Manual Usuário Sistema Audatex

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1 Manual Usuário Sistema Audatex Conhecimento global. Foco local. / Versão 1.0

2 Histórico das versões VER DATA AUTOR DESCRIÇÃO DA MODIFICAÇÃO MT Versão Inicial Índice 1 SINISTROS ACESSANDO MÓDULO SINISTRO SELECIONANDO O VEÍCULO PARA VEÍCULOS NÃO CADASTRADOS NO SISTEMA DADOS ORÇAMENTO VISUALIZANDO O CÓDIGO E O PREÇO DE PEÇAS ENTENDENDO O ORÇAMENTO OPERAÇÕES RELACIONADAS INCLUINDO PEÇAS NÃO-CADASTRADAS E OUTROS ITENS DIVISÃO DE SINISTROS DANOS NÃO COBERTOS PELO SEGURO E ESTIMATIVA MECÂNICA TOTAIS RELATÓRIO FINAL DO ORÇAMENTO EXPORTANDO RELATÓRIO AVISO DE SINISTRO PEDIDO DE PEÇAS PARECER HISTÓRICO LAUDO AVALIAÇÃO DE DANOS E LAUDO DE SALVADOS CONCLUINDO O SINISTRO COMPLEMENTO E VERSÕES DO ORÇAMENTO VERSÃO DO ORÇAMENTO VISUALIZANDO VERSÕES JANELA PRINCIPAL STATUS DOS ORÇAMENTOS LOCALIZANDO ORÇAMENTOS EXCLUINDO ORÇAMENTOS RECUPERANDO ORÇAMENTOS

3 1 Sinistros O Módulo Sinistro é a parte principal do Sistema Audatex. Neste módulo será realizada: Seleção das peças e dos serviços, Soma dos tempos e dos valores, Elaboração dos relatórios que serão encaminhados para análise e aprovação. 2 Acessando Módulo Sinistro Na primeira página do sistema, clique diretamente no ícone Sinistro. Veja figura abaixo: 1

4 3 Selecionando o veículo Clique no ícone Novo. Selecione o veículo. É muito importante selecionar o modelo correto do veículo, pois o orçamento será realizado com base nestas informações. Obs.: Para orçamentação de Importados consulte o Manual AudaPad. 3.1 Para veículos não cadastrados no sistema Para veículos cujos modelos pararam de ser produzidos é possível incluir no orçamento o nome de veículo manualmente. Clique no ícone Para salvar a inclusão, clique em. 2

5 IMPORTANTE: Como o veículo não faz parte da base de dados, assim como suas peças, o orçamento deverá ser feito manualmente, com a inclusão das peças uma a uma. A qualquer momento para alterar o modelo do veículo já selecionado, clique no ícone Selecionar Veículo localizado na barra de ferramentas. Caso já tenha iniciado o orçamento, o sistema não manterá as peças selecionadas previamente, será necessário que você as inclua novamente. 4 Dados Na pasta Dados, encontram-se as informações essenciais para orçamentação. Preencha todos os campos. No campo Observações podem ser registradas informações importantes que serão exibidas no Relatório. Os campos: Seguradora, Padrão de Mão de Obra e Orçamentista são obrigatórios. 3

6 Caso após elaborar o orçamento do segurado seja necessário elaborar o orçamento do terceiro, é possível vincular os orçamentos (segurado e terceiro), no próprio Sistema Audatex. Selecione a opção Terceiro. Os orçamentos vinculados serão exibidos na Janela principal do Módulo de Sinistros, com o ícone de uma corrente indicando a relação entre os orçamentos. A navegação entre o orçamento Segurado e Terceiro pode ser feita com um dos orçamentos aberto, utilizando as setas de navegação no canto superior direito da tela. 4

7 5 Orçamento A elaboração do Orçamento do veículo será feita nesta guia. Siga os passos de acordo com a imagem abaixo: 1. Selecione a região avariada do veículo. 2. Selecione a descrição que se refere à parte do veículo. 3. O desenho das peças aparecerá do lado direito da tela. Para incluir as peças no orçamento, basta clicar no nome da peça ou no quadrado do desenho referente à peça desejada. 4. As peças selecionadas constituirão uma lista localizada na parte inferior da tela. O valor da peça e as horas de mão de obra, já estarão lançadas pelo sistema. Selecione as operações: Trc (Troca), Pin (Pintura), Rec (Recuperação), R&I (Remoção e Instalação). Para excluir uma peça, clique novamente sobre o quadrado do desenho ou selecione a peça e aperte a tecla Delete do seu teclado. 5

