MANUAL DE INTEGRAÇÃO G5 X CONTABIL
INTEGRAÇÃO DO G5 PHOENIX PARA O CONTÁBIL PHOENIX Essa funcionalidade integra as informações digitadas no G5 Phoenix para o Contábil Phoenix, fornecendo ao usuário um mecanismo onde não há necessidade de redigitação diminuindo assim a margem de erro. Para ser realizada a integração das informações do G5 com o Contabil é necessário que os sistemas estejam instalados no mesmo diretório e também é necessária a realização da configuração do plano de contas integráveis. Cadastro das informações dentro do G5 Phoenix 1 Cadastro da Empresa No Menu Cadastro Empresa opção Escrita determinar os seguintes campos:- As opções para o campo Tipo Caixa são: 1- Livro Caixa 2- Contabilidade Quando selecionada a opção Livro Caixa o sistema irá efetuar a integração das notas/serviços para o Livro Caixa no programa Jr.Phoenix. Quando selecionada a opção Contabilidade o sistema irá efetuar a integração das notas/serviços para a contabilidade no programa Contábil Phoenix. As opções para o campo PL. Contas Intg. são:- 1 Plano de Contas Geral 2 Plano de Contas Individual Essa opção define se para a empresa ativa será utilizado o cadastro de plano de contas Geral ou se será utilizado o Individual. O Cadastro do Plano de contas integráveis é efetuado considerando o Plano de contas contábeis informado para a empresa. Para que se utiliza a opção 1 (Geral), é necessário que todas as empresas com esta opção, estejam vinculadas ao mesmo plano de contas. As opções para o campo Met. De Contab. são:- 1 Sintético 2 Analítico Essa opção define se a integração dos participantes (Fornecedores/Cliente) utilizará o método sintético, lançando todos na mesma conta contábil definida na tela de configuração do Plano de
Contas Integráveis ou buscando da ficha Automática; ou se a integração será de forma analítica, buscando no cadastro do participante sua respectiva conta contábil. Com essas informações, o usuário irá criar o Plano de contas integráveis, que nada mais é do que a correlação entre os códigos de CFOP utilizados nas notas de compra e venda e os códigos de serviços nas entradas e saídas de serviços com as contas contábeis existentes no plano de contas utilizado no módulo Contábil Phoenix. Quando optarmos pelo método Analítico: no caso de uma Nota Fiscal de Entrada o sistema debita a conta vinculada ao CFOP (Menu Cadastro/Plano de Contas Intg Novo CFOP aba Códigos Fiscais) e credita a conta do Participante (Menu Cadastro/Participantes(fornecedores/Clientes Analíticos campo Conta Contábil Fornecedor) no caso de uma Nota de Serviços Tomados o sistema debita a conta vinculada ao C/C (Menu Cadastro/Plano de Contas Intg Novo CFOP aba Serviços) e credita a conta do Participante (Menu Cadastro/Participantes(fornecedores/Clientes Analíticos campo Conta Contábil Fornecedor) - no caso de uma Nota Fiscal de Saída o sistema debita o Participante (Cadastro dos Participantes Analíticos/ campo Conta Contábil Cliente) e Credita a informação vinculada ao CFOP (no Plano de contas Integráveis aba Códigos Fiscais) - ou no caso de uma nota de Serviços Prestados o sistema debita o Participante (Cadastro dos Participantes Analíticos/ campo Conta Contábil Cliente) e Credita a informação vinculada ao C/C (no Plano de contas Integráveis/Aba Serviços) Quando optarmos pelo método Sintético: - no caso de uma Nota Fiscal de Entrada o sistema debita a conta vinculada ao CFOP (Menu Cadastro/Plano de Contas Intg Novo CFOP aba Códigos Fiscais) e credita a conta do Participante (Menu Cadastro Plano de Contas Intg Novo CFOP aba Automáticas campo Fornecedor) - no caso de uma Nota Serviço Tomado o sistema debita a conta vinculada ao C/C (Menu Cadastro/Plano de Contas Intg Novo CFOP aba Serviços) e credita a conta do Participante (Menu Cadastro Plano de Contas Intg Novo CFOP aba Automáticas campo Fornecedor) - no caso de uma Nota Fiscal de Saída o sistema debita o Participante (Menu Cadastro Plano de Contas Intg Novo CFOP aba Automáticas campo Cliente) e Credita a informação vinculada ao CFOP (Menu Cadastro Plano de Contas Intg Novo CFOP aba Códigos Fiscais) - ou no caso de uma nota de Serviços Prestados o sistema debita o Participante (Menu Cadastro Plano de Contas Intg Novo CFOP aba Automáticas campo Cliente) e Credita a informação vinculada ao C/C (no Plano de contas Integráveis/Aba Serviços) 2 Parâmetros de Integração Contábil No Menu Cadastro Parâmetros de Integração Contábil é possível cadastrar as configurações para integrar as informações de acordo com a necessidade de cada empresa:
