso de listas de entradas...13 3.5 Usar o Auto Preenchimento...14 3.6 Recurso de Auto Correção...14 4. SALVANDO UMA PASTA DE TRABALHO DO EXCEL...16 5. FECHANDO UMA PLANILHA...17 6. SAINDO DO EXCEL...18 7. TIPOS DE INFORMAÇÕES DIGITADAS...19 7.1 Informações do tipo texto...19 7.2 Informações do tipo numérico...19 7.3 Informações do tipo Data e Hora...19 7.5 Fórmulas...20 7.6 Entrar e revisar fórmulas...20 8. EFETUANDO CÁLCULOS COM O EXCEL...22 8.1 Trabalha com AutoSoma...22 Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 2

8.2 Selecionar intervalos...22 8.3 Usar o AutoCálculo...23 8.4 Como calcular valores com fórmulas...24 8.5 Criar Funções...24 9. GERENCIAR INFORMAÇÕES NA PASTA DE TRABALHO...26 9.1 Referência de uma célula ou intervalo de células...26 9.2 Referência relativa...26 9.3 Referência absoluta...26 9.4 Referência absoluta e mesclada...26 10. FORMATAR INFORMAÇÕES NA PLANILHA...27 10.1 Formatar largura da coluna e altura da linha...27 10.2 Formatar número e texto em células...27 10.3 Formatar Alinhamento/Recuo/Orientação/Controle de texto...29 10.5 Formatar Fonte...30 10.6 Formatar Borda da Célula...31 10.7 Formatar Sombreamento da Célula...32 10.8 Proteger uma Célula...33 10.9 Usar a Auto Formatação...34 10.10 Copiar formatação...35 10.11 Copiar formatação com a ferramenta Pincel...36 10.12 Limpar a formatação...36 11. CONFIGURAR E IMPRIMIR UMA PLANILHA...37 11.1 Configurar páginas...37 11.2 Configurar Margens...38 11.3 Configurar cabeçalho, rodapé e opções de folha...39 11.4 Configurar planilha...40 11.5 Configurar área de impressão...40 11.6 Visualizando a impressão...41 Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 3

11.7 Imprimindo uma planilha...41 12. CRIAR E EDITAR GRÁFICOS...42 12.1 Tipos de Gráficos...43 12.2 Assistente de Gráfico...50 12.3 Outras alterações no gráfico...51 12.4 Formatar Gráficos...52 12.5 Criar e aplicar tipo de gráfico personalizado...54 12.6 Formatar eixo...55 13. CARACTERÍSTICAS AVANÇADAS DE GRÁFICOS...56 13.1 Adicionar barras de erros...56 13.2 Adicionar linha de tendência...57 14. FILTRAR DADOS EM UMA TABELA...59 15. TABELA DINÂMICA...60 16. CLASSIFICAR LISTAS...66 17. USAR TÓPICOS DO EXCEL...67 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...68 Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 4

1. APRESENTAÇÃO Neste módulo apresentaremos o Microsoft Excel versão 2000 que é um poderoso programa de planilha de cálculo utilizado na elaboração de planilhas, desde as mais simples até as mais complexas, permitindo até a criação de gráficos de forma rápida e fácil. O Excel dispõe de vários recursos para facilitar os usuários em seus trabalhos diários. 1.1 O que é o Excel? O Excel é um poderoso programa de planilha de cálculo projetado para armazenar e analisar números e dados. O Excel passa a ocupar o lugar de uma calculadora, um livro-razão, lápis e canetas. O Excel facilita a análise de números, fórmulas e textos, e através de suas ferramentas avançadas qualquer usuário poderá apresentar trabalhos em um formato limpo e profissional. 1.2 Iniciando o Excel Para começar a trabalhar com o Microsoft Excel é bastante simples para aqueles que já conhecem o sistema operacional Windows, bastando apenas clicar no botão Iniciar do Windows, em seguida clicar sobre Programas e escolher o aplicativo Excel, conforme a figura a seguir: Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 5

Desta forma, o Excel será iniciado e surgirá uma tela contendo uma planilha nova cercado de um painel de botões, menus e outras ferramentas úteis que o ajudará a utilizá-lo e elaborar documentos. 1.3 Recursos do Excel As pequenas coisas que você faz toda vez que usa o Microsoft Excel como, por exemplo, abrir e salvar arquivos, ficaram ainda mais fáceis. Abrir e salvar documentos do Microsoft Office (aprimorado no 2000): Com as caixas de diálogo Abrir arquivo e Salvar arquivo aprimoradas, é possível ver mais arquivos de uma só vez e acessá-los com mais rapidez em todos os programas do Office. Você pode usar a nova Barra de locais para ir até as pastas e os locais mais utilizados, clicando em Histórico. Lá estão os últimos 20 Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 6

a 50 documentos e pastas usados. Depois, clique no botão Voltar para retornar com facilidade às pastas visitadas mais recentemente. Coletar e colar com a Área de transferência do Office (nova no 2000): É possível usar a nova Área de transferência do Office para coletar objetos de todos os programas, inclusive do navegador da Web, e colá-los quando necessário. Você pode armazenar até 12 objetos na Área de transferência do Office. Modo de exibição através (nova no 2000): Quando você seleciona células com texto em cores, a cor permanece a mesma em vez de ser exibida em um esquema de cores inversas. Símbolo da moeda euro (novo no 2000): Formatos de número adicionais estão disponíveis com o símbolo da moeda euro. Desfazer múltiplo (novo no 97): É possível desfazer até 16 ações. Entradas mais fáceis de referências de intervalo nas caixas de diálogo (nova no 97): Caixas de diálogo que aceitam referências de intervalo agora têm um botão que reduz a caixa a um tamanho menor, de modo que ela não fique no caminho enquanto você seleciona o intervalo que deseja em sua planilha. Opção Sim para todos quando vários arquivos são fechados (nova no 97): Ao sair do Excel com vários arquivos abertos, você pode optar por salvar todos os arquivos antes de sair, em vez de ter que confirmar o fechamento de cada um dos arquivos abertos. Um pedido constante de nossos clientes. ] Dispositivo apontador IntelliMouse (novo no 97): Use o botão giratório do mouse para rolar ou ampliar a exibição de uma planilha e para pesquisar para cima e para baixo nos dados de relatórios de tabela dinâmica, tópicos e listas subtotalizadas. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 7

