PROCESSOS DE PLANEJAMENTO Ana Claudia de Oliveira Machado. Geraldo Magela Campos Reis Patrícia Vitorino da Cruz Rafaela Oliveira de Souza Tatiana Santos Costa Não basta saber, é preciso aplicar. Não basta querer é preciso fazer. Goethe RESUMO Este artigo analisa a importância dos processos de planejamento nas empresas. Introdução. Planejar é ao mesmo tempo um processo, uma habilidade e uma atitude. Assim como o contrário de eficiência é o desperdício, o contrário de planejamento é improvisação. O planejamento é a mais importante das funções gerenciais.
Índice. Introdução... 1 1. PROCESSO DE PLANEJAMENTO.... 3 1.1. A Importância do Planejamento.... 4 1.2. Preparação de planos.... 5 1.3. Tipos de Planos...6 1.4. Nível de Planejamento Organizacional....Erro! Indicador não definido. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 7
1. PROCESSO DE PLANEJAMENTO. A administração é o processo ativo de determinação e orientação do caminho seguido por uma organização para a realização dos seus objetivos. Por ser um processo, está apoiada em um conjunto muito amplo de atividades, compreendendo análises, decisões, comunicação, liderança, motivação, avaliação e controle. Dentre estas atividades, a tomada de decisão, destaca-se como sendo de fundamental importância para uma administração bem sucedida [1]. O processo decisório, que representa a seleção efetiva dentre alternativas possíveis, é o principal vetor de inter-relação e interdependência entre os processos de administração e planejamento. Decisões formuladas explícita, ou implicitamente, precedem toda e qualquer ação e são também consideradas como a própria essência do processo de planejar [2]. Sob esta perspectiva, considera-se o planejamento como um processo, que dá suporte a estrutura decisória da instituição, composta de decisões relacionadas aos diferentes níveis da organização: estratégico, gerencial e operacional. O ato de planejar deve ser, portanto, um processo participativo, desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de um modo mais eficiente e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos de uma organização [3]. O desenvolvimento de um planejamento participativo, garante maior eficiência ao processo decisório, estimula o envolvimento do nível gerencial, facilita a integração de informações, possibilita a formação de um espírito de equipe, permite coordenação de esforços e estimula a produção de idéias. Além disso, o processo de planejar age como um catalisador de mudanças na organização. O planejamento é um processo que, uma vez adotado, demanda continuidade, devendo desta forma ser incorporado como prática permanente na organização. Entendêlo como um processo é requisito para se obter eficácia na sua implementação. É através das avaliações, revisões periódicas e reformulações que o planejamento tornar-se-á um processo cíclico, aberto e flexível, responsável pelo direcionamento constante dos esforços e alocação efetiva dos recursos da organização.
Planejar é pensar e agir em relação ao futuro, é a essência do processo de planejamento, é tomar decisões sobre o futuro, é definir objetivos ou resultados alcançados, é buscar mudar a situação conhecida para uma outra situação desejada, dentro de um intervalo definido de tempo, é imaginar e trabalhar para construir uma situação nova que não seria apenas um resultado da simples evolução dos fatos presentes [4].. 1.1. A Importância do Planejamento. Poderíamos argumentar que se deve fazer planejamento porque não fazer é expor-se por demais às incertezas do futuro. Profundas mudanças econômicas, sociais e tecnológicas pronunciam-se, e, quanto maior a incerteza, maior é a necessidade de planejamento. Portanto, deve-se fazer planejamento estratégico porque este: [5] Visa preparar a organização para adaptá-la aos novos contextos ambientais (inovação tecnológica, novos modelos de gestão, novos desafios do setor público, decisão mais participativa, transparência administrativa). Repensar o que está sendo feito, definir novas diretrizes para o futuro, traçar novos programas ou eliminar linhas de ação superadas. Além de envolver questões de tomada de decisões e de competência intelectual, planejar é também uma questão de atitude, ou seja, planejar é o resultado de atitudes favoráveis a mudanças que reconheçam a necessidade de alterações e transformações de ações para que essa mudança ocorra e seja concretizada. A importância do planejamento está em proporcionar uma direção que permita a coordenação dos esforços, reduzir o impacto da incerteza ambiental e preparar uma mudança, minimizar a redundância e o desperdício, estabelecer objetivos e padrões que podem ser posteriormente usados no controle do desempenho organizacional, permitir a identificação de oportunidades e a antecipação de potenciais problemas.