Para cada empresa poderá ser feito um controle, por período, da configuração realizada para integração contábil. A cada novo registro inserido nessa tela o usuário terá uma forma de integração diferenciada de acordo com as opções selecionadas. Para as Notas de Entrada, Notas de Saída, Serviços Prestados e Serviços tomados a forma de contabilizar as contas poderá ser feita através das opções Nota a Nota, Por Totais ou Por itens (essa opção será válida para as empresas que estiverem enquadradas no Sped, no cadastro da empresa, ficha escrita). O ICMS referente às Notas de Entrada e Notas de Saída terá as opções disponíveis para contabilização sendo Nota a Nota, Por Totais ou Não contabilizar. O IPI referente às Notas de Entrada e Notas de Saída terá as opções disponíveis para contabilização sendo Nota a Nota, Por Totais ou Não contabilizar. O ISS referente aos Serviços Prestados e Serviços Tomados terá as opções disponíveis para contabilização sendo Nota a Nota, Por Totais ou Não contabilizar. O Pis/Cofins para as Notas de Entrada, Notas de Saída, Serviços Prestados e Serviços Tomados terá as opções disponíveis para contabilização sendo Nota a Nota, Por Totais (*). O Centro de Custo terá as opções de Contabiliza e Não contabiliza. Uma vez definido Contabiliza a empresa deverá estar Enquadrada no Sped e ter um plano de centro de custo vinculado ao plano de contas contábeis da empresa. Assim, os lançamentos de centro de custos serão feitos dentro do lançamento dos itens das notas de entrada, saída, serviços prestados e tomados. A opção A Vista/ A Prazo terá as opções disponíveis para Separar a vista/prazo, Tudo a vista ou Tudo a prazo
(*)No quadro Não contabilizar Contas será possível escolher individualmente a não contabilização do Pis/Cofins, ou ambos poderão ser selecionados para não contabilizar. Além disso, há a possibilidade de selecionar os mesmos nos regimes cumulativo e não cumulativo quando se tratar de empresas que estão enquadradas no Lucro Real e que tenham esta situação. Esta funcionalidade de Não contabilizar também poderá ser utilizada para o IRPJ, Contribuição Social, Simples e EFD Demais Documentos e Operações. A opção Considerar o valor do Pis/Cofins dos Itens, deverá ser marcada quando o usuário optar pela contabilização das contribuições de acordo com o lançamento dos itens, fazendo com que a funcionalidade atenda as situações onde existam alíquotas diferenciadas para as empresas enquadradas no PIS e COFINS não cumulativo/cumulativo Para as Empresas de Lucro Real essa opção estará habilitada a partir de 01/2012. Para as empresas do Lucro Presumido, essa opção estará habilitada a partir de 01/2013, quando a empresa estiver enquadrada no SPED no Cadastro da Empresa, ficha Escrita, possibilitando a contabilização do PIS/COFINS através do lançamento dos itens. 3 DETALHAMENTO DAS OPÇÕES Notas de Entrada, Saída, Serviços Prestados e Serviços Tomados terão as opções Nota a Nota, Por Totais e Por Itens. A). Para as Notas A.1) Nota a Nota - serão gerados lançamentos contábeis nota a nota, ou seja, se forem escrituradas 50 notas no mês, teremos 50 lançamentos contábeis e o valor do lançamento será o total da nota. A.2) Por Totais - serão gerados lançamentos contábeis totalizando pelo CFOP, ou seja, se forem lançadas 50 notas no mês e todas tiverem a mesma combinação da Centena do CFOP+C/C teremos apenas 01 lançamento no contábil e o valor será a soma do valor total de todas as notas com a mesma combinação. E quando se tratar de serviços prestados e tomados o sistema irá considerar a soma dos lançamentos que tiverem o mesmo C/C para gerar o lançamento. Em qualquer uma das opções serão gerados lançamentos simples no contábil. A.3) Itens - nesta opção o sistema vai gerar lançamentos considerando o total da Nota, mas permitindo que itens diferentes sejam alocados em contas contábeis distintas. Essa opção vai existir para as Notas Fiscais de entrada de mercadoria, saída de mercadoria e as Notas de Serviços. Serão gerados lançamentos nota a nota, no entanto, serão apresentados na planilha considerando uma das duas situações a seguir: Se todos os itens, da nota ou serviço, pertencerem ao mesmo grupo, automaticamente irão para a mesma conta contábil, portanto, o lançamento a ser apresentado será um lançamento simples. Se os itens, da nota ou serviço, pertencerem a grupos distintos irão para contas contábeis diferentes, portanto o lançamento a ser apresentado será um múltiplo. Exemplo:- Se na Nota Fiscal de Entrada existir vários itens o sistema vai debitar cada item para sua respectiva conta (no entanto, contas idênticas o sistema irá somar o valor) e vai creditar o participante ou a conta contábil informada no campo Contra partida. Para que o sistema possa identificar a que conta contábil pertence o item, foram criados no Menu Cadastro Itens Cadastro, Aba GRUPO os campos para informar as contas contábeis para cada situação. Depois de cadastradas as contas o campo CONTA CONTABIL na aba Item ficará com a informação SIM,isso significa que existem contas cadastradas para o Grupo. Cadastro de Itens Aba Grupo