Os cabeçalhos de linha e coluna indicam a célula ativa (novo no 97): À medida que você move o realce para a célula ativa, os números de linha e coluna se "acendem", de modo que é fácil saber exatamente onde você se encontra. Melhor edição de arrastar e soltar (novo no 95): Arraste a borda de um intervalo de células para mover o intervalo para outra pasta de trabalho ou janela de planilha, ou mantenha pressionada a tecla ALT para arrastar o intervalo até uma tabulação de planilha na mesma pasta de trabalho. Quando você arrasta um intervalo com o botão direito do mouse, é exibido um menu de atalho com as opções de cópia e colagem exibidas. Exibir comentários e indicadores de linha e coluna (novo no 95) Quando o ponteiro é deixado sobre uma célula com um indicador de comentário (um triângulo vermelho no canto superior direito de uma célula), o seu conteúdo é automaticamente exibido. Quando a caixa de rolagem é arrastada para que outras partes da planilha sejam vistas, um indicador mostra a linha ou a coluna para a qual você irá se mover. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 8

2. TELA BÁSICA DO MICROSOFT EXCEL Ao iniciar o Excel, surgirá uma tela semelhante à figura abaixo. Trata-se da janela padrão que aparece toda vez que o programa é iniciado. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 9

3. ENTRAR E ALTERAR INFORMAÇÕES NA PLANILHA Pasta de Trabalho um arquivo que reúne várias planilhas, gráficos, tabelas, etc. Uma pasta de trabalho pode ter no máximo 255 planilhas. A planilha é composta de linhas e colunas. Cada planilha contém no máximo 256 colunas identificadas por letras e 65536 linhas identificadas por números. O cruzamento de uma linha e uma coluna é chamado de célula. A identificação das células é chamada de referência da célula. Quando criar uma nova pasta de trabalho, será exibidas uma planilha com grade de linhas e colunas, formando células. Cada célula possui um endereço, que será exibido na caixa de Nome. As barras de ferramentas Padrão e Formatação são exibidas com botões de fácil acesso e tarefas comuns. Para digitar alguns símbolos especiais é necessário que você digite o código ANSI no teclado numérico (relação do código ANSI está no anexo I). Para digitar, mantenha pressionada a tecla ALT e digite o número abaixo: ALT 167 = º ALT 166 = ª ALT 165 = Ñ ALT 164 = ñ 3.1 Selecionando planilhas, linhas e colunas 3.1.1 Selecionar um Intervalo da planilha Para selecionar um intervalo de dados em uma planilha é muito fácil basta: 1. Selecione a célula inicial superior à esquerda. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 10

2. Com o botão do mouse selecionado, arraste até a célula à qual se deseja marcar. Dessa maneira, será marcada uma região mais escura referente à área selecionada (conforme abaixo): DICA: Outra maneira de selecionar uma região da planilha é pressionando a SHIFT, dentro da célula inicial, e com a seta de navegação do teclado movimentar-se pela planilha que automaticamente a região será selecionada. 3.1.2 Selecionar um Intervalo não adjacente da planilha Para selecionar células não adjacentes, selecionar a primeira região e com a tecla CTRL pressionada, selecione a região seguinte. 3.1.3 Selecionar uma célula Basta clicar sobre uma célula e poderá inserir dados. 3.1.4 Selecionar uma coluna Basta clicar sobre a letra do título da coluna, que automaticamente toda a coluna será marcada. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 11

3.1.5 Selecionar uma linha Basta clicar sobre o número do título da linha, que automaticamente toda a linha será marcada. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 12

3.2 Entrar com informação Digitar Para entrar com a informação em uma célula basta digitar o texto e pressionar ENTER. Para modificar a direção das células, após o Enter, selecione no menu Ferramentas, e escolha Opções. Na guia Editar, ativar a caixa Mover seleção após Enter e escolher a direção desejada. 3.3 Recurso Auto Completar Se os primeiros caracteres coincidirem com uma entrada já digitada, o Excel completa a célula podendo se aceitar ou não este recurso de autocompletar. Para ativar ou desativar a conclusão automática de entradas em colunas: No menu Ferramentas, clicar em Opções e em seguida na guia Editar. Para ativar a autoconclusão, marcar a caixa de seleção de Ativar Autoconclusão para valores de células. Quando a autoconclusão Não se completar pode ser por vários motivos: A caixa de seleção não está ativada. A entrada de dados não coincide com entradas anteriores. A célula ativa está fora da região de dados atual. Esta região é delimitada por uma borda, ou por células vazias. Se a entrada de dados estiver no sentido horizontal (na mesma linha), ela não será completada. Caso contrário entrar dados em colunas o Excel ativa o autocompletar. O dado digitado não é um texto, e sim números, datas e horas, etc. 3.4 Recurso de listas de entradas Existe no Excel uma forma de inserir dados automaticamente. Para tanto, é necessário que o usuário digite uma seqüência que pode ser: números, datas, meses, etc. Existe uma seqüência pré-definida, mas o usuário pode criar uma seqüência personalizada. Para isso entre em Menu Ferramentas, escolha Opção, clique em Listas, digite as informações e clique no botão Adicionar. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 13

3.5 Usar o Auto Preenchimento Existem duas formas de utilizar o Auto Preenchimento do Excel. 1ª) Usar a alça de preenchimento e arrastar para as outras células. A alça de preenchimento está no canto inferior direito de cada célula, conforme ilustrado a seguir: 2ª) Através do menu Editar, opção Preencher, Seqüência. Veja a figura abaixo: 3.6 Recurso de Auto Correção O que é o recurso de AutoCorreção do Excel? É um recurso que detecta e corrige automaticamente erros de digitação, ortografia, gramática e o uso incorreto de maiúsculas. Por exemplo, se o usuário digitar qeu mais um espaço, a AutoCorreção substituirá aquilo que foi digitado por que. É possível usar também a AutoCorreção para inserir texto, elementos gráficos ou Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 14

símbolos rapidamente. Por exemplo, digite (c) para inserir ou digite ac para inserir Acme Corporation. Para deixar seu documento com formatação automática o usuário deve clicar no menu Ferramentas e escolher a opção AutoCorreção, e o quadro abaixo surgirá na tela: DICA: Para alterar uma informação digitada, selecionar a célula e teclar F2 ou clicar com o mouse na Barra de Fórmulas. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 15

4. SALVANDO UMA PASTA DE TRABALHO DO EXCEL Para salvar uma pasta de trabalho do Excel é muito simples basta seguir estes procedimentos: 1) Clicar em Arquivo no menu. 2) Escolher a opção Salvar como. 3) Preencher o nome do arquivo e clicar no botão Salvar. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 16

