Guia Rápido - Notas Fiscais

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1 Guia Rápido - Notas Fiscais Conhecimento global. Foco local. / Versão 1.0

2 Histórico das versões VER DATA AUTOR DESCRIÇÃO DA MODIFICAÇÃO LV Versão Inicial PB Versão atualizada com local de emissão e envio de nf e alíquota de ISS Sumário 1 INTRODUÇÃO ACESSANDO O AUDATEX WEB CONSULTA DE PROCESSOS LIBERADOS IMAGENS CONSULTA DE VALORES DO ORÇAMENTO LOCAL DE EMISSÃO E ENVIO DAS NOTAS FISCAIS CADASTRANDO NOTAS FISCAIS VINCULANDO IMAGENS DAS NOTAS FINALIZAR PROCESSO PROTOCOLO DE NOTAS FISCAIS ACOMPANHAMENTO DOS SERVIÇOS TEMPO MÉDIO CONTATOS... 13

3 1 Introdução Prezado proprietário ou orçamentista, É com grande satisfação que nós da Azul Seguros disponibilizamos para sua utilização o sistema Audatex web. No Audatex web é possível: Consultar Sinistros: Processos com reparos Liberados e/ou Pendentes; Consultar dados para Emissão de Notas Fiscais; Digitalizar e cadastrar as notas fiscais antes do envio do documento físico à Seguradora. Acessando o Audatex Web Para acessar, digite o endereço no navegador da web: Digite o CNPJ da sua Oficina, mantenha a senha em branco e clique no botão Entrar. Será exibida a tela para cadastro de uma nova senha. Após criar a senha, confirme no botão Salvar. 1

4 2 Consulta de Processos Liberados Na página inicial são exibidos os processos liberados pela seguradora nos últimos 2 dias e na última semana. Clique em Sinistros. É possível localizar os processos pelo: Número do sinistro; Placa do veículo; Chassi, etc 2

5 Clique no número do Orçamento para acessar o Sinistro. Será exibida a tela abaixo. 3 Imagens As imagens do veículo sinistrado servem para complementar as informações lançadas no orçamento: O botão Imprimir Imagens imprime todas as imagens Para ampliar a imagem, basta clicar sobre ela. selecionadas na lista. 3

6 4 Consulta de valores do orçamento Você pode consultar o orçamento para confirmar os valores e verificar as informações. 5 Local de emissão e envio das notas fiscais Para consultar a descrição dos locais para emissão e envio da nota fiscal, acesse: Visual. Local de Emissão e Envio. 4

7 6 Cadastrando Notas Fiscais Toda nota fiscal emitida deverá ser cadastrada no sistema Audatex Web, antes do envio à Azul Seguros. Para inclusão da nota fiscal no Audatex Web, é necessário que na página Dados Gerais, o Status do sinistro seja Analisado e a Conclusão: Autorizado. 5

8 Acessar Notas Fiscais e depois Incluir nota fiscal : Item 1: Botão Notas Fiscais Item 2: Botão Incluir nota fiscal Confira os dados nos campos: Totais do Orçamento do Beneficiário. Os valores correspondem ao total do orçamento aprovado pela seguradora. Preencha os campos de acordo com a Nota Fiscal emitida. Na opção Série da Nota: deverá ser preenchida a Alíquota do ISS. Clicando na seta, abrirá todas as 12 (Doze) opções disponíveis para escolha correta da alíquota, no caso de notas de peças a alíquota informada deverá ser zero. 6

9 Em Natureza Operação, selecione: Prestação de Serviços/Venda: para uma única nota de mão - de - obra e peças; Prestação de Serviços: para nota de mão - de- obra; e Venda de Materiais: para nota de peças. Ao finalizar, confirme em Salvar 7