Os campos acima serão habilitados se no parâmetro de integração contábil campo Planilhar Contas estiver com a opção 3-Por Itens. Caso o usuário não tenha definido as contas contábeis, ao emitir a planilha contábil, o campo a debito ou a crédito virá como CC Inválido. B). Para os Impostos (ICMS/IPI/PIS/COFINS e ISS) Na opção Nota a Nota, o sistema irá verificar os impostos destacados na escrituração (nota fiscal de entrada e de saída de produtos e serviços tomados e prestados) e serão gerados os lançamentos contábeis um a um conforme a quantidade de notas escrituradas. A opção Por Totais irá gerar lançamentos contábeis totalizando pela combinação da Centena + C/C, no caso das notas de entradas e saídas e pelo C/C quando se tratar de serviços prestados e tomados, ou seja, a cada nota escriturada o sistema deve apurar o resultado da soma dos valores das que pertencem a cada combinação para efetuar um lançamento. 4 Plano de Contas Integráveis Para elaborar o Plano de Contas Integráveis, o usuário deve acessar o Menu Cadastro Plano de Contas Intg Novo CFOP, clicar na opção definida no cadastro da empresa campo Met.de Contab. (Individual ou Geral) para iniciar o cadastro.
O sistema ira apresentar uma tela com as opções de abas Códigos Fiscais, Serviço e Automáticas. 4.1 Aba Códigos Fiscais Na Aba Códigos Fiscais, teremos os seguintes campos:
Centena CFOP Nesse campo deverá ser digitada a centena do CFOP, exemplo, CFOP 1.101 então deverá ser digitado 101. C/C Esse campo permite que um mesmo CFOP seja destinado a varias contas contábeis. Neste campo definiremos um nº, que deverá ser digitado na tela de escrituração das notas, no campo C/C. Como facilitador, se o usuário deixar no lançamento da nota, o campo em branco o sistema irá entender que é o primeiro cadastro, ou seja, irá identificar o campo em branco como 1. Exemplo: CFOP (1) 101 c/c 1 Matéria Prima CFOP (1) 101 c/c 2 Material de Embalagem (neste caso será necessário digitar 2) CFOP (1) 102 c/c 1 Merc.p/revenda CFOP (5) 101 c/c 1 Venda Prods.Industrializados A tela para configuração de Notas Fiscais de Entrada e Saída será a mesma, porém o usuário terá apenas que informar marcando no RadioButton qual situação quer cadastrar primeiro. PARTIDA Nas entradas, o usuário informa a conta contábil. O sistema permite a pesquisa do plano de contas teclando ctrl+enter. Nas saídas, o usuário deve informar a palavra CLIENTE. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Sintético, o sistema buscará a conta cliente cadastrada na ABA Automáticas campo Cliente. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Analítico, o sistema buscará a conta cliente informada no cadastro do participante campo Conta Contábil Cliente. CONTRA-PARTIDA Nas entradas, o usuário deve informar a palavra "FORNECEDOR. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Sintético, o sistema buscará a conta fornecedor cadastrado na ABA Automáticas campo Fornecedor. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Analítico, o sistema buscará a conta fornecedor informada no cadastro do participante campo Conta Contábil Fornecedor. Nas saídas, o usuário informa a conta contábil. O sistema permite a pesquisa do plano de contas teclando ctrl+enter. HISTÓRICO O usuário informa o nº do histórico utilizado na contabilidade. O sistema permite a pesquisa do histórico teclando ctrl+enter. COMPLEMENTO DO HISTÓRICO O usuário poderá digitar informações complementares ao histórico. Se necessário, o usuário poderá utilizar os coringas informados abaixo para trazer maiores informações ao lançamento. Segue relação de coringas :- 999999 A999999 > levará o nº inicial e o nº final da nota fiscal (no caso de agrupamento de notas), ou apenas 999999 para levar apenas o nº da nota fiscal ( no caso de lançamento único)
