Cccc Controle Patrimonial WEB Manual Inventário
Conteúdo. Introdução... 3 2. Inventário... 3 2.. Abertura do inventário... 4 2.2. Relatório para Inventário... 5 2.2.. Contagem física e verificação do estado conservação manual... 6 2.2.2. Contagem física e verificação do estado conservação coletor... 7 2.3. Contagem Automática... 9 2.4. Contagem Manual... 0 2.5. Apuração das divergências... 2.6. Encerramento do inventário... 2 2.7. Inventários realizados... 2 2.8. Coletando dados... 3 2.9. Transferindo os dados do coletor para o computador... 5 2
. Introdução O objetivo desse manual é orientar a utilização do módulo Inventário do Sistema de Controle Patrimonial, disponível para todos os tipos de usuário. A unidade gestora é responsável pelo inventário das suas unidades de guarda. 2. Inventário O inventário físico de bens é caracterizado como o processo que consiste na contagem do bem in loco, que é a verificação das existências dos estoques e bens permanentes. As boas práticas de inventário permitem conhecer a composição qualitativa do patrimônio em determinado instante, bem como fornecer informações relevantes do mesmo para que seja possível processar a sua expressão qualitativa diante o balanço patrimonial. Adotamos como práticas de procedimento para efetuar o inventário no permanente: Abertura do inventário Definição da data e do responsável pelo processo. Bloqueio do sistema para qualquer movimento, permitindo somente o recebimento de bens que estava pendente. Relatório para Inventário Listagem dos bens por localização e status de conservação para ser utilizada no processo. Contagem Automática Inserir os bens contados e seu status de conservação no sistema, através de arquivo gerado pelo coletor de código de barras. Contagem Manual Inserir os bens contados e seu status de conservação um a um no sistema, através de digitação. Apuração das divergências Análise automática comparativa das informações contidas no sistema anterior ao inventário com as informações inseridas na contagem. Deve ser executada até não haver nenhuma divergência. Encerramento do inventário Definição da data de encerramento e desbloqueio do sistema para todos os movimentos. Permitido somente se não houver divergências. Inventários realizados Relatório que reflete os inventários realizados. Vamos detalhar cada modo na sequência que deve ser executado. 3
2.. Abertura do inventário O primeiro passa para iniciar o processo de inventário é executar a opção de abertura. A unidade gestora deve executar a abertura para sua unidade e também suas unidades de guarda. Selecione o módulo Inventário -> Abertura do inventário.. Selecione a unidade de guarda. 2. Informe a data agendada para o inventário. 3. Selecione o usuário cadastrado, responsável pelo inventário. 4. Clique em Abertura Aguarde até o sistema exibir a mensagem abaixo: Após a abertura, será exibida a mensagem no quadro de avisos da unidade selecionada informando quando será iniciado o inventário. Dica A unidade deve resolver suas pendências até a data do inicio do inventário, como solicitar etiquetas, etiquetar, incorporar, transferir e baixar bens! Durante o período de inventário, será exibida a mensagem no quadro de avisos informando que a unidade está executando o inventário. Dica Durante o período de inventário a unidade ficará fechada para balanço, o sistema mantem as movimentações bloqueadas. 4
2.2. Relatório para Inventário Na data de inicio do inventário a unidade deve imprimir o relatório para executar a contagem e verificação do estado de conservação dos bens.. Selecione a unidade de guarda. 2. Clique em Pesquisar 3. Selecione a localização. 4. Clique em Gerar Relatório Dicas O relatório exibirá todos os bens cadastrados na unidade guarda, por dependência. No topo, será impresso o código de barra que identificará a dependência. No rodapé, serão impressos os códigos de barra que identificarão os status de conservação cadastrados no sistema. 5