8 O Sistema exibe as horas de mão de obra e de pintura necessárias para reparação ou troca de cada peça, mas elas podem ser alteradas. Basta apagar o valor e digitar um novo. Este procedimento também pode ser utilizado caso queira alterar um valor da peça exibida no sistema. Caso altere o valor, o sistema exibe esta alteração mudando a cor para Vermelho para valores acima do padrão exibido no sistema, e para Verde para os valores abaixo do padrão. 5.1 Visualizando o código e o preço de peças Para visualizar o código da peça, enquanto elabora o orçamento, posicione o mouse em cima do nome da peça e aperte simultaneamente o botão <Ctrl> do teclado e o botão esquerdo do mouse. Será exibido o Código da Peça a Descrição e o Preço, conforme exemplo abaixo: 6

9 5.2 Entendendo o orçamento Custo: Índice (%) que mostra os custos dos reparos em relação ao valor do veículo. Peças: Valor Total de Peças (aplicado os descontos). Mão de Obra: Valor Total da Mão de Obra. Total: Peças + Mão de Obra Estimativa: Total de Estimativa Mecânica Ícone Tipo de Peça : Ao selecionar um item, será exibido um ícone que representa um grupo específico de peças. Grupo de peças com tempo de mão-de-obra referente a uma operação (troca, recuperação ou remoção / instalação). Grupo de peças sem tempo de mão-de-obra. Sistema já informa que a peça é apenas para troca. Grupo de peças que possui operações relacionadas à sua troca ou recuperação. Representa todo item incluído manualmente no orçamento. 2 Operações = Definir Troca, Pintura, Recuperação ou Remoção e Instalação. 3 REF = Referência do sinistro. 4 Descrição = nome do item. 5 QDE = quantidade do item. 6 Preço unitário do item selecionado (fornecido pela montadora). 7 Tempo de mão-de-obra em horas. 8 Tempo de pintura em horas. 9 FOR = Peça fornecida quando as peças forem fornecidas pela seguradora. 7

10 5.3 Operações Relacionadas Clicando em, será exibida a tela abaixo: Quando duas ou mais peças apresentam operações comuns que envolvem os mesmos tempos de mão-de-obra, é dito que as peças apresentam Overlap. Quando isso ocorre, o Sistema Audatex identifica os tempos de mão-de-obra das operações comuns e automaticamente as separa para evitar a duplicidade no cálculo dos tempos. No exemplo abaixo, o sistema anulou a operação Rem & Inst vidro da tampa tras, porque no orçamento já havia sido selecionada esta mesma operação, evitando desta forma, o pagamento de duas operações iguais. 5.4 Incluindo peças não-cadastradas e outros itens Caso deseje incluir itens não localizados dentro do Sistema ou algum serviço, clique no ícone Inclusão Manual de Peças localizado na barra de ferramentas. Será exibida a tela abaixo. 1. Selecione as operações desejadas, localizadas do lado direito da tela; 2. Digite o Código da Montadora, que corresponde ao código da peça que deseja incluir no orçamento. Caso não saiba, deixe em branco; 3. Preencha os demais campos, Descrição e Desconto (%). 4. No campo Classe selecione o tipo de mão-de-obra: Elétrica, Funilaria, Mecânica, Terceiros ou Vidraçaria/Tapeçaria. Caso deseje incluir serviços de terceiros, selecione a opção Terceiros. 5. Digite a Qtde o Preço como desejar; 6. Em Tempos de M. Obra e Pintura, digite a quantidade de horas se desejar. 8

11 5.5 Divisão de sinistros O Sistema está preparado para classificar em até nove sinistros um mesmo orçamento, dividindo-os por pontos de impacto. Neste caso, será considerado para cada sinistro o valor de uma franquia separadamente. Selecione a peça e altere o campo REF, você pode classificar utilizando os números de 0 a corresponde a Dano não coberto e E corresponde a Estimativa Mecânica. 5.6 Danos não cobertos pelo seguro e Estimativa mecânica Danos não cobertos referem-se aos danos que não possuem relação com o sinistro ocorrido. Classificando determinada peça com 0, o sistema separa os valores referentes aos custos que serão pagos pelo cliente, daqueles pagos pela Seguradora. As peças de Estimativa Mecânica devem ser classificadas com E. O Sistema faz a soma exibindo na pasta Orçamento o total de Estimativa, porém não considera estes valores no Total Avaliado que é exibido do Relatório. Ao salvar o orçamento, o valor de Estimativa Mecânica é exibido na pasta Conclusão. 5.7 Totais Para visualizar os totais de tempos e valores por classe de mão-de-obra basta clicar no botão, localizado na barra de ferramentas. 9

12 6 Relatório Final do Orçamento Após a finalização do orçamento será possível visualizar no Relatório, o resumo das operações realizadas. Clique na barra de rolagem localizada do lado direito da tela para ver detalhes do orçamento. Caso algum item tenha sido alterado no orçamento, será exibido no Relatório, um sinal (+) ou (-) ao lado deste item. É possível visualizar também os detalhes do orçamento: 10