SER > levará a série da NF DD/MM/AA > levará o dia/mês/ano FFF > levará o nome do fornecedor ou cliente. Exemplo:- Conf.NF 999999 A999999 SER DD/MM/AA FFF, Caso o usuário não queira contabilizar determinados CFOPs, deve deixar o campo Contabiliza em branco, ou colocar um asterisco (*) em todas as partidas e contrapartidas. Os campos destinados aos impostos devem ser preenchidos com suas respectivas contas contábeis, O sistema permite a pesquisa do plano de contas teclando ctrl+enter. Quando no parâmetro de integração contábil a opção Planilhar Contas estiver definida com a opção 3- POR ITENS, o sistema irá verificar as opções: * Se estiver marcado por itens nas ENTRADAS, a conta PARTIDA para efeito da integração será lida do cadastro do item, aba Grupo, campo Partida(Entrada/Tomados); * Se estiver marcado por itens nas SAÍDAS, a CONTRA PARTIDA para efeito da integração será lida do cadastro do item, aba Grupo, campo C/Partida(Saída/Prestados); * Os campos Partida (Devolução de Vendas) e C/Partida (Devolução de Compra) poderão ser usados quando desejar efetuar a integração das devoluções tanto de Compras como de Venda por Itens, caso não sejam informadas essas contas, o sistema irá buscar as contas do plano de contas integráveis, através do cadastro da centena do Cfop + C/C, para efeito da integração. 4.2 Aba Serviços No campo C/C o usuário irá digitar essa informação e nela serão amarradas as demais informações para a integração. A tela para configuração de Serviços Tomados e Prestados será a mesma, porém o usuário deverá informar marcando no RadioButton qual situação quer cadastrar primeiro. Para os Serviços Tomados o usuário deve optar por tratar de forma analítica ou sintética, da seguinte forma:- Para integrar os serviços tomados de forma analítica, basta informar a palavra FORNECEDOR na contra-partida. O sistema irá buscar a conta contábil no cadastro do participante. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Sintético, o sistema buscará a conta fornecedor cadastrada na ABA Automáticas campo Fornecedor. Para os Serviços Prestados o usuário deve optar por tratar de forma analítica ou sintética, da seguinte forma:- Para integrar os serviços prestados de forma analítica, basta informar a palavra CLIENTE na partida. O sistema irá buscar a conta contábil no cadastro do participante. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Sintético, o sistema buscará a conta cliente cadastrado na ABA Automáticas campo Cliente. Nos campos referentes aos Impostos Retidos, o usuário deve determinar em cada campo a conta contábil na qual deseja que o lançamento seja realizado. 4.3 Aba Automáticas
Os campos Fornecedor e Cliente da ficha Automáticas, só deverão ser preenchidos com as respectivas contas contábeis quando o método de contabilização for sintético, ou seja, quando existir uma única conta contábil para todos os fornecedores e uma única conta contábil para todos os clientes. No campo Caixa deverá ser informada a conta caixa ou banco. Nos demais campos o usuário deve informar as contas contábeis (débito e crédito) correspondentes a cada tributo. Se optarmos, no cadastro das empresas, por: Método de Contabilização Analítico significa que na contabilidade temos uma conta para cada fornecedor e para cada cliente. Na tela de escrituração das notas existem os campos: A VISTA E A PRAZO. Com base nos valores informados, o sistema fará a contabilização da seguinte forma: Método de contabilização sintético Quando tratar-se de operação à prazo, o sistema buscará a conta do fornecedor ou do cliente na ficha Automáticas Quando tratar-se de operação à vista, o sistema buscará a conta caixa ou conta banco na ficha Automáticas Método de contabilização analítico Quando tratar-se de operação à prazo, o sistema buscará a conta contábil no cadastro do fornecedor ou do cliente analítico. Quando tratar-se de operação à vista, o sistema buscará a conta caixa ou conta banco na ficha Automáticas Dessa forma, quando houver lançamento com valor no campo a vista e no campo a prazo será lançado um lançamento múltiplo para a contabilidade. 5 Escrituração das Notas A informação constante na tela inicial permitirá ao sistema buscar as contas vinculadas tanto na partida como na contrapartida do plano de contas integráveis, para as empresas que optaram pela integração Nota a Nota, Por Totais ou Por Itens. Para tanto, o sistema irá verificar o campo C.Fiscal + C/C, na tela principal de lançamento de notas, comparar a informação desses campos com a cadastrada no Plano de Contas Integrado e gerar a informação para a Planilha contábil. Na opção de integração Por item o sistema buscará as informações na tela principal e na secundária que trata os itens. Para a contabilização Por Itens, ao selecionar o item, o sistema irá apresentar no campo C/C (da tela de lançamento) o código reduzido da conta contábil vinculada ao grupo ao qual o item pertence.