2.2.. Contagem física e verificação do estado conservação manual Para executar a contagem física e verificação do estado de conservação durante o período de inventário, o usuário deve primeiramente imprimir o relatório para inventário e com o relatório em mãos, por dependência, fazer a contagem e verificação de cada bem anotando as informações nas colunas quantidade e analise do relatório conforme exemplo abaixo: ANOTAÇÕES MANUAIS ÓTIMO ÓTIMO ÓTIMO ÓTIMO ÓTIMO ÓTIMO ÓTIMO ÓTIMO BOM BOM BOM BOM REGULAR REGULAR INSERVIVEL NÃO ENCONTRADO NÃO ENCONTRADO NÃO ENCONTRADO Ao finalizar a contagem física, o usuário devera digitar as informações da contagem no sistema na opção 2.4 Contagem Manual. 6
2.2.2. Contagem física e verificação do estado conservação coletor Utilize o relatório para efetuar a contagem física, conforme abaixo:. Iniciar a leitura, coletando a dependência no relatório. (Somente vez, por dependência). 2. Coletar a etiqueta colada no bem fisicamente. 3. Coletar o status de conservação de acordo com o bem, no relatório. Repetir os passos 2 e 3 até coletar as etiquetas de todos os bens contidos na dependência! Com o relatório em mãos, o coletor ligado e preparado para coletar os dados (2.8 Coletando os dados) o usuário deve seguir os passos abaixo:. Certifique-se que o coletor está na tela de coleta, aguardando a leitura do item. Se não estiver repita os passas do item 2.8 deste manual. Na tela do coletor, o cursor deve estar no campo Item. 2. Identifique a dependência 7
2.. Inicie coletando no relatório, o código de barras da dependência que o bem será alocado. Para coletar clique no botão amarelo do coletor que emitirá o foco, posicione o foco no código de barra e aguardo o aviso sonoro que indica que o código foi lido. Se o aviso sonoro não for emitido, digite os números abaixo do código de barra, utilizando o teclado do coletor e para confirmar clique no botão azul. Dica Se o aviso sonoro não for emitido, digite os números abaixo do código de barra, utilizando o teclado do coletor e para confirmar clique no botão azul. 2.2. Após a leitura do código, o coletor passa para o próximo campo que é a quantidade e estará sempre com o valor numérico um (não devemos alterá-lo porque cada etiqueta é única), apenas clique no botão azul para confirmar. 3. Identifique os bens que estão ou serão alocados na dependência identificada: 3.. Colete primeiro no relatório, o código de barras do bem. Para coletar clique no botão amarelo do coletor que emitirá o foco, posicione o foco no código de barra e aguardo o aviso sonoro que indica que o código foi lido. 3.2. Após a leitura do código, o coletor passa para o próximo campo que é a quantidade e estará sempre com o valor numérico um (não devemos alterá-lo porque cada etiqueta é única), apenas clique no botão azul para confirmar. 3.3. Colete em seguida, o código de barras da etiqueta colada no bem. Para coletar clique no botão amarelo do coletor que emitirá o foco, posicione o foco no código de barra e aguardo o aviso sonoro que indica que o código foi lido. 3.4. Após a leitura do código, o coletor passa para o próximo campo que é a quantidade e estará sempre com o valor numérico um (não devemos alterá-lo porque cada etiqueta é única), apenas clique no botão azul para confirmar. 3.5. Repita o passo 3 até coletar todos os bens alocados nessa dependência. 4. Volte ao passo 2 a cada nova dependência utilizada até finalizar a coleta de todos os bens etiquetados. 5. Faça a transferência dos dados coletados para o computador, veja como no item 2.9 deste manual finalizando a coleta de dados. 8
2.3. Contagem Automática Após fazer a contagem física dos bens utilizando o coletor e a transferência dos dados coletados para o computador, o usuário deve executar a contagem automática, ou seja, transferir para o sistema as informações coletadas. Selecione a unidade. Selecione a localização onde foram coletados os bens. Clique em Importar arquivo do coletor. Informe o arquivo coletado. Clique em Importar O sistema irá exibir os dados coletados Clique em Salvar contagem para finalizar. 9
