MANUAL USUÁRIO AUDATEX WEB

Transcrição

1 MANUAL USUÁRIO AUDATEX WEB Audatex Web Nível Usuário (Versão 1.0) Gerência de Suporte Técnico Departamento de Treinamento Resp.: Roberto de Luca Jr. Versão 1.0 Revisão 1 Data 13/02/2007

2 SUMÁRIO GERAL Introdução... 2 Acessando o Audatex Web... 2 Home Tela Inicial... 3 Sinistros... 3 Imagens... 5 Laudo Orçamento SR Status da Regulação Histórico Parecer Notas Fiscais Finalizando o Processo... 17

3 Introdução O Audatex Web é a solução que permite o acesso aos Orçamentos através da Internet. A Audatex traz com o Audatex Web uma interface dinâmica e fácil, disponível em qualquer computador com acesso a Internet. Acessando o Audatex Web No Primeiro acesso ao Audatex Web deve-se digitar o nome de usuário e manter a senha em branco, conforme abaixo: Desta forma será solicitada a criação de uma senha que jamais deve ser esquecida ou fornecida a outros usuários: Feita a criação todas as vezes que acessar o site Audatex Web basta entrar com seu nome de usuário e senha. 2

4 Home Tela Inicial Na tela inicial do Audatex Web visualizamos a seguinte estrutura: No canto superior esquerdo temos a Saudação e o nome do usuário que acessou o Audatex Web no exemplo treinamento, além da data e horário - atualizado constantemente. Em seguida temos o Menu do Audatex Web, com as opções Home (Página Inicial), Sinistros, Administrativo (Cadastros e Permissões), Alterar Senha e Sair (Finalizar). Sinistros Nesta área realizamos a consulta dos orçamentos, visualizamos os dados, comentários, fotos, Laudo, entre outros. Inicialmente devemos efetuar uma Pesquisa. Na Pesquisa por Busca de Sinistros podemos localizar orçamentos por Número do Sinistro, por Placa do Veículo, por Nº do Chassi, por Status do Processo e etc, conforme abaixo: 3

5 Resultado da Pesquisa Após utilizar o botão Buscar serão listados todos os orçamentos pertinentes à pesquisa feita. No exemplo abaixo temos um exemplo de Resultado da Pesquisa: No resultado visualizamos o Número do Orçamento, seu Status, o Número do Sinistro, Garantia, a Data da Vistoria, a Data de Conclusão, a Placa, a Oficina, o Veículo, a Reguladora, o Total Avaliado, a Data de Liquidação, o Tipo de Conclusão, a Data de Abertura, o Tipo de Vistoria, o Número da Solicitação e o valor de Estimativa Mecânica. Para abrir o orçamento basta clicar sobre o número dele, observe resultado: Observe que temos um painel à esquerda para acessar os itens do Sinistro Imagens, Laudo, Orçamento e etc -, além dos botões Imprimir e Voltar para iniciar nova pesquisa. Na seqüência visualizamos o responsável pelo Processo (Perito). Na área de Dados Gerais visualizamos a Seguradora, o valor da Franquia, o Departamento, o Tipo de Vistoria e a Reguladora. Em seguida temos os dados do Veículo, os dados de Conclusão, os Valores, além dos Comentários incluídos. 4

6 A tela acima se modifica de acordo com o Status do Orçamento. Imagens Utilizado para inserção, exclusão e visualização de fotos no orçamento. Para incluir imagens devemos clicar no botão Incluir Imagens, conforme abaixo: Após clicar em Incluir Imagens devemos utilizar o botão Procurar: Surge a janela para escolha do arquivo, conforme abaixo: 5

7 Nela devemos adicionar a imagem desejada clicando duas vezes sobre a mesma. DICA: Para visualizar as imagens na janela Escolher arquivo conforme figura acima - altere para o modo de exibição em Miniaturas, para isto, clique com o botão direito do Mouse em uma área vazia da tela, posicione em Exibir e clique em Miniaturas. O caminho do arquivo é exibido na caixa Arquivo. Devemos definir o Tipo de Imagem (Foto, Documento ou Nota Fiscal). O Sub Grupo é filtrado de acordo com o Tipo de Imagem, caso o Tipo de Imagem escolhido foi Foto visualizamos Carro ou Chassi, caso for Documento visualizamos Aviso de Sinistro ou Boletim de Ocorrência, e para o Tipo Nota Fiscal temos o Sub Grupo como Nota Fiscal. Para o Tipo de Documento temos Original, Cópia ou Fax. Feita a definição do índice basta clicar em Adicionar para incluir a imagem. Para cada imagem inserida gera-se uma linha informando o local do arquivo, o Tipo de Imagem inserida (Foto, Documento ou Nota Fiscal), o Tipo de Documento (Original, Cópia ou Fax), além do botão Excluir Imagem para apagar a imagem, conforme abaixo: Finalizada a inserção das imagens devemos clicar no botão Incluir Imagem. 6