5. FECHANDO UMA PLANILHA Apostila de Microsoft Excel 2000 Para fechar uma planilha do Excel é muito simples basta seguir estes procedimentos: 1) Clicar em Arquivo no menu. 2) Escolher a opção Fechar. O documento será fechado e o usuário, se preferir, poderá criar uma nova planilha. Ob servação: Se preferir o usuário poderá fechar o seu trabalho clicando no X localizado no final da barra de menu, ou tecla, CTRL+F4. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 17

6. SAINDO DO EXCEL Para sair do Excel é muito simples basta seguir estes procedimentos: 1) Clicar em Arquivo no menu. 2) Escolher a opção Sair. O Excel será finalizado. Observação: Se preferir o usuário poderá fechar o seu trabalho clicando no X localizado no final da Barra de Título, ou tecla, ATL+F4. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 18

7. TIPOS DE INFORMAÇÕES DIGITADAS 7.1 Informações do tipo texto Em uma única célula podem ser digitados no máximo 32.000 caracteres, que são automaticamente alinhados à sua esquerda, após ter sido pressionado a tecla ENTER. Caso o texto ultrapasse a linha de grade ele invade o espaço da célula vizinha, porém, se for necessário, arraste com o mouse a linha de grade aumentando a largura da coluna. 7.2 Informações do tipo numérico Quando é digitado um número, o Excel assume o formato geral e os números são alinhados à direita da célula. Para digitar um número negativo basta digitar o sinal de menos à frente do número. Para os números no formato moeda (Ex.: R$), não digitar o símbolo da moeda. Usar ponto para a separação de milhar e vírgula para casas decimais, esta notação deve estar de acordo com o painel de controle na configuração Brasil, que automaticamente a célula assumirá o formato de número com o total de casas decimais correspondente ao valor digitado. 7.3 Informações do tipo Data e Hora Sempre digitar a data separada por barra (/) ou hífen (-). Sempre digitar hora usando o sinal de (:). DICAS: Para introduzir na célula a data atual basta teclar CTRL+ ponto e vírgula (;). Para introduzir a hora atual do micro basta teclar CTRL+SHIFT+dois pontos(:). Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 19

7.5 Fórmulas Sempre que for introduzir uma fórmula na célula, digitar antes o sinal de igual (=). Se necessário separar as operações, poderá utilizar parênteses ( ) antes e depois das parcelas. 7.6 Entrar e revisar fórmulas Para se criar uma fórmula em uma célula é necessário ter a referência da célula, como parcelas das operações e usar os operadores, que são símbolos que identificam o tipo de cálculo, conforme abaixo: Operador Operação Operador Operação + Soma * Multiplicação - Subtração / Divisão % Percentagem ^ Exponenciação Para se comparar 2 valores e obter como resultado os valores lógicos de verdadeiro ou falso. Operador de comparação Significado = Igual a > Maior do que < Menor do que >= Maior ou igual a <= Menor ou igual a <> Diferente Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 20

Há também no Excel um símbolo que efetua a concatenação de duas seqüências de caracteres. É o símbolo &. Operador de texto & Significado Une dois valores para produzir um valor de texto contínuo. Combine intervalos de células para efetuar cálculos com os seguintes operadores de referência: Operador de referência : Significado Operador de intervalo, que produz uma referência a todas as células entre duas referências, incluindo as duas referências. ; Operador de união, que combina diversas referências em uma referência. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 21

8. EFETUANDO CÁLCULOS COM O EXCEL 8.1 Trabalha com AutoSoma O Excel possui uma ferramenta que facilita muito seus usuários. É a função AutoSoma que efetua a somatória de determinados valores de uma seqüência de células em uma linha ou coluna, introduzindo o resultado após este intervalo. 8.2 Selecionar intervalos Se você deseja exibir o valor total de um intervalo de células, use o recurso AutoCálculo no Microsoft Excel. Quando você seleciona células, o Excel exibe a soma do intervalo na barra de status, que é a área horizontal no Excel abaixo da janela da planilha. Se a barra de status não for exibida, clique em Barra de status no menu Exibir. Veja exemplo abaixo: Com essas duas células selecionadas, o AutoCálculo exibe seu total (R$ 735,00) na barra de status. O AutoCálculo também pode efetuar outros tipos de cálculos para você. Quando você clica com o botão direito do mouse na barra de status, um menu de atalho aparece. Você pode calcular a média ou o valor mínimo ou máximo no intervalo selecionado. Se você clicar em Cont.Núm, o AutoCálculo conta as células que contêm números. Se Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 22

você clicar em Cont.Valores, o AutoCálculo conta o número de células preenchidas. Sempre que você iniciar o Excel, o AutoCálculo será redefinido para a função SOMA. 8.3 Usar o AutoCálculo Criar um total você pode inserir automaticamente uma soma para um intervalo de células usando AutoSoma. Quando você seleciona a célula onde deseja inserir a soma e clica em AutoSoma, o Microsoft Excel sugere uma fórmula. Para aceitar a fórmula, pressione ENTER. Para alterar a fórmula sugerida, selecione o intervalo que você deseja totalizar e pressione ENTER. Totais gerais Se sua planilha contiver vários totais criados com a função SOMA, você pode criar um total geral para os valores usando AutoSoma. AutoSoma sugere a fórmula =SOMA(E16,E11), que soma E16 (o total de junho) e E11 (o total de maio). Se você tiver um relatório ou uma lista de informações e deseja calcular subtotais e totais gerais, pode usar o recurso Subtotais. Especifique para quais itens deseja obter subtotais, os valores que deseja subtotalizar e o tipo de subtotal desejado (como uma soma ou média). Como inserir subtotais em uma lista. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 23