2.4. Contagem Manual Após fazer a contagem física dos bens manualmente o usuário deve executar a contagem manual no sistema, ou seja, digitar as informações do inventário. Selecione a unidade. Selecione a localização onde os bens foram contados. O sistema exibirá a tela para pesquisar os bens da localização selecionada. Informe os filtros para pesquisa Clique em Pesquisar Para cada bem, o usuário deve confirmar a dependência, estado de conservação e marcar se foi contado. Informe a dependência Informe o estado de conservação. Marque o bem contado. Ao mudar de pagina, o sistema salva as alterações. Após preencher todas as páginas, clique em Salvar. 0
2.5. Apuração das divergências Após informar a contagem no sistema, o usuário deve executar a apuração das divergências. Selecione a unidade. Selecione a localização onde os bens foram contados. Informe a dependência (opcional) e clique em Pesquisar Opção para imprimir as divergências. Ações para solucionar as divergências. O sistema exibirá as divergências encontradas por bem, sugerindo uma solução na coluna ação: Realizar solicitação de etiqueta -> bem cadastrado sem número de registro patrimonial, ou seja, o bem deverá ser etiquetado. Contado ou não, fisicamente. O bem deve ser incorporado -> bem cadastrado, com número de registro patrimonial, mas sem o movimento de incorporação. Contado fisicamente. A baixa do bem deve ser feita -> bem cadastrado, com número de registro patrimonial, com o movimento de incorporação, mas NÃO contado fisicamente. Dicas A apuração das divergências pode ser executada quantas vezes forem necessárias, até a resolução de todas.
2.6. Encerramento do inventário O encerramento do inventário deve ser executado após a opção de apuração das divergências. Não devem existir divergências pendentes.. Selecione o inventário aberto e clique em Encerrar 2. Informe a data de encerramento. 3. Clique em Salvar. 2.7. Inventários realizados O usuário poderá acessar todos os inventários já realizados no sistema, em forma de relatório. Selecione a unidade. Clique em Pesquisar. O sistema exibirá todos os inventários fechados, da unidade selecionada. Marque o Inventario. Clique em Gerar relatório. 2
Exemplo do relatório de inventário: 2.8. Coletando dados É importante certificar-se de que não há nenhuma informação anterior gravada no coletor, antes de iniciar uma nova coleta de dados. Ligue o coletor e selecione a opção 3.Utilities 3
Depois selecione a opção 3.Delete Data para apagar os dados anteriores. Após a limpeza, volte ao menu inicial com a tecla ESC. Selecione a opção.collect. O coletor exibirá a tela com o campo Item e Quantidade, verifique no manual a operação desejada: Etiquetamento ou Contagem de inventario para saber a sequencia na qual os itens devem ser informados. Após coletar todas as informações, faça a transferência dos dados para o computador. 4
2.9. Transferindo os dados do coletor para o computador O coletor será utilizado em dois módulos no sistema de controle patrimonial: no Etiquetamento dos bens e no inventário. Em ambos os módulos, após a utilização do coletor é necessário transferir os dados coletados para o computador. Coloque o coletor na base. Entre em Iniciar-> Todos os programas->cipher Lab->Forge->Batch->Utilities->Data_read Em File Properties-> Directory escolha o local de destino do arquivo e em File Name coloque o nome do arquivo de saída Entre em Painel de Controle-> Sistema-> Gerenciador de Dispositivos-> Portas COM e LPT e verifique em qual porta COM o coletor foi instalado 5
Em Communication Parameters-> COM port coloque o numero da porta Atenção, Interface deve ser Cradle-IR!! Aperte OK para iniciar a transferência. Finalizando a transferência o computador perguntará se o usuário deseja ver o arquivo recebido. Após a transferência, o usuário pode voltar ao sistema de Controle patrimonial para realizar o etiquetamento de bens ou a contagem do inventário. 6