8 Visualizando as Imagens Ao clicar em Imagens, todas imagens inseridas são listadas. O botão Imprimir Imagens imprimi todas as imagens selecionadas na Lista. O botão Excluir Imagens apaga todas as imagens selecionadas na Lista. Ao clicar sobre qualquer imagem a mesma é ampliada, conforme figura: 7

9 Com a imagem aberta visualizamos os seguintes botões: Primeiro: Acessa a Primeira Imagem inserida. Anterior: Acessa a Imagem anterior. Próxima: Acessa a Próxima Imagem. Última: Acessa a Última Imagem. Ampliar: Aumenta a Imagem selecionada. Reduzir: Diminui a Imagem selecionada. Lupa: Abre a Imagem em uma nova janela. Alterando o Índice Caso seja necessário altera o índice Carro, Chassi, Documento -, basta clicar no botão Alterar Índice. Feita a alteração devemos clicar em Salvar Índice. Observe que a imagem foi alterada do Sub Grupo Carro para o Sub Grupo Chassi. 8

10 Observações na Imagem Para inserir observações na imagem devemos clicar no botão Observações, em seguida no botão Editar. Feito isto surge uma caixa de texto para a imagem: Após inclusão da observação devemos clicar no botão Salvar. As imagens com anotações são identificadas com o ícone conforme abaixo: Anotações nas Fotos, Para visualizar as anotações nas fotos temos que abrir a foto desejada e clicar no botão Observações. 9

11 Laudo Ao clicar em Laudo visualizamos o Laudo de Salvado com a avaliação do orçamentista e / ou perito sobre os itens do veículo com Indenização Integral. Os itens estão classificados em B para Bom, A para Avariado, N para Não Há ou NA para os itens Não Analisados. Orçamento Visualizamos o Relatório do Orçamento na forma que será impresso. 10

12 SR Status da Regulação O SR (Status da Regulação) tem finalidade de oferecer a posição atual do Sinistro ao Cliente. Para alimentar as informações no SR devemos clicar no botão SR, conforme abaixo: Para incluir um novo Status utilizamos o botão Incluir Status, para cada Status defini-se uma Posição Frustrada, Realizada ou Não Realizada -, e de acordo com a Posição definida o campo Situação é filtrado, conforme tabela: Posição de Vistoria Situação / Motivo Orçamento em Elaboração * Veículo Ausente* Responsável Ausente* Oficina Fechada* Frustrada Feriado* Solicitação Indevida Endereço da Oficina não localizado Aguardando desmontagem do veículo* Troca de Oficina Realizada Não Realizada Reparos Autorizados pela Seguradora Reparos Aguardando Autorização da Seguradora Reparos Aguardando Autorização da Seguradora - Faltam Documentos Reparos Aguardando Autorização da Seguradora - Apólice em Emissão Reparos Aguardando Autorização do Proprietário Por problemas da própria Reguladora ou do Perito Excluído Problemas com o Perito Verificar que para os casos acima onde a Situação tem um indicativo * no campo é necessário o preenchimento da Data Revistoria, informando a nova data de execução da vistoria. 11

13 Na figura abaixo temos o exemplo da inclusão de uma Situação de Vistoria Frustrada, com Situação Veículo Ausente e a Revistoria está marcada para 23/01/2007, conforme abaixo: Para cada Status criado gera-se uma linha com a Data Atual e o Horário, caso queira apagar o Status basta clicar em Excluir Status. Histórico No Histórico visualizamos as transações efetuadas no orçamento, para cada transação visualizamos a data e horário da criação, o Agente responsável, o Tipo de Transação, o Status do orçamento (Pendente, Concluído, Analisado ou Finalizado), o Tipo de Conclusão, o Valor Líquido, o Valor Estimado e o botão Visualizar Parecer. Entre os tipos de transações temos: Transação Solicitação de Vistoria Solicitação de Complemento Solicitação de Versão * Novo Orçamento Novo Complemento Nova Versão * Envio de Vistoria Recebimento pelo destinatário Recebimento de Vistoria Retorno de Vistoria Alteração de Orçamento Alteração de Orçamentista Liquidação Cópia Peças Inclusão de Comentários Finalização Lote Gerado Lote Gerado, Pendente Transmissão Descrição Solicitação de Vistoria recebida do Sistema da Seguradora. Solicitação de Complemento recebido do Sistema da Seguradora. Solicitação de Versão recebido do Sistema da Seguradora. Gerada ao criarmos o orçamento. Gerada na criação do orçamento Complementar. Gerada na criação de uma nova Versão. Vistoria enviada para Servidor da Audatex. Orçamento recebido pelo destinatário. Orçamento livre recebido. Vistoria alterada e recebida com alterações. Gerada todas as vezes que salvamos o orçamento. Gerada quando alteramos o orçamentista através do Grid. Passagem do processo para status Analisados. Cópia das peças de um outro orçamento. Gerada ao criar Comentários (Externo ou Interno). Passagem do processo para status Finalizados. Orçamento gerado, mas não foi transmitido via FTP (destinatário definido como Transmissão em Lotes). Orçamento gerado, mas deve ser transmitido via FTP (destinatário definido como Transmissão em FTP). 12