8.4 Como calcular valores com fórmulas As fórmulas podem executar operações matemáticas, como adição e multiplicação, ou podem comparar valores da planilha ou relacionar texto. As fórmulas podem fazer referência a outras células da mesma planilha, a células de outras planilhas da mesma pasta de trabalho ou a células de planilhas de outras pastas de trabalho. O exemplo a seguir adiciona 25 ao valor da célula B4 e depois divide o resultado pela soma dos valores contidos nas células D5, E5 e F5. As fórmulas calculam valores segundo uma ordem específica. Uma fórmula no Microsoft Excel sempre começa com um sinal de igual (=). O sinal de igual informa ao Excel que os caracteres a seguir constituem uma fórmula. Depois do sinal de igual estão os elementos a serem calculados (os operandos), que são separados por operadores de cálculo. O Excel calcula a fórmula da esquerda para a direita, de acordo com uma ordem específica para cada operador da fórmula. Você pode alterar a ordem das operações usando parênteses. 8.5 Criar Funções O Microsoft Excel contém muitas fórmulas predefinidas, ou internas, que são conhecidas como funções. Funções podem ser usadas para executar cálculos simples ou complexos. A função mais freqüentemente usada é a função SOMA, que é usada para adicionar os números em um intervalo de células. A função de planilha SOMA adiciona os valores no intervalo D5:F5. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 24

Caso o usuário tenha alguma dificuldade em usar uma função, o Excel possui um assistente de funções que pode auxiliar na montagem de cada uma delas, com textos de explicações em cada passo. Os argumentos das funções são montados entre parênteses (). As funções no assistente estão separadas por categorias, sendo que as mais recentemente usadas estão separadas em umaúnica categoria. Para digitar uma função, escolher uma célula vazia, digitar o sinal de igual (=), depois clicar no ícone Colar função, ou ao menu Inserir, escolher Função. O assistente começa ser executado e ao final da montagem esta célula ativa recebe o resultado. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 25

9. GERENCIAR INFORMAÇÕES NA PASTA DE TRABALHO 9.1 Referência de uma célula ou intervalo de células Uma referência identifica uma célula ou um intervalo de células. Para usar a referência de uma célula, digite a linha e a coluna da célula. Por exemplo, célula da coluna A linha 20 usar A20. Para identificar um intervalo de células, usar a referência da célula no canto superior esquerdo, dois-pontos (:) e a referência da célula do canto inferior direito. Por exemplo (A1:C10). 9.2 Referência relativa É uma referência de célula (por exemplo: A1); que é usada em uma fórmula, que se altera quando esta fórmula é copiada para outra célula ou intervalo. Após a fórmula ser copiada e colada, a referência relativa da nova fórmula é alterada, para fazer referência a uma célula diferente que tem a mesma distância de linhas e colunas da fórmula, na mesma proporção de referência relativa da célula original para a fórmula original. Por exemplo, se a célula A3 contiver a fórmula =A1+A2 e você copiar a celular A3 para B3, a fórmula da célula B3 se transforma em =B1+B2. 9.3 Referência absoluta Em uma fórmula, é o endereço exato de uma célula, independente da posição da célula que contém a fórmula. Uma referência absoluta de célula assume a forma $A$1,$B$1. 9.4 Referência absoluta e mesclada Diferente das referências relativas, as referências absolutas não se ajustam automaticamente quando copiar uma fórmula, isto é a referência não muda. A referência mesclada (mista) é uma combinação de referência relativa e absoluta na mesma célula. Por exemplo: $A10 a coluna absoluta e a linha relativa A$10 a coluna relativa e a linha absoluta Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 26

10. FORMATAR INFORMAÇÕES NA PLANILHA 10.1 Formatar largura da coluna e altura da linha Para ajustar a largura da coluna, selecionar uma coluna e no menu Formatar, clicar em Coluna, escolher Largura na caixa de texto Largura da coluna digitar a outra largura ou arraste o mouse na borda à direita do cabeçalho da coluna até que a coluna fique com a largura desejada. Para ajustar a altura da linha, selecionar uma linha e no menu formatar clicar em Linha, escolher Altura na caixa de texto Altura da Linha digitar a outra altura ou arraste a borda embaixo do cabeçalho da linha até que a linha fique da altura desejada. Nos dois casos existe o autoajuste, onde a maior largura ou maior altura é ajustada para todas as outras células selecionadas. 10.2 Formatar número e texto em células Para formatar o conteúdo de uma célula basta: 1. Clicar no menu formatar. 2. Escolher a opção Célula. 3. A caixa de Formatar Célula (figura a seguir), e escolher a guia Número. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 27

Opção Categoria: Nesta opção, o usuário poderá escolher o tipo de formato mais adequado para a célula. Conforme a opção escolhida, ao lado surgirá uma caixa com outras opções de formatação para personalizar o tipo escolhido. Entre os tipos de formatação de Categoria estão: Geral As células com esta opção não possuem formato de número específico. A célula aceitará o que for digitado pelo usuário. Número É usada para exibir números em geral, podendo o usuário configurar a quantidade de casas decimais dos números e o formato que os números negativos deverão aparecer. Moeda Usado para formatar valores monetários em geral. O usuário poderá escolher o tipo de moeda, configurar a quantidade de casas decimais dos números e o formato que os números negativos deverão aparecer. Contábil Os formatos Contábil alinham símbolos de moeda e vírgulas decimais em uma coluna. Data exibe números de série de data como valores de data. Hora exibe números de série de hora como valores de hora. Porcentagem Multiplicam o valor da célula por 100 e exibem o resultado com um símbolo de porcentagem. Fração exibe números em forma de fração, exemplo: 2/4. Científico exibe números em forma científica. Texto exibe células com formato de texto mesmo quando houver um número na célula. A célula é exibida exatamente como digitado. Especial Os formatos de Especial são úteis para rastrear valores de banco de dados e listas. Personalizado O usuário pode utilizar um dos formatos sugeridos ou ele mesmo criar um novo formato personalizado. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 28

10.3 Formatar Alinhamento/Recuo/Orientação/Controle de texto Para formatar o conteúdo de uma célula basta: 1. Clicar no menu formatar. 2. Escolher a opção Célula. 3. A caixa de Formatar Célula (figura a seguir), e escolher a guia Alinhamento. Através da guia Alinhamento, o usuário poderá formatar o conteúdo da célula da forma desejada, podendo alinhar o conteúdo horizontalmente e verticalmente, como também mesclar o seu conteúdo com outras células. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 29

10.5 Formatar Fonte Para formatar a fonte de uma célula basta: 1. Clicar no menu formatar. 2. Escolher a opção Célula. 3. A caixa de Formatar Célula (figura a seguir), e escolher a guia Fonte. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 30

10.6 Formatar Borda da Célula Para formatar a borda de uma célula basta: 1. Clicar no menu formatar. 2. Escolher a opção Célula. 3. A caixa de Formatar Célula (figura a seguir), e escolher a guia Borda. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 31