1.2. Preparação de planos. O resultado do processo de planejamento é a preparação de planos, um plano é o registro das decisões resultantes dos processos dos dados de entrada, é um guia para ação futura, estabelece qual situação será alcançada e o que será feito para alcançá-las e os recursos que serão aplicados nesse esforço. : [6] Uma palavra extremamente importante no vocabulário do administrador que indica um conceito geral em administração, é objetivo. Um objetivo pode ser: : [7] Uma situação ou estado futuro desejado, A realização de um produto, físico ou conceitual, A realização de um evento. Sempre que possível, os objetivos devem ser quantitativos. Devem ser formados em termos numéricos, associados a indicadores específicos de desempenhos, como quantidade, data, nível de qualidade ou ordem de grandeza dos recursos empregados. São chamados de meta. : [8] Para a realização dos objetivos, é preciso definir um ou mais cursos de ação, executar atividades e empregar recursos. Um plano deve conter definição dos cursos de ação, das atividades operacionais e dos recursos necessários para realizar os objetivos. Os recursos de ação como o próprio nome diz, define o caminho a se seguir. As ações e atividades envolvem o dispêndio de energia física, intelectual e social: fazer, elaborar, desenvolver, construir, realizar, alcançar, colaborar. Em certos casos, as atividades cessam quando o objetivo é atingido. As atividades são realizadas com a aplicação de recursos: tempo, espaço, instalações, pessoas, equipamentos, e informações. No processo de planejamento de objetivos, a definição dos meios de execução estabelece os diferentes tipos de recursos que serão necessários, bem como o seu custo.
1.3. Tipos de Planos. Os meios mais comuns de escrever os planos são: Amplitude de uso Estratégico Estrutura de tempo Especificidade Freqüência de uso Longo Prazo Direcional Temporário Tático PP Curto Prazo Específico Permanente Planos Temporários; também chamados de planos de finalidade singular, extinguem-se quando os objetivos são realizados. Planos Permanentes; contêm as decisões programadas, que devem ser usadas em situações pré-definidas. Políticas, procedimentos e certos tipos de objetivos são planos permanentes. Políticas: Uma política ou diretriz é umas orientações genéricas, que define em linhas gerais o curso de ação a ser seguido quando determinado tipo de problema se apresenta. Procedimentos: Também chamados de rotinas ou normas, são descrições detalhadas de seqüências de atividades, que devem ser realizadas para que um objetivo possa ser cumprido. Planos Específicos: Tem objetivos claramente definidos, não há ambigüidade, requerem uma clareza e uma flexibilidade que geralmente não existem. Planos Direcionais: São preferíveis quando a incerteza é alta e a gerencia precisa manter a flexibilidade, proporcionam o foco, mas não travam os gerentes em objetivos específicos. Planos de Curto Prazo: Cobre menos de um ano, permite maior flexibilidade e se ajustam mais as mudanças. Planos de Longo prazo: Cobrem além de cinco anos.
. Conclusão Temos hoje o processo de planejamento como uma ferramenta de extrema importância na administração moderna, não podendo em momento algum ser ignorado e ou desprezado, correndo o risco se acaso acontecer, de prejuízos nas organizações. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1. ANSOFF, Igor. Estratégia Empresarial. São Paulo: McGraw-Hill, 1965 2. KOORITZ & O DONNEL. Princípios de Administração. São Paulo: Pioneira, 11 a Ed., 1978, p.161 3. REBOUÇAS DE OLIVEIRA. Planejamento Estratégico. São Paulo: Atlas, 12 a Ed., p.33. 4. MAXIMIANO, Antonio. Introdução à Administração. São Paulo: Atlas, 6 a. Ed. 2004, p. 138.. 5. ENAP. Curso de Planejamento Estratégico Escola Nacional de Administração Pública. Brasília, 1999, p. 35. 6. MAXIMIANO, Antonio. Introdução à Administração. São Paulo: Atlas, 6 a. Ed. 2004, p. 143. 7. MAXIMIANO, Antonio. Introdução à Administração. São Paulo: Atlas, 6 a. Ed. 2004, p. 145. 8. MAXIMIANO, Antonio. Introdução à Administração. São Paulo: Atlas, 6 a. Ed. 2004, p. 146 9.