13 Para imprimí-lo, clique no ícone Imprimir duas formas: Resumido e Expandido.. O orçamento pode ser impresso de 1. Orçamento Resumido: mostra apenas o tempo total de mão-de-obra dos itens com operação relacionada. 2. Orçamento Expandido: mostra os detalhes dos tempos de mão-de-obra dos itens com operação relacionada. 6.1 Exportando relatório Há duas formas para exportar o orçamento. Pelo menu Impressão, opção Exportar Orçamento, vide figura abaixo: Ao clicar em Exportar Orçamento é exibida a tela para Salvar: O Relatório é salvo em formato Html e pode ser impresso ou enviado por . 11

14 7 Aviso de Sinistro Caso uma Seguradora tenha enviado o orçamento, o Aviso de Sinistro estará preenchido com os dados do segurado e do acidente. Caso esteja fazendo o orçamento de um veículo particular, não é necessário preencher esta tela. 12

15 8 Pedido de Peças Nesta pasta, você visualiza todas as peças de troca. Para imprimir, clique no respectivo ícone. 9 Parecer Registro de um parecer sobre o orçamento realizado. Estes dados podem ser transmitidos para a Seguradora. Clique no ícone conforme abaixo: Será exibida a tela abaixo: Externo o comentário é visível no relatório impresso. Interno é visualizado somente no Histórico, e é transmitido. Restrito é visualizado somente no Histórico, porém não é transmitido. Memo é visualizado somente no Histórico, é transmitido em um relatório que pode ser impresso separadamente. 13

16 Após salvar os pareceres, é possível visualizar a lista dos pareceres incluídos e dos pareceres gerados automaticamente pelo Sistema. O ícone Desbloqueado indica que o parecer pode ser alterado ou excluído. O ícone Bloqueado indica que o parecer não pode ser alterado nem excluído. Os pareceres gerados ficam Bloqueados após transmissão do orçamento. 10 Histórico Permite visualizar o Histórico de todas as transações (alterações, inclusões, etc.) do orçamento. Clique na opção Histórico : O Histórico do processo permite transações com pareceres são identificadas com o ícone. Para visualizar informações do parecer, clique no ícone Abrir. Observações: Os pareceres bloqueados não podem ser alterados, mas pode-se usar o Copiar e Colar. Somente pareceres desbloqueados podem ser editados ou excluídos. 14

17 Existem os seguintes tipos de Transação: Transação Solicitação de Vistoria Solicitação de Complemento Solicitação de Versão * Novo Orçamento Novo Complemento Nova Versão * Envio de Vistoria Recebimento pelo destinatário Recebimento de Vistoria Retorno de Vistoria Alteração de Orçamento Alteração de Orçamentista Liquidação Cópia Peças Finalização de Processo Lote Gerado Lote Gerado, Pendente Transmissão Descrição Solicitação de Vistoria recebida do Sistema da Seguradora Solicitação de Complemento recebido do Sistema da Seguradora. Solicitação de Versão recebido do Sistema da Seguradora Gerada ao criarmos o orçamento Gerada na criação do orçamento Complementar Gerada na criação de uma nova Versão. Vistoria enviada para Servidor da Audatex. Orçamento recebido pelo destinatário. Orçamento livre recebido Vistoria alterada e recebida com alterações Gerada todas as vezes que salvamos o orçamento Gerada quando alteramos o orçamentista através do Grid Passagem do processo para status Analisados. Cópia das peças de um outro orçamento Passagem do processo para status Finalizados. Orçamento gerado, mas não foi transmitido via FTP (destinatário definido como Transmissão em Lotes). Orçamento gerado, mas deve ser transmitido via FTP (destinatário definido como Transmissão em FTP). *Versão: São as Seguradoras que não utilizam o conceito Complemento de orçamentos. A impressão está disponível no Menu Impressão, conforme abaixo: 15

18 11 Laudo Avaliação de Danos e Laudo de Salvados O laudo de avaliação de danos é preenchido quando o veículo é considerado Perda Total, mas nem todas as seguradoras utilizam este modelo. Este modelo facilita a classificação das avarias causadas no veículo por Pequeno, Médio ou Grande monta. Selecione na coluna Danificada? as opções Sim ou Não. Cada peça possui uma pontuação e, após realizar esta seleção das opções, resulta em uma Pontuação Total que definirá o tipo da monta. 16