10 Item 3: Botão Salvar Importante: Você deve cadastrar todas as notas fiscais referentes ao orçamento. Caso os dados não estejam preenchidos corretamente, ao tentar Salvar será exibida uma mensagem de falha: Mensagem de falha na inclusão da Nota Fiscal Valor total de peças é superior ao valor total de peças do processo. Valor total de serviços é superior ao valor total de mão-de-obra do processo. Valor total de notas fiscais é superior ao valor líquido do processo. Solução Confirme os valores no campo acima, Totais do orçamento do beneficiário. Caso não estejam corretos, verifique no Orçamento. Se houver divergências, contate a Seguradora. Confirme se o valor da franquia, valor de DNC e peças fornecidas (caso existam) foram deduzidos do valor total do orçamento. Seguem as descrições dos botões da Nota Fiscal cadastrada: Nota Fiscal Desbloqueada. (Dados da Nota podem ser editados). Alterar Nota Fiscal. (A Nota deve estar desbloqueada e orçamento com Status Analisado). Excluir Nota Fiscal. (O orçamento deve estar com Status Analisado). Vincular Imagens. (Não há imagens vinculadas). Receber Nota Fiscal. (Confirmação do recebimento da Nota Fiscal pelo Analista) 8

11 6.1 Vinculando imagens das notas Para cada Nota inserida deverá ser vinculada a imagem da Nota Fiscal impressa. Para isto, basta clicar no botão Vincular Imagens. Após a inclusão da imagem, a cor do botão se alterará para verde. Siga os três passos abaixo: ATENÇÃO: Para Notas capturadas do scanner deve-se escolher o Modelo 256 em tons de cinza, e uma resolução de 100 dpi. Além disso, é de extrema importância incluir as notas fiscais. 9

12 6.2 Finalizar Processo Após o cadastro das notas, confirme as informações e clique em Finalizar Processo, com isso, os dados das notas fiscais e suas imagens (notas fiscais digitalizadas) são enviados à Azul Seguros. Após realizado este processo, o cadeado estará fechado. 7 Protocolo de Notas Fiscais Após Finalizar o Processo, será gerado um Protocolo de Notas Fiscais. Clique em Protocolo de NF s e, em seguida, no ícone. Item 1: Botão Protocolo de NF s Item 2: Botão Protocolo 10

13 Será exibido o protocolo abaixo. Ele deverá ser impresso e enviado junto à nota fiscal para Azul Seguros. Obs: o bloqueio de popup do seu computador deve estar desabilitado. 8 Acompanhamento dos Serviços Esta ferramenta calcula a capacidade produtiva de cada oficina, por este motivo, os campos devem ser preenchidos corretamente. Clique em Acomp. Serviços, em seguida no botão: Alterar e preencha os campos indicados no Item 2: Item1: Campos preenchidos automaticamente Item 2: Campos a serem preenchidos pela Oficina 11

14 Campo Data de entrada do veículo na oficina Data de início dos serviços Data de conclusão dos serviços Data de entrega do veículo Data de entrega das peças na oficina Descrição Data efetiva da entrada do veículo na oficina Data efetiva do início dos serviços no veículo Data efetiva do término dos serviços no veículo Data efetiva da entrega do veículo ao cliente Data em que a última peça foi entregue na oficina Após certificar que os dados estão corretos, clique em Salvar e, clique em Sim. Item 1: Botão Salvar Item 2: Botão Sim 9 Tempo Médio O tempo médio está relacionado aos dados que foram preenchidos no Acompanhamento de Serviços. Ele mede de forma automática o tempo médio de duração de cada serviço, além de exibir o status da Previsão de Entrega do veículo. Item 1: Botão Tempo Médio 12

15 Previsão de entrega ANTECIPADA CUMPRIDA ATRASADA Descrição Se a Data de Conclusão for menor que a Data de Previsão. Se a Data de Conclusão foi igual a Data de Previsão. Se a Data de Conclusão for maior que a Data de Previsão. Campos Entrega do veículo Conclusão dos Serviços Início dos Serviços Liberação dos Reparos Descrição Total de dias gastos para entrega do veículo, após liberação dos reparos. Calculado pela subtração da Data de Entrega pela Data de Liberação. Total de dias gastos para concluir os serviços, após início deles. Calculado pela subtração da Data de Conclusão pela Data de Liberação. Total de dias gastos para iniciar os serviços, após liberação dos reparos. Calculado pela subtração da Data de Liberação pela Data do Início. Total de dias gastos para liberar os reparos, após entrada do veículo na Oficina. Calculado pela subtração Data de Liberação pela Data de Entrada. 10 Contatos Caso não encontre o processo consultando pela Placa ou Sinistro, contate-nos: Azul Seguros: Telefone: (21) vezes opção 2 e em seguida opção 1. Em caso de dúvidas contate a Audatex: ou Opção Suporte Técnico. Solicitação de treinamento: ou Opção Treinamento. 13

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