10.7 Formatar Sombreamento da Célula Para formatar o sombreamento de uma célula basta: 1. Clicar no menu formatar. 2. Escolher a opção Célula. 3. A caixa de Formatar Célula (figura a seguir), e escolher a guia Padrões. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 32

10.8 Proteger uma Célula Para formatar a fonte de uma célula basta: 1. Clicar no menu formatar. 2. Escolher a opção Célula. 3. A caixa de Formatar Célula (figura a seguir), e escolher a guia Proteção. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 33

10.9 Usar a Auto Formatação Com a autoformatação a apresentação da planilha é alterada conforme o estilo escolhido. No menu Formatar, escolher a Autoformatação e clicar no estilo desejado. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 34

10.10 Copiar formatação Depois de selecionar a célula ou o intervalo de células, clicar no ícone Copiar, selecionar a célula que vai receber a cópia e no menu Editar, escolher a opção Colar Especial. Na Caixa de opções escolher o item Formatos para copiar apenas o formato das células. Nesta caixa encontram-se também copiar Fórmulas,Valores, etc. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 35

10.11 Copiar formatação com a ferramenta Pincel Para copiar a formatação de uma célula para outra com a ferramenta Pincel é necessário selecionar primeiramente a célula ou um intervalo de células, que tem o formato a ser copiado, clicar na ferramenta Pincel, localizar a célula ou intervalo de células, que vai receber a formatação e clicar nesta célula ou intervalo. 10.12 Limpar a formatação Para limpar a formatação pode-se usar a ferramenta Pincel. Clicar em uma célula os valores originais, dar um duplo clique no Pincel e passar o mouse pressionado por onde se quer voltar a formatação. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 36

11. CONFIGURAR E IMPRIMIR UMA PLANILHA 11.1 Configurar páginas Para que o usuário possa imprimir seus trabalhos, é necessário configurar a página. Para isso, o usuário deve: 1. Clicar em Arquivo no menu. 2. Escolher a opção Configurar Página. 3. A caixa Configurar página aparecerá (figura abaixo), clicar na guia Página, para escolher a configuração que desejar. Orientação: especifica a orientação da página impressa, que pode ser em forma de Retrato ou em forma Paisagem. Dimensionar: Reduz ou amplia a planilha ou a ajusta ao número de páginas especificado quando o usuário imprime a planilha. Tamanho do Papel: O usuário pode definir o tamanho do papel ao qual irá imprimir a planilha. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 37

Qualidade da impressão: O usuário poderá definir a qualidade de impressão. Quando maior for a quantidade de dpi, maior a qualidade da impressão. 11.2 Configurar Margens Para configurar margens da planilha basta: 1. Clicar em Arquivo no menu. 2. Escolher a opção Configurar Página. 3. A caixa Configurar página aparecerá (figura abaixo), clicar na guia Margens, para escolher a configuração que desejar. O usuário poderá configurar as margens: Superior, Inferior, Direita e Esquerda bastando apenas escolher o tamanho e visualizar na figura de página no centro da guia. Poderá, também, delimitar a área do cabeçalho e do rodapé. Se preferir, poderá centralizar a planilha verticalmente e horizontalmente. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 38

11.3 Configurar cabeçalho, rodapé e opções de folha Para configurar cabeçalho, rodapé e as opções da folha basta: 1. Clicar em Arquivo no menu. 2. Escolher a opção Configurar Página. 3. A caixa Configurar página aparecerá (figura abaixo), clicar na guia Cabeçalho/rodapé, para escolher a configuração que desejar. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 39

11.4 Configurar planilha Para configurar planilha basta: 4. Clicar em Arquivo no menu. 5. Escolher a opção Configurar Página. 6. A caixa Configurar página aparecerá (figura abaixo), clicar na guia Planilha, para escolher a configuração que desejar. 11.5 Configurar área de impressão Para configurar a área de impressão é bastante simples basta: pós isso, a área selecionada foi definida co

11.6 Visualizando a impressão Após ter definido a área de impressão da planilha, poderá verificar como será impressa através da opção Arquivo do menu, opção Visualizar Impressão. Outra forma de visualizar a impressão é clicando no botão que sua impressão será visualizada. 11.7 Imprimindo uma planilha Para imprimir uma planilha basta clicar em Arquivo na barra de menu e escolher a opção Imprimir. A seguinte caixa surgirá: Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 41

12. CRIAR E EDITAR GRÁFICOS O Gráfico é uma representação gráfica dos dados selecionados de uma planilha e o Excel, tem vários tipos diferentes de gráficos, para diversos fins. Através de seu Assistente de Gráfico criamos o gráfico facilmente. Cada tipo de gráfico possui suas próprias características, tanto na representação gráfica, como no tipo de guias para preencher no Assistente. A maioria dos gráficos apresenta os eixo X (das categorias) e o Y (dos valores). Na categoria temos cada item a ser exibido, e em valores temos a quantidade de cada item. Para criar um gráfico basta: 1) Selecionar o intervalo de dados da tabela na planilha. 2) No menu Inserir, clicar sobre Gráfico... (veja ao lado): 3) Surgirá o Assistente de Gráficos, onde o usuário escolherá o tipo e o formato do gráfico. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 42

12.1 Tipos de Gráficos ÁREA Um gráfico de área enfatiza a magnitude das alterações ao longo do tempo. Exibindo a soma dos valores plotados, o gráfico de área mostra também o relacionamento das partes com um todo. Neste exemplo, um gráfico de área enfatiza o aumento das vendas em Washington e ilustra a contribuição de cada estado para o total das vendas. COLUNAS Um gráfico de colunas mostra as alterações dos dados ao longo de um período ou ilustra comparações entre os itens. As categorias são organizadas na horizontal e os valores, na vertical, para enfatizar as variações ao longo do tempo. Gráficos de colunas empilhadas mostram o relacionamento de itens individuais com o todo. O gráfico de colunas de perspectiva 3D compara pontos de dados ao longo de dois eixos. Neste gráfico 3D, você pode comparar o desempenho das vendas de quatro trimestres na Europa com o desempenho de outras duas divisões. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 43

BARRAS Um gráfico de barras ilustra comparações entre itens individuais. As categorias são organizadas na vertical e os valores na horizontal para enfocar valores de comparação e dar menos ênfase ao tempo. Gráficos de barras empilhadas mostram o relacionamento de itens individuais com o todo. LINHA Um gráfico de linhas mostra tendências nos dados em intervalos iguais. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 44