19 O laudo de salvado deve ser preenchido sempre que o veículo for considerado perda total Este modelo possibilita a avaliação de diversos itens do veículo, indicando o estado deles: Bom, Avariado, Não Há e Faltante. Cada item possui campos para informar do estado encontrado. Preencha todo o formulário e, em seguida, clique em Informações Adicionais. Preencha os campos para que o Laudo seja concluído. Na Guia Pneus defina o Estado dos Pneus com B para Bom, R para Regular ou P para Péssimo. 17

20 12 Concluindo o Sinistro É nesta tela que a conclusão do orçamento é definida. O orçamento terá status Concluído quando o campo data de Conclusão for preenchido. Caso contrário, terá status Pendente. 13 Complemento e Versões do Orçamento A Seguradora pode solicitar um complemento para o orçamento já elaborado. Caso a Seguradora trabalhe com Complemento, será necessário criar um orçamento. Selecione o orçamento base (principal), clique no ícone Complemento. Será criado um orçamento complementar com os dados do cliente e do veículo e um número de identificação fracionado. 18

21 Exemplo: se o número do orçamento base for 43, então seu complemento será 43.1, o próximo complemento será 43.2, e assim por diante. Para cada complemento gerado as peças referentes aos complementos anteriores não serão visualizadas na pasta Orçamento Versão do Orçamento Caso a Seguradora trabalhe com o conceito Versão, selecione o orçamento base (principal), clique no ícone Complemento. Ao criar uma nova Versão, o Sistema mantém apenas a última versão, os anteriores não estarão mais disponíveis. A pasta Orçamento exibe todas as peças inseridas nas versões anteriores. É possível alterar, incluir ou excluir qualquer item. 19

22 13.2 Visualizando Versões As versões ficam disponíveis no Sistema em forma de Relatório. Para cada versão há um relatório com extensão html. Para visualizar as versões, selecione e clique Filtro de Versões. No relatório, as peças são destacadas com cores diferentes para comparação entre versões: Peça(s) incluída(s) na versão: ( I ) Azul Peça(s) alterada(s) na versão: (A) Vermelho Escuro Peça(s) excluída(s) na versão: (E) Vermelho 14 Janela Principal Exibe todos os registros salvos dos orçamentos. 1 - Existem fotos vinculadas ao orçamento. 2 - Fornecimento de peças existem peças a serem fornecidas pela seguradora. 3 - Status da transmissão transmissão realizada. 20

23 15 Status dos Orçamentos Na janela principal, as oficinas visualizam apenas as pastas Pendentes, Concluídos e Excluídos. As Oficinas e Peritos recebem os orçamentos das Seguradoras e/ou Reguladoras na pasta Pendentes. Além das pastas acima, as Seguradoras e Reguladoras visualizam também as pastas Analisados e Finalizados. Ao concluir, o orçamento passa da pasta Pendente para a pasta Concluído, em seguida é feita a transmissão para a Seguradora para análise. Quando está de acordo, a Seguradora transfere o orçamento para a pasta de Analisados. Um orçamento será direcionado automaticamente para a pasta Concluídos quando for preenchido o campo Data de Conclusão, localizado dentro do orçamento, na pasta Concluídos. Um orçamento será enviado para a pasta Analisados quando o analista da Seguradora clicar no ícone Liquidar. Um orçamento será Finalizado quando clicar no ícone Envio de Processo. 21

24 Fluxo do processo de sinistro (para Seguradora e Reguladoras) e os comandos necessários para alterar o status do orçamento entre as pastas. Ícones utilizados no Módulo Sinistro, localizados na barra de ferramentas: Criar um Novo Orçamento Limpar Filtro (Atualiza o quadro de orçamentos) Abrir o Orçamento selecionado Salvar o orçamento aberto Excluir o Orçamento Selecionado Imprimir o Orçamento Selecionado Localizar Orçamentos Visualizar as Fotos do Orçamento Selecionado Selecionar todos os orçamentos Desmarcar todos os orçamentos selecionados Criar complemento ou nova versão do orçamento selecionado Voltar 22

25 15.1 Localizando Orçamentos Clique no ícone Localizar, preencha um campo de preferência e clique em. Os resultados da pesquisa serão exibidos na tela principal. Para limpar o filtro e atualizar a tela de orçamentos clique no ícone Limpa Filtro. Todos os orçamentos serão exibidos na janela principal Excluindo Orçamentos Selecione o orçamento desejado e clique no botão Excluir. Ou selecione o orçamento, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Excluir. Ao excluir o orçamento todos os complementos também serão enviados para a pasta Excluídos. 23

26 15.3 Recuperando Orçamentos Os orçamentos excluídos podem ser recuperados às suas pastas de origem através da função "Recuperar". Entre na pasta Excluídos, selecione o orçamento que será recuperado, clique com o botão direito do mouse sobre o orçamento selecionado e escolha a opção Recuperar conforme abaixo: 24