14 Abaixo visualizamos a tela do Histórico: Observe que podemos acompanhar o momento em que o orçamento foi gerado (5/9/2006 às 13:56:35), através da Transação Novo Orçamento, além do momento em que o orçamento foi salvo e / ou alterado, através da Transação Alteração de Orçamento, ou seja, temos todos os passos importantes que ocorrem durante o processo de orçamentação. O botão Visualizar Parecer exibe o Comentário gerado. Parecer O Parecer permite inclusão de Comentários pelo usuário, sendo utilizado como um meio de comunicação. Abaixo visualizamos a tela Parecer: Para incluir um novo Parecer basta clicar no botão Incluir parecer, surge a seguinte tela: 13

15 Em Tipo definimos Externo (visível no Relatório), Interno (não aparece no Relatório) ou Restrito (não aparece no Relatório e não é transmitido ao Prestador). Em Comentário devemos digitar o comentário desejado e clicar em Salvar, surge mensagem informando que o Parecer foi incluído com sucesso, basta clicar em Voltar para exibir a lista de Pareceres. Notas Fiscais Utilizado para cadastrar as Notas Fiscais referentes aos reparos efetuados. Para inserir Nota Fiscal basta clicar no botão Incluir nota fiscal, conforme abaixo: Surge a tela para cadastramento da Nota, conforme abaixo: Segue abaixo a descrição de cada campo: a) Data da Emissão: formato de data dd/mm/aaaa; b) Número da Nota: até 10 caracteres numéricos; 14

16 c) Série da Nota: 02 caracteres alfa numéricos; (A1, A2, etc) d) Modelo da Nota: 03 caracteres alfa numéricos; (NFF) e) Operação Fiscal: código referente à operação fiscal (Não utilizado); f) Natureza da Operação: escolher entre Prest. Serviços / Vendas, Prestação de Serviços, Venda de Materiais ou Ajuste de Valores; g) Número da SNFP: Não Utilizado; tributação do ICMS h) Valor Total das Peças: valor de peças; i) Valor Total dos Serviços: valor de serviços Lembramos que todos os campos acima têm validade de consistência com o orçamento em questão, portanto devem ser preenchidos corretamente. Após o preenchimento, clicar no botão Salvar e verificar a mensagem de Sucesso. Visualizando as Notas Após inclusão das Notas Fiscais, elas ficam listadas conforme figura: Para cada Nota temos os seguintes botões: Nota Fiscal Desbloqueada. Alterar Nota Fiscal. (A Nota deve estar desbloqueada e orçamento com Status Analisado). Excluir Nota Fiscal. (A Nota deve estar com Status Analisado). Vincular Imagens. (A Nota deve estar desbloqueada e orçamento com Status Analisado). Receber Nota Fiscal. Vinculando imagens a Nota no botão Para cada Nota inserida podemos vincular a imagem da Nota Fiscal. Para isto, basta clicar Vincular Imagens. Surge a seguinte tela: 15

17 São listadas todas as imagens definidas com o tipo Nota Fiscal e que não estão associadas à outra nota: Conforme exemplo anterior são listadas todas as imagens definidas como Nota Fiscal, basta o usuário selecionar a (s) imagem (ns) desejadas e clicar em Vincular Imagens: Surge mensagem confirmando o vínculo: 16

18 Caso a imagem da Nota Fiscal não tenha sido incluída, basta utilizar o botão Incluir Imagens e seguir as etapas da inclusão da Nota. Se a imagem não possui mais vinculo com a Nota Fiscal temos o botão Desvincular Imagens. Finalizando o Processo Após o recebimento da Nota Fiscal, devemos utilizar o botão Receber Nota Fiscal. O Audatex Web efetua a pergunta: Deseja receber a Nota Fiscal nº 1?, conforme abaixo: Ao clicar em Sim o Status da Nota altera-se para Nota Recebida, conforme abaixo: Confirmado o recebimento das notas fiscais devemos utilizar o botão Finalizar Processo, encerrando toda etapa de orçamentação, conforme abaixo: 17

19 OBS.: Ao Finalizar o Processo o orçamento é transportado da pasta Analisados para a pasta Finalizados no Sistema Audatex da Seguradora. 18