PIZZA Um gráfico de pizza mostra o tamanho proporcional de itens que constituem uma seqüência de dados para a soma dos itens. Ele sempre mostra somente uma seqüência de dados e é útil quando você deseja dar ênfase a um elemento importante. Para facilitar a visualização de fatias pequenas, você pode agrupá-las como um item em um gráfico de pizza e dividir esse item em um gráfico de pizza ou de barras menor ao lado do gráfico principal. ROSCA Como um gráfico de pizza, o gráfico de rosca mostra o relacionamento das partes com o todo, mas pode conter mais de uma seqüência de dados. Cada anel do gráfico de rosca representa uma seqüência de dados. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 45

AÇÕES O gráfico de alta-baixa-fechamento é usado muitas vezes para ilustrar preços de ações. Esse gráfico também pode ser usado para dados científicos para, por exemplo, indicar mudanças de temperatura. Você deve organizar seus dados na ordem correta para criar esse e outros gráficos de ações. Um gráfico de ações que mede volume tem dois eixos de valores: um para as colunas que medem o volume e outro para os preços das ações. Você pode incluir volume em um gráfico de alta-baixa-fechamento ou abertura-alta-baixa-fechamento. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 46

DISPERSÃO (XY) Um gráfico de dispersão (xy) mostra as relações entre os valores numéricos em várias seqüências de dados ou plota dois grupos de números como uma seqüência de coordenadas xy. Esse gráfico mostra intervalos irregulares ou agrupados de dados e é freqüentemente usado para dados científicos. Quando você ordena seus dados, coloca valores x em uma linha ou coluna e insere valores y correspondentes nas linhas ou colunas adjacentes. B OLHAS Um gráfico de bolhas é um tipo de gráfico xy (dispersão). O tamanho do marcador de dados indica o valor de uma terceira variável. Para organizar seus dados, coloque os valores de x em uma linha ou coluna e insira os valores de y e o tamanho das bolhas correspondentes nas linhas ou colunas adjacentes. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 47

O gráfico neste exemplo mostra que a Empresa A tem os melhores produtos e a maior fatia do mercado, mas não as maiores vendas.. RADAR Em um gráfico de radar, cada categoria tem seu próprio eixo de valor irradiando a partir do ponto central. As linhas conectam todos os valores na mesma seqüência. Um gráfico de radar compara os valores agregados de um número de seqüência de dados. Nesse gráfico, a seqüência de dados que cobre a maior parte da área, Marca A, representa a marca com o maior conteúdo de vitamina. SUPERFÍCIE Um gráfico de superfície é útil quando você deseja localizar combinações ótimas entre dois conjuntos de dados. Como em um mapa topográfico, cores e padrões indicam áreas que estão no mesmo intervalo de valores. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 48

Este gráfico mostra as várias combinações de temperatura e tempo que resultam na mesma medida de força de tração. CONE, CILINDRO E PIRÂMIDE Os marcadores de dados em forma de cone, cilindro e pirâmide podem dar um efeito dramático aos gráficos de colunas e de barras 3D. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 49

12.2 Assistente de Gráfico Apostila de Microsoft Excel 2000 Quando o Assistente de Gráfico do Excel aparecer na tela, dê dois cliques sobre o tipo de gráfico desejado e a caixa Dados de origem surgirá, conforme abaixo: Essa caixa representa a seqüência de dados da tabela selecionada. Para mudar a orientação do gráfico, clicar em linhas ou colunas. As caixas Nome e Valores dependem da caixa de Seqüências. Caixa Nome Texto que aparece na Legenda. Caixa Valores Valores selecionados da tabela. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 50

Caixa Rótulos do eixo das categorias Texto que aparece no eixo X. 12.3 Outras alterações no gráfico Diagrama Intervalos não adjacentes: selecionar a primeira coluna de dados e, com a tecla CTRL (control) pressionada, selecionar a outra coluna não adjacente. M odificar, Mover e Redimensionar um gráfico: clicar nas alças de redimensionamento do gráfico selecionado, arrastar com o mouse aumentando ou diminuindo o espaço do objeto gráfico. Para mover o gráfico de posição dentro da planilha, clicar na área do gráfico e arrastar. A dicionar ou Mudar Títulos: selecionar o gráfico, no Menu clicar em Gráfico, escolher Opções de gráfico, selecionar a guia Títulos. Completar o título para o gráfico eixo X e eixo Y. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 51

Adicionar Opções de Tabela de Dados: selecionar o gráfico, no Menu clicar em Gráfico, escolher Opções de gráfico, selecionar a Guia Tabela de dados. M udar a localização do Gráfico: selecionar o gráfico, no Menu clicar em Gráfico, escolher Local, na janela escolher Como nova planilha ou Como objeto em:. E xcluir um gráfico: com o gráfico selecionado teclar em DELETE. 12.4 Formatar Gráficos Um gráfico é composto por várias partes que são: Área do gráfico, Seqüência de dados, Área de plotagem, Eixo das categorias, Eixo dos valores, Linhas de grade, Legenda, etc. Para formatar a área do gráfico, clicar com o botão direito do mouse (atalho) ou menu Formatar e escolher a opção Formatar área do gráfico. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 52

Através desse procedimento, o usuário poderá formatar o gráfico da seguinte maneira: Guia Padrões: para formatar os estilos e cores das bordas do gráfico. Guia Fonte: para formatar os tipos de fontes do gráfico. Guia Propriedade: para formatar o posicionamento do objeto, bem como, protege-lo. Para formatar as demais opções do gráfico, clicar com o botão direito do mouse (atalho) ou menu Formatar e escolher a opção Opções do gráfico... Através desse procedimento, o usuário poderá formatar o gráfico da seguinte maneira: Guia Título: para dar um título ao gráfico, bem como, introduzir rótulos aos eixos X e Y. Guia Eixos: para formatar os eixos X e Y. Guia Linha de grade: para formatar as linhas de grade nos eixos X e Y. Guia Legenda: para formatar o posicionamento da legenda do gráfico. Guia Rótulos de dados: para mostrar ou ocultar rótulos de valores no gráfico. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 53