6 Centro de Custo A opção de rateio por centro de custo, na escrituração das notas, será habilitada apenas para as empresas que estejam enquadradas no Sped, e no parâmetro de integração contábil a opção Planilhar Centro de Custo esteja com a opção 1-CONTABILIZA definido em um dos campo (Nota de Entrada, Saída, Serviços Prestados e Serviços Tomados) 6.1-CADASTRO DO CENTRO DE CUSTO Se a empresa ativa possuir um plano de CENTRO DE CUSTO vinculado ao plano de contas contábil, o sistema irá habilitar o preenchimento da informação do campo Centro de Custo dentro do lançamento dos itens das notas. Caso não tenha um plano de centro de custo vinculado ao plano de contas, ao pressionar CTR+Enter na tela do lançamento do Rateio de centro de custo, será apresentada uma mensagem Não existe plano de centro de custo definido para o plano de contas contábil da empresa. Os lançamentos por Centro de custo serão efetuados dentro da escrituração de notas/itens, campo Rateio de Centro de Custo, conforme tela abaixo:
Para os serviços Prestados e Tomados, dentro do lançamento do item terá o quadro para efetuar o lançamento por centro de custo.
Ao pressionar Ctrl+enter dentro desse campo o sistema abrirá a seguinte tela: O sistema permitirá a consulta do Plano de contas de CENTRO DE CUSTO, utilizando o recurso das teclas de atalho CTRL+Enter. O botão Recarregar será usado quando o valor do item tiver sido alterado após já ter sido gravado o lançamento com o rateio ou então quando os percentuais de rateio cadastrados lá no cadastro do item forem alterados.
No Lançamento de Nota de Entrada e Serviços tomados, o sistema abrirá a tela do Lançamento de centro de custo a Débito. Já no lançamento de Nota de Saída e Serviços Prestados, o sistema abrirá a tela do lançamento de centro de custo a Crédito. O usuário poderá vincular a conta de centro de custo, no cadastro do item, para que ao entrar na tela de lançamento por centro de custo o sistema calcule o rateio automaticamente. Para fazer o cadastro do rateio das contas de Centro de Custo nos itens, acesse o Menu Cadastro/ Item/Cadastro, tecle ctrl+entre no campo Rateio de Centro de Custo no final da tela. Ao pressionar Ctrl Enter abrirá a tela abaixo:
Nessa tela será possível cadastrar os percentuais de rateio para cada item. 7 - Integração dos Demais Documentos e Operações. A integração desses lançamentos estará disponível aos usuários que estiverem com a empresa enquadrada no Sped e realizarem algum tipo de lançamento no Menu Escrituração EFD Contribuições /Demais Doctos e Operações. *Obs* Para as empresa do lucro presumido, enquadrada no Sped, a integração desses lançamentos estará disponível a partir de 01/2013 e no parâmetro de integração contábil deverá estar marcada a opção Considerar o valor do pis e cofins dos itens. Ao acessar o Menu Escrituração/ Efd Contribuições/Demais Documentos e Operações foi criado um campo chamado Integração Contábil. Ao pressionar Ctrl+Enter nesse campo, teremos acesso a tela onde serão cadastradas as contas contábeis para integração dos valores das Receitas/Despesas e também os valores referente ao pis e cofins de cada lançamento.
Nessa tela será apresentado o campo com o plano de contas definido no cadastro da empresa. Nos campos Partida e Contra Partida será possível acessar o plano de contas pressionando Ctrl+enter e no campo dos históricos também poderá ser acessado o cadastro de histórico padrão. Todos os lançamentos serão levados para a planilha contábil para que possam ser integrados junto com os demais lançamentos existentes. 8 Planilha Contábil A planilha contábil, que será utilizada apenas para conferência e impressão, será acessada pelo Menu Mensal Planilha Contábil Escrituração de Notas.
Ao acessar essa opção teremos a tela abaixo onde poderá ser feita a seleção por dia além de selecionar os itens que deseja conferir. A planilha modelo 1 tem a ordenação por Data. A planilha modelo 2 ordena pelo número da nota e terá uma forma mais compactada de demonstrar os lançamentos.