Guia Tabelas de dados: para mostrar as tabelas de dados com os valores do gráfico. Outra forma do usuário formatar o gráfico é clicando sobre o gráfico, por exemplo, em uma das barras, e com o botão direito do mouse (atalho) ou menu Formatar e escolher a opção Formatar seqüência de dados, e o quadro seguinte surgirá na tela: Quase todas as guias são semelhantes às funções descritas anteriormente, porém a guia Ordem de seqüência, que ainda não foi descrita, permite ao usuário selecionar a ordem dos dados no gráfico. 12.5 Criar e aplicar tipo de gráfico personalizado Quando estiver criando um gráfico o próprio Excel permite ao usuário personalizar É possível seu gráfico através do Assistente de Gráficos, na guia Tipos Personalizados, Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 54

onde já existem gráficos pré-definidos e formatados que auxiliam ao usuário na confecção do gráfico. 12.6 Formatar eixo Após de criar o gráfico o usuário pode selecionar os eixos e com um duplo clique (ou botão direito do mouse) e fazer a alteração na formatação do eixo. Cada tipo de gráfico mostra uma formatação diferente dos eixos. O escolhido abaixo foi um gráfico de dispersão. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 55

13. CARACTERÍSTICAS AVANÇADAS DE GRÁFICOS 13.1 Adicionar barras de erros Para adicionar as barras de erros no Eixo X e/ou no Eixo Y basta selecionar a seqüência de dados, no menu Formatar, clicar sobre Formatar seqüência de dados e, escolher a opção Barras de Erros X ou se preferir clicar com o botão do mouse direito sobre o gráfico e, escolher a opção Formatar seqüência de dados, clicar sobre a guia Barras de Erros X. O exemplo abaixo mostra como foi criado o gráfico de dispersão e a barra de erro Y. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 56

13.2 Adicionar linha de tendência Para adicionar linha de tendência basta: 1) Selecionar a seqüência de dados, no menu Gráfico e, escolher Adicionar linha de Tendência. 2) Na Guia Tipo, escolher um dos diversos tipos, e para o tipo Polinomial fica disponível a Ordem; para o tipo Média Móvel fica disponível o período. 3) Na Guia Opções acrescentar mais detalhes ao gráfico. Por exemplo, equações, valor de R-quadrado, etc. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 57

Para fazer alterações nos padrões de linha de tendência basta selecionar a linha de tendência, clicar duas vezes sobre esta, e escolher a guia Padrões, para fazer as alterações em estilo, cor e espessura. N o gráfico a seguir, nos anos de 1999 e 2000 não há valore de Produção e Vendas, mas foi adicionada uma linha de tendência linear. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 58

14. FILTRAR DADOS EM UMA TABELA O Excel oferece uma forma bastante útil para filtrar informações em uma tabela. Para isso, o usuário deve utilizar a ferramenta AutoFiltro. Primeiramente, é necessário criar uma tabela com todos os títulos das colunas e seus dados. Depois de inserir a lista ative o Auto Filtro, no menu Dados, opção Filtro. Será adicionado automaticamente em todas as colunas um filtro, para ativar um dos filtros, basta clicar na seta do lado da coluna e ativar a condição desejada. Para voltar a tabela ao normal (com todos os dados) clique no filtro e coloque a opção de Todos. Quando o usuário utiliza o AutoFiltro, determinados comandos de edição, formatação impressão funcionam de uma maneira diferente. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 59

15. TABELA DINÂMICA Um relatório de tabela dinâmica é uma tabela interativa que você pode usar para resumir rapidamente grandes quantidades de dados. Você pode girar suas linhas e colunas para ver resumos diferentes dos dados de origem, filtrar os dados por meio da exibição de páginas diferentes ou exibir os detalhes de áreas de interesse. Um exemplo de um relatório de tabela dinâmica simples. Os dados de origem estão na lista à esquerda. Quando usar um relatório de tabela dinâmica: Use um relatório de tabela dinâmica quando você desejar comparar totais relacionados, especialmente quando você tiver uma longa lista de valores a serem resumidos e desejar comparar vários fatos sobre cada valor. Use relatórios de tabela dinâmica quando desejar que o Microsoft Excel faça a classificação, a subtotalização e a totalização por você. No exemplo acima, você pode facilmente ver como as vendas de artigos de golfe no terceiro trimestre, na célula F5, superaram as vendas para outro esporte ou trimestre, ou as vendas totais globais. Como um relatório de tabela dinâmica é interativo, você ou outros usuários podem alterar a exibição dos dados para ver mais detalhes ou calcular resumos diferentes. Criar um relatório de tabela dinâmica: Para criar um relatório de tabela dinâmica, use o Assistente de tabela dinâmica e gráfico dinâmico como um guia para localizar e especificar os dados de origem que você desejar para analisar e criar a estrutura do relatório. Você pode, em seguida, usar a barra de ferramentas Tabela dinâmica para organizar os dados dentro dessa estrutura. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 60

Tipos de relatórios de tabela dinâmica: Um relatório de tabela dinâmica padrão se assemelha ao do exemplo anterior. Você também pode exibir um relatório de tabela dinâmica no formato recuado, para visualizar todos os valores de resumo do mesmo tipo em uma coluna. Você pode criar um relatório de gráfico dinâmico para visualizar os dados graficamente. Você também pode tornar um relatório de tabela dinâmica disponível na Web usando uma lista de tabela dinâmica em uma página da Web. Quando você publica um relatório de tabela dinâmica do Excel em uma lista de tabela dinâmica, outras pessoas podem visualizar e interagir com os dados a partir de seus navegadores da Web. DADOS DE ORIGEM Dados de origem de um relatório de tabela dinâmica Você pode criar um relatório de tabela dinâmica a partir de uma lista do Microsoft Excel, de um banco de dados externo, de várias planilhas do Excel ou de outro relatório de tabela dinâmica. Os dados de origem a seguir serão usados no restante dos relatórios de exemplo deste tópico para que você possa comparar apresentações distintas dos mesmos dados. Exemplo de dados de um relatório de tabela dinâmica C omo configurar os dados de origem: Os dados de origem de listas do Excel e da maioria dos bancos de dados são organizados em linhas e colunas. Seus dados de origem devem apresentar fatos semelhantes na mesma coluna. No exemplo, a região em que uma venda ocorre sempre se encontra na coluna E, o valor da venda encontrase na coluna D e assim por diante. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 61

Dados de origem OLAP: Os bancos de dados OLAP organizam grandes quantidades de dados em dimensões e níveis em vez de linhas e colunas. Você pode usar relatórios de tabela dinâmica para exibir e analisar dados de bancos de dados OLAP. Como o servidor OLAP, não o Excel, calcula os valores resumidos do relatório de tabela dinâmica, a recuperação de dados de um banco de dados OLAP é mais eficiente e você pode analisar quantidades maiores de dados do que em outros tipos de bancos de dados. O Excel também permite que você crie cubos OLAP a partir de dados de bancos de dados externos e salve os arquivos de cubo para que possa trabalhar offline com os dados. COMO OS RELATÓRIOS DE TABELA DINÂMICA ORGANIZAM OS DADOS Campos e itens: Um relatório de tabela dinâmica contém campos, cada um deles correspondente a uma coluna (ou dimensão OLAP) dos dados de origem e resume várias linhas de informações dos dados de origem. Os campos do relatório de tabela dinâmica apresentam uma lista dos itens de dados das linhas ou colunas. As células de interseção entre as linhas e colunas exibem dados resumidos referentes aos itens situados no topo da coluna e à esquerda da linha. Nesse relatório de tabela dinâmica, o campo Produto contém os itens Laticínios e Carnes. Campos de dados e células: Um campo de dados, como Total de vendas, fornece os valores resumidos no relatório de tabela dinâmica. No exemplo, a célula C6 apresenta o total de vendas de laticínios de Paulo em maio ou seja, a soma das Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 62

cifras de vendas de cada linha dos dados de origem referentes ao mês de maio, onde Paulo era o vendedor e laticínios, a categoria de produto. Funções de resumo: Para resumir os valores dos campos de dados, os relatórios de tabela dinâmica utilizam funções de resumo como Soma, Contagem ou Média. Essas funções também apresentam automaticamente os subtotais e totais gerais se você optar por exibi-los. Neste exemplo, os dados da coluna Vendas da lista de origem apresentam um resumo de Soma, indicando os subtotais referentes aos meses e totais gerais referentes às linhas e colunas. No caso de dados de origem OLAP, o servidor OLAP fornece funções de resumo pré-calculadas. Visualização de detalhes: Na maior parte dos relatórios de tabela dinâmica, é possível ver as linhas de detalhes baseadas nos dados de origem que compõem o valor resumido de uma determinada célula de dados. Os dados de origem OLAP não são organizados em linhas que possam ser visualizadas dessa forma, mas é possível alterar o nível de detalhes exibidos no relatório de tabela dinâmica se ela for baseada em dados de origem OLAP. Alteração do layout: Ao arrastar um botão de campo para outra parte do relatório de tabela dinâmica, você poderá visualizar seus dados de várias maneiras e calcular valores resumidos distintos. Por exemplo, você poderá ver os nomes dos vendedores nas colunas em vez de vê-los nas linhas. Campo Vendedor sendo arrastado para orientação em colunas RELATÓRIOS DA TABELA DINÂMICA COM FORMATO RECUADO Um relatório de tabela dinâmica em formato recuado é semelhante a um relatório em faixas ou formatado. Os dados referentes a cada campo de linha são recuados em um Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 63

layout semelhante a tópicos de texto. Ao usar esse formato, você poderá ler todas as cifras resumidas referentes a um campo de dados em uma única coluna. Esse recurso é útil para relatórios longos ou impressos. Exemplo de relatório de tabela dinâmica com formato recuado Como criar um relatório de tabela dinâmica com formato recuado: O layout recuado é uma autoformatação aplicada depois de se criar um relatório de tabela dinâmica. Quando você usa a autoformatação para alterar um relatório de tabela dinâmica para o formato recuado, os campos de coluna do relatório tornam-se campos de linha e o Excel aplica formatos distintos de caracteres e células ao relatório de tabela dinâmica. Você pode alterar a formatação para personalizar a aparência do relatório. Como imprimir um relatório de tabela dinâmica com formato recuado: O Microsoft Excel apresenta algumas configurações de impressão específicas de relatórios de Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 64

tabela dinâmica. Você pode repetir automaticamente os rótulos das linhas e colunas da tabela dinâmica, bem como os rótulos de itens em cada página impressa, podendo também inserir automaticamente quebras de página entre as seções do relatório. Relatórios de Gráficos Dinâmicos Modos de exibição gráfica de dados da tabela dinâmica: Um relatório de gráfico dinâmico é um gráfico interativo que você pode usar para ver e reorganizar dados do ponto de vista gráfico de forma semelhante a um relatório de tabela dinâmica. Um relatório de gráfico dinâmico sempre possui um relatório de tabela dinâmica associado na mesma pasta de trabalho do relatório de gráfico dinâmico, que inclui todos os dados de origem do relatório associado. Assim como um relatório de tabela dinâmica, o relatório de gráfico dinâmico possui botões de campo que podem ser usados para exibir outros dados e alterar o layout. Um exemplo de relatório de gráfico dinâmico Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 65

16. CLASSIFICAR LISTAS Quando os dados da tabela estão no formato de lista (tipo colunável), isto é, na primeira linha está o nome da coluna (campos) e nas linhas, os dados de cada coluna (registro). Pode-se fazer a classificação dos dados escolhendo no máximo 3 nomes de colunas. Para classificar uma lista basta: 1) Selecionar a lista que deseja ordenar. 2) Clicar em Dados na barra de menu, e escolher a opção Classificar. 3) A guia Classificar será aberta e o usuário poderá escolher se deseja classificar sua lista de forma Crescente ou Decrescente. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 66

17. USAR TÓPICOS DO EXCEL Estrutura de Tópicos: são dados dispostos numa planilha onde as linhas ou colunas de dados detalhados são agrupados de tal forma que o usuário pode criar relatórios resumidos. As estruturas de tópicos podem resumir uma planilha inteira ou parte selecionada dela. Quando os dados estão em formato de lista, o Excel pode calcular e inserir subtotais em uma planilha. Criar tópico automaticamente: a planilha deve conter linhas ou colunas que resumem dados de detalhe (por exemplo, total das receitas e/ou total das despesas), ou usar o item de Subtotais dentro de Dados Selecionar uma célula qualquer da tabela, no menu Dados escolher o Organizar estrutura em tópicos, clicar no Auto Tópicos. Os símbolos de positivo e negativo aparecem para exibir ou não os detalhes. Se o símbolo de Tópicos não aparece: No menu Ferramentas, clicar em Opções e, em seguida, clicar na guia Exibir. Depois, marcar a caixa de seleção Símbolos de estrutura de tópicos. Remover os tópicos: Selecionar qualquer célula da tabela. No menu Dados escolher o Organizar estrutura em tópicos, e clicar em Limpar estrutura de tópicos. Centro Universitário Unibero - Cursos de Gestão Prof Carlos Racioppi Vieira 67

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